Éléments de définition : plans d'engagement des étudiants

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des plans d'engagement des étudiants. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Le plan d'engagement des étudiants regroupe les éléments d'engagement, tels que les notifications ou les e-mails, et les envoie aux destinataires à des heures prévues.

Avantages pour l'entreprise

Les plans d'engagement des étudiants vous font gagner du temps et de l'effort en vous permettant de planifier à l'avance les éléments d'engagement associés. Ils vous offrent également la possibilité de personnaliser les destinataires des éléments d'engagement. Vous pouvez utiliser les :

Des rapports personnalisés pour définir les publics étudiants auxquels s'appliquent les plans d'engagement.

Types de destinataire pour envoyer des éléments d'engagement aux personnes affiliées aux étudiants dans le public, telles que les parents ou les chargés de recommandation.

Des règles de condition pour envoyer des éléments d'engagement individuels à des sous-ensembles du public.

Cas d'utilisation

Les plans d'engagement des étudiants sont les cas d'utilisation suivants :

Marketing pour une campagne de recrutement des étudiants. Faire la promotion de votre établissement, envoyer des messages de bienvenue aux candidats potentiels qui se connectent à vous, les inviter à postuler et leur rappeler les dates limites de candidature.

Rappellent aux étudiants les dates limites d'inscription à venir.

Ajout de notifications provenant d'autres structures. Exemple : une fois ces règles configurées, Workday envoie une notification aux étudiants lorsque leurs attributions d'aide financière sont décaissées. Vous pouvez utiliser un plan d'engagement pour envoyer des e-mails de suivi pour rappeler aux étudiants d'accepter leurs attributions.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
À quels publics étudiants devez-vous envoyer des éléments d'engagement ?	Chaque plan d'engagement prend en charge un seul public d'étudiants et vous pouvez utiliser des règles de condition d'étudiant pour limiter le public pour des éléments d'engagement individuels. Pensez à créer des publics étudiants aussi larges que possible afin d'augmenter vos options pour chaque élément et de réduire le nombre de plans à gérer.
Envisagez-vous d'utiliser des règles de condition étudiant pour restreindre le public des éléments d'engagement individuels ?	Lorsque vous créez une règle de condition étudiant, assurez-vous que la catégorie et l'entité universitaire de la règle de condition sont cohérentes avec celles du plan d'engagement.
Combien de destinataires pouvez-vous recevoir un élément d'engagement en même temps sans approbation ?	Vous pouvez indiquer un seuil de destinataires pour les plans d'engagement, qui correspond au nombre de destinataires au-delà duquel Workday exige une approbation avant d'envoyer des éléments d'engagement. Les seuils de destinataires vous donnent plus de contrôle sur les communications très visibles et vous aident à éviter d'envoyer des communications erronées à un grand nombre de destinataires. Vous pouvez configurer un seuil par défaut pour votre établissement ainsi que des seuils personnalisés pour les plans d'engagement.
Quels types d'adresse e-mail sont susceptibles d'être disponibles pour vos destinataires ? (Exemple : Institutionnel, Domicile, Travail)	Vous pouvez hiérarchiser les types d'e-mail auxquels un plan d'engagement envoie des e-mails. Lorsqu'un destinataire a plusieurs adresses e-mail dans Workday, Workday envoie des e-mails au premier type d'adresse e-mail applicable dans la liste de priorité. Le destinataire ne recevra pas d'e-mails en double à chaque adresse concernée. Si un destinataire n'a aucun des types d'e-mail prioritaires, il ne reçoit pas d'e-mail du plan d'engagement même s'il a d'autres types d'e-mail dans Workday.
Envisagez-vous d'envoyer des articles d'engagement imprimés ?	Vous pouvez uniquement envoyer des éléments d'engagement imprimés aux personnes dont le type de destinataire est Étudiant. Workday n'envoie pas directement les éléments d'engagement imprimés aux destinataires. À la place, lors de l'exécution du plan d'engagement, Workday envoie une tâche dans Mes tâches du coordinateur d'e-mails. Le coordinateur d'envoi est responsable de l'impression et de l'envoi des éléments d'engagement imprimés.
À quelle fréquence un plan d'engagement doit-il être exécuté ?	Lorsqu'un plan d'engagement s'exécute, Workday évalue tous les éléments d'engagement qu'il contient ainsi que l'ensemble du public étudiant. Workday envoie ensuite tous les éléments d'engagement actifs que les destinataires éligibles n'ont pas encore reçus. Pour optimiser la performance, évaluez la fréquence à laquelle vous avez réellement besoin d'exécuter le plan et envisagez de l'exécuter aussi fréquemment que nécessaire. De nombreuses communications peuvent s'exécuter une fois par jour, tandis que d'autres peuvent devoir l'être plusieurs fois par jour. Les éléments urgents peuvent nécessiter des exécutions encore plus fréquentes, par exemple toutes les 15 minutes.
Quand les plans d'engagement doivent-ils être exécutés ?	Vous pouvez planifier une exécution d'engagement afin d'évaluer régulièrement tous les plans d'engagement de votre établissement. Workday recommande de ne configurer qu'un seul planning à l'échelle de l'établissement. Vous pouvez également configurer des calendriers pour des plans d'engagement individuels qui nécessitent des fréquences d'exécution différentes. Pour optimiser la performance, évitez de planifier des exécutions d'engagement 1 heure avant ou après l'orchestration des tâches de la nuit des étudiants. L'orchestration des tâches de la nuit des étudiants commence à 01:00:00 dans votre fuseau horaire, ou heure du Pacifique si vous n'avez pas configuré de fuseau horaire pour votre environnement client.

Recommandations

Créer des publics étudiants aussi larges que possible tout en atteindre les objectifs des plans d'engagement. Vous pouvez toujours restreindre le public d'un élément d'engagement individuel dans un plan, mais vous ne pouvez pas l'étendre. Un large public d'étudiants réduit le nombre de plans d'engagement que vous devez créer et mettre à jour.

Évitez de créer des publics étudiants à partir de recherches enregistrées. Seul l'auteur d'une recherche enregistrée peut y accéder et, si l'auteur quitte l'établissement, la recherche enregistrée devient inaccessible.

Configurez un seuil de destinataires pour votre établissement afin d'éviter d'envoyer des communications par erreur à des publics importants.

Pour optimiser la performance, planifiez les plans d'engagement de telle sorte qu'ils s'exécutent aussi fréquemment que nécessaire. De même, évitez de planifier des exécutions 1 heure avant ou après l'orchestration des tâches de la nuit des étudiants.

Actions requises

Aucun impact.

Limites

Aucun impact.

Définition de l'environnement client

Dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - notifications

, configurez divers paramètres de notification à l'échelle de l'environnement client, notamment :

Une

configuration SMTP par défaut

pour les notifications par e-mail.

Une règle de routage de type Étudiant pour les notifications push.

Sécurité

Domaine	Élément à prendre en compte
Domaine Manage: Student Audiences dans le domaine fonctionnel Academic Engagement.	Permet de créer, modifier, désactiver et supprimer des publics étudiants.
Domaine Set Up: Student Eligibility Rules dans le domaine fonctionnel Academic Advising.	Ce domaine permet de créer et de modifier des règles de condition étudiant.

Processus de gestion

Processus de gestion	Élément à prendre en compte
Événement du plan d'engagement	Permet de créer, modifier et copier des plans d'engagement des étudiants.
Événement de message à l'étudiant	Permet de créer, modifier et copier des messages affichés aux étudiants.
Événement lié à l'élément imprimé de l'étudiant	Permet de créer, de modifier et de copier des éléments d'engagement imprimés.
Événement d'affectation d'un élément d'engagement imprimé	Permet d'afficher, d'envoyer et d'envoyer des notifications aux utilisateurs concernant les éléments d'engagement des étudiants imprimés.

Reporting

Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour suivre les éléments d'engagement, les plans d'engagement et les exécutions d'engagement :

Rechercher des éléments d'engagement des étudiants

Rechercher des plans d'engagement des étudiants

Afficher les exécutions d'engagement des étudiants planifiées

Intégrations

Vous pouvez utiliser les services web suivants pour importer et exporter des publics étudiants :

Atteindre les publics étudiants

Insérer le public étudiant

Relations et interactions

Fonctionnalité	Élément à prendre en compte
Notification Designer	Vous pouvez utiliser des modèles de notification pour personnaliser la présentation et la conception des messages aux étudiants.
Workday Studio	Vous pouvez utiliser Workday Studio pour créer des présentations personnalisées à utiliser dans les éléments d'engagement des étudiants imprimés.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Référence : orchestration des tâches des étudiants