Procedura: Applicare i pagamenti cliente
- Registrare il pagamento cliente.
- Aggiungere i motivi per l'acconto del pagamento.
- Abilitare i pagamenti cliente su più valute, se applicabile per il tenant.
- Definire le configurazioni dell'imputazione di pagamento cliente per azienda.
- Configurare il processo aziendaleIscrizione pagamento clientee i criteri di sicurezza nell'area funzionale Customer Accounts. Consultare Modificare i criteri di sicurezza dei processi aziendali.
- Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Customer Accounts:
- Set Up: Customer Accounts nell'area funzionale Common Financial Management.
- Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Customer Accounts:
- Processo: Pagamento in contanti - Visualizzazione
- Process: Fattura cliente - Visualizzazione
- Process: Cancellazione cliente - Visualizzazione
Dopo aver registrato un pagamento cliente, è possibile imputare il pagamento alle fatture cliente appropriate, imputare un determinato importo in acconto, registrare un pagamento in eccesso e aggiungere allegati e note. Non è possibile registrare un pagamento in eccesso quando al pagamento è associato un rimborso cliente con stato
Bozza
. Il sistema consente inoltre di:
- Applicare le cancellazioni durante il processo candidatura del pagamento.
- Annullare, restituire o annullare l'imputazione di un pagamento imputato.
- Cercare fatture aggiuntive prima di imputare il pagamento.
Per annullare l'imputazione di grandi volumi di pagamenti cliente con errori, è possibile utilizzare l'operazione del servizio Web
Annulla imputazione pagamento cliente
. Per visualizzare tutto lo storico delle transazioni, è possibile creare un report personalizzato avanzato utilizzando l'oggetto business Storico transazioni cliente
. - Accedere all'attivitàImputazione pagamento cliente.Selezionare ilpagamento clienteche si desidera imputare.
- È possibile completare i campi pertinenti nell'intestazione del pagamento:
Opzione Descrizione AziendaL' azienda che ha ricevuto il pagamento.Cliente responsabile della rimessaIl cliente che ha inviato il pagamento.Impossibile imputare un pagamento a fatture senza un cliente responsabile della rimessa specificato.Data pagamentoLa data di registrazione del pagamento.Data transazioneSpecificare la data di registrazione candidatura di pagamento per assicurarsi che venga contabilizzata nel periodo corrente. Se il campo viene lasciato vuoto, il sistema imposta automaticamente la Data pagamento originale, il che potrebbe comportare la registrazione candidatura in un periodo contabile precedente.Incluso in depositoQuando è presente un deposito cliente associato, è possibile utilizzare il menu delle azioni correlate per visualizzare i dettagli del deposito. - Nella sezioneOpzioni di imputazione pagamentoè possibile completare i campi pertinenti:
Opzione Descrizione Mostra voci selezionateQuesta casella di controllo viene selezionata automaticamente quando è stata abilitata l'opzioneMostra solo fatture abbinate all'applicazionenell'attivitàRegistrazione pagamento cliente.La funzionalità consente di filtrare in basso quando si riceve un numero elevato di fatture.Se non è abilitata nell'attività Registrazione pagamento cliente, la casella di controllo viene visualizzata in grigio per impostazione predefinita e non è possibile eseguire alcuna azione.Imputa prima al più vecchioQuando si seleziona questa casella di controllo, il sistema ordina la grigliaFattureperScadenza, elencando per prime le fatture meno recenti. Il sistema seleziona quindi le fatture con importi che possono essere pagati per intero con l'Importo pagamento da imputare. Quando l'importo della fattura successiva è superiore all'importo residuo da imputare, il sistema assegna solo l'importo residuo da pagare per tale fattura.Esempio: è presente un pagamento registrato di 1000,00 EUR. La fattura meno recente per il cliente è di 600,00 EUR e la successiva è di 1500,00 EUR. Il sistema seleziona entrambe le fatture, imputa il pagamento alla prima fattura per intero e il resto alla fattura successiva. I 1.100,00 EUR in sospeso della seconda fattura rimangono nella coda delle fatture non pagate.Richiama ultima imputazione di pagamentoQuando si seleziona questa casella di controllo, il sistema seleziona automaticamente le fatture applicabili nei risultati.Righe avviso di pagamentoFare clic per visualizzare le righe dell'avviso di pagamento dalla registrazione del pagamento cliente. Il sistema seleziona automaticamente le fatture dall'avviso di pagamento e ne compila l'importo per facilitare candidatura del pagamento. - Nella sezioneInformazioni importoè possibile completare i seguenti campi:
Opzione Descrizione Importo residuo da imputareLa parte in eccesso dell'Importo pagamento totale ricevuto che non è stata ancora assegnata. Per inoltrare correttamente l' candidatura di pagamento, l'importo deve essere pari a zero.Importo da mettere in accontoQuando l'importo del pagamento è superiore all'importo totale applicato a una o più fatture, è possibile imputare l'importo del pagamento in eccesso. Per pareggiare e inoltrare il pagamento, immettere un importo corrispondente al valoreImporto residuo da imputare. Il sistema aggiorna quindi l'Importo residuo da imputarea zero, il che significa che il pagamento è in pareggio e pronto per l'inoltro.Registrazione pagamenti in eccessoSelezionare questa casella di controllo quando sono presenti valori di importo di pagamento inferiori all'importo del pagamento. - Nella schedaFatture, selezionare le fatture per candidatura di pagamento.
- Per le fatture consolidate, imputare il pagamento alle fatture per i clienti padre o figlio.
- Il sistema non supporta i pagamenti per conto terzi e le cancellazioni che includono fatture con sconto a termine.
- L'immissione delle informazioni di pagamento per ogni riga della fattura contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Importo dovutoL'importo specificato nella fattura.Importo pagamentoApplicare un importo totale o parziale del pagamento registrato alla fattura selezionata. Per gli importi parziali, mettere in acconto il saldo residuo.Quando si imputano pagamenti cliente con importo pari a zero, assicurarsi che le fatture cliente e le rettifiche di credito selezionate siano pari a 0.Importo accontoImmettere un importo residuo per la riga della fattura.Il sistema registra questo importo come credito che è possibile candidarsi a fatture future o rimborsare al cliente.Importo scontoQuando si imputa il pagamento entro la data di sconto dalla fattura cliente, il sistema applica lo sconto in base all'importo del pagamento applicato, non al saldo della fattura. I termini dello sconto vengono impostati nella fattura cliente nel campoTermini di pagamento.Il sistema applica gli importi degli sconti nell'ambito del processo candidatura dei pagamenti. Gli importi degli sconti non fanno parte dell'importo del pagamento stesso e vengono visualizzati in un campo separato nei report.Righe cancellazioneFare clic sul valore di cancellazione e specificare l'importo. È anche possibile:- Aggiungere una nota e gli allegati alla cancellazione.
- Selezionare un motivo predefinito per la cancellazione.
- Se nel tenant è abilitato il saldo per worktag, suddividere l'importo della cancellazione per il motivo della cancellazione e il worktag di saldo.
Il sistema aggiorna la registrazione contabile della riga di registrazione per riflettere gli importi in Dare e in Avere nei conti CoGe corretti.Importo dovuto residuoIl sistema aggiorna questo valore in modo dinamico quando uno dei seguenti importi cambia:- Importo dovuto
- Importo sconto
- Importo pagamento
- Importo cancellazione
Nella scheda Pagamenti in eccesso:- Specificare il motivo del pagamento in eccesso dei crediti, l'importo del pagamento in eccesso e i worktag.
- Viene visualizzata quando si seleziona la casella di controllo Registra pagamenti in eccesso.
- Per eseguire una ricerca in un volume elevato di fatture aperte, fare clic suCerca fatture.È possibile continuare a cercare e aggiungere fatture più volte. Ogni volta che si esegue una ricerca, il sistema salva le modifiche precedenti, inclusi gli importi dei pagamenti, gli importi degli sconti e le cancellazioni.
- (Facoltativo) Dal menu delle azioni correlate del pagamento cliente, selezionareApplica aggiornamento avviso di pagamento.
- Quando si riceve un pagamento cliente senza avviso di pagamento, è prima possibile aggiungere ilTipo avviso di pagamentoe i dettagli associati nella grigliaAvviso di pagamentoper più fatture.
- Assicurarsi di aggiungere una riga separata per ogni tipo di avviso di pagamento.
- Il sistema impedisce di aggiornare il tipo di avviso di pagamento quando il pagamento cliente è già imputato, imputato in acconto, annullato o restituito.
- È anche possibile utilizzare l'operazione del servizio WebPut Customer Paymentper un volume elevato di aggiornamenti. Assicurarsi di specificare ilTipo avviso di pagamentocon ID istanza identico a quello della fattura. Impostare il flagPronto per imputazione automaticasu Vero e assicurarsi chel'Importo da pagarenon sia superiore al pagamento.
Criteri di sicurezza:Process: Customer Invoice Paymentnell'area funzionale Customer Accounts.
Dopo aver inoltrato il pagamento, il sistema:
- Il sistema avvia il processo aziendaleEvento di imputazione pagamento clienteper inoltrare il pagamento per le approvazioni, quindi crea le righe di registrazione automatica.
- Se si salva l' candidatura per dopo, il sistema salva il pagamento in statoBozzae non genera righe di registrazione automatica. Per i pagamenti di importo pari a zero, il sistema crea un pagamento cliente con imputazione completa con statoCompletato.
- Quandol'opzione Acconto per fattureè abilitata per azienda e l'importo del pagamento in eccesso viene imputato in acconto, il sistema genera un Documento in acconto cliente a cui è possibile accedere nel reportVisualizzazione pagamento cliente per fatture.
- Per le transazioni interaziendali:
- Il sistema popola automaticamente l'affiliata interaziendale tra le due aziende per le righe di registrazione generate. È possibile visualizzare i dettagli della contabilità interaziendale nella scheda della transazione cliente.
- Creare un ciclo di regolamento per trasferire il pagamento e cancellare i debiti e i crediti interaziendali.
- È possibile annullare l'imputazione e modificare i pagamenti cliente per aggiornare:
- Valuta fattura e cliente responsabile della rimessa per i pagamenti precedentementeimputati per intero.
- Valuta fattura per pagamenti precedentementeimputati con acconto.
- Quando l'opzione Acconto per fattureè abilitata per azienda ed è presente un documento acconto (OAD), è possibile:
- Accedere alreport standard Dettagli aging dei creditiper visualizzare i dettagli OAD aperti.
- Includere l'OAD negliestratti conto clienteper comunicare il saldo ai clienti.
- Utilizzare l'OAD per imputare come pagamento le fatture future dello stesso cliente e azienda.