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Documentazione
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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2025-10-03
Procedura: Configurare il calendario di Microsoft Outlook per la formazione

Procedura: Configurare il calendario di Microsoft Outlook per la formazione

È possibile creare inviti di calendario che si sincronizzano automaticamente con gli aggiornamenti delle offerte formative e gli eventi di iscrizione. L'integrazione garantisce che i corsisti abbiano le informazioni più aggiornate nei loro calendari poiché ricevono inviti aggiornati quando l'offerta formativa cambia. Se l'offerta viene annullata o il partecipante abbandona o viene escluso dall'offerta, riceve un'e-mail di annullamento.
Il sistema non aggiunge retroattivamente l'integrazione del calendario per le offerte formative esistenti. Inoltre, il sistema impedisce di scaricare il tipo di file iCalendar (.ics) per le offerte pianificate dopo l'attivazione della funzionalità.
L'integrazione del calendario elabora solo gli eventi di calendario creati nello stesso tipo di tenant. Esempio: gli eventi creati per le offerte formative precedenti in un tenant di implementazione non verranno ripresi nel tenant di produzione. È consigliabile annullare tali offerte formative in Produzione e creare nuove offerte o copiare le offerte precedenti prima di iscrivere i corsisti.
È consigliabile prestare attenzione quando si testa questa funzionalità in ambienti non di produzione, in quanto i corsisti riceveranno inviti e-mail effettivi.
Per creare eventi di calendario, l'integrazione richiede l'accesso in lettura e scrittura a una singola cassetta postale definita nella configurazione del tenant. Il sistema lo utilizza per inviare eventi di calendario a corsisti e docenti.
Consultare Configurare i criteri di accesso alle applicazioni e Limitare le autorizzazioni delle applicazioni a cassette postali specifiche di Exchange Online per configurare le regole dei criteri utilizzando Microsoft PowerShell e limitare l'accesso in lettura e scrittura a una cassetta postale.
  2. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Creazione utente sistema di integrazione
     .
    Creare un utente del sistema di integrazione (ISU). È consigliabile utilizzare
    Learning_Integrations_User
     come nome utente.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Integration Security
     nell'area funzionale Integration.
  3. Accedere all'attività
    Modifica configurazione tenant - HCM
    .
    1. Nella sezione Learning, selezionare la casella di controllo
      Abilita integrazione calendario
       .
    2. La sezione
      Integrazione calendario di formazione
       contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Calendar Provider
    Selezionare
    Calendario di Microsoft Outlook
    .
    Utente del sistema di integrazione
    Selezionare l'ISU creato.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Tenant Setup - HCM
     nell'area funzionale System.
  4. La pagina iniziale contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Tipi di gruppo di sicurezza definiti nel tenant
    Selezionare
    Gruppo di sicurezza integrazione (con vincoli)
     o
    Gruppo di sicurezza integrazione (senza vincoli)
    .
    Nome
    È consigliabile utilizzare
    Learning_Integrations_Group
    .
    Assegnare l'ISU al gruppo di sicurezza del sistema di integrazione creato.
  6. Accedere all'attività
    Modifica configurazione tenant - HCM
     .
    Nella sezione
    Learning
     , immettere i valori per questi campi nella griglia
    Parametro
     per personalizzare i modelli di messaggio. Consultare il reparto IT per i seguenti valori:
    • ID client
    • Chiave privata client
    • Cassetta postale
    • ID tenant
    Quando si configura l'integrazione per la prima volta, il sistema nasconde i valori immessi per
    ID client
     e
    Chiave privata client
    . Dopo la configurazione, i valori non vengono visualizzati per mantenere la segretezza di queste informazioni sensibili. Si consiglia di configurare una nuova cassetta postale per gestire gli inviti in quanto il livello di traffico rischia di essere elevato.
  7. Accedere all'attività
    Gestione modelli di messaggi del calendario di formazione
     .
    Creare e gestire i contenuti per l'aula, l'aula virtuale e i modelli di messaggio di annullamento.
    • Il sistema consente di configurare modelli di messaggio a livello di tenant e di applicarli a tutti gli inviti e-mail generati come risultato di questa integrazione.
    • L'integrazione non viene eseguita finché non si configurano i modelli di messaggio in modo che gli inviti di calendario vuoti non vengano inviati ai corsisti.
    Criteri di sicurezza:
    Set Up: Learning Catalog
     nell'area funzionale Learning Core.
  • Docenti e partecipanti iscritti ricevono la stessa versione dell'invito. I partecipanti non possono visualizzare gli altri partecipanti agli inviti.
  • Il sistema utilizza il fuso orario del corsista per inviare gli inviti e visualizzarli correttamente nel calendario.
  • Il sistema invia gli inviti via e-mail ai corsisti con qualsiasi client e-mail.
  • il limite di partecipanti per un singolo invito è di 500, raggiunto il quale viene automaticamente creato un altro invito. È possibile generare un massimo di 9.900 e-mail in 24 ore.
Accedere al report
Stato integrazione calendario di formazione
 per visualizzare:
  • Se l'integrazione è in esecuzione in quel momento. L'integrazione è impostata per l'esecuzione ogni 15 minuti.
  • Il numero di inviti inviati nelle ultime 24 ore.
  • Il numero di inviti eseguiti nelle ultime 24 ore.
  • Offerte di corsi e lezioni correlate per eventuali inviti in attesa
È possibile visualizzare questo report solo quando si abilita l'integrazione del calendario di Microsoft Outlook per il tenant.