Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Créer et réviser la distribution d'un document d'étudiant

Créer et réviser la distribution d'un document d'étudiant

Sécurité :
  • Dans le domaine fonctionnel Action Items and Holds, configurez les éléments suivants :
    • Processus de gestion
      Événement de répartition des étudiants
       .
    • Domaine
      Manage: Student Document Distribution
       .
  • Afficher les autorisations du domaine
    Document Library
     dans le domaine fonctionnel System.
Assurez-vous que :
  • Le groupe de sécurité créant la distribution est le groupe de sécurité par rôle configuré pour lancer le processus de gestion.
  • La catégorie de document est disponible pour le groupe de sécurité créant la distribution.
Vous créez une distribution de documents d'étudiant, puis vous affichez la distribution. Vous envoyez les documents inclus dans la distribution à :
  • Étudiants spécifiques
  • Populations étudiantes issues de rapports personnalisés et de recherches enregistrées
  • Promotions d'étudiants
Workday fournit les sources de données suivantes pour créer des populations d'étudiants pour les recherches enregistrées et les rapports personnalisés :
Financial Aid Period Records
,
Dossiers universitaires
et
Étudiants
.
Vous pouvez envoyer la même répartition à une autre population d'étudiants une fois la tâche de répartition terminée.
  1. Accédez à la tâche
    Create Student Document Distribution
     .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nom
    Saisissez un nom unique pour cette distribution.
    Entité universitaire
    Sélectionnez l'entité universitaire la plus élevée ou l'un des établissements subordonnés.
    Date d'effet du document
    Date d'effet du document.
    Document
    Sélectionnez le document que vous voulez que les étudiants révisent.
    Sécurité : domaine
    Document Library
     dans le domaine fonctionnel System.
    Workday crée des documents à l'aide de la tâche
    Créer un document
     (sécurisée via le domaine fonctionnel System).
    Workday déduit les catégories de document des catégories prédéfinies par Workday et des catégories institutionnelles.
    Vous devez faire partie du groupe de sécurité autorisé pour afficher la catégorie de document.
    Options de signature
    Cochez cette case si vous voulez que les destinataires acceptent le document ou fournissent une signature électronique.
    Si vous sélectionnez les options, incluez des instructions, une ligne de signature ou une remarque accusant réception de la conformité ou de la réception.
    Nous ne prenons pas en charge pour l'instant les signatures électroniques DocuSign ou Adobe.
    Ajouter
    Cliquez sur
    Ajouter
     pour ajouter un autre document à l'évaluation.
  3. Pour accéder à la tâche
    Distribuer des documents d'étudiant
     , cliquez sur
    Distribuer
     après avoir créé les documents à distribuer.
    L'action
    Répartir
     lance le processus de gestion. Vous pouvez créer une distribution et la distribuer ultérieurement à votre public. La tâche
    Distribuer des documents d'étudiant
     est également disponible via la recherche globale.
  4. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nom de la distribution
    Saisissez un nom unique pour identifier l'événement de distribution.
    Vous pouvez réutiliser la même distribution ultérieurement pour l'envoyer à différents publics étudiants.
    Répartir vers
    Sélectionnez l'une des options de distribution suivantes :
    • Étudiants
      : sélectionnez au moins un étudiant.
    • Rapport personnalisé
      : sélectionnez l'un des rapports auxquels vous avez accès.
    • Recherche enregistrée
       : sélectionnez l'une des recherches enregistrées que vous avez créées.
    • Regroupement d'étudiants
       : sélectionnez une cohorte d'étudiants dans l'établissement pour lequel vous créez la répartition.
  5. Lorsque la tâche est terminée, affichez le détail du processus.
    Cliquez sur
    Actualiser
     pour mettre à jour le traitement. Révisez le processus.
Lorsque Workday termine la tâche :
  • Accédez au rapport
    View Student Document Distribution
     et sélectionnez la distribution que vous avez créée.
  • Passez en revue le détail de la distribution et son statut global.
  • Vérifiez le détail de chaque bénéficiaire en cliquant sur le nombre dans la colonne
    Destinataires
     .
Cliquez sur
Distribuer
 pour envoyer la distribution à une autre population d'étudiants.