Registrare i pagamenti cliente
Configurare il processo aziendale
Evento di imputazione pagamento cliente
e la sicurezza nell'area funzionale Customer Accounts.Registrare la ricezione dei pagamenti cliente e applicarli alle fatture e alle rettifiche delle fatture. È anche possibile registrare i depositi contemporaneamente.
Quando si registrano i pagamenti cliente:
- Se un cliente paga in eccesso l'importo di una fattura, è possibile imputare il pagamento in eccesso a un'altra fattura aperta o accreditarla.
- Se l'importo viene depositato in acconto, è possibile imputarlo a un'altra fattura in un secondo momento o rimborsarlo.
- Se si immette un importo di pagamento pari a zero, è possibile compensare più fatture e rettifiche con un importo pari a zero.
- Accedere all'attivitàRegistrazione pagamento cliente.L'immissione delleInformazioni di pagamentocontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Cliente per rimessaObbligatorio se si desidera imputare un pagamento o se si selezionaPronto per imputazione automatica.Valuta pagamentoIl sistema popola automaticamente la valuta quando si specifica unaValuta predefinitanel profilo cliente.Importo pagamento totaleÈ possibile impostare l'importo del pagamento su 0 per cancellare le partite aperte senza includere un importo nel pagamento cliente.Riferimento pagamentoUn riferimento che è possibile utilizzare per identificare il pagamento durante la riconciliazione bancaria. Esempio: per il pagamento tramite assegno, immettere il numero dell'assegno.Crea depositoSelezionare questa casella di controllo per creare automaticamente un deposito per il pagamento registrato. Specificare i valoriConto bancarioeRiferimento deposito.Quando si crea un deposito per un singolo pagamento, il sistema crea l'imputazione di pagamento e il deposito come una transazione di crediti.Quando l'azienda indicata nel deposito è diversa dall'azienda indicata nella fattura cliente per i pagamenti cliente, il sistema non crea un deposito al momento della registrazione del pagamento. È necessario registrare il deposito separatamente.Non è possibile creare depositi cliente quando si registra un pagamento cliente di importo pari a zero.Collegamento al documentoSe si archiviano documenti o immagini di supporto in un repository esterno, immettere l'URL di tale posizione. Una volta salvata la transazione, il sistema visualizza l'URL come collegamento ipertestuale attivo all'immagine. I responsabili dell'approvazione possono fare riferimento a questo documento prima di approvare la transazione.Il sistema convalida il collegamento per assicurarsi che disponga di un modello URI (Uniform Resource Identifier) valido, come definito dall'amministratore della sicurezza. Questo processo fornisce ulteriore sicurezza per evitare contenuti dannosi nei collegamenti esterni.Per aggiungere un URI valido, impostareTipo collegamentosuCustomer Invoice Document Linknell'attivitàGestione convalida collegamento esterno. Quando la posizione del contenuto esterno cambia, assicurarsi di aggiornare l'URL nel sistema. - (Facoltativo) La selezione diOpzioni di pagamentocontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Pronto per la candidatura automaticaSelezionare questa casella di controllo per i pagamenti che si desidera imputare alle fatture utilizzando l'attivitàImputazione automatica pagamenti cliente. È possibile registrare più pagamenti uno dopo l'altro, quindi eseguire l'attività di imputazione automatica per imputarli tutti in una volta.Non è possibile selezionare questa casella di controllo quando si registrano pagamenti di importo pari a zero.Non imputare pagamento a fatture in sospesoQuando si seleziona questa casella di controllo, le fatture in sospeso non vengono visualizzate nella grigliaImputazione pagamenti cliente.Mostra solo fatture abbinate durante l'applicazioneSelezionare questa casella di controllo per filtrare la griglia nell'attivitàImputazione pagamenti clientee visualizzare solo le fatture che corrispondono ai riferimenti nell'Avvisodi rimessa. - (Facoltativo) Quando si immetteAvviso di pagamento, considerare quanto segue:Non è possibile immettere un avviso di rimessa per un pagamento di importo pari a zero.
Opzione Descrizione FatturaCercare una fattura specifica per il cliente.Importo da pagarePagare un importo parziale sulla fattura o imputare il pagamento completo all'importo dovuto.Altre informazioni sulla rimessaÈ possibile fare riferimento a una fattura da pagare utilizzando il campoTipo avviso di pagamentoper identificare una fattura:- Fattura consolidata
- ID cliente
- Nome cliente
- N. fattura
- Altro
- N. ordine di acquisto
Dettagli.Tasso di cambioQuando la valuta della fattura è diversa da quella del pagamento, è possibile sostituire manualmente il tasso di cambio nel campoValore sostitutivo manuale tasso di cambiodella schedaTasso di cambiodell'avviso di pagamento. - (Facoltativo) Creare convalide critiche e messaggi di avviso accedendo all'attivitàGestione convalide personalizzateper evitare errori di elaborazione quando si registra o si modifica un pagamento.
È possibile registrare, imputare e depositare il pagamento in base alle opzioni selezionate.
Quando si configurano:
- Generatore di ID per pagamenti clientenell'attivitàModifica configurazione tenant - Dati finanziari, il sistema genera un numero ID univoco che viene visualizzato comeNumero pagamentoquando si visualizza il pagamento.
- Convalide personalizzate critiche, il sistema salva un pagamento nello statoBozzae ne impedisce l'imputazione o il collegamento a un deposito.
Il sistema genera registrazioni contabili solo per i pagamenti imputati e depositati.
- Modificare un pagamento cliente accedendo all'attivitàAggiornamento avviso di pagamentodal menu delle azioni correlate del pagamento cliente. Dopo le modifiche, accedere all'attivitàImputazione automatica pagamento clienteper abbinare il pagamento alle fatture corrette.
- È anche possibile annullare, restituire, annullare l'imputazione di un pagamento o registrare un pagamento in eccesso, tranne quando al pagamento è associato un rimborso cliente con statoBozza.
- Regolare i pagamenti dei clienti con carta di credito e addebito diretto non pagati. Il processo di regolamento crea e regola i pagamenti fatturati. Al termine del processo, il sistema aggiorna le voci contabili per ogni pagamento.