Considerazioni sulla configurazione: Poteri di firma sui conti bancari
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei poteri di firma sui conti bancari. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
In Workday è possibile impostare poteri di firma sui conti bancari in modo da nominare, come firmatari dei singoli conti, collaboratori o membri di comitati esterni. È possibile tenere un registro dei firmatari che possono accedere a un conto ed effettuare operazioni su di esso per conto del titolare.
Vantaggi per l'azienda
I poteri di firma sui conti bancari consentono di:
- Creare firmatari dall'elenco esistente di dipendenti e membri di comitati esterni.
- Identificare i firmatari inattivi sui conti bancari aziendali, per contrastare eventuali frodi e migliorare i controlli.
- Semplificare il processo di rendicontazione dei conti bancari esteri, identificando i punti dati chiave del potere di firma nei report personalizzati.
- Creare report delle modifiche apportate ai poteri di firma per soddisfare i requisiti interni ed esterni di rendicontazione di controllo.
Casi d'uso
È possibile:
- Identificare in modo semplice e accurato i firmatari di ciascun conto bancario aziendale.
- Configurare i processi aziendali in modo da ricevere notifiche quando i firmatari cambiano posizione lavorativa o non sono più attivi.
- Modificare le informazioni relative ai poteri di firma in base alle modifiche relative all'impiego di un firmatario che ne alterano le autorizzazioni.
- Utilizzare report per monitorare e identificare i firmatari inattivi o cessati dei conti bancari in un determinato periodo di tempo.
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
In che modo è possibile selezionare i firmatari dei conti bancari nel sistema? | I firmatari e le relative informazioni sono disponibili nel sistema in qualità di collaboratori o di membri di comitati esterni. Quando si creano firmatari, questi vengono selezionati tra i collaboratori o i membri di comitati esterni già definiti per l'organizzazione. |
Quali livelli di approvazione sono necessari per i poteri di firma? | Quando si definiscono poteri di firma, è possibile assegnare, per ogni conto bancario, le autorizzazioni di approvazione e i limiti che si ritengono opportuni.
Esempio: è possibile assegnare un unico tipo di autorità responsabile approvazione a un CFO che non richieda mai l'approvazione secondaria per emettere un pagamento da un conto bancario. Analogamente, è possibile autorizzare un analista di cassa a richiedere sempre una firma congiunta per l'approvazione secondaria. È anche possibile combinare tipi di autorità con limiti di approvazione minimi e massimi. Esempio: un firmatario ha un'autorità di firma singola quando effettua un pagamento inferiore a 100.000 USD, ma deve fornire un'approvazione congiunta per importi di pagamento superiori a 100.000 USD. |
È necessario monitorare i limiti di approvazione dei poteri di firma in una valuta conto bancario o in una valuta definita dall'utente? | Il sistema supporta entrambi i tipi di valute. Quando si crea un firmatario per un conto bancario, è possibile definire limiti di potere di firma utilizzando la valuta conto bancario. È anche possibile sostituire la valuta conto bancario con una valuta diversa. Esempio: è stato creato un potere di firma utilizzando la valuta conto bancario EUR, ma per l'organizzazione lo standard di tutti i limiti di potere di firma è ora USD. |
È possibile utilizzare poteri di firma sui conti bancari per l'elaborazione di transazioni e regolamenti? | La funzionalità relativa ai poteri di firma sui conti bancari è indipendente dal workflow di regolamento e da altri workflow. Per definire quali utenti possono avviare, modificare e approvare le transazioni del sistema, configurare i processi aziendali con il rispettivo utente per ciascun tipo di transazione. |
Suggerimenti
- Per i poteri di firma che richiedono documenti di supporto, allegare tali documenti contestualmente alla creazione o alla modifica dei poteri di firma sul conto bancario in questione. Ad esempio, includere passaporti o altri documenti di identità richiesti dagli istituti finanziari.
- Se è necessario modificare qualsiasi dettaglio dei poteri di firma, utilizzare l'attivitàModifica poteri di firma conto bancario. Il sistema applica le modifiche non appena queste vengono approvate.Esempio: per un determinato conto bancario, si sostituisce un firmatario inattivo o cessato con un firmatario attivo. È anche possibile rimuovere tutte le righe dei poteri di firma insieme ai firmatari cessati.
Requisiti
- Definire nel sistema tutti i conti bancari aziendali che richiedono l'assegnazione di poteri di firma.
- Definire i tipi di pagamento per i firmatari, ad esempio assegno, carta di credito o trasferimento elettronico di fondi.
- Definire collaboratori o membri di comitati esterni da designare come firmatari.
- Eseguire l'accesso sicuro a Workday Human Capital Management (HCM) per configurare le notifiche dei processi aziendali ai firmatari in caso di modifiche alla posizione lavorativa o all'appartenenza a un comitato esterno.
Limitazioni
Per assegnare in blocco firmatari a più conti contemporaneamente, è necessario utilizzare i servizi Web relativi al potere di firma sui conti bancari. È possibile creare poteri di firma per conti bancari individuali solo manualmente.
Configurazione del tenant
- Creare firmatari utilizzando dipendenti o membri di comitati esterni.
- Creare metodi di approvazione della firma per i firmatari, ad esempio metodi digitali, fisici o mediante scansione.Esempio: si autorizzano alcuni firmatari a verificare le transazioni utilizzando una firma digitale. Per approvare i pagamenti da determinati conti bancari, potrebbe essere necessario che altri firmatari utilizzino firme fisiche.
- Definire i tipi di autorità per i firmatari, ad esempio responsabili approvazione singoli o congiunti.
Criteri di sicurezza
Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Cash Management:
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Set Up: Signer
| Gli utenti possono impostare collaboratori e membri di comitati esterni come firmatari per i poteri di firma sui conti bancari. |
Set Up: Secured Attachment for Signer
| Gli utenti possono visualizzare gli allegati protetti per i firmatari. |
Set Up: Bank Account Signatory Information
| Gli utenti possono:
|
Set Up: Bank Account Signatory
| Consente l'accesso ai seguenti sottodomini:
|
Process: Bank Account Signatory
| Gli utenti possono:
|
Processi aziendali
Processo aziendale | Considerazioni |
|---|---|
Evento poteri di firma conto bancario
| Configurare per creare o modificare poteri di firma su conti bancari inoltrati per revisione o approvazione. |
Modifica impiego
Inoltro rassegnazione dimissioni Cessazione | Configurare questi processi aziendali di Workday HCM per ricevere notifiche quando i dipendenti cambiano lo stato dell'impiego, ad esempio in caso di trasferimento, promozione, dimissioni o cessazione. In base ai cambiamenti avvenuti, è possibile apportare i necessari aggiornamenti ai poteri di firma corrispondenti.
Modificare le definizioni dei processi aziendali per aggiungere lo step Servizio segnaposto per configurazione step successivamente al completamento del processo aziendale. Aggiungere quindi le notifiche a questo step con i destinatari.Lo step Servizio segnaposto per configurazione step consente di configurare le notifiche prima o dopo un altro step che non include le configurazioni. |
Manage Committee Membership
| Configurare questo processo aziendale di Workday HCM per ricevere notifiche quando i membri di un comitato esterno diventano inattivi o terminano la loro partecipazione al comitato. In base ai cambiamenti avvenuti, è possibile apportare i necessari aggiornamenti ai poteri di firma corrispondenti.
Modificare la definizione del processo aziendale per aggiungere lo step Servizio segnaposto per configurazione step successivamente al completamento del processo aziendale. Aggiungere quindi le notifiche a questo step con i destinatari.Lo step Servizio segnaposto per configurazione step consente di configurare le notifiche prima o dopo un altro step che non include le configurazioni. |
Report
Report o dashboard | Considerazioni |
|---|---|
Eccezioni poteri di firma conto bancario
| Visualizza i firmatari inattivi ancora assegnati a conti bancari. |
Ricerca poteri di firma conto bancario
| Visualizza i poteri di firma sul conto bancario filtrati in base ai dettagli del potere di firma.
Il report mostra tutti i poteri di firma sul conto bancario con stato Approvato . |
Ricerca modifiche storiche per poteri di firma conto bancario
| Visualizza tutte le modifiche apportate ai poteri di firma sul conto bancario tra le date specificate. È anche possibile filtrare le modifiche in base agli attributi di potere di firma pertinenti.
Esempio: il report viene utilizzato a scopo di controllo per verificare che tutte le modifiche ai poteri di firma siano state autorizzate. |
Visualizzazione firmatari
| Visualizza tutti i firmatari creati, da aggiungere ai soggetti con poteri di firma.
Il report mostra i dettagli dei firmatari e indica se per un firmatario sono allegati documenti. |
Per creare report personalizzati, si consiglia di utilizzare le seguenti origini dati:
- Bank Account Signatory Snapshots: visualizza lo storico delle modifiche apportate ai poteri di firma sui conti bancari.Esempio: per determinare quando sono stati aggiunti o aggiornati i poteri di firma sui conti bancari, è possibile creare un report personalizzato che includa i dettagli dei poteri di firma a partire da una data specifica.
- Bank Account Signatories: visualizza tutti i poteri di firma sui conti bancari.Esempio: se si utilizzano conti bancari esteri, è possibile creare un report personalizzato per integrare i report FBAR (Foreign Bank and Financial Accounts). È possibile utilizzare il report personalizzato per identificare tutti i firmatari con saldi bancari cumulativi pari o superiori a 10.000 USD entro un intervallo di date specificato.
- Signers: visualizza tutti i firmatari che è possibile monitorare e gestire per i requisiti dei report di controllo.
Integrazioni
Servizio Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Bank Account Signatories
| Recupera i poteri di firma sui conti bancari dal sistema in base ai criteri specificati. È quindi possibile esportare le informazioni sui poteri di firma in sistemi di terze parti. |
Get Signers
| Recupera i firmatari dal sistema in base ai criteri specificati. È quindi possibile esportare i firmatari in sistemi di terze parti. |
Put Bank Account Signatory
| Importa e crea poteri di firma sui conti bancari. |
Put Signer
| Importa e crea firmatari per conti bancari. |
Submit Bank Account Signatory
| Crea un evento per l'aggiunta, l'aggiornamento o la rimozione di poteri di firma. Invia quindi l'evento tramite il processo aziendale Evento poteri di firma conto bancario per la revisione e l'approvazione. |
Connessioni e touchpoint
I processi aziendali di Workday HCM consentono di configurare le notifiche per le modifiche ai firmatari.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.