Approvare le registrazioni batch di Accounting Center
Se necessario, è possibile configurare uno o più step di revisione nel processo aziendale Evento di riepilogo Accounting Center. La configurazione di uno step di revisione consente di approvare o rifiutare le registrazioni di riepilogo di Accounting Center prima che il sistema le registri nel libro mastro per i tipi di batch Origine principale.
Gli step Revisione vengono configurati dopo il Batch/Job del processo principale di riepilogo di Accounting Center e prima del Batch/Job di completamento sincronizzazione e riepilogo di Accounting Center.
Non è necessario configurare Accounting Center di riepilogo e sincronizzazione batch/job di completamento se non si aggiungono step di revisione.
- (Facoltativo) Aggiungere il gruppo di sicurezza Ruoli - Sistema di origine ai criteri di sicurezzaEvento di riepilogo di Accounting Center.Quando si concede a un utente l'accesso a un processo aziendale tramite un gruppo di sicurezza basato su ruolo con vincoli, il sistema limita l'accesso a ogni origine contabile in base al ruolo dell'utente.
- Accedere al processo aziendaleEvento di riepilogo Accounting Center (definizione predefinita).
- Dalle azioni correlate della definizione del processo aziendale, selezionare .
- PerDecorrenza, selezionare la data odierna.
- Fare clic suOK.
- Fare clic suAggiungi riga.
- Gli step del processo aziendale contengono i seguenti elementi:
Opzione Descrizione CampoValoreOrdineAssicurarsi che l'ordine per la nuova riga sia successivo allo step Processo principale Riepilogo batch/job di Accounting Center. Esempio: c.TipoAzioneSpecificaRevisione esecuzione riepilogo Accounting CenterGruppoSelezionare un gruppo di sicurezza basato su utente autorizzato a rivedere le esecuzioni del riepilogo Accounting Center in base ai criteri di sicurezza del processo aziendale Evento di riepilogo Accounting Center.Il sistema aggiunge automaticamente una condizione di immissione predefinita (proprietà di Workday) a questo step. Questa condizione di immissione eseguirà lo step Revisione solo nelle seguenti condizioni:- Tipo batch Accounting Center è l'origine principale.
- Al batch sono associate registrazioni riepilogative di Accounting Center con statoCreato.
- L'opzione di processo non è impostata su Rollback.
- Aggiungere ulteriori step di revisione in base alle esigenze. Esempio: potrebbero essere necessari step di revisione diversi per origini contabili diverse se gruppi di sicurezza diversi devono approvare o rifiutare origini contabili specifiche.
- Dopo aver aggiunto tutti gli step Revisione, fare clic suAggiungi riga.
- Gli step del processo aziendale contengono i seguenti elementi:
Opzione Descrizione CampoValoreOrdineAssicurarsi che l'ordine della nuova riga sia successivo a:- Step processo principale Riepilogo di Accounting Center - Batch/job
- Tutti gli step Revisione
TipoBatch/JobSpecificaCompletamento riepilogo e sincronizzazione Accounting CenterQuesto job registra le registrazioni riepilogative create dall'esecuzione del riepilogo.Esegui come utenteNome dell'utente o dell'utente del sistema di integrazione che esegue i batch di Accounting Center.È consigliabile selezionare lo stesso utente che esegue lo step job Processo principale di riepilogo iniziale.Il sistema aggiunge automaticamente una condizione di immissione predefinita (proprietà di Workday) a questo step. Questa condizione di immissione eseguirà lo step Revisione solo nelle seguenti condizioni:- Tipo batch Accounting Center è l'origine principale.
- L'opzione di processo non è impostata su Rollback.
- Aggiungere regole condizionali agli step Revisione e a tutti gli step di post-elaborazione, se necessario.
- Fare clic suOK.
Quando si creano registrazioni riepilogative, il sistema avvia il processo aziendale
Evento di riepilogo Accounting Center
e invia una notifica Mie attività ai responsabili dell'approvazione per l'azione necessaria.
La notifica Mie attività contiene una griglia
Riepilogo registrazioni
che visualizza un massimo di 100 registrazioni riepilogative create nell'esecuzione batch.
Le registrazioni di storno e valuta mastro alternativa non sono incluse nelle righe univoche della griglia di riepilogo, ma sono referenziate nelle righe di registrazione padre.
Lo stato dell'esecuzione del riepilogo nella scheda
Visualizzazione per tutte le esecuzioni
del report Visualizzazione batch di Accounting Center
mostra lo stato Processo principale: In attesa di approvazione
.I responsabili approvazione possono:
- Fare clic suApprovaper approvare l'esecuzione batch.Il job di completamento riepilogo e sincronizzazione di Accounting Center registra le registrazioni di riepilogo nel libro mastro.Le registrazioni a giornale vengono approvate a livello di esecuzione batch per tutte le registrazioni di riepilogo all'interno di un'esecuzione batch, non per singole registrazioni di riepilogo.
- Fare clic suRifiutaper rifiutare l'esecuzione in batch.Quando si rifiuta l'esecuzione batch:
- La fase Riepilogo rimane in corso fino a quando non si annulla o si esegue il rollback del batch.
- Lo stato dell'esecuzione della fase Riepilogo nella schedaVisualizzazione per tutte le esecuzionidel reportVisualizzazione batch di Accounting Centermostra lo statoRifiutato.
Per le esecuzioni batch rifiutate, è possibile eseguire una delle seguenti azioni:- Annullare il batch dalle azioni correlate del batch.
- Fare clic sul pulsanteEseguinella schedaVisualizzazione corrente per fasedel reportVisualizzazione batch di Accounting Centerper riportare il batch a una fase precedente.Il sistema esegue le seguenti azioni:
- Annulla le registrazioni di riepilogo di Accounting Center create nell'esecuzione batch rifiutata.
- Avvia un nuovo evento di esecuzione di riepilogo che creerà nuove registrazioni riepilogative.
- Crea nuove registrazioni di riepilogo quando vengono eseguite esecuzioni di riepilogo successive.
I responsabili dell'approvazione possono anche:
- Aggiungere Allegati per supportare le loro azioni.
- Fare clic su ogni registrazione riepilogativa per visualizzare i dettagli di ciascuna registrazione.
- Fare clic sulla schedaStorico statoper rivedere lo storico stato della registrazione.
- Fare clic sulla schedaStorico processiper rivedere tutti gli step del processo aziendale eseguiti per tutte le esecuzioni di riepilogo in un batch e non solo per l'esecuzione di riepilogo che ha creato la registrazione.Tutte le registrazioni di Accounting Center in un batch avranno lo stesso storico del processo e tutti gli step mostrati nello storico del processo Registrazioni riepilogative di Accounting Center potrebbero visualizzare step del processo non associati alla registrazione.Consultare Visualizzare le registrazioni riepilogate.