Esaminare i risultati della verifica del budget per le transazioni di spesa
Valutare i risultati della verifica del budget non superata per una transazione di spesa e decidere come procedere. Le scelte a disposizione dipendono dalla configurazione del controllo budget per:
- Avvisare in caso di verifica del budget non superata.
- Controllare il budget ed evitare l'approvazione delle transazioni finché non supera la verifica.
Il sistema visualizza solo le righe di transazione che non hanno superato la verifica del budget in Mie attività, non le righe di transazione che soddisfano le regole di verifica del budget
Ignora
o Ignora
.La transazione in Mie attività può essere soggetta a budget di più aziende e strutture del piano. Il sistema visualizza tutti i budget che una transazione non riesce a superare.
Lo step
Verifica budget (dati finanziari)
del processo aziendale di approvvigionamento, nota spese o autorizzazione di spesa esegue la verifica del budget per le transazioni di approvvigionamento e di autorizzazione di spesa:
- Calcolando la contabilità pre-impegni per la transazione.
- Confrontando il pre-impegno non contabilizzato con i vari budget a cui è soggetta la transazione. Per le transazioni di approvvigionamento, il sottoprocesso confronta anche l'impegno non contabilizzato.
- Il budget per la transazione è insufficiente.
- Si è verificato un errore nella registrazione a giornale (ad esempio la contabilizzazione delle registrazioni in un periodo CoGe non aperto).
- Accedere a Mie attività per rivedere la verifica del budget.
- La verifica del budget in Mie attività contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Richiedi derogaInvia una richiesta di deroga per una verifica del budget non superata a un responsabile approvazione autorizzato. Se un responsabile approvazione autorizzato concede la deroga, il sistema mostra lo statoDeroga concessaaccanto allo stato della verifica del budget per la transazione per tutti i responsabili approvazione successivi. Una volta approvata, la transazione passa alla fase successiva del processo aziendale padre.Periodi di controlloI periodi a fronte dei quali il sistema ha controllato il budget, che possono variare in base ai periodi del budget. Esempio: è possibile immettere gli importi del budget per mese, ma è possibile controllarli raggruppando l'intero importo su un trimestre o sulla durata del budget. Una transazione può influire su più budget, che potrebbero avere periodi di controllo diversi.Opzione verifica budgetL'opzione di verifica del budget per cui la transazione è risultata non riuscita durante la verifica del budget.- Avviso: consente di continuare con l'approvazione della transazione senza adottare azioni correttive per risolvere l'eccezione.
- Controllo: impedisce l'approvazione della transazione fino a quando non viene eseguita una revisione della transazione o del budget che abiliti la conformità della transazione alla verifica del budget.
Dall'inizio del pianoSe è stata configurata l'opzione di verifica del budget per utilizzare periodi di controllo cumulativi, il sistema determina l'importo del budget in base al periodo di controllo corrente e a eventuali periodi di controllo precedenti.VisualizzaPer ogni budget, fare clic per visualizzare il reportEccezioni verifica budget.Il report mostra l'impatto della transazione sul budget e quanto la transazione è fuori budget. È possibile eseguire il drill-down del valore dellaTransazione correnteper individuare la causa dell'eccezione.Se si accede al report dalla ricerca globale di piani o gerarchie di piani con gerarchie aziendali, per selezionare la transazione è necessario immettere manualmente l'ID transazione completo nell'elenco di valoriTransazione.TransazioniFare clic su questa scheda per visualizzare le transazioni che non hanno superato la verifica del budget.Da qui è possibile eseguire il drill-down della transazione per visualizzare l'importo e i worktag associati a ciascuna riga. La transazione mostra anche loStato verifica budget. - Se si dispone dell'autorizzazione per visualizzare le registrazioni transazionali, selezionare dal menu delle azioni correlate della transazione per accedere ai dettagli contabili.
- La pagina di analisi dei dettagli contabili della transazione contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Informazioni registrazione automaticaEsaminare laData registrazione, che determina il periodo di registrazione in cui contabilizzare le voci delle registrazioni contabili della transazione e ilMastro(pre-impegno, impegno o importi effettivi).Righe registrazioneEsaminare i conti CoGe, le voci Dare e Avere e i worktag interessati. È anche possibile visualizzare la data del budget, da utilizzare per determinare gli importi del budget e i periodi di controllo a cui è soggetta la transazione. - Dopo aver rivisto le informazioni relative al motivo per cui la verifica del budget per la transazione non è riuscita, eseguire una delle seguenti operazioni:
- Variare il budget.
- Se si verifica il budget in base alla data, modificare la data del budget della transazione in modo che tutta o parte della transazione riguardi un periodo di controllo diverso.
- Correggere l'errore di registrazione.
- Rinviare la transazione al richiedente per la revisione. Esempio: si rinvia la transazione al richiedente perché ha richiesto una quantità eccessiva.
- Rifiutare la richiesta.
- Continuare comunque con l'approvazione della transazione. È possibile continuare, nonostante la verifica del budget non sia riuscita, solo se essa è stata configurata comeAvviso.
Esempio: se sono stati inoltrati più ordini di acquisto in un gruppo e solo uno di essi ha un budget insufficiente, per il gruppo viene visualizzato lo stato di verifica del budgetNon riuscito (budget insufficiente). Tutti e tre gli ordini di acquisto all'interno del gruppo hanno lo stato In attesa. Annullare gli ordini di acquisto, apportare le correzioni necessarie e riemetterli in due transazioni separate. - Tornare a Mie attività per rivedere la verifica del budget e fare clic suInoltraper rieseguire la verifica del budget per la transazione.
Una volta che la transazione soddisfa i limiti del budget, il processo aziendale relativo all'approvvigionamento e alla nota spese viene completato e le registrazioni per la transazione approvata vengono contabilizzate:
- Per le transazioni di approvvigionamento, il sistema contabilizza le registrazioni nel libro mastro di pre-impegno, impegno o degli importi effettivi.
- Per le note spese e le autorizzazioni di spesa, il sistema contabilizza le registrazioni nel libro mastro di pre-impegno e degli importi effettivi.
- Per tutte le transazioni e per consentire la riserva del budget per le transazioni, il sistema contabilizza le registrazioni con stato di contabilizzazione Riservato all'interno del libro mastro appropriato dopo il superamento della verifica del budget iniziale. Le registrazioni vengono contabilizzate in questo modo solo se si selezionaIncludi righe registrazione riservatenel piano.