Esempio: Dettagliare automaticamente le spese dell'hotel
Questo esempio illustra un modo per configurare una voce di spesa in modo che il sistema dettaglii automaticamente le spese alberghiere nelle righe della nota spese.
I destinatari del pagamento delle note spese utilizzano regolarmente le carte di credito spese per pagare le spese alberghiere. Durante un soggiorno di 2 notti in hotel, il dipendente utilizza la carta di credito per:
- I seguenti costi non ricorrenti:
- Parcheggio per 1 notte.
- 3 pasti
- Le seguenti spese giornaliere ricorrenti:
- Tariffa camera
- Tassa sulla camera
Si desidera configurare una voce di spesa Hotel che i destinatari dei pagamenti possano utilizzare per dettagliare i pagamenti nelle righe della nota spese.
- Contattare l'istituto finanziario per richiedere i dati delle transazioni con carta di credito di livello 3 per i soggiorni in hotel.
- Creare le seguenti voci di spesa per mapparle alla voce di spesa Hotel che verrà creata: Pasti, Parcheggio e Tariffa camera e imposte. Consultare: Creare voci di spesa.
- Criteri di sicurezza: dominioSet Up: Expense Itemnell'area funzionale Expenses.
- Accedere all'attivitàCreazione voce di spesa.
- Nella sezioneRiepilogospecificare questi valori:OpzioneDescrizioneNome voce/articoloHotelCategoria di spesaSelezionare.
- Nella sezioneElaborazione, selezionare le seguenti opzioni:Importo effettivodalla sottosezioneTipo importo voce di spesa.Nessuno dei precedentinella sottosezioneCalcolo voce di spesa.
- Nella grigliaAttributi voce di spesa, aggiungere i seguenti valori:AttributiNota spese: visibile per l'utenteNota spese: obbligatorioData arrivoSelezionare.Selezionare.Data partenzaSelezionare.Selezionare.
- Nella schedaMappatura articoli:
- Selezionare le seguenti caselle di controllo:
- Spese alberghiere
- Popola automaticamente l'elenco dettagli per i dati delle transazioni con carta di credito di livello 3
- Specificare i seguenti valori nella griglia di riepilogo:Voce di spesaSpecificare le spese diObbligatorioTariffa cameraGenera sempre riga articoliCodice prodottoPause pranzoRipartizione speseLasciare vuoto.Lasciare vuoto.Lasciare vuoto.MasterCard - Spese ristorante (L-1101)ParcheggioRipartizione speseLasciare vuoto.Lasciare vuoto.Lasciare vuoto.MasterCard - Spese di ritiro e riconsegna auto (L-1110)Tariffa e imposte della cameraAddebito giornaliero ricorrenteSelezionare.Selezionare.Questa casella di controllo viene selezionata automaticamente quando si seleziona la casella di controlloObbligatorio.MasterCard - Tariffa camera (L-1000)MasterCard - Imposta camera (L-1020)
- Fare clic suOK.
- Configurare i criteri di sicurezza per la voce di spesa.
Il sistema elenca automaticamente le spese alberghiere quando i destinatari del pagamento delle note spese:
- Creare una nota spese.
- Avere transazioni con carta di credito che includono dati di livello 3 mappati alla voce di spesa Hotel.
Nella nota spese viene visualizzata una sezione
Dettagli
che include una sottosezione Spese giornaliere
che descrive in dettaglio le spese giornaliere ricorrenti. I dettagli delle spese vengono visualizzati anche in una sottosezione separata sotto la sezione Dettagli
.Per rivedere i dati per le voci di spesa dell'hotel dettagliate automaticamente, creare report personalizzati e includere i seguenti campi di report dall'oggetto business Righe nota spese ed voci dettagliate:
- Le voci dettagliate includono righe create automaticamente da dati transazione di livello 3
- Riga dettagli creata automaticamente da dati transazione di livello 3
Il sistema non riepiloga automaticamente una transazione hotel quando un utente modifica manualmente i dettagli della voce di spesa di una spesa hotel dettagliata automaticamente. Per riavviare l'elenco completo degli hotel automatico, eliminare la riga della nota spese esistente e aggiungere nuovamente la transazione con carta di credito alla nota spese.
Il sistema non elenca automaticamente le spese alberghiere quando si aggiunge manualmente una voce di spesa. È consigliabile impostare i valori predefiniti delle voci di spesa o la mappatura dei codici categoria esercente.