Considerazioni sulla configurazione: Numerazione in sequenza
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della numerazione in sequenza. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
La numerazione in sequenza consente di fornire ID sequenziali senza interruzioni alle registrazioni a giornale in uno o più esercizi contabili o periodi CoGe. La numerazione in sequenza utilizza configurazioni di regole del generatore di sequenze per creare generatori di sequenze. Il sistema genera e assegna quindi i numeri di sequenza alle registrazioni contabili utilizzando tali generatori di sequenze.
Vantaggi per l'azienda
La numerazione in sequenza aiuta a soddisfare i requisiti di legge per i codici identificativi univoci e numerati nelle registrazioni contabili. I paesi con requisiti di legge per la rendicontazione, come SAF-T, richiedono questi numeri di riga di registrazione per facilitare il controllo dei conti finanziari delle organizzazioni.
Casi d'uso
È possibile configurare la numerazione in sequenza quando si opera in paesi che richiedono numeri di riga sequenziali per le registrazioni a giornale. La numerazione in sequenza consente di assegnare numeri di sequenza alle registrazioni a giornale in base alla data di registrazione o alla data di contabilizzazione.
Quando si impostano i generatori di sequenze, è possibile configurarli affinché numerino in sequenza le registrazioni a giornale nei seguenti intervalli di tempo:
- Periodo CoGe
- Esercizio contabile
- Continuamente nel corso di molti periodi CoGe ed esercizi contabili
È anche possibile configurare generatori di sequenze per organizzare o differenziare le registrazioni a giornale includendo dettagli come i tipi di transazione o i periodi fiscali nella stringa del formato sequenza.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Si opera in un paese con requisiti di legge per la rendicontazione che richiedono controlli regolari? | In vari paesi la legge impone la numerazione delle registrazioni a giornale per facilitare gli audit trail della contabilità generale. Il sistema aiuta a soddisfare tali requisiti con la numerazione in sequenza. |
Si prevede la necessità di ripristinare il numero della riga di registrazione a quello iniziale? | I generatori di sequenze continue non ripristinano il numero di sequenza al valore iniziale. Se si prevede di ripristinare regolarmente il numero di riga della registrazione, valutare la numerazione in sequenza per esercizio contabile o periodo CoGe. |
È necessario annullare la contabilizzazione? | Quando si numera in sequenza in base alla data di contabilizzazione, la registrazione a giornale conserva il suo numero di sequenza anche se viene annullata e ricontabilizzata. Il sistema non effettua nuovamente la numerazione in sequenza della registrazione in nessun caso.
Quando si numera in sequenza per data di registrazione, la registrazione a giornale conserva il suo numero di sequenza quando ne viene annullata la contabilizzazione. Tuttavia, il sistema ordina il periodo e ne effettua nuovamente la numerazione in sequenza quando si ricontabilizzano le registrazioni a giornale. La nuova numerazione in sequenza assegna un nuovo numero di registrazione alle registrazioni ricontabilizzate se si annullano o si aggiungono registrazioni nell'intervallo di date coperto dal generatore di sequenze. |
È necessario numerare in sequenza le registrazioni interaziendali? | Il sistema assegna numeri di sequenza alle registrazioni interaziendali se le rispettive aziende abilitano la numerazione in sequenza. Non utilizza lo stesso generatore di sequenze per tali aziende. Tuttavia, è possibile creare generatori di sequenze utilizzando la stessa configurazione regola del generatore di sequenze.
Esempio: l'azienda indicata nell'intestazione nella registrazione abilita la numerazione in sequenza. L'azienda indicata nella riga non lo fa. Il sistema numera in sequenza la registrazione per l'azienda indicata nell'intestazione, ma non per l'azienda nella riga. Se le aziende indicate nell'intestazione e nella riga abilitano entrambe la numerazione in sequenza, il sistema numera in sequenza la registrazione per entrambe le aziende. Tuttavia, poiché il generatore di sequenze è diverso per l'azienda indicata nella riga, il sistema numera in sequenza le registrazioni di tale azienda utilizzando una stringa di formato sequenza diversa. |
È necessario numerare in sequenza le registrazioni di eliminazione del consolidamento? | Se le aziende per le quali si calcola la partecipazione di minoranza abilitano la numerazione in sequenza, il sistema assegna numeri di sequenza alle registrazioni a giornale di eliminazione del consolidamento.
Se non si desidera la numerazione in sequenza, è possibile creare un generatore di sequenze separato per le registrazioni di eliminazione del consolidamento, creando una regola condizionale per il generatore di sequenze per Tipo transazione
Partecipazione di minoranza . |
È necessario un generatore di sequenze che numeri in sequenza solo libri specifici? | L'elenco valori Libro nella configurazione regola del generatore di sequenze determina quali registrazioni vengono numerate in sequenza dal sistema. Il sistema numera in sequenza le registrazioni che hanno lo stesso codice libro del libro selezionato. Se non si specifica un libro, tutte le registrazioni dell'azienda vengono numerate in sequenza. |
È necessario modificare la configurazione delle regole o la durata del generatore di sequenze dopo l'uso? | Se si desidera modificare la configurazione delle regole o la durata del generatore di sequenze, è necessario creare e configurare un nuovo generatore di sequenze per l'esercizio fiscale successivo. Le modifiche apportate alla configurazione delle regole si applicano solo ai nuovi generatori. Non è possibile avere registrazioni contabilizzate per quell'esercizio e tutti i periodi CoGe non possono essere aperti. |
È necessario implementare la numerazione in sequenza nel corso di un esercizio fiscale? | È possibile implementare la numerazione in sequenza per un'azienda dopo l'inizio di un esercizio fiscale nelle seguenti circostanze:
È anche possibile configurare il generatore di sequenze in modo che inizi da un numero di sequenza specifico. Se si utilizza la configurazione delle regole per un altro generatore, anche tale generatore inizierà da quel numero. Pertanto, non è consigliabile specificare un numero di inizio se si desidera utilizzare la configurazione delle regole in base all'esercizio contabile o al periodo CoGe. |
Come si creano i numeri di sequenza per le registrazioni di consolidamento? | Il sistema assegna automaticamente i numeri di sequenza alle registrazioni a giornale di eliminazione del consolidamento, se le aziende per le quali si calcola la partecipazione di minoranza abilitano la numerazione in sequenza.
È possibile creare un generatore di sequenze separato per le registrazioni a giornale di consolidamento, aggiungendo una regola condizionale per il generatore di sequenze per il tipo di transazione Partecipazione di minoranza . |
Suggerimenti
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Numerazione in sequenza per data di registrazione o data di contabilizzazione | Il metodo di numerazione in sequenza selezionato determina quando e in che modo il sistema assegnerà i numeri di sequenza alle registrazioni. Non è possibile modificare il metodo di numerazione in sequenza di un generatore di sequenze dopo la creazione. Valutare il metodo di numerazione in sequenza più adatto ai requisiti di legge e alla struttura di controllo.
Se si desidera effettuare la numerazione in sequenza in base alla data di registrazione, tenere presente che il sistema:
Se si desidera numerare in sequenza in base alla data di contabilizzazione, tenere presente che il sistema:
|
Disabilitazione della numerazione in sequenza | È consigliabile non abilitare la numerazione in sequenza se non si prevede di utilizzarla negli anni successivi. È possibile disabilitare la numerazione in sequenza per un'azienda solo se:
|
Sostituzione o eliminazione dei generatori di sequenze | Esaminare attentamente le configurazioni delle regole del generatore di sequenze prima di inoltrarle. È possibile sostituire solo i generatori di sequenze che non sono attualmente in uso. È possibile eliminare solo i generatori di sequenze completamente inutilizzati. Se si desidera sostituire o eliminare un generatore, gli esercizi contabili o i periodi CoGe associati devono inoltre essere in uno dei seguenti stati:
|
Stringhe di formato sequenza | Il numero di sequenza che il sistema assegna a una registrazione in sequenza può includere qualsiasi informazione aggiuntiva che si desidera trasmettere, ad esempio:
È consigliabile evitare numeri di sequenza duplicati fornendo ulteriori dettagli sul formato della sequenza, ad esempio l'esercizio o il periodo fiscale. |
Requisiti
Abilitare l'area funzionale Common Financial Management.
Verificare che i periodi CoGe che si desidera numerare in sequenza siano nei seguenti stati:
- Chiuso
- Creato
- Non disponibile
Abilitare la numerazione in sequenza selezionando la casella di controllo
Abilita numerazione in sequenza registrazioni
nell'attività Modifica definizioni ID azienda
.Limitazioni
Il sistema supporta la numerazione in sequenza per i tipi mastro importi effettivi e non per i tipi mastro pre-impegno e impegno.
Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Configurare i seguenti domini per la numerazione in sequenza:
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Set Up: Company General
| Gli utenti associati a questo dominio possono configurare le regole del generatore di sequenze e creare gruppi di numerazione in sequenza che applicano un codice alle registrazioni numerate in sequenza. Questo dominio è necessario anche per abilitare la numerazione in sequenza e creare o eliminare i generatori di sequenze delle registrazioni. |
Set Up: Ledger and Book
| Gli utenti associati a questo dominio possono creare esercizi contabili e periodi CoGe. È possibile applicare un generatore di sequenze solo dopo aver creato e aperto esercizi contabili o periodi CoGe. |
Process: Period End
| Gli utenti associati a questo dominio possono aprire e chiudere periodi CoGe. È possibile applicare un generatore di sequenze solo agli esercizi contabili o ai periodi CoGe con stato aperto. |
Processi aziendali
Nessun impatto.
Report
Non sono disponibili report standard in cui viene visualizzato il numero di sequenza delle registrazioni. Se si desidera visualizzare il numero di sequenza delle registrazioni, aggiungere
N. sequenza registrazione
a un report dell'oggetto business Registrazione a giornale
.Integrazioni
È possibile utilizzare i seguenti servizi Web di Workday per la numerazione in sequenza:
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Accounting Journal
| Recupera tutte le informazioni associate alle registrazioni contabili, inclusi i numeri di sequenza assegnati. |
Get Sequence Generator Rule Configuration
| Recupera tutte le informazioni associate alle regole del generatore di sequenze. Consente di visualizzare le configurazioni nei generatori di sequenze, come le stringhe di formato e il metodo di numerazione in sequenza. |
Put Company
| Tramite questo servizio Web è possibile aggiornare i dettagli dell'azienda e abilitare la numerazione in sequenza. |
Put Sequence Generator Rule Configuration
| Crea configurazioni di regole del generatore di sequenze. Consente di creare più configurazioni contemporaneamente. |
Connessioni e touchpoint
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.
Altri effetti
Nessun impatto.