Considerazioni sulla configurazione: Pagamenti in eccesso
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della funzionalità di pagamento in eccesso. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
La funzionalità di pagamento in eccesso consente di cancellare piccoli saldi:
- Quando si imputa un pagamento.
- Dopo aver imputato un pagamento con saldo in acconto.
Quando si registra un pagamento in eccesso, viene creata una nuova registrazione a giornale per accreditare l'importo dell'acconto sul conto CoGe definito nella regola di registrazione contabile.
Questa funzione non tiene traccia dei pagamenti in eccesso in base alle fatture.
Vantaggi per l'azienda
La funzionalità di pagamento in eccesso:
- Elimina gli step manuali per registrare e imputare la rettifica dell'addebito alla fattura.
- Migliora la conformità fiscale globale e le funzionalità di controllo.
- Consente di identificare facilmente i pagamenti in eccesso dei clienti.
Casi d'uso
Quando si riceve un pagamento superiore all'importo della fattura, la funzionalità di pagamento in eccesso consente di:
- Registrare, imputare e posizionare l'importo aggiuntivo in acconto in un unico step durante l'imputazione del pagamento.
- Registrare un pagamento in eccesso accedendo all'attivitàRegistrazione pagamenti in eccessodal menu delle azioni correlate del pagamento.
È anche possibile:
- Annullare un pagamento in eccesso.
- Aggiungere uno step di approvazione al processo aziendale dell'evento di pagamento in eccesso per limitare l'importo del pagamento in eccesso. Quando si registra solo una parte dell'importo acconto come pagamento in eccesso, al termine dell'evento di pagamento in eccesso l'importo acconto si riduce.
- Quando un importo in acconto raggiunge lo zero:
- Lo stato del pagamento viene modificato inCompletato.
- Lo stato dell'imputazione viene modificato inCompletamente imputato.
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
Si desidera cancellare un pagamento in eccesso a livello di pagamento? | Quando si dispone di un pagamento esistente con un importo in acconto, è possibile utilizzare l'attività Registrazione pagamenti in eccesso per cancellare l'importo. |
Come si calcola un pagamento in eccesso su una transazione in cui la valuta di pagamento e la valuta aziendale sono diverse? | Il sistema utilizza la valuta della transazione per calcolare l'importo del pagamento in eccesso. Quando le valute di pagamento dell'azienda e del cliente sono diverse, il sistema compila il Tasso di cambio pagamento in eccesso per la data del pagamento in eccesso nell'attività Registrazione pagamento in eccesso cliente .
È possibile sostituire il tasso di cambio, ma l'operazione può causare un guadagno o una perdita sul cambio. |
Cosa succede se si cancella un pagamento cliente o se ne annulla l'imputazione? | Il sistema annulla tutti i pagamenti in eccesso associati. |
Suggerimenti
- È consigliabile aggiungere allegati o note quando si registra un pagamento in eccesso, perché in seguito non sarà possibile modificare o rettificare i dati del pagamento in eccesso.
- Fare clic suInoltraper registrare un pagamento in eccesso nell'attivitàImputazione pagamento cliente.
- Configurare le regole condizionali nel processo aziendale di pagamento in eccesso per impostare le approvazioni in base all'importo del pagamento in eccesso.
Requisiti
- Creare almeno un motivo per il pagamento in eccesso.
- Configurare la regola registrazione contabilePagamento in eccesso creditiper impostare il conto CoGe per la registrazione dei pagamenti in eccesso. È possibile configurare la regola di registrazione contabile utilizzando queste dimensioni:
- Azienda
- Gerarchia aziende
- Motivo pagamento in eccesso crediti
- Specificare un worktag durante la registrazione di un pagamento in eccesso nell'attivitàImputazione pagamento clientese si dispone di un saldo per worktag.
Inoltre, assicurarsi che:
- L'importo totale del pagamento in eccesso sia inferiore all'importo dell'acconto.
- Lo stato del pagamento siaIn corsoe lo stato dell'imputazione siaImputato con accontoper poter registrare un pagamento in eccesso.
- La data del pagamento in eccesso sia corrispondente o successiva alla data di pagamento del cliente.
Limitazioni
Non è possibile elaborare pagamenti in eccesso per:
- Rettifiche di accredito
- Cancellazioni a livello di fattura
- Rimborsi in corso con l'intero importo dell'acconto
- Pagamenti annullati
- Pagamenti con registrazione contabile con stato di errore
Quando un responsabile dell'approvazione rifiuta un'imputazione di pagamento, qualsiasi evento di pagamento in eccesso associato viene annullato e sarà necessario creare un nuovo pagamento in eccesso.
Quando si annulla o si cancella l'imputazione di un pagamento cliente, vengono annullati anche tutti i pagamenti in eccesso associati.
Non è possibile annullare un pagamento in eccesso se:
- Il responsabile dell'approvazione rifiuta il pagamento in eccesso.
- Il pagamento associato è stato contabilizzato come respinto o non imputato.
Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Gli utenti con accesso ai seguenti domini possono impostare, gestire e registrare i pagamenti in eccesso:
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Set Up: Receivable Overpayment nell'area funzionale Common Financial Management. | Questi domini consentono di utilizzare:
|
Process: Customer Overpayment (Parent Domain) nell'area funzionale Customer Accounts.
Process: Customer Overpayment - Cancel nell'area funzionale Customer Accounts.Process: Customer Overpayment - Core nell'area funzionale Customer Accounts.Process: Customer Overpayment - View nell'area funzionale Customer Accounts. | Questi domini consentono di accedere alle seguenti attività e report:
|
Reports: Customer Overpayment nell'area funzionale Customer Accounts. | Consente di accedere a:
L'origine dati report Customer Overpayment .Il filtro origine dati Customer Overpayment for Company Filter . |
Processi aziendali
Processo aziendale | Considerazioni |
|---|---|
Evento di pagamento in eccesso cliente
| Per abilitare approvazioni per importi di pagamento in eccesso specifici, è possibile aggiungere lo step del processo aziendale Evento di pagamento in eccesso cliente al processo aziendale Evento di pagamento cliente esistente.
Se il responsabile dell'approvazione rifiuta l'evento di pagamento in eccesso, lo stato del pagamento in eccesso viene aggiornato a Rifiutato . Riavviare il processo e creare un nuovo pagamento in eccesso. |
Evento di imputazione pagamento cliente
| Il sistema annulla tutti i pagamenti in eccesso associati quando l'utente:
|
Considerare quanto segue per la configurazione del processo aziendale
Evento di pagamento in eccesso cliente
:
- Quando un responsabile approvazione rifiuta il processo aziendaleEvento imputazione pagamento clientee sono stati registrati pagamenti in eccesso, viene terminato anche il processo aziendaleEvento di pagamento in eccesso cliente.
- Quando entrambi i processi aziendali hanno lo stesso responsabile dell'approvazione, il sistema approva il pagamento in eccesso e l'imputazione di pagamento del cliente in un unico step.
Report
È possibile utilizzare i report disponibili nel sistema per visualizzare i dati sui pagamenti in eccesso:
Report | Considerazioni |
|---|---|
Visualizzazione pagamento cliente per fatture
| Consente di visualizzare le informazioni sui pagamenti in eccesso nelle schede Attività pagamento in eccesso cliente e Storico pagamenti . |
Dettagli attività cliente
| Consente di visualizzare una transazione Pagamento in eccesso cliente a livello di riga. |
Riepilogo attività cliente
| Include una colonna Totale pagamento in eccesso cliente su cui è possibile fare clic per visualizzare i dettagli dei pagamenti in eccesso. |
Dettagli saldo cliente
| Include una colonna Totale pagamenti in eccesso approvati che consente di visualizzare la somma di tutti gli importi dei pagamenti in eccesso. |
Riepilogo saldo cliente
| Include una colonna Pagamenti in acconto che visualizza i pagamenti in eccesso nell'importo calcolato.
È possibile eseguire il drill-down nella colonna per visualizzare l'importo totale del pagamento in eccesso. |
Ricerca pagamenti cliente
| Include una colonna Importo pagamento in eccesso . |
Receivables Financial Aging Detail Report
| Consente di visualizzare:
Quando lo stato del pagamento del cliente è Completato e lo stato dell'imputazione è Completamente imputato , il pagamento non viene visualizzato nel report. |
Receivables Aging Summary by Financial Aging for Accounting Period
| Consente di visualizzare l'importo del pagamento in eccesso quando si esegue il drill-down nella colonna Pagamenti in acconto . |
Riconciliazione crediti e saldi cliente
| Include l'importo del pagamento in eccesso del cliente nella colonna di drill-down dei pagamenti in acconto. |
Riepilogo eccezioni riconciliazione crediti e saldi cliente
| Include una colonna Differenza in valuta aziendale che calcola automaticamente i pagamenti in eccesso dei clienti. |
È possibile usare l'origine dati
Customer Overpayment
nei report personalizzati per visualizzare gli allegati relativi ai pagamenti in eccesso dei clienti e determinare:
- Il tasso di cambio valuta del pagamento in eccesso.
- L'importo residuo in acconto quando si registra un pagamento in eccesso.
- L'importo totale dei pagamenti in eccesso approvati.
- Se esiste un pagamento in eccesso per un pagamento cliente.
Integrazioni
Utilizzare i seguenti servizi Web per caricare, recuperare o modificare i dati dei motivi dei pagamenti in eccesso e visualizzare le attività dei clienti:
- Get Overpayment Reasons
- Put Overpayment Reason
- Get Customer Activity
Utilizzare i seguenti servizi Web per recuperare, registrare o annullare più pagamenti in eccesso contemporaneamente:
- Cancel Overpayment
- Get Customer Overpayments
- Submit Customer Overpayment
Connessioni e touchpoint
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.