Procedura: Creare mandati di addebito diretto per i pagamenti cliente tramite addebito diretto
I mandati per addebito diretto consentono di richiedere l'approvazione dei clienti per la riscossione dei pagamenti degli addebiti. Con i mandati per addebito diretto, un beneficiario può riscuotere pagamenti ricorrenti e una tantum dai clienti che forniscono un mandato firmato al destinatario del pagamento.
Il sistema consente di creare e archiviare mandati di addebito diretto e quindi di associarli alle fatture dei clienti. È inoltre possibile inviare notifiche di preavviso per informare i clienti dei pagamenti futuri.
- Accedere all'attivitàCreazione mandato per addebito diretto.
- Completare tutti i campi nella sezioneInformazioni creditore. Selezionare il tipo di pagamento per il mandato. I dettagli bancari configurati nel profilo cliente vengono visualizzati nella sezioneInformazioni debitore.
- Quando si seleziona il tipo di pagamentoRicorrente, lasequenzaviene impostata automaticamente suPrima. Dopo la generazione del pagamento, la sequenza cambierà automaticamente in Ricorrente. Quando il pagamento successivo è l'ultimo addebito diretto per il mandato, è possibile impostareSequenzasuFinale. Il sistema disattiva automaticamente il mandato al completamento dell'ultimo pagamento.
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controlloNotifica preliminare obbligatoria. Viene visualizzato il campoN. minimo giorni notifica preliminare. Affinché le fatture associate al mandato siano disponibili per il regolamento, è necessario notificarle in anticipo per almeno il numero di giorni specificato.
- Il sistema crea il mandato con lostatoBozza. Per passare adAttivo, il valore IBAN nel profilo cliente è obbligatorio.
Criteri di sicurezza: dominioProcess: Direct Debit Mandatenell'area funzionale Customer Accounts. - Selezionare dal menu delle azioni correlate del mandato per addebito diretto.Inviare la bozza del mandato per addebito diretto al cliente affinché aggiunga le informazioni sul debitore, le informazioni di pagamento e la firma. Il sistema non include le informazioni sul debitore nel file stampato.Criteri di sicurezza: dominioReports: Direct Debit Mandatenell'area funzionale Customer Accounts.
- (Facoltativo) Accedere all'attivitàStampa notifiche preliminari mandato per addebito diretto.Il sistema genera file PDF da inviare ai clienti.Criteri di sicurezza: dominioReports: Direct Debit Mandatenell'area funzionale Customer Accounts.
- Accedere al gruppo di profiloPanoramicadel cliente.
- Per visualizzare il numero di riferimento del mandato per addebito diretto sulle fatture dei clienti, selezionare la casella di controlloMandato obbligatorionel reportDettagli pagamento.
- Aggiungere i dettagli del conto bancario di regolamento dalla bozza del mandato per addebito diretto completata al reportInformazioni bancarie. Selezionare la casella di controlloRichiede preavvisoquando sono presenti mandati.
- Accedere all'attivitàModifica mandato per addebito diretto.Dopo aver ricevuto il mandato firmato dal cliente, verificare che tutti i campi siano completi e impostareStato mandatosuAttivo. Impossibile modificare i campi con questo stato.Una volta che un mandato è associato a fatture approvate o in corso o a fatture non pagate o parzialmente pagate, non è possibile modificare lo stato.(Facoltativo) Caricare una copia del mandato per addebito diretto completato nella schedaAllegati.Criteri di sicurezza: dominioProcess: Direct Debit Mandatenell'area funzionale Customer Accounts.
- Quando iltipo di pagamentoselezionato nella fattura corrisponde al tipo di pagamento indicato nel mandato di addebito diretto, il sistema compila i seguenti campi:
- Mandato per addebito diretto
- Data notifica preliminare
Per inviare le fatture cliente in formato elettronico alla banca, configurare Electronic Invoice Connector per la propria area geografica. Consultare Procedura: Configurare il connettore per fatture elettroniche
Dopo aver creato il mandato di addebito diretto e aver creato le fatture correlate, il sistema avvia il processo aziendale
Evento fattura cliente
per la revisione e l'approvazione. Il sistema elabora le registrazioni contabili dopo il completamento del processo aziendale e utilizza la regola di registrazione contabile dei crediti per registrare i pagamenti cliente in scadenza. - È possibile creare un ciclo di regolamento per regolare le fatture cliente.
- Il sistema raggruppa tutte le fatture cliente idonee e le rettifiche per la stessa azienda, destinatario pagamento e con lo stesso mandato di addebito diretto in un unico pagamento. Consultare Creare cicli di regolamento manuali. È anche possibile selezionarePaga tramite addebito direttodal menu delle azioni correlate della fattura cliente per creare un ciclo di regolamento per il pagamento una tantum.
- Quando la fattura cliente con un mandato è 14 giorni dopo la data di pre-notifica, il sistema la include nel ciclo di regolamento.
- Al termine dell'attività di esecuzione del regolamento, il sistema registra e imputa automaticamente il pagamento, crea un deposito e crea registrazioni automatiche nella valuta aziendale per le transazioni approvate. Se la valuta della transazione e la valuta aziendale sono diverse, il sistema converte gli importi nella valuta aziendale. Il processo di candidatura automatica non è stato eseguito.
- Contabilità per transazioni di addebito direttoTransazioneDebitAvereFattura clienteTransazioni a creditoRicaviCiclo di regolamentoAttività di cassaTransazioni a creditoAnnullare il pagamento clienteTransazioni a creditoAttività di cassa
- Al termine del ciclo di regolamento, il sistema aggiorna i seguenti campi del mandato per addebito diretto:
- Data ultimo regolamento
- Stato mandato: AInattivoper mandatouna tantume per mandatoricorrenteconsequenzaFinale. Quando è possibile annullare il pagamento, lo stato torna adessere Attivo.
- Sequenza: Alprimo,Secondoe così via oFinale. Quando si annulla il primo pagamento di una fattura cliente associata a un tipo di mandatoRicorrente, la sequenza passa daRicorrenteaPrimo.
- Se il conto bancario del cliente non dispone di fondi sufficienti, è possibile restituire la fattura cliente con addebito diretto accedendo al menu delle azioni correlate del pagamento cliente e selezionandoRestituisci.
- È possibile accedere ai seguenti report per ottenere ulteriori dettagli:
- Ricerca mandato per addebito diretto
- Ricerca cicli di stampa pre-notifiche mandato per addebito diretto
- Per le transazioni in blocco, è possibile utilizzare i seguenti servizi Web:
- Recupero identificativi creditori aziendali
- ID creditore azienda put
- Set Up: Company General
- Submit Customer Invoice