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Documentazione
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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2023-10-06
Procedura: Utilizzare Prenote

Procedura: Utilizzare Prenote

Configurare i conti bancari per i pagamenti elettronici.
È possibile ridurre il numero di pagamenti ACH (Automated Clearing House) rifiutati inviando transazioni preliminari per convalidare le informazioni bancarie elettroniche.
  1. Accedere all'attività
    Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
     .
    Specificare un generatore di ID per l'esecuzione di prenote.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Tenant Setup - Financials
    nell'area funzionale System.
  2. Aggiungere uno step
    Batch/Job
     nel processo aziendale
    Evento di esecuzione prenote
     , specificare
    Prenotes Create (Job)
    e selezionare gli utenti con accesso di sicurezza appropriato.
  3. (Facoltativo) Configurare il processo aziendale
    Evento di iscrizione scelte di pagamento
     per emettere prenote quando collaboratori o studenti aggiungono o modificano conti bancari nelle scelte di pagamento.
    Aggiungere uno step
    di Servizio
     prima dello step di completamento e specificare
    Prenote of Worker Bank Accounts se New o Changed
    . Per emettere prenote in modo selettivo, includere una regola condizionale di immissione.
    Per emettere prenote per i conti bancari di collaboratori o studenti, è necessario configurare questo step.
    1. Aggiungere
      Pagamento anticipato
       agli scopi principali o aggiuntivi nella sezione
      Utilizzo conto bancario
       .
    2. Configurare il tipo di pagamento e la categoria di pagamento per le prenote nella scheda
      Impostazione regolamento
       per automatizzare i pagamenti anticipati dal conto bancario aziendale. Se si lascia vuoto il campo
      Categoria pagamento
       , il sistema applica le configurazioni a tutte le categorie di pagamento per il tipo di pagamento selezionato. Esempio: se si definisce l'impostazione del regolamento per i tipi di pagamento ACH e si lascia vuoto il campo
      Categoria pagamento
       , il sistema applica le configurazioni a tutti i pagamenti ACH, inclusi i pagamenti anticipati.
      Se non si configura la scheda
      Impostazione regolamento
       per le note anticipate, sarà necessario inviare manualmente i file di pagamento delle note anticipate alla banca.
  5. (Facoltativo) Gestire le regole delle scelte di pagamento.
    Configurare i tipi di pagamento sostitutivi per i conti bancari per i rimborsi dei collaboratori o degli studenti. Il sistema utilizza il tipo di pagamento sostitutivo quando le prenote vengono restituite con i seguenti stati:
    • Errore
    • In corso
    • In attesa
    Quando una nota preliminare viene restituita con lo stato
    Errore
    , il collaboratore o lo studente deve aggiornare le scelte di pagamento. Se non è stato selezionato un tipo di pagamento sostitutivo per gli errori, il sistema rifiuta il pagamento e richiede di elaborarlo manualmente.
  6. (Facoltativo) Configurare opzioni di pagamento online per studenti.
    Configurare il campo
    Blocked Prenote Statuses
     nella scheda
    Student Payment Settings
     .
  7. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Modifica operazioni bancarie cliente
     per abilitare le prenote per i pagamenti dei clienti.
    Selezionare
    Richiede preavviso
     per il conto bancario di regolamento.
    Configurare il processo aziendale
    Customer Banking Change Event
     e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Customers.
  8. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Modifica conto bancario di regolamento fornitore
     per abilitare le prenote per i pagamenti fornitore.
    Selezionare la casella di controllo
    Richiede preavviso
     per il conto bancario di regolamento.
    Configurare il processo aziendale
    Evento di modifica conto bancario di regolamento fornitore
     e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Suppliers.
  9. (Facoltativo) Abilitare le prenote per uno dei seguenti tipi di destinatario pagamento:
    • Destinatari dei pagamenti ad hoc
    • Destinatari di pagamento vari
    • Sponsor
    • Autorità fiscali
    Selezionare la casella di controllo
    Richiede preavviso
     per il conto bancario di regolamento nel gruppo di profilo
    Conto bancario di regolamento
     .
  10. Creare o pianificare un'esecuzione preventiva.
    È possibile:
    • Accedere all'attività
      Pianificazione esecuzione preliminare
       .
      Criteri di sicurezza:
      • Process: Customer Invoice Payment/Settlement
         nell'area funzionale Customer Accounts.
      • Process: Customer Refund Settlement
         nell'area funzionale Customer Accounts.
      • Process: Expense Report Payment/Settlement
         nell'area funzionale Expenses.
      • Process: Payroll Settlement
         nell'area funzionale Core Payroll.
      • Process: Pending Student Refund/Settlement
        nell'area funzionale Student Financials.
      • Process: Settlement
        nell'area funzionale Banking and Settlement.
      • Process: Student Payment/Settlement
         nell'area funzionale Student Financials.
      • Process: Student Sponsor Refund/Settlement
        nell'area funzionale Student Financials.
      • Process: Supplier Invoice Payment/Settlement
        nell'area funzionale Supplier Accounts.
  11. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Update Prenotes
     .
    Aggiornare manualmente gli stati dei pagamenti anticipati. Esempio: quando la banca ricevente restituisce eccezioni, è possibile contrassegnare i singoli pagamenti anticipati come errori e annullare o stornare la contabilità.
Quando si genera un'esecuzione di prenote, il sistema:
  • Genera i pagamenti anticipati come file di pagamento separati dal ciclo di regolamento.
  • Invia il pagamento anticipato alla banca in base al sistema di integrazione impostato nella sezione
    Impostazione regolamento
     del conto bancario aziendale.
Utilizzare i seguenti report per monitorare le informazioni sulle esecuzioni di prenote:
  • Ricerca esecuzione di prenote
    : consente di visualizzare le esecuzioni di prenote create manualmente.
  • Visualizzazione esecuzioni pianificate
    : consente di visualizzare e modificare le istanze di esecuzione di prenote pianificate.