Concetto: Gestione dei modelli di documenti

Azione	Note
Creare un modello di Documenti	Da Drive, selezionare Aggiungi nuovo modello di documento e assegnare un nome al modello. Selezionare l'origine e la categoria del modello, aggiungere contenuto e fare clic su Pubblica per rendere attivo il contenuto. Workday Docs non supporta la conversione automatica di un modello di Documenti tradizionale (che utilizza blocchi di testo e layout BIRT ) in un modello di Documenti; è necessario build manualmente. Per DocuSign, è necessario utilizzare un nome che non superi i 100 caratteri. Per Adobe Sign, i nomi non possono contenere caratteri speciali come la e commerciale (&).
Copiare un modello	Da Drive, selezionare il modello Documenti e fare clic su Crea una copia .
Migrare un modello di Documenti da un tenant a un altro	ConsultareSpostare modelli di documenti tra tenant .
Condividere un modello di Documenti con utenti non specificati utilizzando un URL	Selezionare un modello di Documenti in Drive e fare clic su Condividi . Abilitare l' opzione Condivisione collegamento . La possibilità di utilizzare la condivisione collegamenti è un'impostazione di sistema. Se non viene visualizzata l' opzione, contattare l'amministratore. Selezionare il livello autorizzazione . Tutti gli utenti che accedono al modello di Documenti utilizzando il collegamento disporranno di questo livello di accesso. Fare clic su Copia collegamento . Assegna questo URL alle persone con cui desideri condividere il modello di Documenti. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, consultare la Guida utente Drive .
Condividere un modello di Documenti con utenti specifici	La condivisione con singoli utenti consente di impostare un livello autorizzazione specifico per la persona e queste impostazioni rimangono attive anche se si disattiva la condivisione collegamenti. Selezionare un modello di Documenti in Drive e fare clic su Condividi . Da Condividi con privati , immettere gli utenti con cui si desidera condividere e selezionare un livello autorizzazione nel menu a discesa. (Facoltativo) Digitare un messaggio per gli utenti con cui si sta condividendo. Il messaggio viene visualizzato nella notifica Workday che gli utenti ricevere dopo aver fatto clic su Condividi . Quando si condividere un modello di Documenti con un singolo utente, quest'ultimo riceve una notifica Workday e, se abilitata nel tenant, un'e-mail. L'utente riceve la notifica indipendentemente dal fatto che abbia o meno accesso al dominio Drive , ma per aprire il modello deve avere accesso ai domini Drive e Docs nell'area area funzionale System. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, consultare la Guida utente Drive .
Condividere un modello di Documenti con i gruppi di sicurezza	La condivisione con un gruppo di utenti consente di impostare un livello autorizzazione specifico per il gruppo e queste impostazioni rimangono attive anche se si disattiva la condivisione collegamenti. La possibilità di utilizzare la condivisione di gruppo è un'impostazione di sistema per ogni tipo elemento Drive . Se l' opzione non viene visualizzata, verificare con l'amministratore che sia abilitata. Selezionare un modello di Documenti in Drive e fare clic su Condividi . Da Condividi con gruppi , immettere i gruppi con cui si desidera condividere e selezionare un livello autorizzazione nel menu a discesa.
Mantenere una versione precedente del modello di Documenti	È possibile copiare il modello di Documenti o download nel formato di file DWXF se si desidera conservare la versione corrente dei dati o del contenuto, prima di aggiornarlo.
Rimuovere un modello di Documenti	Da Drive, selezionare il modello Documenti e fare clic su Rimuovi . Drive sposta il file nel cestino. Nota : i processi aziendali continuano a utilizzare i modelli di documenti rimossi. Inoltre, i modelli di documenti rimossi continuano a essere selezionabili nell'elenco Configurazione generazione documento. Prima di rimuovere un modello di Documenti, assicurarsi di averlo rimosso da tutti i processi aziendali per cui è configurato. È consigliabile rinominare il modello dopo averlo rimosso, aggiungendo al nome un indicatore che ricorda di non utilizzarlo.
Recuperare un modello di Documenti dal cestino	In Drive, selezionare Cestino . Selezionare il modello Documenti e fare clic su Ripristina . Il Workday inserisce il file ripristinato nella visualizzazione Tutti i file . Se si sceglie di rimuovere un modello di Documenti che è stato condiviso con l'utente ma non si è il proprietario, si rimuove l'accesso al modello. Il modello di Documenti scompare dall'elenco dei file Drive e non viene visualizzato nel cestino.
eliminare definitivamente un modello di Documenti	Accedere attività Drive Permanent File Delete . Prima di poter eliminare definitivamente un modello di Documenti, è necessario rimuoverlo da qualsiasi processo aziendale a cui è allegato. Non è possibile eliminare definitivamente un modello di Documenti che è o è mai stato configurato per un processo aziendale.
Gestire i modelli in diverse lingue	I modelli in lingue diverse devono essere creati e gestiti in modo indipendente. Workday Docs non supporta il concetto di istanza di traduzione come con i modelli e i blocchi di testo tradizionali di Docs.

Creare un modello di Documenti

Da Drive, selezionare

Aggiungi nuovo

modello di documento

e assegnare un nome al modello. Selezionare l'origine e la categoria del modello, aggiungere contenuto e fare clic su

Pubblica

per rendere attivo il contenuto.

Workday Docs non supporta la conversione automatica di un modello di Documenti tradizionale (che utilizza blocchi di testo e layout BIRT ) in un modello di Documenti; è necessario build manualmente.

Per DocuSign, è necessario utilizzare un nome che non superi i 100 caratteri. Per Adobe Sign, i nomi non possono contenere caratteri speciali come la e commerciale (&).

Copiare un modello

Da Drive, selezionare il modello Documenti e fare clic su

Crea una copia

.

Migrare un modello di Documenti da un tenant a un altro

ConsultareSpostare modelli di documenti tra tenant .

Condividere un modello di Documenti con utenti non specificati utilizzando un URL

Selezionare un modello di Documenti in Drive e fare clic su

.

Abilitare l' opzione

Condivisione collegamento

. La possibilità di utilizzare la condivisione collegamenti è un'impostazione di sistema. Se non viene visualizzata l' opzione, contattare l'amministratore.

Selezionare il livello autorizzazione . Tutti gli utenti che accedono al modello di Documenti utilizzando il collegamento disporranno di questo livello di accesso.

Fare clic

su Copia collegamento

. Assegna questo URL alle persone con cui desideri condividere il modello di Documenti. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, consultare la Guida utente Drive .

Condividere un modello di Documenti con utenti specifici

La condivisione con singoli utenti consente di impostare un livello autorizzazione specifico per la persona e queste impostazioni rimangono attive anche se si disattiva la condivisione collegamenti.

Selezionare un modello di Documenti in Drive e fare clic su

.

Da

Condividi con privati

, immettere gli utenti con cui si desidera condividere e selezionare un livello autorizzazione nel menu a discesa.

(Facoltativo) Digitare un messaggio per gli utenti con cui si sta condividendo. Il messaggio viene visualizzato nella notifica Workday che gli utenti ricevere dopo aver fatto clic su

.

Quando si condividere un modello di Documenti con un singolo utente, quest'ultimo riceve una notifica Workday e, se abilitata nel tenant, un'e-mail. L'utente riceve la notifica indipendentemente dal fatto che abbia o meno accesso al dominio Drive , ma per aprire il modello deve avere accesso ai domini Drive
e Docs
nell'area area funzionale System. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, consultare la Guida utente Drive .

Condividere un modello di Documenti con i gruppi di sicurezza

La condivisione con un gruppo di utenti consente di impostare un livello autorizzazione specifico per il gruppo e queste impostazioni rimangono attive anche se si disattiva la condivisione collegamenti. La possibilità di utilizzare la condivisione di gruppo è un'impostazione di sistema per ogni tipo elemento Drive . Se l' opzione non viene visualizzata, verificare con l'amministratore che sia abilitata.

Selezionare un modello di Documenti in Drive e fare clic su

.

Da

Condividi con gruppi

, immettere i gruppi con cui si desidera condividere e selezionare un livello autorizzazione nel menu a discesa.

Mantenere una versione precedente del modello di Documenti

È possibile copiare il modello di Documenti o download nel formato di file DWXF se si desidera conservare la versione corrente dei dati o del contenuto, prima di aggiornarlo.

Rimuovere un modello di Documenti

Da Drive, selezionare il modello Documenti e fare clic su

Rimuovi

. Drive sposta il file nel cestino.

Nota
: i processi aziendali continuano a utilizzare i modelli di documenti rimossi. Inoltre, i modelli di documenti rimossi continuano a essere selezionabili nell'elenco Configurazione generazione documento. Prima di rimuovere un modello di Documenti, assicurarsi di averlo rimosso da tutti i processi aziendali per cui è configurato. È consigliabile rinominare il modello dopo averlo rimosso, aggiungendo al nome un indicatore che ricorda di non utilizzarlo.

Recuperare un modello di Documenti dal cestino

In Drive, selezionare

Cestino

. Selezionare il modello Documenti e fare clic su

Ripristina

. Il Workday inserisce il file ripristinato nella visualizzazione

Tutti i file

.

Se si sceglie di rimuovere un modello di Documenti che è stato condiviso con l'utente ma non si è il proprietario, si rimuove l'accesso al modello. Il modello di Documenti scompare dall'elenco dei file Drive e non viene visualizzato nel cestino.

eliminare definitivamente un modello di Documenti

Accedere attività Drive Permanent File Delete .

Prima di poter eliminare definitivamente un modello di Documenti, è necessario rimuoverlo da qualsiasi processo aziendale a cui è allegato. Non è possibile eliminare definitivamente un modello di Documenti che è o è mai stato configurato per un processo aziendale.

Gestire i modelli in diverse lingue

I modelli in lingue diverse devono essere creati e gestiti in modo indipendente. Workday Docs non supporta il concetto di istanza di traduzione come con i modelli e i blocchi di testo tradizionali di Docs.