Procedura: Configurare le notifiche di permesso
È possibile creare e inviare notifiche automatiche di permessi via e-mail e su dispositivo mobile per:
- Collaboratori a cui si desidera ricordare di prendere un permesso, in base a criteri specifici.
- Manager e amministratori che hanno richieste di permesso che richiedono la loro approvazione.
- Copia reportCopiare e modificare un report standard basato sull'oggetto business Collaboratore come base per il destinatario della notifica. Esempio: creare una copia del reportResponsabili approvazione permessi con eventi in attesa di azionee condividerlo con gli amministratori assenze.Criteri di sicurezza:
- DominioIndexed Data Source: Workersnell'area funzionale Staffing
- DominioWorker Data: Time Off (Time Off)nell'area funzionale Time Off and Leave.
- Accedere all'attivitàModifica configurazione tenant - Notifiche.Criteri di sicurezza:Set Up: Tenant Setup - BP and Notificationsnell'area funzionale System.
- Selezionare la schedaGestione assenzenella sezioneImpostazioni consegna notificheper sostituire le impostazioni di consegna del tipo di notifica padre. Per impostazione predefinita, il sistema disattiva le notifiche push e via e-mail per la regola di routing.
- Riattivare l'audio di e-mail e notifiche push.
- Nell'elenco divalori Regola, selezionareNotification Routing Rule for Notification Parent Type Absence Managementrule.
- Dal menu delle azioni correlate della regola, selezionare il collegamentoNotification Routing Rule for Notification Parent Type Absence Managementnella finestra popup.
- Nel reportVisualizzazione regola di routing notifiche, selezionare dal menu delle azioni correlate della regola.
- Fare clic suAggiungiper aggiungere canali di notifica.
- SelezionareE-mailnell'elenco di valoriCanaleeImmediatamentenell'elencodi valori Frequenza predefinitaper abilitare le notifiche e-mail.
- SelezionareNotifiche push su dispositivo mobilenell'elenco di valoriCanaleeImmediatamentenell'elencodi valori Frequenza predefinitaper abilitare le notifiche push su dispositivo mobile.
- (Facoltativo) Accedere all'attivitàCreazione periodo di distribuzione.Creare periodi di tempo personalizzati che è possibile selezionare nell'elenco divalori Contenutoquando si creano distribuzioni pianificate per la gestione delle assenze o il monitoraggio delle ore. Quando si esegue ilReport distribuzione pianificata, il sistema utilizza questi periodi di tempo per determinare se i collaboratori hanno eseguito tempestivamente un'azione sulla notifica. Esempio: è possibile creare un periodo di tempo personalizzato che il sistema utilizza per anticipare di 10 giorni la data della notifica per cercare le richieste di eventi di permesso.Criteri di sicurezza: dominioAdminister Scheduled Distributionnell'area funzionale System.
- Accedere all'attivitàCreazione distribuzione pianificata.Immettere iDettagli articolodi distribuzione.
- Selezionare ilTipo di contenutoper la notifica.
- Quando si selezionaRichiedi permesso, il sistema invia notifiche ai collaboratori per ricordare loro di prendere un permesso. Le notifiche includono un collegamento o un pulsante Posta in arrivo che indirizza i collaboratori al processo aziendaleRichiesta permessooRichiesta assenza.
- Quando si selezionaRevisione permesso, il sistema invia notifiche ai manager e agli amministratori che hanno richieste di permesso che richiedono la loro approvazione. Le notifiche includono un collegamento o un pulsante Posta in arrivo che indirizza il manager o il partner assenze alla Posta in arrivo per l'approvazione.
- InContenutoselezionare il periodo di tempo che si desidera includere nella ricerca:
- Un periodo personalizzato
- Ultimi 14 giorniper cercare meno 14 giorni dalla data di invio della notifica.
- Ultimi 7 giorniper cercare meno 7 giorni dalla data di invio della notifica.
- Questo meseper eseguire la ricerca dal primo giorno del mese alla data di invio della notifica.
- Completare i dettaglidei destinataridella distribuzione pianificata.Selezionare un pubblico salvato o crearne uno nuovo. Dall'elenco valoriTipo, selezionare:
- Organizzazione, se è stata selezionatal'opzione Richiedi permesso/Richiesta assenzenello step 7.
- Report personalizzato, se è stata selezionatal'opzione Revisione permessonello step 7, e il report personalizzato basato suresponsabili approvazione permessi con eventi in attesa di azione. Nella sezioneCriteri report, filtrare i risultati destinatari specificando i valori dei campi del report, ad esempio:
- Tipo di permesso coordinato
- Data inizio
- Data fine
Quando si definiscono i destinatari per le distribuzioni pianificate, tenere presente che i periodi di tempo nei criteri del report hanno senso in termini di periodo di tempo del contenuto selezionato nello step 7. - Completare i dettaglidella configurazione.
- Completare i dettagliMessaggiper definire il contenuto del messaggio di notifica dei permessi per ogni canale.
- PerFrequenza distribuzione, selezionare unaFrequenza esecuzioneper specificare la frequenza con cui si desidera inviare la notifica.
- Completare i dettaglidella pianificazioneassegnando un nome alla richiesta e avviare il job di distribuzione della pianificazione.
- Creare un nuovo report personalizzato o accedere a un report standard predefinito di Workday che consente di creare report sulle distribuzioni pianificate. Esempio: è possibile modificare il report denominatoReport distribuzione pianificata.Assicurarsi che il report contenga una riga che includa il campo di reportStato completamentonell'oggetto businessRecord connessione.Criteri di sicurezza:modificarel'accesso nel dominioAdminister Scheduled Distributions.
Dopo l'esecuzione della distribuzione pianificata, eseguire il report di distribuzione pianificata per verificare se collaboratori, manager e amministratori hanno intrapreso l'azione appropriata nel periodo di tempo specifico. Quando il tipo di contenuto per la notifica è:
- Request Time Off/ Request Absence, il campo di reportStato completamentorestituisce true se il destinatario della notifica ha creato una nuova voce di permesso entro il periodo di tempo.
- Revisione permesso, il campo di reportStato completamentorestituisce true se il destinatario della notifica non ha più eventi di permesso che richiedono l'approvazione entro il periodo di tempo.