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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Concept : frais supplémentaires étudiants

Concept : frais supplémentaires étudiants

Le bureau du bursar impute généralement la majeure partie des frais étudiants sur les comptes étudiants et planifie automatiquement ces frais. Cependant, les services en dehors du bursar ont parfois besoin d'imputer des frais auxiliaires ad hoc sur les comptes d'étudiants. Exemple : les bibliothèques peuvent avoir besoin de facturer les étudiants pour les livres de bibliothèque en retard.
Les services en dehors du bursar ont plusieurs options pour imputer des frais auxiliaires aux comptes d'étudiants. Vous pouvez :
  • Autorisez le personnel non réceptionné à passer à la tâche
    Appliquer des frais étudiants
     .
  • Permettre au personnel non réceptionné de demander au barème d'imputer les frais en leur nom.
  • Utilisez un générateur d'interfaces Entreprise (EIB) pour charger les frais étudiants.
Lorsque vous sélectionnez une option, tenez compte du niveau de maîtrise de votre personnel sur Workday et du volume des transactions.

Accès à la tâche Appliquer des frais étudiants

Vous pouvez autoriser le personnel non réceptionné à utiliser la tâche
Appliquer des frais étudiants
 pour saisir manuellement des frais pour un étudiant à la fois.
Le processus de gestion
Événement de frais étudiants
 sécurise et lance cette tâche, qui vous permet de :
  • Accorder des autorisations de groupe de sécurité à des rôles spécifiques.
  • Utilisez des règles de condition pour acheminer les frais répondant à certaines conditions vers le bursar pour approbation.
    Exemple : vous pouvez demander au bursar d'approuver les frais auxiliaires supérieurs à 100 USD.
La sécurité contextuelle vous permet de mieux contrôler ce que le personnel non-employé peut faire de la tâche. Vous pouvez :
  • Limitez la disponibilité des éléments de frais pour le personnel non-curateur à utiliser dans la tâche.
  • Configurez les affectations de rôles dans les entités universitaires associées aux éléments de frais.
Cette option est particulièrement adaptée pour les petits volumes de frais étudiants.

Demandes

Dans Workday, les demandes sont un outil flexible qui permet au personnel non-employé de Workday de demander à ce dernier d'imputer les frais pour leur compte. Le membre du personnel externe peut indiquer le détail des frais qu'il souhaite imputer dans le corps de la demande. Vous pouvez configurer les demandes de sorte que, lorsqu'un personnel non-employé lance une demande, un membre du personnel birman reçoit une tâche dans
Mes tâches
. Il utiliserait ensuite la tâche
Appliquer des frais étudiants
 pour imputer les frais demandés.
Cette option requiert le plus d'actions de la part de plusieurs membres de personnel de différents services et est la plus appropriée pour les volumes et les fréquences relativement faibles.

Générateur d'interfaces Entreprise (EIB)

Vous pouvez utiliser un générateur d'interfaces Entreprise (EIB) entrant fondé sur l'opération de service web
Import Charges for Student
 pour charger les frais étudiants en bloc. Pour utiliser cette option :
  1. Fournissez un modèle EIB au service externe.
  2. Le service externe renseigne les données obligatoires dans le modèle.
  3. Un titulaire du bursar autorisé à exécuter des générateurs d'interfaces Entreprise (EIB) charge les données dans les comptes étudiants.
Les intégrations sont mieux adaptées au traitement de gros volumes et peuvent être planifiées, mais elles nécessitent des connaissances spécialisées et des niveaux de coordination plus élevés entre les services.