Creare autorizzazioni di spesa
- Impostare le scelte di pagamento per tutti i tipi di destinatario di pagamento.
- Configurare gli account Workday per i non collaboratori.
- Configurare il processo aziendaleAutorizzazione di spesae i criteri di sicurezza nell'area funzionale Expenses. Consultare Procedura: Configurare le autorizzazioni di spesa.
Le autorizzazioni di spesa sono transazioni di spesa che i destinatari dei pagamenti possono creare per richiedere l'approvazione preventiva delle spese stimate, ad esempio le trasferte di lavoro imminenti.
È possibile creare e inoltrare autorizzazioni di spesa per se stessi o per conto di non collaboratori e altri collaboratori.
- Accedere a una delle seguenti attività:
- Creare l'autorizzazione di spesa
- Creare autorizzazione di spesa per non collaboratore
- Creare l'autorizzazione di spesa per il collaboratore
Nell'attivitàCreazione autorizzazione di spesa per non collaboratoreè possibile creare autorizzazioni di spesa solo per i collaboratori con ruoli Membro comitato esterno (ECM). - L'attività contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione PosizioneViene visualizzato quando:- Abilitare il routing delle autorizzazioni di spesa per i collaboratori con più posizioni.
- Selezionare un collaboratore con più posizioni dall'elencovalori Perin una delle seguenti attività:
- Creare l'autorizzazione di spesa
- Creare l'autorizzazione di spesa per il collaboratore
AziendaQuando si utilizzano:- Creazione autorizzazione di spesa, il sistema visualizza automaticamente l'azienda, ma è possibile selezionare qualsiasi azienda a cui si ha accesso.
- L'attivitàCreazione autorizzazione di spesa per non collaboratore, selezionare l'azienda che prevede di segnalare la spesa.
- L'attivitàCreazione autorizzazione di spesa per collaboratore, selezionare un'azienda a cui l'utente e il collaboratore possono accedere.
Quando si inoltrano le autorizzazioni di spesa o le si salva per dopo, non è possibile modificare l'azienda.Data inizioSelezionare la data prevista per la spesa.Totale autorizzazione di spesaImmettere l'importo stimato.Il sistema corregge gli importi stimati in modo che corrispondano al totale delle righe di autorizzazione di spesa create in seguito.Esempio: quando si imposta una stima di autorizzazione di spesa a 100 USD e le righe di autorizzazione di spesa successive ammontano a 80 USD, il sistema aggiorna la stima.Tipo pagamento rimborsoSelezionare un tipo di pagamento di rimborso in base alle scelte di pagamento definite. - (Facoltativo) Nella schedaRighe autorizzazione di spesa, aggiungere le transazioni di spesa per l'autorizzazione di spesa. La scheda contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Data budgetSelezionare una data per determinare a quale budget il sistema applica l'importo totale della riga di autorizzazione di spesa.Questo campo viene visualizzato solo se si configurano:- Contabilità pre-impegni per il tenant
- Date budget da visualizzare nel mastro degli importi effettivi.
Anticipo di cassa richiestoSelezionare questa opzione per richiedere un anticipo di cassa per la voce di spesa specificata.Creare una riga di autorizzazione di spesa separata per ogni richiesta di anticipo di cassa.WorktagPer classificare e trovare più facilmente le transazioni, utilizzare i worktag come parole chiave. Configurare i tipi di worktag consentiti nell'attivitàGestione utilizzo worktag. Quando si seleziona un tipo di worktag con worktag correlati, il sistema popola automaticamente le transazioni con i relativi valori.Se si abilitano i valori sostitutivi manuali per una voce di spesa, è possibile modificare manualmente i worktag selezionandoli da un elenco di valori configurati.
- L'autorizzazione di spesa viene inoltrata all'approvazione e, una volta approvata, è possibile includerla nelle note spese.
- Se si abilita la contabilità pre-impegni, è possibile collegare un'autorizzazione di spesa approvata a più note spese fino a quando il suo saldo non è pari a zero. A fini contabili, le autorizzazioni di spesa non generano voci contabili né emettono pagamenti a fronte di esse.
È possibile accedere al report
Mie autorizzazioni di spesa
per visualizzare le autorizzazioni di spesa.