Considerazioni sulla configurazione: Certificazione impegno

Administrator Guide

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della certificazione impegno. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inserisce nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

Gli sponsor del governo degli Stati Uniti richiedono ai destinatari delle sovvenzioni federali di certificare i loro sforzi per la durata delle sovvenzioni. Garantisce che gli sponsor paghino solo per gli sforzi relativi alle sovvenzioni e che i destinatari rispettino l'impegno per le sovvenzioni.

La certificazione dell'impegno in Workday consente di generare e inoltrare report di certificazione dell'impegno in base alle informazioni sulla gestione paghe.

Vantaggi per l'azienda

La certificazione dello sforzo in Workday consente di:

Ridurre l'elaborazione manuale mantenendo sempre aggiornate le informazioni sulla gestione paghe e di supervisione per un collaboratore e il periodo di impegno.

Assicurarsi che la ripartizione dei costi della gestione paghe di un collaboratore rifletta il tempo effettivamente dedicato a un progetto.

Fatturare agli sponsor l'importo corretto della retribuzione del collaboratore per il lavoro svolto.

Gestire un audit trail dei commenti di revisione e approvazione, le risposte ai sondaggi sulle modifiche all'impegno e le dichiarazioni di attestazione per ogni impegno.

Casi d'uso

Consentire ai ricercatori di certificare i propri sforzi e gli sforzi dei loro assistenti di ricerca.

Consentire agli amministratori delle sovvenzioni di rivedere e approvare centinaia di certificazioni di impegno due volte l'anno.

Consentire agli amministratori della gestione paghe di apportare rettifiche contabili della gestione paghe quando l'impegno di un collaboratore cambia rispetto alla ripartizione originale.

Consentire ai manager della certificazione impegno di ricertificare un impegno perché la gestione paghe del collaboratore è cambiata dopo l'ultima certificazione del lavoro.

Consentire agli amministratori di reparto di fornire supporto ai collaboratori del proprio reparto che devono rivedere e certificare i propri sforzi.

Domande e considerazioni

Domanda	Considerazioni
Quando è necessario certificare gli sforzi dei collaboratori?	Il sistema consente di specificare un intervallo di date per la certificazione dell'impegno in base ai requisiti del premio o dello sponsor. È possibile creare un report di certificazione impegno non appena è stata completata la gestione paghe del collaboratore per l'intervallo di date.
Quali sforzi dei collaboratori sono necessari per certificare?	È possibile eseguire la certificazione dell'impegno per un singolo collaboratore per nome o per un gruppo di collaboratori in base a: Worktag nella gestione paghe per il periodo di impegno Il gruppo di componenti paga delle gestioni paghe dei collaboratori. Profilo professionale o altre regole condizionali
Chi si desidera che esamini il report di certificazione dell'impegno?	Quando si configura il processo aziendale Workday Effort Certification , è possibile assegnare gli step di revisione, certificazione e approvazione a gruppi di sicurezza specifici in un'organizzazione. È possibile configurare ulteriormente il tipo di certificazione dell'impegno per inoltrare gli step di revisione e approvazione a organizzazioni specifiche, ad esempio: Le assegnazioni organizzazione o i reparti di origine delle posizioni principali dei collaboratori. I centri di costo si trovano nelle righe dell'impegno a cui vengono addebitate le spese. I centri di costo nelle righe impegno che contengono worktag di sovvenzione. Per i collaboratori cessati, è possibile configurare il processo aziendale per inoltrare gli step di revisione e approvazione ai ruoli nelle ultime organizzazioni di supervisione o centri di costo dei collaboratori.
Si desidera visualizzare in anteprima i risultati della certificazione dello sforzo prima di avviare la certificazione dell'impegno?	Il report sulla certificazione dell'impegno proforma consente di preconvalidare i risultati della certificazione dell'impegno e di prepararsi per eventuali modifiche ai costi della gestione paghe prima di eseguire la certificazione dell'impegno. È possibile utilizzarlo per eliminare le sorprese e semplificare il budget per le spese di gestione paghe prima di avviare la certificazione dell'impegno. È possibile eseguire il report di certificazione dell'impegno proforma rispetto agli importi effettivi o agli impegni di gestione paghe.
È necessario apportare rettifiche alla contabilità della gestione paghe quando viene apportata una modifica alla certificazione dell'impegno?	È possibile configurare il processo aziendale Workday Effort Certification per avviare una rettifica contabile della gestione paghe dopo che un responsabile della valutazione o un certificatore ha modificato una ripartizione dell'impegno.
Come si desidera gestire le certificazioni di lavoro che sono diventate obsolete?	Se si verifica una modifica nella gestione paghe dopo aver certificato l'impegno di un collaboratore per lo stesso periodo di paga, la certificazione dell'impegno potrebbe essere obsoleta. Il sistema consente di rilevare le certificazioni di impegno obsolete e di ricertificarle. Quando si ricertifica una certificazione di impegno, il sistema: Annulla la certificazione dell'impegno originale. Al suo posto crea una nuova certificazione sforzo. Collega le certificazioni di lavoro originali e nuove.
È necessario rivedere più certificazioni di impegno o certificare per conto di altri?	Il sistema fornisce domini di sicurezza per consentire agli utenti di eseguire diverse attività sulle certificazioni di livello di impegno. È possibile concedere l'accesso ai gruppi di sicurezza a questi domini a seconda che l'utente abbia o meno bisogno di: Accesso in sola visualizzazione alle certificazioni di lavoro. Per rivedere, certificare o approvare le certificazioni dei singoli impegni. Per rivedere, certificare o approvare più certificazioni di impegno contemporaneamente, tramite inoltro in blocco.
Si desidera personalizzare il testo della certificazione dell'impegno?	È possibile personalizzare la dichiarazione di attestazione accettata dai collaboratori quando certificano i propri sforzi. È anche possibile creare le domande del sondaggio a cui i revisori rispondono quando apportano una modifica a una certificazione di impegno. Il sistema conserva le dichiarazioni di attestazione e le risposte alle domande del sondaggio nel report di certificazione dell'impegno a fini di controllo.
Come si desidera gestire le certificazioni sforzo assegnate?	Il sistema offre un'area di lavoro in cui è possibile gestire le certificazioni dell'impegno al di fuori di Mie attività. È possibile: Consente di visualizzare tutte le certificazioni di impegno a cui si ha accesso. Eseguire azioni sulle certificazioni impegno in attesa di azioni nella coda di lavoro. Certificare le certificazioni di impegno per conto di altri. Ordinare, filtrare e cercare le certificazioni impegno.
Come si desidera visualizzare la certificazione dell'impegno?	Il sistema mostra la certificazione dell'impegno in una visualizzazione composta che è possibile configurare per: Incorporare un report personalizzato in una scheda aggregata. Nascondere, visualizzare o riorganizzare le schede. Raggruppare o subtotale per oggetti business specifici. Visualizzare i worktag associati a un'attività. Visualizzare gli importi della retribuzione oltre alle percentuali.
Aggiungere allegati al report di certificazione impegno?	È possibile aggiungere allegati a un report di certificazione impegno quando: Apportare una modifica alla certificazione dell'impegno durante lo step di revisione o certificazione del processo aziendale. Aggiungere alla certificazione sforzo dopo aver certificato e approvato il report di certificazione sforzo.
In che modo vengono forniti i report di certificazione dell'impegno agli sponsor?	Quando è necessario fornire report di certificazione dell'impegno allo sponsor, il sistema consente di stampare i report o di esportarli in fogli di calcolo Excel.

Suggerimenti

È consigliabile eseguire le seguenti azioni:

Configurare l'utilizzo dei worktag per la Dimensione certificazione impegno
in modo da includere tutti i tipi di worktag utilizzati in Ripartizione costi gestione paghe
.

Utilizzare worktag completi nel tipo di certificazione impegno per salvare i worktag gestione paghe nelle righe di certificazione impegno.

Quando si esegue la certificazione dell'impegno, selezionare la struttura aziendale utilizzata nella contabilità della gestione paghe in modo che il sistema possa associare la certificazione dell'impegno all'azienda corretta nella gestione paghe.

Ricertificare le certificazioni impegno con lo stesso accesso di sicurezza dell'utente che ha avviato le certificazioni impegno originali, per garantire che il sistema rilevi solo le modifiche valide nella gestione paghe.

Requisiti

Per eseguire la certificazione dell'impegno, è necessario:

Hanno completato la gestione paghe del collaboratore per il periodo di impegno.

Non hanno eseguito la certificazione impegno per lo stesso tipo di certificazione impegno, collaboratore e intervallo di date.

Non eseguire contemporaneamente un'altra certificazione impegno con lo stesso tipo di certificazione, collaboratore e intervallo di date sovrapposto.

Limitazioni

Non è possibile avviare il processo di certificazione dell'impegno o ricertificare un impegno mentre è in corso la registrazione della gestione paghe per il periodo di impegno. Attendere il completamento della gestione paghe prima di avviare o ricertificare le certificazioni dell'impegno.

La modifica di alcune impostazioni nel tipo di certificazione impegno richiede prima l'annullamento di tutte le certificazioni impegno non annullate di quel tipo.

Non è possibile impostare i criteri utilizzati dal sistema per la ricertificazione per contrassegnare una certificazione di impegno come possibilmente obsoleta.

A causa di una limitazione corrente di Workday, le condizioni di convalida degli step non verranno visualizzate nel processo aziendale Certificazione impegno
.

Configurazione del tenant

È possibile accedere all'attività

Modifica configurazione tenant - Gestione paghe

per abilitare la contabilità della gestione paghe per:

Stipendio superiore al tetto

Determinazione dei costi alternativa per le date di inizio e di fine delle assegnazioni.

Contabilità interaziendale

Per raggruppare le righe di certificazione dell'impegno per sovvenzione e programma, è necessario poter contrassegnare le ripartizioni dei costi di gestione paghe con worktag di sovvenzione e programma. Accedere all'attività

Gestione utilizzo worktag

e aggiungere i tipi di workag Sovvenzione
e Programma
all'area taggabile

Ripartizione costi gestione paghe

Criteri di sicurezza

Configurare i seguenti domini nell'area funzionale Core Payroll:

Dominio	Considerazioni
Impostare: Certificazione impegno	Fornisce l'accesso ad attività, report e dati relativi alla configurazione della certificazione dell'impegno. Consente di annullare la certificazione impegno esistente per un'azienda e un tipo di certificazione impegno.
Process: Certificazione impegno	Fornisce l'accesso alle attività e ai report di certificazione dell'impegno. È limitato a gruppi basati su utente e gruppi basati su ruolo azienda o gerarchia aziende.
Report: Certificazione impegno	Fornisce l'accesso ai report relativi alla certificazione dell'impegno. È limitato a gruppi basati su utente e gruppi basati su ruolo azienda o gerarchia aziende.
Report: Manager (certificazione impegno)	Fornisce l'accesso alla certificazione dell'impegno per organizzazione, principalmente per i manager dell'organizzazione.
Visualizza: Certificazione impegno	Questo dominio fornisce agli utenti l'accesso per visualizzare le certificazioni dell'impegno in cui hanno un ruolo.
Worker Data: Effort Certification	Fornisce l'accesso ai report di certificazione dell'impegno in base alle assegnazioni dell'organizzazione dei collaboratori associate alla posizione principale. Il sistema fornisce questo dominio in modalità Sospeso . Abilitare e attivare i criteri di sicurezza del dominio prima di utilizzarli.
Manage: Effort Certification Work Area	Fornisce l'accesso in sola visualizzazione alle certificazioni relative allo sforzo nella panoramica dell'area di lavoro. Il sistema fornisce questo dominio in modalità Sospeso . Abilitare e attivare i criteri di sicurezza del dominio prima di utilizzarli.
Process: Coda di lavoro per certificazione impegno	Fornisce l'accesso al processo aziendale Certificazione impegno dalla coda dell'area di lavoro. Il sistema fornisce questo dominio in modalità Sospeso . Abilitare e attivare i criteri di sicurezza del dominio prima di utilizzarli.
Process: Inoltro in blocco certificazione impegno	Fornisce l'accesso alle azioni di inoltro in blocco nella coda dell'area di lavoro. Il sistema fornisce questo dominio in modalità Sospeso . Abilitare e attivare i criteri di sicurezza del dominio prima di utilizzarli.
Processo: Certificazione impegno proforma	Fornisce accesso ad attività, report e dati relativi a: Certificazione impegno proforma Certificazione di impegno proforma durante la ricertificazione.
Dati collaboratore: posizione e worktag dipendente	Per rendere persistenti i worktag del nome del dipendente e della posizione dalla gestione paghe alle righe di certificazione impegno. La sicurezza per questo dominio è necessaria per: Assicurarsi che quando si ricertifica un'attività, il sistema non rilevi differenze false dovute a worktag mancanti. Quando si apporta una modifica a uno sforzo, il sistema avvia le rettifiche contabili della gestione paghe con l'importo proposto corretto.

Processi aziendali

Processo aziendale	Considerazioni
Certificazione di impegno	Configurare questo processo aziendale per assegnare gli step di revisione, certificazione e approvazione ai gruppi di sicurezza appropriati dell'organizzazione. È possibile determinare ulteriormente a quale delle seguenti organizzazioni indirizzare gli step di revisione e approvazione configurando il tipo di certificazione dell'impegno: Assegnazioni organizzazione della posizione principale del collaboratore Organizzazioni a cui si addebita l'impegno.
Creare rettifiche contabili gestione paghe per certificazione impegno	Per avviare le rettifiche contabili della gestione paghe a seguito di una modifica dell'impegno, aggiungere questo sottoprocesso al processo aziendale Certificazione impegno dopo lo step Completamento.

Processo aziendale

Considerazioni

Certificazione di impegno

Configurare questo processo aziendale per assegnare gli step di revisione, certificazione e approvazione ai gruppi di sicurezza appropriati dell'organizzazione. È possibile determinare ulteriormente a quale delle seguenti organizzazioni indirizzare gli step di revisione e approvazione configurando il tipo di certificazione dell'impegno:

Assegnazioni organizzazione della posizione principale del collaboratore

Organizzazioni a cui si addebita l'impegno.

Creare rettifiche contabili gestione paghe per certificazione impegno

Per avviare le rettifiche contabili della gestione paghe a seguito di una modifica dell'impegno, aggiungere questo sottoprocesso al processo aziendale Certificazione impegno
dopo lo step Completamento.

Report

Per visualizzare i report disponibili per Workday Effort Certification, accedere al report Workday Standard Reports
e selezionare la categoria di report Effort Certification
.

Il sistema visualizza la certificazione dell'impegno e i report proforma in visualizzazioni composte. È possibile configurare le visualizzazioni composte per incorporare un report personalizzato, visualizzare o nascondere le schede selezionate e ordinare le schede in base alle proprie preferenze.

Integrazioni

Servizio Web	Considerazioni
Codici motivo modifica certificazione impegno	Consente di creare, aggiornare o recuperare i codici motivo che descrivono le modifiche apportate ai responsabili della valutazione alle certificazioni dell'impegno.
Tipi di certificazione impegno	Utilizzare per creare, aggiornare o recuperare i tipi di certificazione dell'impegno.
Testi di certificazione dello sforzo	Consente di creare, aggiornare o recuperare le dichiarazioni di attestazione utilizzate dai collaboratori per certificare i propri sforzi.

Connessioni e touchpoint

Touchpoint	Considerazioni
Contabilità generale	La certificazione dell'impegno utilizza i worktag di contabilità finanziaria nelle righe dell'impegno. La contabilità finanziaria fornisce anche il worktag di sovvenzione nella ripartizione dei costi della gestione paghe e il foglio ore utilizzato per ripartire l'impegno.
HCM	Fornisce dati relativi ai dipendenti e all'impiego per la certificazione dell'impegno, ad esempio: Nome, stato e profilo professionale del dipendente Le assegnazioni organizzazione della posizione lavorativa principale del dipendente.
Gestione paghe	Quando un responsabile della valutazione della certificazione dello sforzo apporta una modifica che influisce sulla gestione paghe, è necessario apportare rettifiche contabili nella gestione paghe per riflettere la modifica. La gestione paghe fornisce anche: Importi effettivi e obblighi di gestione paghe per i report di certificazione impegno e proforma. Gruppo di componenti paga che determina la popolazione di collaboratori in un tipo di certificazione impegno.
Rilevazione presenze e assenze	La certificazione dello sforzo ottiene la certificazione oraria da Rilevazione presenze e assenze.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.

Concetto: Certificazione impegno per la gestione paghe

Concetto: Area di lavoro per certificazione impegno

Procedura: Gestire la certificazione dell'impegno

Riferimenti: Report certificazione impegno