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Ultimo aggiornamento: 2025-09-19
Procedura: Configurare l'OCR per le fatture fornitore

Procedura: Configurare l'OCR per le fatture fornitore

Potrebbe essere necessario eseguire ulteriori passaggi per abilitare questa funzionalità in base al contratto di servizio in abbonamento dell'organizzazione. Per determinare il contratto di servizio in abbonamento:
  1. Selezionare l'avatar del profilo nella Workday Community.
  2. Selezionare
    Profilo
    .
  3. Nella pagina del profilo, selezionare il nome dell'organizzazione, che si trova sotto il nome e accanto al titolo impiego.
  4. Consente di visualizzare il valore
    del Contratto di servizio in abbonamento
     .
    Se il valore è:
    • UMSA
       e
      ISA
      , è possibile ignorare lo step
      Enable Innovation Services Features e Machine Learning Data Contributions
       .
      Per avviare la formazione sul modello OCR per i tenant Workday, è necessario scansionare almeno una fattura tramite la scheda
      Caricamento e scansione
       nell'area
      di lavoro fatture fornitore
       o tramite
      importazione via e-mail
      .
    • MSA
      , è necessario abilitare questa funzionalità tramite Innovation Services utilizzando lo step
      Enable Innovation Services Features e Machine Learning Data Contributions
       .
  • Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Supplier Accounts:
    • Manage: Supplier Invoice Work Queue
    • Process: Supplier Invoice Work Queue
    • Reports: OCR Supplier Invoice
    • Set Up: Supplier Invoice Work Queue
    • Process: Supplier Invoice - Core
      , con accesso senza vincoli al gruppo di sicurezza, per consentire ai collaboratori di modificare il campo
      Azienda
       nella fattura fornitore quando l'OCR lascia il valore vuoto.
  • Configurare le estensioni di file che si desidera utilizzare nel tenant. Il sistema supporta le seguenti estensioni di file:
    • PDF
    • .JPG
    • .JPEG
    • .TIF
    • .TIFF
    • .GIF
    • .PNG
    • .BMP
    • .WEBP
È possibile configurare il Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per consentire al sistema di scansionare e creare fatture fornitore direttamente dalle immagini caricate. Configurare le regole per classificare e assegnare la priorità all'elaborazione dei documenti e specificare le assegnazioni delle fatture per i collaboratori. La scansione OCR accelera l'elaborazione delle fatture fornitore e riduce la necessità di intervento manuale.
  1. Potrebbe essere necessario eseguire ulteriori passaggi per abilitare questa funzionalità, a seconda del contratto di servizio in abbonamento dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, consultare questo articolo della Community .
    Enable Innovation Services Feature e Machine Learning Data Contributions.
    1. Nella scheda
      Innovation Service Opt-In
      , selezionare la casella di controllo relativa al servizio
      Financial Management Machine Learning GA Features
      .
    2. Nella scheda
      Data Select Opt-In
      , selezionare la casella di controllo
      Supplier Invoice Data
      .
      • Se disponibile, selezionare
        la casella di controllo Abilita dati aggiuntivi
         .
        L'attivazione di categorie di dati aggiuntive consente al sistema di determinare le prestazioni del modello di machine learning e potrebbe essere utilizzato in futuro per migliorare la sua capacità di identificare e abbinare le righe della fattura alle righe dell'ordine di acquisto.
    3. Nella scheda
      Feature Availability Status
       verificare che lo stato della funzionalità Supplier Invoice Data sia
      In corso
      . Sono necessarie fino a 2 settimane perché i suggerimenti sui worktag per le fatture fornitore vengano visualizzati nel tenant. A quel punto, verrà visualizzato lo stato
      Disponibile
      .
  2. Accedere all'attività
    Modifica configurazione tenant - Machine Learning
     .
    Selezionare l'area geografica in cui il sistema ospita i dati utilizzati per il miglioramento e la personalizzazione delle funzionalità di machine learning e analisi.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     nell'area funzionale System.
  3. Accedere all'attività
    Gestione suggerimenti prompt di machine learning
     .
    1. Nella pagina di avvio, selezionare l'area di prodotto
      Contabilità fornitori
       .
    2. Nella griglia
      Fatture fornitore
       , selezionare la casella di controllo
      Abilita suggerimenti di machine learning
       per i tipi di attributo di worktag o imposta per i quali si desidera ricevere i suggerimenti.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     nell'area funzionale System.
  4. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
    .
    Selezionare una delle seguenti opzioni nella sezione
    Opzioni conti fornitori
    :
    Opzione Descrizione
    Hide Custom Validations on the Work Queue
    Alcune convalide personalizzate potrebbero essere in conflitto con il report
    Area di lavoro fatture fornitore
    . Selezionare questa opzione per disattivare le convalide personalizzate.
  5. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Modifica opzioni tenant OCR conti fornitori
    .
    L'attività contiene le seguenti opzioni:
    Opzione Descrizione
    Crea rettifiche fattura fornitore da OCR
    Selezionare questa opzione per creare una rettifica della fattura fornitore quando l'
    Importo totale
     nella fattura fornitore è negativo.
    Non applicare ID sequenza se il campo Azienda è vuoto
    Se si configura un ID sequenza univoco per un'azienda e l'OCR rileva che l'azienda è vuota, il sistema non applica un ID sequenza.
    Disabilita corrispondenza fornitore OCR
    Selezionare questa opzione per ignorare i consigli di machine learning per i fornitori.
    Nascondi convalide personalizzate fatture fornitore OCR nella coda di lavoro
    Alcune convalide personalizzate OCR potrebbero essere in conflitto con il report
    Area di lavoro fatture fornitore
    . Selezionare questa opzione per disattivare le convalide personalizzate OCR.
    Disabilita termini di pagamento per fattura fornitore OCR
    Selezionare questa opzione per ignorare i termini di pagamento trovati dall'OCR; successivamente, il sistema inserisce i termini di pagamento del fornitore. Se l'OCR non trova nessun fornitore, i termini di pagamento vengono compilati dalla fattura scansionata.
    Comportamento per data assente in fattura fornitore OCR
    Se l'OCR non riconosce la data, è necessario selezionare
    Data corrente
     o
    Data ricevimento
    . Se si lascia il campo vuoto, viene utilizzata l'opzione
    Data corrente
    .
    Disabilitare scadenza per fattura fornitore OCR
    Selezionare questa opzione per ignorare la
    Scadenza
     dall'OCR e utilizzare la data di scadenza nelle impostazioni dei Termini di pagamento. Quando la casella di controllo è deselezionata, il sistema compila il campo
    Valore sostitutivo scadenza
    .
    Disabilita valuta per fattura fornitore OCR
    Selezionare questa opzione per ignorare la valuta dall'OCR e utilizzare la valuta predefinita del fornitore.
    Opzione di trasporto
    Selezionare dove aggiungere i costi di trasporto nella fattura fornitore di Workday:
    • Come documento fattura
      , mantenendo il nolo nell'intestazione o come riga. Il sistema utilizza questa configurazione quando si lascia vuoto l'elenco di valori.
    • In Invoice Header
      , anche quando il nolo si trova in una riga della fattura scansionata.
    • Nella riga fattura
      , anche quando il trasporto è indicato nell'intestazione della fattura scansionata.
    Quando la fattura scansionata contiene più importi di nolo e si configurano
    Invoice Header
     o
    On Invoice Line
    , il sistema consolida tutti i noli della fattura scansionata in un unico importo rispettivamente nell'intestazione o in una singola riga nella fattura Workday.
    Quando si configura l'elenco
    di valori Disabilita scansione OCR a livello di riga
     come segue:
    • Tutte le fatture
       o
      sono correlate
       a ordine di acquisto e la fattura è correlata a un ordine di acquisto, il sistema non creerà righe di nolo nella fattura Workday.
    • Non OA
       e l'
      Opzione di trasporto
       è
      As Invoice Document
       o
      On Invoice Line
       e il nolo risulta in una riga di trasporto, il sistema crea una riga di trasporto separata nella fattura Workday.
    Categoria di spesa predefinita per le opzioni di trasporto
    Selezionare questa opzione per includere una categoria di spesa per le righe di nolo quando si seleziona dall'elenco valori Opzione di trasporto:
    • Come documento fattura
       e la fattura scansionata include il trasporto come riga.
    • Nella riga fattura
       e il sistema include il trasporto sempre come riga della fattura.
    Quando la fattura scansionata non viene abbinata a un ordine di acquisto, il sistema utilizza la selezione per aggiungere una categoria di spesa alle righe di nolo.
    Disabilita abbinamento ordini di acquisto con machine learning
    Selezionare questa opzione per ignorare i consigli di machine learning per gli ordini di acquisto. Quando si seleziona questa opzione, il sistema utilizza comunque la logica dell'applicazione per abbinare gli ordini di acquisto.
    Disabilita scansione OCR a livello di riga
    • Vuoto
      : lasciare deselezionato l'elenco di valori per utilizzare i dettagli OCR a livello di riga. Il sistema utilizza i valori OCR per cercare di collegare le righe dell'ordine di acquisto alle righe della fattura fornitore. Se le righe dell'ordine di acquisto non sono correlate ad alcuna riga della fattura, il sistema suggerisce di eseguire l'attività relativa al valore sostitutivo dell'ordine di acquisto
      .
    • Tutte le fatture
      : selezionare questa opzione per ignorare i dettagli OCR a livello di riga per tutte le fatture.
      Se la fattura fornitore scansionata è correlata a un ordine di acquisto, il sistema compila le informazioni sulla riga dalle righe dell'ordine di acquisto non fatturate.
      Se la fattura fornitore scansionata non è correlata a un ordine di acquisto, il sistema compila un'unica riga della fattura fornitore per il
      Totale fattura
      .
    • Non OCR
      : selezionare questa opzione per ignorare i dettagli a livello di riga OCR solo quando la fattura scansionata non è correlata a un ordine di acquisto.
      Se la fattura scansionata non è correlata a un ordine di acquisto, il sistema compila un'unica riga della fattura fornitore per il
      Totale fattura
      .
      Se la fattura scansionata è correlata a un ordine di acquisto, il sistema utilizza i dettagli a livello di riga OCR per popolare le righe.
    • Relative a OA
      : selezionare questa opzione per ignorare i dettagli OCR a livello di riga solo se sono correlati a un ordine di acquisto.
      Se la fattura scansionata è correlata a un ordine di acquisto, il sistema compila le informazioni a livello di riga in base alle righe dell'ordine di acquisto non fatturate.
      Se non sono correlati a un ordine di acquisto, vengono utilizzati i dettagli OCR a livello di riga per compilare le righe.
    Criteri di sicurezza: domini
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     e
    Set Up: Tenant Setup - Financials
    .
  6. Accedere all'attività
    Gestione regole di assegnazione fatture fornitore
    .
    Impostare l'inoltro basato su regole per inviare le fatture fornitore ad assegnatari specifici.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     nell'area funzionale Supplier Accounts.
  7. Accedere all'attività
    Gestione tag coda di lavoro fatture fornitore
    .
    Creare tag di coda di lavoro per classificare e assegnare le relative priorità alle fatture fornitore dalla scansione OCR.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     nell'area funzionale Supplier Accounts.
  8. Accedere all'attività
    Gestione regole di assegnazione tag coda di lavoro fatture fornitore
    .
    Impostare la priorità delle regole di assegnazione in base a termini di pagamento, fornitori, valuta e altri valori per i tag della coda di lavoro.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     nell'area funzionale Supplier Accounts.
  9. Impostare convalide personalizzate per il tipo di transazione
    Fattura fornitore OCR
    .
  10. Accedere all'attività
    Configurazione profilo
    .
    Selezionare l'opzione
    Area di lavoro fatture fornitore
    . Quindi selezionare e riordinare le schede che si desidera utilizzare nel report
    Area di lavoro fatture fornitore
    .
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: System
    .
  11. Caricare un file per acquisire, inoltrare e raccogliere i dati delle fatture fornitore da inoltrare in Workday.
Per visualizzare i risultati della scansione OCR, utilizzare il report
Dettagli scansione OCR fattura fornitore
.
Per rivedere l'elenco dei campi dati estratti dal tenant, fare clic su
View Data Collected
 nell'attività
Maintain Innovation Services Data Selection Opt-In
.