Concetto: Azioni dei domini di sicurezza e dei modelli di Documenti

Questa tabella riepiloga le azioni principali eseguite nel workflow e l'accesso al dominio o processo aziendale necessario. Include le azioni che fanno parte del workflow tradizionale per la generazione e la revisione dei documenti, nonché le azioni che ora vengono eseguite utilizzando Workday Docs. Le azioni Workday Docs sono visualizzate in grassetto.

Azione	Dominio Docs	Dominio Drive	Autorizzazioni processo aziendale	Note
Impostare le offerte			X	Workday Docs obiettivo supportato diversi tipi di documenti e processi aziendali. La configurazione di una lettera di offerta è un esempio.
Definire le categorie di documenti			X
Creare modelli di Documenti da Drive	X	X		Gli autori del modello devono selezionare una categoria quando creano un nuovo modello e devono avere accesso a tale categoria. Il dominio Document Library controlla l'accesso alle categorie.
Creare testo, layout, intestazioni e piè di pagina nel modello di Documenti	X	X		Docs sostituisce la necessità di layout personalizzati BIRT attivitàAssocia layout personalizzati con documenti generati . I creatori e gli editor dei modelli devono accedere ai campi dati e alle regole condizione per utilizzarli nel modello. Il dominio Document Library controlla l'accesso ai campi dati e alle regole condizione . Nota : le istanze o le traduzioni tradotte in fase di esecuzione non sono supportate.
Condividere i modelli di Documenti con utenti o gruppi di sicurezza		X		Per condividere automaticamente i modelli di Documenti con altri utenti, creare il modello in una cartella di Workday Drive condivisa a cui gli altri utenti hanno accesso. I destinatari devono accedere al dominio Docs .
Visualizzare l'anteprima PDF in Workday Docs	X	X		Durante la modifica del modello di Documenti, fare clic su Anteprima per visualizzare l'aspetto del documento.
Configurare lo step Generazione documento Aggiungere uno step Generazione azione documento a un processo aziendale			X	Nell'elenco elenco valori Documento predefinito , selezionare Drive Documents e accedere al modello Documenti. Qualsiasi utente autorizzazione a configurare uno step per un processo aziendale può visualizzare tutti i modelli di Documenti nel tenant. L'accesso dominio Drive non determina quali modelli di documenti sono selezionabili. Sebbene tutti i modelli siano selezionabili, le informazioni nei modelli non sono visualizzabili; solo gli utenti con accesso dominio Drive e accesso a un singolo modello possono visualizzare il contenuto del modello. I modelli di documenti sono visualizzati e selezionabili anche se il modello si trova nel Cestino di Drive. La delega delle attività non è supportata quando si utilizzano i modelli di Documenti in un processo aziendale. Suggerimento per la selezione del personale: per impostazione predefinita, l'etichetta Mie attività per la revisione del documento non visualizza il numero richiesta o il nome candidato . È possibile visualizzare queste informazioni utilizzando lo step Processo aziendale Gestione sostituzione etichetta nello step Generazione documento del documento. Ad esempio, se si aggiorna l'etichetta in Generazione offerta , l'elemento Mie attività includerà la ricerca di personale e il nome candidato .
Configurare gli step Revisione documenti			X
Modificare/aggiornare il modello di Documenti	X	X		Workday Docs non supporta le decorrenze. Non appena si crea e si pubblica un modello di Documenti e lo si associa a un processo aziendale, il modello viene utilizzato durante l'esecuzione del processo aziendale . Ogni volta che si desidera aggiornare un modello di Documenti, è consigliabile copiare il modello, apportare le modifiche nella copia e quindi sostituire il modello originale nel processo aziendale con la copia.
Rivedere il documento generato in Documenti (ancora avviato da Mie attività)			X	I revisori fanno clic sul pulsante Revisione per aprire il documento generato da Mie attività. La configurazione del processo aziendale definisce chi può effettuare la revisione. Gli utenti che generano documenti, ad esempio i recruiter, non hanno bisogno dell'accesso a Drive . Nota : nello step Revisione del processo aziendale, in Configurazione step revisione documento, assicurarsi che il campo Documento sia selezionato nella categoria Step Generazione documento e non nel Modello documento . Se si seleziona Modello documento qui, le modifiche manuali al documento generato non vengono salvate.
Rivedere il PDF generato finale			X	Il responsabile valutazione, ad esempio un recruiter, può download un PDF aprendo il documento generato da Mie attività, facendo clic su Revisione e quindi scaricando il PDF dal menu File. Il PDF generato utilizza il carattere Roboto ; la selezione carattere non è modificabile.
Trasferire la partecipazione dei modelli di Documenti	X	X		In Workday Docs, i modelli hanno singoli utenti come proprietari. È possibile trasferimento la partecipazione in qualsiasi momento, se necessario. Consultare Trasferire la proprietà degli elementi Drive a un altro utente .
Cancellare i documenti generati dallo step Generazione documenti				È possibile utilizzare attività di cancellazione dei dati . Tenere presente che l' attività Cancellazione persona elimina definitivamente tutti i dati di identificazione personale associati a un collaboratore, inclusi i collegamenti ai documenti del collaboratore. È necessario accedere al dominio Purge Person Data e al sottodominio Purge Supplier .