Concetto: Gestione dei modelli di documenti

Azione	Note
Creare un modello di Documenti	Da Drive, selezionare Aggiungi nuovo modello di documento . Note: Se si desidera condividere automaticamente uno o più modelli di Documenti con un insieme di utenti, è possibile condividere una cartella in Drive con singoli utenti o con un gruppo di sicurezza e inserire il nuovo modello in tale cartella. I modelli di documenti creati in Drive sono di proprietà degli utenti specifici che li hanno creati. I proprietari possono eseguire azioni sui modelli che altri utenti non possono eseguire; per i dettagli, consultare Riferimenti: Azioni modello Docs disponibili in base alle autorizzazioni. Workday Docs non supporta la conversione automatica di un modello di Documenti tradizionale (che utilizza blocchi di testo e layout BIRT) in un modello di Documenti; è necessario crearli manualmente. Per DocuSign, è necessario utilizzare un nome che non superi i 100 caratteri. Per Adobe Sign, i nomi non possono contenere caratteri speciali come la e commerciale (&). Ove applicabile, Workday Docs imposta automaticamente la compensazione scadenza documento risultante su 10 anni; al momento questo valore non è modificabile. Se la lingua di un utente è impostata su una lingua non supportata da Docs, ad esempio lo slovenčina (Slovenská republika), non è possibile creare o visualizzare modelli di documento. È possibile includere testo facoltativo che i revisori possono aggiungere o eliminare durante la generazione di un documento. È consigliabile evidenziare il testo o formattarlo con un colore diverso per attirare l'attenzione dell'utente durante la generazione del documento. L'utente può apportare le modifiche necessarie all'interno dello step Generazione documento prima di inviare il processo aziendale.
Copiare un modello	Da Drive, selezionare il modello Documenti e fare clic su Crea una copia .
Migrare un modello di Documenti da un tenant a un altro	Consultare Spostare i modelli di documenti tra i tenant.
Condividere un modello di Documenti con utenti non specificati utilizzando a URL	Selezionare un modello di Documenti in Drive e fare clic su Condividi . Abilitare l'opzione Condivisione collegamento . La possibilità di utilizzare la condivisione dei collegamenti è un'impostazione di sistema. Se l'opzione non viene visualizzata, contattare l'amministratore. Selezionare il livello di autorizzazione. Tutti gli utenti che accedono al modello di Documenti utilizzando il collegamento disporranno di questo livello di accesso. Fare clic su Copia collegamento . Assegnare questo URL alle persone con cui si desidera condividere il modello di Documenti. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, consultare la Guida per l'utente di Drive.
Condividere un modello di Documenti con utenti specifici	La condivisione con singoli utenti consente di impostare un livello di autorizzazione specifico per la persona; queste impostazioni rimangono attive pari se si disattiva la condivisione tramite collegamento. Selezionare un modello di Documenti in Drive e fare clic su Condividi . Da Condividi con privati , immettere gli utenti con cui si desidera condividere e selezionare un livello di autorizzazione nel menu a discesa. (Facoltativo) Digitare un messaggio per gli utenti con cui si sta condividendo. Il messaggio viene visualizzato nella notifica di Workday che gli utenti ricevono dopo aver fatto clic su Condividi . (Facoltativo) Se sei il proprietario del modello di Documenti,fare clic su Avanzate per selezionare se consentire agli editor di condividere il file eper consentire a commentatori e visualizzatori di copiare, scaricare o stampare il file. Quando si condivide un modello di Documenti con un singolo utente, l'utente riceve una notifica di Workday e, se abilitato nel tenant, un'e-mail. L'utente riceve la notifica se dispone o meno dell'accesso al dominio Drive, ma deve averlo accedere a Drive e Documenti domini nell'area funzionale [insert]. per aprire il modello. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, consultare la Guida per l'utente di Drive.
Condividere un modello di Documenti con i gruppi di sicurezza	La condivisione con un gruppo di utenti consente di impostare un livello di autorizzazione specifico per il gruppo; queste impostazioni rimangono attive pari se si disattiva la condivisione tramite collegamento. La possibilità di utilizzare la condivisione di gruppo è un'impostazione di sistema per ogni tipo di elemento di Drive. Se l'opzione non viene visualizzata, contattare l'amministratore per assicurarsi che sia abilitata. Selezionare un modello in Drive e fare clic su Condividi . Da Condividi con gruppi , immettere i gruppi con cui si desidera condividere e selezionare un livello di autorizzazione nel menu a discesa. (Facoltativo) Se sei il proprietario del modello di Documenti, fare clic su Avanzate per selezionare se consentire agli editor di condividere il file eper consentire a commentatori e visualizzatori di copiare, scaricare o stampare il file.
Mantenere una versione precedente del modello di Documenti	È possibile cPrima di aggiornarlo, copiare il modello di Documenti o scaricarlo nel formato file DWXF se si desidera mantenere la versione corrente dei dati o del contenuto.
Rimuovere un modello di Documenti	Da Drive, selezionare il modello Documenti e fare clic su Rimuovi . Drive sposta il file nel cestino. Importante : i processi aziendali continuano a utilizzare i modelli di Documenti rimossi. Inoltre, i modelli di documenti rimossi continuano a essere selezionabili nell'elenco Configurazione generazione documento. Prima di rimuovere un modello di Documenti, assicurarsi di averlo rimosso da tutti i processi aziendali per cui è configurato. È consigliabile rinominare il modello dopo averlo rimosso, aggiungendo al nome un indicatore che ricorda di non utilizzarlo.
Recuperare un modello di Documenti dal cestino	In Drive, selezionare Cestino . Selezionare il modello Documenti, quindi fare clic su Ripristina . Il sistema inserisce il file ripristinato nella visualizzazione Tutti i file . Se si sceglie di rimuovere un modello di Documenti che è stato condiviso con l'utente ma non ne è il proprietario, si rimuove l'accesso al modello. Il modello di Documenti scompare dall'elenco dei file di Drive e non viene visualizzato nel cestino.
Eliminare definitivamente un modello di Documenti	Accedere ai seguenti elementi: Eliminazione file permanente attività Prima di poter eliminare definitivamente un modello di Documenti, è necessario rimuoverlo da qualsiasi processo aziendale a cui è allegato. Non è possibile eliminare definitivamente un modello di Documenti che è o è mai stato, configurato per un processo aziendale.
Gestire i modelli in diverse lingue	Modelli in diverse lingue sono creato, gestitoe configurato nel processo aziendale in modo indipendente. Workday Docs non supporta il concetto di istanza di traduzione come con i modelli e i blocchi di testo di Documenti tradizionali.

Creare un modello di Documenti

Da Drive, selezionare

Aggiungi nuovo

modello di documento

.

Note:

Se si desidera condividere automaticamente uno o più modelli di Documenti con un insieme di utenti, è possibile condividere una cartella in Drive con singoli utenti o con un gruppo di sicurezza e inserire il nuovo modello in tale cartella.

I modelli di documenti creati in Drive sono di proprietà degli utenti specifici che li hanno creati. I proprietari possono eseguire azioni sui modelli che altri utenti non possono eseguire; per i dettagli, consultare Riferimenti: Azioni modello Docs disponibili in base alle autorizzazioni.

Workday Docs non supporta la conversione automatica di un modello di Documenti tradizionale (che utilizza blocchi di testo e layout BIRT) in un modello di Documenti; è necessario crearli manualmente.

Per DocuSign, è necessario utilizzare un nome che non superi i 100 caratteri. Per Adobe Sign, i nomi non possono contenere caratteri speciali come la e commerciale (&).

Ove applicabile, Workday Docs imposta automaticamente la compensazione scadenza documento risultante su 10 anni; al momento questo valore non è modificabile.

Se la lingua di un utente è impostata su una lingua non supportata da Docs, ad esempio lo slovenčina (Slovenská republika), non è possibile creare o visualizzare modelli di documento.

È possibile includere testo facoltativo che i revisori possono aggiungere o eliminare durante la generazione di un documento. È consigliabile evidenziare il testo o formattarlo con un colore diverso per attirare l'attenzione dell'utente durante la generazione del documento. L'utente può apportare le modifiche necessarie all'interno dello step Generazione documento prima di inviare il processo aziendale.

Copiare un modello

Da Drive, selezionare il modello Documenti e fare clic su

Crea una copia

.

Migrare un modello di Documenti da un tenant a un altro

Consultare Spostare i modelli di documenti tra i tenant.

Condividere un modello di Documenti con utenti non specificati utilizzando a URL

Selezionare un modello di Documenti in Drive e fare clic su

.

Abilitare l'opzione

Condivisione collegamento

. La possibilità di utilizzare la condivisione dei collegamenti è un'impostazione di sistema. Se l'opzione non viene visualizzata, contattare l'amministratore.

Selezionare il livello di autorizzazione. Tutti gli utenti che accedono al modello di Documenti utilizzando il collegamento disporranno di questo livello di accesso.

Fare clic

su Copia collegamento

. Assegnare questo URL alle persone con cui si desidera condividere il modello di Documenti.

Per ulteriori informazioni sulla condivisione, consultare la Guida per l'utente di Drive.

Condividere un modello di Documenti con utenti specifici

La condivisione con singoli utenti consente di impostare un livello di autorizzazione specifico per la persona; queste impostazioni rimangono attive pari se si disattiva la condivisione tramite collegamento.

Selezionare un modello di Documenti in Drive e fare clic su

.

Da

Condividi con privati

, immettere gli utenti con cui si desidera condividere e selezionare un livello di autorizzazione nel menu a discesa.

(Facoltativo) Digitare un messaggio per gli utenti con cui si sta condividendo. Il messaggio viene visualizzato nella notifica di Workday che gli utenti ricevono dopo aver fatto clic su

.

(Facoltativo) Se sei il proprietario del modello di Documenti,fare clic su

Avanzate

per selezionare se consentire agli editor di condividere il file eper consentire a commentatori e visualizzatori di copiare, scaricare o stampare il file.

Quando si condivide un modello di Documenti con un singolo utente, l'utente riceve una notifica di Workday e, se abilitato nel tenant, un'e-mail. L'utente riceve la notifica se dispone o meno dell'accesso al dominio Drive, ma deve averlo accedere a
Drive
e
Documenti
domini nell'area funzionale [insert]. per aprire il modello. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, consultare la Guida per l'utente di Drive.

Condividere un modello di Documenti con i gruppi di sicurezza

La condivisione con un gruppo di utenti consente di impostare un livello di autorizzazione specifico per il gruppo; queste impostazioni rimangono attive pari se si disattiva la condivisione tramite collegamento. La possibilità di utilizzare la condivisione di gruppo è un'impostazione di sistema per ogni tipo di elemento di Drive. Se l'opzione non viene visualizzata, contattare l'amministratore per assicurarsi che sia abilitata.

Selezionare un modello in Drive e fare clic su

.

Da

Condividi con gruppi

, immettere i gruppi con cui si desidera condividere e selezionare un livello di autorizzazione nel menu a discesa.

(Facoltativo) Se sei il proprietario del modello di Documenti, fare clic su

Avanzate

per selezionare se consentire agli editor di condividere il file eper consentire a commentatori e visualizzatori di copiare, scaricare o stampare il file.

Mantenere una versione precedente del modello di Documenti

È possibile cPrima di aggiornarlo, copiare il modello di Documenti o scaricarlo nel formato file DWXF se si desidera mantenere la versione corrente dei dati o del contenuto.

Rimuovere un modello di Documenti

Da Drive, selezionare il modello Documenti e fare clic su

Rimuovi

. Drive sposta il file nel cestino.

Importante
: i processi aziendali continuano a utilizzare i modelli di Documenti rimossi. Inoltre, i modelli di documenti rimossi continuano a essere selezionabili nell'elenco Configurazione generazione documento. Prima di rimuovere un modello di Documenti, assicurarsi di averlo rimosso da tutti i processi aziendali per cui è configurato. È consigliabile rinominare il modello dopo averlo rimosso, aggiungendo al nome un indicatore che ricorda di non utilizzarlo.

Recuperare un modello di Documenti dal cestino

In Drive, selezionare

Cestino

. Selezionare il modello Documenti, quindi fare clic su

Ripristina

. Il sistema inserisce il file ripristinato nella visualizzazione

Tutti i file

.

Se si sceglie di rimuovere un modello di Documenti che è stato condiviso con l'utente ma non ne è il proprietario, si rimuove l'accesso al modello. Il modello di Documenti scompare dall'elenco dei file di Drive e non viene visualizzato nel cestino.

Eliminare definitivamente un modello di Documenti

Accedere ai seguenti elementi: Eliminazione file permanente attività

Prima di poter eliminare definitivamente un modello di Documenti, è necessario rimuoverlo da qualsiasi processo aziendale a cui è allegato. Non è possibile eliminare definitivamente un modello di Documenti che è o è mai stato, configurato per un processo aziendale.

Gestire i modelli in diverse lingue

Modelli in diverse lingue sono creato, gestitoe configurato nel processo aziendale in modo indipendente. Workday Docs non supporta il concetto di istanza di traduzione come con i modelli e i blocchi di testo di Documenti tradizionali.