Concetto: Modelli di messaggi di calendario
I modelli di messaggio del calendario in Workday consentono di personalizzare le notifiche che i corsisti e i docenti ricevono per gli eventi di formazione. Forniscono un modo per comunicare informazioni importanti in modo coerente ed efficiente, migliorando l'esperienza di formazione. Inoltre, consentono agli amministratori di risparmiare tempo automatizzando il processo di notifica. Fornendo messaggi chiari e informativi, i modelli contribuiscono a un'esperienza di formazione più positiva ed efficace.
Il sistema consente di configurare i modelli di messaggio a livello di tenant, applicandoli a tutti gli inviti e-mail generati dall'integrazione di Microsoft Outlook e Google Calendar. Il sistema fornisce anche messaggi predefiniti per i modelli. È possibile personalizzare i modelli per visualizzare informazioni specifiche nell'oggetto e nel corpo dell'e-mail. Il sistema utilizza gli stessi modelli sia per i docenti che per i corsisti.
Il sistema consente di creare modelli e-mail in diverse lingue. Per inviare un invito di calendario ai corsisti nella lingua specificata di un'offerta formativa, è necessario:
- Specificare una sola lingua nell'offerta formativa.
- Abilitare la conversione del modello di messaggio per l'integrazione del calendario nel tenant.
- Creare un modello di messaggio nella lingua dell'offerta formativa.
Il sistema non converte i campi di report nella lingua dell'offerta formativa. È consigliabile creare corsi separati per ciascuna delle lingue supportate e selezionare il corso tradotto quando si crea il modello di messaggio del calendario di formazione per la traduzione.
Le integrazioni di Microsoft Outlook e Google Calendar non vengono eseguite finché non si configurano i modelli di messaggio, impedendo l'invio di inviti di calendario vuoti ai corsisti.
Se si modifica l'integrazione da Microsoft Outlook a Google o viceversa, il sistema non richiede la riconfigurazione del modello di messaggio del calendario.
Tipi di modelli di messaggi di calendario
Quando un evento di formazione viene pianificato o modificato, il sistema utilizza il modello appropriato per generare e inviare un invito di calendario ai partecipanti interessati. Il sistema offre diversi tipi di modelli di messaggi di calendario per affrontare vari scenari di formazione.
- Classroom: il sistema attiva questo modello quando un corsista si iscrive o abbandona un'iscrizione a lezioni in presenza e quando gli amministratori di Learning annullano le iscrizioni a lezioni in presenza. Questo modello viene attivato anche quando si modifica un'offerta formativa con lezioni in presenza.
- Aula virtuale: il sistema attiva questo modello quando un corsista si iscrive o abbandona un'iscrizione contenente lezioni in aula virtuale e quando gli amministratori di Learning annullano le iscrizioni con lezioni in aula virtuale. Questo modello viene attivato anche quando si modifica un'offerta formativa con lezioni in aula virtuale.
- Annullamento: il sistema attiva questo modello solo quando un'offerta formativa viene annullata.
È possibile personalizzare ogni modello per includere dettagli rilevanti, come l'orario dell'evento, la sede e le informazioni sul docente.
Il rifiuto dell'invito del calendario non comporta l'annullamento dell'iscrizione di uno studente all'offerta formativa. Gli studenti devono annullare manualmente l'iscrizione alle offerte formative in Workday.
Se si aggiornano i seguenti campi nell'attività
Modifica offerta formativa,
il sistema attiverà i modelli di messaggio Classroom o Virtual Classroom:
- Ulteriori informazioni
- Nome sede ad hoc
- Indirizzo sede ad hoc
- Locale sede ad hoc
- Descrizione
- Data fine
- Docente
- Ordine lezione
- Dettagli accesso
- Rendi lezione obbligatoria
- Password
- Fuso orario
- Titolo
- Data inizio
- URL classe virtuale
Esempio: quando un corsista annulla l'iscrizione a una lezione in aula virtuale, il sistema invia un invito di calendario con l'aggiunta di Annullato
all'oggetto
e il corpo
dell'e-mail mostra il set di informazioni per la lezione in aula virtuale.Se si utilizzano campi calcolati per i modelli di messaggio, assicurarsi che l'utente del sistema di integrazione per l'integrazione del calendario di formazione abbia accesso ai campi calcolati. Se l'ISU non ha accesso ad alcun campo, questi non verranno visualizzati nell'e-mail inviata ai corsisti e ai docenti. Se si desidera utilizzare campi calcolati personalizzati per il modello di messaggio di calendario, è necessario creare campi calcolati nell'oggetto business Lezione offerta con docente con accesso come amministratore di Learning.
Modelli di messaggi di calendario nuovi e aggiornati
Il sistema applica un nuovo modello solo alle nuove offerte formative. Il sistema applica un nuovo modello alle offerte formative esistenti solo quando si aggiornano le offerte formative.
Quando si modificano le offerte formative, il sistema applica i modelli aggiornati alle offerte formative. Inoltre, il sistema invia un modello aggiornato nelle e-mail ai corsisti e ai docenti già iscritti quando si aggiorna un'offerta formativa e non ai corsisti che si iscrivono o abbandonano le iscrizioni dopo l'aggiornamento di un modello.