Esempio: Creare voci di spesa basate sulla distanza
Questo esempio illustra un metodo per configurare voci di spesa basate sulla distanza in modo da poter calcolare automaticamente gli importi dei rimborsi nelle note spese.
I membri del team di vendita si recano spesso in sedi diverse. Per controllare la spesa e garantire la conformità, è possibile configurare voci di spesa basate sulla distanza per calcolare automaticamente i rimborsi per le distanze percorse.
Si desidera inoltre:
- Individuare i casi in cui le distanze stimate ed effettive differiscono, ad esempio quando i destinatari dei pagamenti utilizzano percorsi alternativi a causa del traffico.
- Sottrarre le distanze dei tragitti giornalieri dalle distanze percorse.
- Criteri di sicurezza:Set Up: Expense Itemnell'area funzionale Expenses.
- Accedere all'attivitàInnovation Services Opt-In.
- Nella schedaAvailable Services, selezionare la categoria Financials.
- Nella grigliaFinancials, selezionare la casella di controllo relativa al servizioDistance Calculation for Expenses.
- Fare clic suOKe quindi suFatto.Potrebbe essere necessario eseguire ulteriori passaggi per abilitare questa funzionalità, a seconda del contratto di servizio in abbonamento dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, consultare questo articolo della Community .
- Accedere all'attivitàCreazione tabella limiti di rimborso spese.
- Specificare questi valori:OpzioneDescrizioneTipo tabella limiti di rimborso speseImportoDecorrenzaLa data corrente.
- Fare clic suOK.
- Specificare questi valori:OpzioneDescrizioneNome tabella limiti di rimborso speseSpese basate sulla distanza per il team di venditaValuta predefinitaUSDAttributo da valutareDistanza da aggiungere a nota spese
- Immettere0,625nel campoImportinella grigliaImporti.
- Fare clic suOK.
- Accedere all'attivitàCreazione voce di spesa.
- Nelle sezioniElaborazioneeRiepilogo, specificare i seguenti valori:OpzioneDescrizioneNome voce/articoloSpese di viaggioCategoria di spesaSelezionare.Tipo importo voce di spesaImporto fissoCalcolo voce di spesaUsa tabella limiti di rimborso spese
- Nella schedaTabelle limiti di rimborso spese, selezionareSpese basate sulla distanza per il team di venditadall'elenco di valoriTabella base limiti di rimborso spese.
- Nella schedaCalcolo distanza, specificare i seguenti valori:OpzioneDescrizioneAttributi per calcolo distanza obbligatori per note speseSelezionare.Unità di misura per distanzaMigliaDistanza di viaggio incluse deviazioniTragitto solo andata giornalieroAndata e ritornoSelezionare la casella di controlloAbilita per note speseper ciascuno di questi attributi.
- Fare clic suOK.
Nelle righe della nota spese, il sistema utilizza Google Maps per determinare le distanze stimate quando i destinatari dei pagamenti:
- Selezionano la voce di spesaSpese di viaggio.
- Immettono gli indirizzi di origine e di destinazione nella voce di spesa.
Per calcolare gli importi dei rimborsi, il sistema utilizza la distanza calcolata da aggiungere alla nota spese calcolata e la moltiplica per i limiti di rimborso della tabella dei limiti di rimborso spese associata. I destinatari dei pagamenti possono anche inserire percorsi diversi dalle distanze stimate fornite da Google Maps.
- Configurare segmenti di sicurezza per limitare la disponibilità delle voci di spesa basate sulla distanza.
- Per esaminare i dati delle spese basate sulla distanza, creare report personalizzati e includere campi di report dai seguenti oggetti business:
- Attributi di spesa immessi
- Riga della nota spese