Esempio: Congelare le autorizzazioni di spesa
Questo esempio illustra come configurare un congelamento e un questionario obbligatorio nelle autorizzazioni di spesa, al fine di garantire un maggiore controllo della spesa.
I dipendenti inoltrano le autorizzazioni di spesa per richiedere l'approvazione preliminare per le spese delle trasferte internazionali. Tuttavia, le recenti limitazioni di viaggio globali comportano tagli al budget dell'azienda.
Per far fronte a questi tagli di budget, è necessario:
- Applicare un congelamento delle autorizzazioni di spesa a livello aziendale.
- Includere un questionario nelle autorizzazioni di spesa, in modo che i dipendenti possano fornire i motivi delle richieste durante il periodo di congelamento.
- Configurare il processo aziendaleAutorizzazione di spesae i criteri di sicurezza nell'area funzionale Expenses.
- Assicurarsi che sia disponibile un responsabile approvazione aggiuntivo nel gruppo di sicurezza Expense Partner. Sarà possibile effettuare l'aggiunta al processo di approvazione durante la configurazione.
Criteri di sicurezza:
- Il dominioProcess: Spend Control and Analysis (Expenses)nell'area funzionale Expenses.
- I seguenti domini nell'area funzionale System:
- Business Process Administration
- Questionnaire Creation and Distribution
- Question Library
- Aggiungere uno step di approvazione nel processo aziendaleAutorizzazione di spesa.
- Dal menu delle azioni correlate del processo aziendaleAutorizzazione di spesaselezionare .
- Immettere la data corrente e fare clic suOK.
- Aggiungere uno step con i seguenti valori:OpzioneDescrizioneOrdineImmettere un valore che inserisca il nuovo step di approvazione come ultimo step del processo di approvazione. Esempio: se l'ultimo step di approvazione èf, immetterefaper il nuovo step di approvazione.TipoApprovazioneGruppoExpense Partner
- Fare clic suOK.
- Creare una regola condizionale per il nuovo step di approvazione.
- Dal menu delle azioni correlate del nuovo step di approvazione, selezionare .
- Immettere la data corrente e fare clic suOK.
- Aggiungere una riga e selezionareCreazione regola condizionaledall'elenco di valoriRegola.
- Fare clic suOK.
- Nella paginaCreazione regola condizionalespecificare i seguenti valori:OpzioneDescrizioneDescrizioneCongelamento autorizzazioni di spesa in tutta l'aziendaE/OECampo esterno di origine o regola condizionaleSpend Authorization Spend Freeze for CompanyOperatore relazionalenon è un valore vuoto
- Fare clic suOKdue volte, quindi suFatto.
- Abilitare il congelamento della spesa.
- Dal menu delle azioni correlate dell'azienda, selezionare .
- Selezionare la casella di controlloCongela autorizzazioni di spesa.
- Fare clic suOKe quindi suFatto.
- Creare un questionario.
- Accedere all'attivitàCreazione questionario.
- SelezionareCrea nuovo questionarioe immettereScopo della richiesta dell'autorizzazione di spesanel campoNome nuovo questionario.
- Fare clic suOK.
- Fare clic suModifica dettagli questionarioe immettere i seguenti valori:OpzioneDescrizioneConsentito per processi aziendaliAutorizzazione di spesaIstruzioni questionarioSpecificare il motivo della transazione in quanto si verifica durante un congelamento delle autorizzazioni di spesa a livello aziendale.
- Fare clic suOK.
- Fare clic suGestione domande.
- SelezionareCreazione domandadall'elenco di valoriDomandae immettere i seguenti valori:OpzioneDescrizioneNome domandaScopo del viaggioCorpo della domandaQual è lo scopo di questo viaggio?Tipo domandaTesto
- Fare clic suOK.
- Selezionare la casella di controlloObbligatorioe fare clic suOK.
- Aggiungere uno step del questionario nel processo aziendaleAutorizzazione di spesa.
- Dal menu delle azioni correlate del processo aziendaleAutorizzazione di spesaselezionare .
- Immettere la data corrente e fare clic suOK.
- Aggiungere uno step con i seguenti valori:OpzioneDescrizioneOrdineaaTipoCompletamento questionarioGruppoCollaboratore esterno (solo self service)Dipendente (solo self service)TuttiSelezionare.
- Fare clic suOK.
- Fare clic suConfigura questionario.
- Immettere la data corrente e fare clic suOK.
- Dall'elenco di valoriQuestionarioselezionareScopo della richiesta dell'autorizzazione di spesa.
- Fare clic suOK.
- Applicare la regola condizionale di congelamento della spesa al nuovo step del questionario.
- Dal menu delle azioni correlate del nuovo step del questionario, selezionare .
- Immettere la data corrente e fare clic suOK.
- Aggiungere una riga e selezionareCongelamento autorizzazioni di spesa in tutta l'aziendaall'elenco di valoriRegola.
- Fare clic suOKe quindi suFatto.
Quando i dipendenti:
- Creano le autorizzazioni di spesa, devono compilare un questionario per spiegare nel dettaglio il motivo della richiesta.
- Inoltrano le autorizzazioni di spesa, le transazioni vengono inoltrate a un responsabile approvazione aggiuntivo.
Aggiungere ulteriori controlli delle autorizzazioni di spesa configurando le verifiche del budget durante il periodo di congelamento.