Exemple : router les frais secondaires pour approbation
Cet exemple décrit une façon d'utiliser des champs calculés dans une règle de condition qui achemine les frais secondaires aux administrateurs de Finances Étudiants pour approbation.
Dans votre établissement, le personnel désigné peut utiliser la tâche
Appliquer des frais étudiants
pour imputer des frais secondaires aux comptes d'étudiants. Les frais secondaires :
- Provenant d'un périmètre extérieur du bureau du bursar.
- Demander l'approbation d'un administrateur de Finances Étudiants.
Vous voulez créer une condition d'étape dans le processus de gestion
Événement de frais étudiants
, lancé par la tâche Appliquer des frais étudiants
. Ce processus de gestion route les frais secondaires à un administrateur de Finances Étudiants pour approbation.- Créez un groupe de sécuritéAdministrateur de la gestion financière des étudiantset accordez-lui les autorisations pour accéder au processus de gestionÉvénement de frais étudiants. Voir Créer des groupes de sécurité par rôle.
- Accordez aux groupes de sécurité autorisés à imputer des frais supplémentaires à l'action de lancement du processus de gestionÉvénement de frais étudiants.
- Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System.
- Business Process Administration
- Custom Field Management
- Manage: Business Process Definitions
- Accédez à la tâcheCréer un champ calculé.Créez un champ calculé qui renvoieVrailorsqu'un compte Workday appartient à un administrateur de Finances Étudiants.
- Saisissez ou sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurNom du champLe compte Workday a un groupe de sécurité Administrateur de la gestion financière des étudiantsObjet de gestionCompte WorkdayFonctionCondition vrai/faux
- Cliquez surOK.
- Sélectionnez les valeurs suivantes :ChampOpérateurType de comparaisonValeur de comparaisonGroupes de sécuritén'importe quelle valeur de la liste de sélectionValeur indiquée dans ce filtreAdministrateur de la gestion financière des étudiants
- Accédez à la tâcheCréer un champ calculé.Créez un champ calculé qui vérifie si un employé est administrateur de Finances Étudiants. Ce champ calculé fait référence au champWorkday Account Has Security Group Student Financials Administratorque vous avez créé à l'étape précédente.
- Saisissez ou sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurNom du champEmployé avec groupe de sécurité Administrateur de la gestion financière des étudiantsObjet de gestionEmployéFonctionRecherche de valeur associée
- Cliquez surOK.
- Sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurChamp de rechercheCompte WorkdayValeur de renvoiLe compte Workday a un groupe de sécurité Administrateur de la gestion financière des étudiantsVous avez créé ce champ calculé à l'étape précédente.
- Accédez à la tâcheCréer un champ calculé.Créez un champ calculé qui vérifie si l'initiateur d'un processus de gestion est un administrateur de Finances Étudiants. Ce champ calculé référence le champWorker Has Student Financials Administrator Security Groupque vous avez créé à l'étape précédente.
- Saisissez ou sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurNom du champL'initiateur est un administrateur de la gestion financière des étudiantsObjet de gestionÉvénement lié à une actionFonctionRecherche de valeur associée
- Cliquez surOK.
- Sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurChamp de rechercheInitiateurValeur de renvoiEmployé avec groupe de sécurité Administrateur de la gestion financière des étudiantsVous avez créé ce champ calculé à l'étape précédente.
- Accédez au processus de gestionÉvénement de frais étudiants.Ajoutez une règle de condition qui route pour approbation lorsqu'une personne (autres que l'administrateur de Finances Étudiants) lance le processus de gestion.
- Dans le menu des actions associées du processus de gestion, sélectionnez .
- Sélectionnez uneDate d'effetet cliquez surOK.
- Ajouter une étape d'approbation au processus de gestion qui achemine à un administrateur de Finances Étudiants.Sélectionnez les valeurs suivantes :TypeGroupeApprobationAdministrateur de la gestion financière des étudiants
- Dans le menu des actions associées de l'étape d'approbation, sélectionnez .
- Cliquez surOK.
- Ajoutez une ligne dans la grilleConditions d'entréeet dans le champRègle, sélectionnezCréer une règle de condition.
- Cliquez surOK.
- Dans le champDescription, saisissezL'initiateur n'est PAS un administrateur de la gestion financière des étudiants.
- Créez la règle de condition suivante :Champ externe source ou règle de conditionOpérateur relationnelType de comparaisonValeur de comparaisonL'initiateur est un administrateur de la gestion financière des étudiantsVous avez créé ce champ calculé à l'étape précédente.égal àValeur indiquée dans ce filtreNon
- Cliquez surOKpour finaliser la règle de condition.
- Cliquez surOKpour renseigner la condition de l'étape.
Lorsqu'un membre du personnel externe lance des frais étudiants, Workday envoie une tâche dans
Mes tâches
à l'administrateur de la Finances Étudiants pour approuver les frais. Une fois qu'un administrateur de Finances Étudiants approuve les frais, Workday les impute sur le compte de l'étudiant. Les frais initiés par les administrateurs de Finances Étudiants n'ont pas besoin d'approbation pour être imputés aux comptes d'étudiant.