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Ultimo aggiornamento: 2023-09-22
Scansionare e inoltrare le fatture fornitore

Scansionare e inoltrare le fatture fornitore

  • Configurare il Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per le fatture fornitore.
  • Configurare i seguenti domini di sicurezza:
    • Process: Supplier Invoice Work Queue
       per accedere alle schede Panoramica, Caricamento e scansione, Mia coda di lavoro e In attesa di approvazione.
    • Manage: Supplier Invoice Work Queue
       per accedere alle schede Panoramica manager e Durata cicli di fatturazione fornitori.
È possibile utilizzare l'OCR nell'applicazione desktop per acquisire, inoltrare e raccogliere i dati delle fatture fornitore da inoltrare in Workday. L'OCR supporta file allegati di massimo 15 pagine.
Quando si carica una fattura fornitore per la scansione OCR, il sistema crea una bozza di fattura e allega il file originale. È quindi possibile modificare o inoltrare la fattura fornitore per l'approvazione.
  1. Accedere al report
    Area di lavoro fatture fornitore
    .
  2. Nella scheda
    Panoramica
     , le sezioni
    Totali
     e
    Priorità
     visualizzano informazioni in base ai criteri di ricerca dell'utente connesso utilizzati nelle schede
    Mia coda di lavoro
     e
    In attesa di approvazione
     .
  3. La scheda
    Caricamento e scansione
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Criteri di ricerca
    Espandere la sezione e fare clic su
    Cerca
     per trovare fatture specifiche.
    Selezionare la casella di controllo
    Includi fatture senza autore
     per inserire le fatture dalle integrazioni.
    Caricamento fatture fornitore per OCR
    Quando il campo
    Azienda
     è vuoto, l'algoritmo di machine learning inserisce un'azienda.
    Quando il campo
    Assegnatario
     è vuoto, vengono utilizzate le regole di assegnazione fatture fornitore per assegnare la fattura.
    Per performance migliori, si consiglia di caricare meno di 50 allegati contemporaneamente.
    Annulla in blocco
    Fare clic per annullare l'inoltro delle fatture. Per abilitare il pulsante, configurare i criteri di sicurezza del dominio
    Process: Supplier Invoice - Cancel
    .
    Riprova in blocco
    Quando le scansioni hanno lo stato
    Errore
     o
    Annullata
    , è possibile fare clic su questo pulsante per inoltrare nuovamente i file allegati per la scansione OCR.
    Crea fattura fornitore
    Quando le scansioni hanno lo stato
    Errore
     o
    Annullata
    , è possibile fare clic su questo pulsante per creare manualmente una fattura fornitore.
    Quando si popola il campo ordine di acquisto, le righe della fattura fornitore vengono compilate alle righe dell'ordine di acquisto non fatturate.
  4. La scheda
    Mia coda di lavoro
     visualizza le bozze di fattura. È possibile visualizzare le fatture assegnate o selezionare diversi parametri di ricerca per compilare la coda di lavoro. Il sistema salva i parametri utilizzati più di recente.
    La scheda relativa alla coda di lavoro contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Modifica
    Fare clic per accedere all'attività
    Modifica fattura fornitore
     per completare e inoltrare la fattura.
    Ordine di acquisto sostitutivo
    Quando l'OCR non trova le righe dell'ordine di acquisto correlate, è possibile accedere all'attività e generare nuovamente la fattura, quindi collegare le righe dell'ordine di acquisto.
    Contratto sostitutivo
    Quando l’OCR non trova un contratto fornitore correlato, è possibile accedere all'attività e generare nuovamente la fattura, quindi collegare le righe del contratto con il fornitore.
    Dettagli scansione OCR
    Visualizza i dettagli della scansione.
    Criteri di sicurezza:
    Reports OCR Supplier Invoice
    Eccezioni fattura
    È possibile eseguire il drill down per visualizzare la griglia
    Errori e avvisi
    , che mostra le eccezioni e le convalide personalizzate delle fatture fornitore.
    Eccezioni OCR
    È possibile eseguire il drill down per visualizzare la griglia
    Errori e avvisi
    , che mostra le eccezioni e le convalide personalizzate delle scansioni OCR delle fatture fornitore.
    Tag coda di lavoro
    Il sistema organizza le fatture per data. Tuttavia, una fattura con un tag di coda di lavoro
    Sposta all'inizio della coda di lavoro
     verrà visualizzata in alto nella griglia.
    Per aggiornare i tag della coda di lavoro nelle fatture, fare clic su
    Modifica in blocco tag coda di lavoro
    .
    Riassegna in blocco
    È possibile riassegnare le fatture a un altro collaboratore.
    Modifica in blocco tag coda di lavoro
    Fare clic per sostituire i tag della coda di lavoro esistenti nelle fatture.
    Annulla in blocco
    Fare clic per annullare le fatture fornitore.
    Per utilizzare l'attività, abilitare il criterio di sicurezza del dominio
    Process: Supplier Invoice - Cancel
    .
    Converti in blocco
    È possibile convertire le fatture fornitore in rettifiche fattura e le rettifiche fattura in fatture fornitore. Quando:
    • Si convertono i documenti, il sistema annulla il documento di origine e ne crea uno nuovo.
    • Si utilizza l'opzione
      Converti in blocco
      , è possibile selezionare solo le fatture fornitore o le rettifiche delle fatture fornitore da convertire in un unico batch.
    Per utilizzare l'attività, abilitare il dominio
    Process: Supplier Invoice – Core
    .
  5. Nella scheda
    In attesa di approvazione
     è possibile visualizzare le fatture fornitore
    In corso
     in base ai parametri configurati.
  6. La scheda
    Durata cicli di fatturazione fornitori
     consente di tenere traccia dei giorni di elaborazione per le fatture dei fornitori.