Éléments de définition : nomination des étudiants

La fonctionnalité Rendez-vous des étudiants permet à vos étudiants de planifier des rendez-vous avec leurs conseillers à l'aide de Workday. Les membres du personnel, tels que les conseillers et les conseillers pédagogiques, peuvent créer et mettre à jour leurs plannings et disponibilités dans Workday. Les supérieurs hiérarchiques ou le personnel de premier niveau peuvent consulter les données historiques et actuelles liées aux nominations universitaires dans les rapports prédéfinis par Workday ainsi que dans les rapports personnalisés.

La réussite des étudiants dépend des interactions fréquentes avec leurs conseillers pédagogiques et de la connaissance du conseiller approprié. Les établissements utilisant Workday Student peuvent utiliser d'autres candidatures de nomination. En conséquence :

Les étudiants doivent travailler avec des processus de nomination différents adoptés par différents établissements. Il n'y a pas d'harmoniser pour la planification et le travail sur rendez-vous. Ils ne sont pas toujours sûrs de personnes à contacter pour répondre à leurs besoins spécifiques.
Les membres du personnel (professeurs et conseillers) extraient des données de différentes sources, ce qui entraîne un travail administratif manuel.
Les établissements n'ont pas ou peu de capacités de reporting.

La fonctionnalité Workday Student Appointments :

C'est une tâche pratique pour les étudiants qui leur demande de prendre rendez-vous avec des conseillers pédagogiques. Ils peuvent sélectionner le meilleur conseiller en fonction de leurs besoins et de leurs préférences de planning.
Cette tâche permet aux conseillers pédagogiques de demander des rendez-vous avec des étudiants s'ils en ont besoin.
Permet d'utiliser des questionnaires pour recueillir plus d'informations auprès des étudiants sur l'objet de la nomination universitaire. Les questionnaires peuvent également fournir un contexte aux conseillers pédagogiques pour qu'ils puissent se préparer.
Intégre et stocke les données sur les nominations universitaires avec le profil de l'étudiant et d'autres informations sur l'étudiant dans Workday.
Extrait les jours fériés de l'établissement, les absences et les calendriers d'enseignement des conseillers pédagogiques.
Permet aux conseillers pédagogiques et au personnel d'afficher les rapports générés par Workday ou de créer leurs propres rapports personnalisés à partir des données de nomination. Ces données historiques peuvent fournir des informations précieuses sur les tendances de nomination. Certaines tendances peuvent inclure la fréquence à laquelle les étudiants sortent avec des conseillers, les catégories de rendez-vous qui ont le plus besoin d'aide pour les étudiants, la disponibilité des conseillers, etc.

Les étudiants peuvent utiliser la tâche et les rapports liés aux nominations pour :

Planifier ou annuler des rendez-vous.
Rechercher des conseillers appropriés en fonction de leurs besoins.
Afficher les disponibilités des conseillers pédagogiques.
Afficher leurs nominations passées, à venir et annulées.

Les conseillers pédagogiques peuvent utiliser les tâches et les rapports de Workday pour :

Demander des rendez-vous pour le compte d'un étudiant.
Définir les plannings des différents établissements auxquels ils appartiennent et mettre à jour leur disponibilité.
Gérer et afficher leurs nominations actuelles et à venir.
Bloquer les heures non disponibles, y compris les jours fériés, les absences et les calendriers de cours.
Sélectionnez un étudiant pour lequel l'option Non présentation est activée.
Calculez les blocages étudiants si la résolution du blocage concerne une réunion avec le conseiller pédagogique.

Les responsables de réception peuvent :

Créer et afficher des rapports pour suivre les délais d'attente, les motifs de rendez-vous, les rendez-vous manqués et d'autres analyses.
Afficher et gérer les plannings de leur personnel, individuellement ou les afficher tous dans un rapport personnalisé.

Questions	Éléments à prendre en compte
Qui sera en mesure de demander des nominations ?	Les étudiants peuvent demander un rendez-vous pour eux-mêmes. Pour que les étudiants puissent demander des rendez-vous pour eux-mêmes, assurez-vous que le groupe Étudiant (pour lui-même) peut lancer le processus de gestion. Les autres groupes de sécurité peuvent demander un rendez-vous pour le compte des étudiants. Assurez-vous que tous les groupes de sécurité agissant en tant que conseillers, conseillers et formateurs peuvent lancer le processus de gestion.
Quels groupes pourront gérer les nominations ?	Les groupes ayant les rôles de conseiller, de conseiller pédagogique et de formateur peuvent créer leurs calendriers de rendez-vous et les gérer en conséquence.
Quelles catégories de nomination et quels motifs propose l'établissement ? Quels groupes peuvent créer et mettre à jour des catégories et des motifs de nomination ?	Vous configurez la tâche des catégories de nomination pour les différents services proposés par votre établissement. Exemple : Conseil en matière d'aide financière Conseil en gestion de carrière Conseils universitaires Services de conseil aux étudiants internationaux Les catégories sont propres à votre établissement. Vous pouvez créer autant de catégories que vous le souhaitez. Vous pouvez également créer des catégories spécifiques du niveau universitaire de votre établissement.
Pour quelles catégories de poste les différents conseillers pédagogiques seront-ils disponibles ? Quels motifs chaque catégorie inclut-elle ?	Pour s'assurer que les étudiants prennent rendez-vous avec le conseiller approprié, ce dernier peut configurer les heures de rendez-vous pour des catégories et des motifs spécifiques. Lorsque l'étudiant demande un rendez-vous spécifique, seuls les conseillers pédagogiques proposant cette catégorie de rendez-vous s'affichent. Vous pouvez créer des motifs sous chaque catégorie. Vous pouvez créer des motifs pour un établissement relevant de l'établissement universitaire supérieur. Vous pouvez également créer des motifs propres à un niveau universitaire.
Quelle sera la durée pour chaque catégorie de nomination ?	Lorsque vous créez la catégorie de poste, vous pouvez saisir une durée. Les conseillers pédagogiques ont la possibilité de mettre à jour la durée.
Souhaitez-vous utiliser des questionnaires ? Souhaitez-vous autoriser le personnel à afficher les réponses au questionnaire ?	Vous pouvez inclure des questionnaires comme étape d'action pour obtenir plus d'informations avant que les étudiants ne rencontrent les conseillers pédagogiques. Vous pouvez également utiliser des questionnaires comme enquête de feedback post-affectation. Vous pouvez configurer des questionnaires dans le processus de gestion comme condition pour une catégorie ou un motif. Exemple : une catégorie de conseil pédagogique à l'international peut avoir un motif qui oblige l'étudiant à remplir un questionnaire avant la nomination.
Quelles nominations devront être approuvées ?	Vous pouvez configurer une étape d'approbation facultative pour l'ensemble du processus de gestion de manière à la router vers le membre du personnel ou l'étudiant. Vous avez également la possibilité de créer des règles de condition dans le processus de gestion des nominations. Exemple : un rendez-vous avec un conseil de carrière nécessitera une approbation. Si vous voulez que le conseiller pédagogique puisse annuler, refuser ou renvoyer des demandes de rendez-vous, assurez-vous qu'il dispose de l'autorisation requise pour le faire. Si ces options ne s'affichent pas, ces options ne s'afficheront pas dans la demande de nomination.
Voulez-vous que les étudiants et les conseillers pédagogiques puissent annuler des rendez-vous ?	Assurez-vous que les étudiants et tous les groupes de sécurité agissant en tant que conseillers, conseillers et formateurs peuvent lancer le processus de gestion Annuler l'affectation des étudiants .
Souhaitez-vous une période tampon entre les rendez-vous ? Voulez-vous disposer d'un délai pour une demande de rendez-vous ?	Les conseillers peuvent gérer leurs propres plannings. Ils peuvent créer autant de plannings que nécessaire. Ils peuvent créer à la fois des calendriers détaillés et des calendriers génériques. Exemple : ils peuvent créer un planning du lundi au jeudi pour rencontrer les étudiants pour des catégories et des motifs spécifiques. Ils peuvent créer un autre planning pour le vendredi de 8 h à 10 h à des fins générales. Les conseillers pédagogiques peuvent utiliser des remplacements de calendrier pour créer un délai pour les demandes de rendez-vous. Ils peuvent également bloquer des horaires, qui ne s'afficheront pas pour l'étudiant qui prend le rendez-vous.
Voulez-vous bloquer les temps ?	Les conseillers pédagogiques peuvent définir leurs calendriers de formation et leurs absences. En outre, ils peuvent bloquer les temps qu'ils ne sont pas disponibles à respecter.
Souhaitez-vous cibler vos nominations dans un format et un lieu spécifiques ?	Les conseillers pédagogiques peuvent indiquer le site de chaque rendez-vous disponible, par exemple sur un campus spécifique, ainsi que le format du rendez-vous, par exemple en présentiel, par téléphone ou virtuel. Exemple : disponibilité en présentiel sur le site A le MWD, en présentiel sur le site B le ven et nominations virtuelles le Tth.
Utiliserez-vous les nominations pour résoudre certains types de blocage des étudiants ?	Vous pouvez appliquer des blocages sur les étudiants s'ils ne répondent pas à leurs critères ou s'ils ont des soldes restant dus. Vous pouvez appliquer une retenue à un étudiant car il a besoin de rencontrer un conseiller pédagogique. Vous pouvez configurer le processus de gestion afin que l'étudiant ne soit plus bloqué après la nomination universitaire. Workday offre la possibilité d'ajouter une étape d'action de retrait des blocages étudiants au processus de gestion des nominations.
Comment les étudiants, conseillers et personnel voient-ils les nominations ?	Workday a des rapports intégrés et des champs de rapport pour les nominations. Nous proposons des rapports pour les étudiants, les conseillers pédagogiques et les supérieurs hiérarchiques. Vous pouvez également créer des tableaux de bord de nomination personnalisés : Pour les étudiants et les conseillers pédagogiques afin qu'ils puissent consulter leurs rendez-vous passés, annulés et à venir. Pour que les responsables du personnel puissent consulter toutes les nominations dans votre établissement. Vous pouvez définir différentes analyses, telles que les nominations par personnel ou par catégorie. Exemple : le directeur des admissions peut vouloir afficher le nombre de nominations liées aux admissions, les nominations effectuées par des conseillers pédagogiques et d'autres points de données.

Aucun impact.

Aucun impact.

Aucun impact.

Domaine	Éléments à prendre en compte
Manage: Student Appointments	Permet aux conseillers pédagogiques de gérer et d'afficher leurs plannings de rendez-vous et leurs disponibilités. Cela leur permet également d'indiquer si un étudiant se présente pour le rendez-vous. Les conseillers pédagogiques peuvent également consulter les catégories et les motifs de nomination.
Manage: Student Appointment Staff	Permet aux responsables de bureau et aux supérieurs hiérarchiques de gérer et d'afficher les rendez-vous planifiés par leur personnel.
Reports: Student Appointments	Permet aux conseillers pédagogiques d'afficher leurs nominations passées et futures.
Reports: Student Appointment Staffing	Permet aux responsables de bureau et aux supérieurs hiérarchiques de consulter les données relatives à leur affectation de personnel. Ils peuvent également créer des rapports personnalisés pour afficher les activités du personnel liées aux rendez-vous des étudiants.
Self-Service: Student Appointments	Ce domaine permet aux étudiants de demander et d'afficher leurs propres nominations.
Domaine Set Up: Student Appointments	Permet de configurer les catégories et les motifs de nomination pour votre établissement. Il vous permet également d'utiliser les services web pour récupérer et créer des catégories et des motifs de nomination.
(Facultatif) Création et distribution du questionnaire , et résultats aux questionnaires	Permet de créer et de mettre à jour des questionnaires. Le domaine Questionnaire Results vous permet d'afficher les réponses et les résultats de l'enquête. Vous pouvez utiliser la sécurité segmentée pour limiter l'accès aux questionnaires et aux réponses.

Les processus de gestion suivants vous permettent de configurer la fonctionnalité :

Demander un rendez-vous étudiant
Annuler un rendez-vous étudiant

Vous configurez les groupes de sécurité autorisés à lancer le processus, gérer les approbations, gérer les annulations, etc. Vous pouvez ajouter des conditions pour gérer le routage des rendez-vous. Vous pouvez configurer des questionnaires dans le processus de gestion comme condition ou pour les enquêtes.

Rapport	Éléments à prendre en compte
Afficher mes nominations étudiantes	Permet aux étudiants d'afficher leurs rendez-vous passés, annulés et à venir.
Afficher les nominations des étudiants	Permet aux conseillers pédagogiques et aux conseillers pédagogiques d'afficher leurs nominations passées, annulées et à venir.
Afficher la disponibilité pour un rendez-vous étudiant	Ce domaine permet aux administrateurs des étudiants et aux responsables du personnel d'afficher les nominations des étudiants par personnel.

Nous fournissons la source de données

Rendez-vous des étudiants

(sécurisée via le domaine

Reports: Student Appointments

) et incluez les filtres suivants :

Toutes les futures nominations
Toutes les nominations passées
Tous les rendez-vous annulés

Nous incluons plusieurs champs de rapport dans l'objet de gestion

Rendez-vous des étudiants

(sécurisé via le domaine

Public Reporting Items

). Certains de ces champs incluent :

Niveau universitaire pour le motif principal de nomination des étudiants
Entité universitaire pour le motif principal de nomination des étudiants
Marqué comme "Non présentation"
Motif principal de nomination des étudiants
Catégorie de nomination des étudiants
Personnel chargé des rendez-vous étudiants

Nous proposons également les champs de rapport suivants dans l'objet de gestion

Étudiant

(sécurisé via le domaine

Reports: Student Appointments

) :

Nombre de nominations des étudiants
Rendez-vous des étudiants

Pour les responsables d'affectation de personnel, nous proposons les sources de données suivantes (sécurisées via le domaine

Reports: Student Appointment Staff

) :

Définition du personnel pour les rendez-vous des étudiants
Tout le personnel chargé des rendez-vous étudiants

Les responsables du personnel peuvent créer des rapports personnalisés pour afficher les activités du personnel liées aux rendez-vous des étudiants.

Service web	Éléments à prendre en compte
Demander un rendez-vous pour les étudiants	Extrait tous les rendez-vous des étudiants (passés, à venir et annulés).
Permet de récupérer les heures maximum pour la nomination des étudiants	Récupère tous les rendez-vous des étudiants.
Permet de consulter les motifs et les catégories de nomination des étudiants	Récupère toutes les catégories de nomination des étudiants ainsi que les motifs associés.
Importer les heures maximum pour les rendez-vous des étudiants	Importe les heures chargées pour les rendez-vous des étudiants.
Insérer des heures supplémentaires pour la nomination des étudiants	Met à jour ou ajoute des heures chargées pour les rendez-vous des étudiants.
Insérer une catégorie et un motif de nomination étudiant	Met à jour ou ajoute une catégorie de nomination des étudiants et les motifs associés.
Soumettre l'annulation d'un rendez-vous étudiant	Annule un événement de rendez-vous étudiant unique pour un rendez-vous à venir existant.
Soumettre une demande de rendez-vous étudiant	Crée un nouvel événement de demande de nomination des étudiants.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.