Concetto: Azioni dei domini di sicurezza e dei modelli di Documenti

Questa tabella riepiloga le azioni principali eseguite nel workflow e nel dominio o processo aziendale accesso necessario. Include le azioni che fanno parte del flusso di lavoro tradizionale per la generazione e la revisione dei documenti, nonché le azioni che ora si eseguono utilizzando Workday Docs.

Azione	Dominio Docs	Dominio Drive	Butilità Pprocesso Autorizzazioni	Note
Impostare le offerte			X
Definire le categorie di documenti			X
Creare modelli di Documenti da Drive	X	X		Tcreatori di emplate deve selezionare una categoria quando si crea un nuovo modello e deve avere accesso a tale categoria. Il dominio Document Library controlla l'accesso alle categorie.
Creare testo, layout, intestazioni e piè di pagina nel modello di Documenti	X	X		Docs sostituisce la necessità di layout personalizzati BIRT il il Associare layout personalizzati ai documenti generati attività. I creatori e gli editor dei modelli devono accedere ai campi dati e alle regole condizionali per utilizzarli nel modello. Il dominio Document Library controlla l'accesso ai campi dati e alle regole condizionali. Nota : istanze convertite otraduzioni in fase di esecuzione non sono supportati.
Condividere i modelli di Documenti con utenti o gruppi di sicurezza		X		Per condividere automaticamente i modelli di Documenti con altri utenti, creare il modello in una cartella di Workday Drive condivisa a cui gli altri utenti hanno accesso. The destinatari è necessario accedere al dominio Docs .
Anteprima PDF in Workday Docs	X	X		Durante la modifica del modello di Documenti, fare clic su Anteprima per visualizzare l'aspetto del documento.
Configurare lo step Generazione documento Aggiungere uno step Generazione azione documento a un processo aziendale			X	Nell'elenco valori Documento predefinito , selezionare Drive Documents e accedere al modello Documenti. Qualsiasi utente autorizzato a configurare uno step per un processo aziendale può visualizzare tutti i modelli di Documenti nel tenant. L'accesso al dominio Drive non determina quali modelli di documenti sono selezionabili. Sebbene tutti i modelli siano selezionabili, le informazioni nei modelli non sono visualizzabili; solo gli utenti con accesso al dominio Drive e accesso a un singolo modello possono visualizzare il contenuto del modello. I modelli di documenti sono visualizzati e selezionabili anche se il modello si trova nel Cestino di Drive. La delega delle attività non è supportata quando si utilizzano i modelli di Documenti in un processo aziendale. Suggerimento per la selezione del personale: per impostazione predefinita, l'etichetta Mie attività per la revisione del documento non visualizza il numero della richiesta o il nome del candidato. È possibile visualizzare queste informazioni utilizzando lo step Processo aziendale Gestione sostituzione etichetta nello step Generazione documento del documento. Ad esempio, se si aggiorna l'etichetta in Generazione offerta , l'elemento Mie attività includerà la ricerca di personale e il nome del candidato.
Configurare gli step Revisione documenti			X
Modificare/aggiornare il modello di Documenti	X	X		Workday Docs non supporta le decorrenze. Non appena si crea e si pubblica un modello di Documenti e lo si associa a un processo aziendale, il modello viene utilizzato durante l'esecuzione del processo aziendale. Ogni volta che si desidera aggiornare un modello di Documenti, è consigliabile copiare il modello, apportare le modifiche nella copia e quindi sostituire il modello originale nel processo aziendale con la copia.
Rivedere il documento generato in Documenti (ancora avviato da Mie attività)			X	I revisori fanno clic sul pulsante Revisione per aprire il documento generato da Mie attività. La configurazione BP definisce chi può effettuare la revisione. Gli utenti che generano documenti, ad esempio i recruiter, non hanno bisogno dell'accesso a Drive. Nota : nello step Revisione del processo aziendale, in Configurazione step revisione documento, assicurarsi che il campo Documento sia selezionato nella categoria Generazione step documento e non nel Modello documento . Se si seleziona Modello documento qui, le modifiche manuali al documento generato non vengono salvate.
Rivedere il PDF generato finale			X	Il responsabile della valutazione, ad esempio un recruiter, può scaricare un PDF aprendo il documento generato da Mie attività, facendo clic su Revisione e quindi scaricando il PDF dal menu File. Il PDF generato utilizza il carattere Roboto; la selezione del carattere non è modificabile.
Trasferire la proprietà dei modelli di Documenti	X	X		In Workday Docs, i modelli hanno singoli utenti come proprietari. È possibile trasferire la proprietà in qualsiasi momento, se necessario. Consultare Trasferire la proprietà degli elementi Drive a un altro utente .
Cancellare i documenti generati dallo step Generazione documenti				È possibile utilizzare un'attività di eliminazione dei dati. Tenere presente che l'attività Cancellazione persona elimina definitivamente tutti i dati di identificazione personale (PII) associati a un collaboratore, inclusi i collegamenti ai documenti del collaboratore. È necessario accedere al dominio Purge Person Data e al sottodominio Purge Supplier .