Considerazioni sulla configurazione: Piani periodi
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei piani periodi. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Un piano periodi è un insieme di periodi sequenziali di una durata standard che il sistema utilizza nei seguenti prodotti:
- Workday Absence, per determinare la frequenza di maturazione dei piani permessi che rilevano i saldi e per definire l'idoneità dei collaboratori a un piano permessi.
- Workday Payroll, per determinare la frequenza con cui vengono pagati i collaboratori e il periodo di tempo relativo al pagamento. Controllano anche i ratei anticipati per le registrazioni contabili.
- Workday Time Tracking, per controllare quando gli utenti possono immettere e modificare le ore lavorative.
Vantaggi per l'azienda
È possibile configurare più piani periodi con frequenze diverse in base alle esigenze aziendali.
È possibile risparmiare tempo e migliorare l'efficienza utilizzando:
- Un'integrazione EIB per creare un piano periodi o per aggiungere periodi a un piano esistente.
- Gli stessi piani periodi per più prodotti Workday.
La flessibilità è maggiore perché è possibile rettificare automaticamente le date di pagamento che normalmente cadono in un fine settimana.
Casi d'uso
- Definire la durata e le date di pagamento per i diversi cicli di gestione paghe. Esempio: impostare un piano bisettimanale per la gestione paghe regolare e un piano annuale per i pagamenti dei bonus.
- Impostare il periodo di tempo e le date del periodo di paga corrispondenti per la remunerazione dei dipendenti per le ore lavorate nelle stesse date coperte dal periodo di paga.
- Definire quando i collaboratori possono immettere le ore di lavoro svolte e quando gli amministratori possono apportare modifiche alle ore dei collaboratori per ciascun periodo.
- Definire le date limite della gestione paghe per escludere i pagamenti una tantum dopo una determinata data per ciascun periodo.
- Integrare i calendari delle festività per rettificare automaticamente le date di pagamento e adattarle ai giorni non lavorativi.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Quanti cicli diversi per gestione paghe, rilevazione presenze e assenze vengono impiegati nell'azienda? | È necessario creare almeno un piano per ogni ciclo paghe e rilevazione presenze e assenze.
È possibile condividere piani in Assenze, Rilevazione presenze e assenze e Gestione paghe quando il periodo di tempo e le date del periodo di paga sono allineate. In caso contrario, creare piani periodi separati per ogni prodotto e mappare ciascun periodo ai periodi di paga. Nella gestione paghe, i gruppi paga con lo stesso ciclo paghe e le stesse date di pagamento possono condividere un piano. Esempio: i gruppi paga per i collaboratori a ore e i collaboratori esterni possono condividere un piano periodi bisettimanale. |
Workday Payroll viene utilizzato in più di un paese? | È possibile utilizzare un piano periodi per più paesi. Quando necessario, è possibile impostare una data di pagamento diversa in un periodo per ciascun paese. Specificare la data sostitutiva prima di effettuare i pagamenti per il periodo. |
I saldi vengono monitorati nei piani permessi? | Se il piano permessi rileva i saldi, è possibile creare un piano periodi corrispondente alla frequenza con cui i collaboratori maturano i permessi. Esempio: i collaboratori maturano due giorni di permesso al mese. |
Quando si desidera che i collaboratori immettano le ore per un periodo? | Per ciascun periodo è possibile impostare date tra le quali i collaboratori possono immettere le ore per il periodo. |
Come si desidera che i collaboratori maturino i permessi? | È possibile configurare il piano periodi in modo che i collaboratori maturino il loro permesso:
È anche possibile caricare in anticipo le maturazioni. Esempio: i collaboratori maturano 5 giorni di malattia all'inizio dell'anno. |
L'azienda dispone di un calendario festività? | È possibile integrare il calendario delle festività dell'azienda per rettificare automaticamente le date di pagamento e adattarle ai giorni non lavorativi. |
Suggerimenti
Per risparmiare tempo e ridurre la duplicazione delle attività, rivedere i piani periodi nel tenant prima di creare un nuovo piano. È possibile riutilizzare una pianificazione con la stessa frequenza.
La modifica delle date di inizio e di fine di un piano di gestione paghe può influire sui calcoli paghe retroattivi, di riproporzionamento e FLSA. Invece di modificare le date per un periodo, creare un nuovo gruppo paga e spostare i collaboratori nel nuovo gruppo paga alla data in cui avviene la modifica.
Quando si creano piani periodi per Rilevazione presenze e assenze, effettuare le seguenti operazioni:
- Bloccare l'immissione delle ore quando è necessario calcolare la gestione paghe.
- Chiudere l'immissione delle ore non più tre mesi dopo la data di fine periodo.
- Definire criteri di idoneità per Assenze e Rilevazione presenze e assenze che corrispondano alle linee guida utilizzate per assegnare i dipendenti ai gruppi paga.
Quando si crea un piano, aggiungere i periodi per l'anno corrente e per quello successivo. In questo modo i collaboratori possono richiedere permessi per date future. Per prestazioni ottimali, è consigliabile creare piani periodi a non più di due anni dal periodo corrente. Per i clienti che utilizzano i pre-impegni, è possibile configurare piani periodi superiori a 2 anni.
Requisiti
Per ogni piano è necessario almeno un periodo con date precedenti alla decorrenza delle prime transazioni in Workday Payroll o HCM.
Quando si crea un piano periodi bimensile, il primo periodo di ogni mese deve terminare il giorno 15 per assicurare un'elaborazione accurata della rilevazione presenze e assenze.
Limitazioni
Il sistema non rettifica automaticamente le date di pagamento che cadono in un giorno festivo.
Non è possibile modificare la data di pagamento o la configurazione della maturazione per un periodo successivo al calcolo della gestione paghe per tale periodo. Annullare il calcolo della paga, apportare le modifiche al piano periodi, quindi rieseguire il calcolo.
Il sistema non supporta l'utilizzo di calcoli che fanno riferimento ai periodi di paga accademica o ai periodi del piano di erogazione nei campi di calcolo delle assenze in quanto non utilizzano i piani periodi di assenza. Consultare:
Quando si generano periodi del piano periodi per estendere un piano esistente:
- È possibile aggiungere periodi solo per piani settimanali, ogni due settimane, bimensili, mensili e annuali.
- È possibile aggiungere periodi solo a piani periodi a cui sono già stati aggiunti meno di due anni di periodi futuri.
- È necessario modificare il piano per aggiornare le informazioni relative a rilevazione di presenze e assenze, ratei CoGe della gestione paghe e valori sostitutivi della data di regolamento per i periodi generati.
Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
| Consentono di creare e gestire piani periodi per la gestione paghe. |
Set Up: Period Schedule nell'area funzionale Project Tracking. | Consente di creare e gestire piani periodi per i progetti. |
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) nell'area funzionale Time Off and Leave. | Consente di creare e gestire piani periodi per i piani permessi. |
Set Up: Time Tracking nell'area funzionale Time Tracking and Time Tracking Hub. | Consente di creare e gestire piani periodi per la rilevazione di presenze e assenze. |
Processi aziendali
Nessun impatto.
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Controllo collaboratori con più piani periodi di immissione ore
| Consente di identificare i collaboratori che soddisfano i requisiti di idoneità per più di un piano periodi di Rilevazione presenze e assenze. |
Tenant Analyzer
| Consente di verificare l'impostazione del piano periodi rispetto ai suggerimenti di Workday. |
Visualizzazione piano periodi
| Dopo aver aggiunto periodi a un piano, consente di verificare che le date siano corrette per tutti i nuovi periodi. |
Integrazioni
Integrazioni o servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Period Schedule
| Recupera le informazioni sul piano periodi. |
Put Period Schedule
| Carica un nuovo piano periodi o aggiunge periodi a un piano esistente. |
Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Calcolo continuo gestione paghe | È possibile configurare un piano periodi che consente automaticamente di:
|
Gruppi paga | Quando si crea un gruppo paga, selezionare il piano periodi utilizzato dal sistema per ogni categoria di esecuzione. |
Contabilità gestione paghe | Il sistema crea ratei anticipati quando un periodo di paga interessa più periodi contabili. |
Calcolo gestione paghe | Il sistema calcola i risultati della gestione paghe per un determinato periodo di paga. Per ogni gruppo paga, completare la gestione paghe per un periodo prima di calcolare la gestione paghe per il periodo successivo. |
Buste paga | Una busta paga indica la paga per il periodo di tempo definito. |
Piani permessi | È possibile eseguire report Gestione assenze in base ai piani periodi. Il sistema utilizza il piano periodi per le seguenti operazioni:
|
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.