Étapes : créer des modèles de demande d'achat
- Configurez le processus de gestionSelf-Service: Requisition Templateet la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Procurement.
- Pour gérer la sécurité des modèles partagés, Workday vous recommande d'activer la fonctionnalitéActiver les mises à jour de sécurité de modèle de demande d'achatet de configurer larègle Process: Shared Requisition Template - View.
Vous pouvez créer des modèles de demande d'achat pour simplifier la commande des mêmes biens, services ou intervenants extérieurs à plusieurs reprises. Chaque modèle peut inclure des biens, des services ou des intervenants extérieurs.
Workday recommande de limiter les lignes de modèle de demande d'achat à 5 000 maximum pour de meilleures performances.
- Accédez à la tâcheCréer un modèle de demande d'achatpour créer un modèle de demande d'achat privé.Vous pouvez également utiliser lerapport Créer un modèle de demande d'achat partagépour créer des modèles publics qui peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs ou groupes d'utilisateurs et définir qui y a accès. Toutefois, l'auteur peut toujours afficher les demandes d'achat créées avec cette tâche.Configurez leprocessus de gestion Process: Shared Requisition Templateet la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Procurement.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Nom du modèle de demande d'achatIndiquez un nom pour votre modèle de demande d'achat.Unité légaleVous pouvez sélectionner une ou plusieurs unités légales ou hiérarchies d'unités légales.WorktagsVous pouvez sélectionner un ou plusieurs worktags ou hiérarchies de worktags disponibles.Type de demande d'achatVous pouvez sélectionner un ou plusieurs types de demande d'achat.Livrer àVous pouvez sélectionner un ou plusieurs sites de livraison.Devise de tarification de la demande d'achatIndiquez une devise pour votre modèle. - (Facultatif) Pour les modèles de demande d'achat partagés, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Modèle de nouvelle embauche pour le profil d'emploiIndiquez un ou plusieurs profils d'emploi. Vous pouvez utiliser ce modèle pour créer une demande d'achat pour un employé avec ce profil d'emploi.Accès au modèle(Modèles partagés uniquement)Sélectionnez un périmètre d'accès pour le modèle :- Public: tous les utilisateurs peuvent accéder au modèle.
- Groupe de sécurité :vous pouvez sélectionner un ou plusieurs groupes de sécurité pour accéder au modèle.
- Utilisateur: vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs pour accéder au modèle.
- Non partagé: vous seul avez accès au modèle.
- (Facultatif) Utilisez les règles de sourcing pour renseigner le fournisseur et les attributs associés s'ils ne sont pas inclus dans les modèles de demande d'achat lorsque vous ajoutez un article d'achat à votre panier :
- Connexion de commande.
- Contrat fournisseur.
- Identifiant d'article fournisseur.
- Fournisseur.
- Assujettissement aux taxes.
- Coût unitaire.
Lorsque vous ajoutez une unité de mesure non valide à partir d'une ligne de demande d'achat dans le panier, Workday la met à jour en fonction de sa source d'exécution. - Pour les ongletsLignes de biensetLignes de services, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Unité légaleAjoutez des profils intercompagnies associés à l'unité légale indiquée dans l'en-tête à afficher sur les lignes de demande d'achat du modèle.Activez les demandes d'achat multi-entités dans votre environnement client avant d'ajouter des unités légales d'après le profil intercompagnies.ItemIndiquez (ou créez) l'article d'achat pour cette ligne.Vous ne pouvez pas inclure d'articles punchout dans les modèles, ni dans les copies de demandes d'achat. Les employés doivent ajouter manuellement des articles punchout à leurs demandes d'achat finales pour obtenir les tout derniers prix et articles mis à jour.Identifiant d'article fournisseurAffiche l'identifiant d'article fournisseur dans le cas d'un article fournisseur. Exemple : un catalogue fournisseur, un article hors catalogue ou un article punchout.Catégorie de dépenseSélectionnezCatégorie de dépensepour les lignes de biens et de services hors catalogue. Cela permet d'organiser, d'analyser et de gérer les dépenses plus efficacement.Ressource pour l'exécutionSélectionnezBon de commandede la ressource d'exécutionpour sourcer auprès d'un Fournisseur ouStockspour permettre le mouvement des biens stockés vers leur destination finale.Site de gestion des stocksSélectionnez unSite de gestion des stockspour l'exécution des demandes de stocks. C'est l'emplacement de stockage des biens, des bruts ou des produits finis.FournisseurSélectionnez leFournisseurpour l'exécution du bon de commande. Lorsque vous sélectionnez un fournisseur ayant un contrat existant avec votre unité légale, votre demande est envoyée directement au fournisseur après approbation. Pour les biens demandés à des fournisseurs sans contrat, la demande est transmise par un acheteur avant que la demande d'achat ne soit émise. Si vous ne sélectionnez pas de fournisseur dans la demande d'achat, l'acheteur en affectera un.Connexion de commande(Facultatif) Sélectionnez un site fournisseur spécifique où vous voulez émettre un bon de commande résultant d'une demande d'achat créée d'après ce modèle de demande.Workday renseigne les champs suivants en fonction des connexions pour les commandes, plutôt que du fournisseur :- E-mail d'émission de bon de commande par défaut
- Émission de bon de commande
- Mode d'expédition
- Conditions d'expédition
Lorsque vous utilisez un modèle de demande d'achat, la connexion de commande sur le modèle remplace toute définition de connexion de commande par défaut.QuantitéIndiquez la quantité pour les lignes de biens. En définissant une quantité égale à zéro, vous pouvez demander aux utilisateurs d'inclure une quantité lorsqu'ils ajoutent des articles au panier.Unité de mesurePour les lignes de biens, indiquez les unités de mesure. Pour les articles vendus à l'unité, utilisezEach.Montant totalPour les lignes de biens, indiquez le coût par unité de mesure.Pour les lignes de services, saisissez directement leMontant total.Autres identifiants d'articleAutres identifiants d'article pour l'article sur catalogue, l'article punchout ou l'article d'achat.Lorsque vous configurez des demandes d'achat avec des identifiants d'article principaux dans la tâcheMettre à jour les options d'affichage du type d'identifiant d'article, Workday affiche jusqu'à trois identifiants d'article dans des colonnes. Vous pouvez sélectionner les articles restants qui ne sont pas marqués comme identifiants d'article principaux dans la colonneIdentifiants d'article supplémentaires.Mention d'étiquetage de l'articleMention d'étiquetage de l'article associée à l'article sur catalogue, à l'article punchout ou à l'article d'achat.Adresse d'expéditionSélectionnez l'adresse d'expédition obligatoire dans l'option disponible. Lorsque ce champ est vide et que le modèle est utilisé, l'adresse d'expédition par défaut de l'employé est indiquée dans la nouvelle demande d'achat.Livrer àSélectionnez le site de livraison obligatoire dans l'option disponible. - (Facultatif) Accédez à la tâcheMettre à jour en masse des modèles de demande d'achatpour :
- Ajouter de nouveaux articles
- Mettez à jour l'article, l'unité de mesure ou la quantité pour une ligne de modèle
- Supprimer des lignes de modèle
- (Facultatif) Accédez au menu des actions associées du modèle pour ajouter les articles à votre panier en sélectionnant .
Pour afficher la liste des modèles disponibles, utilisez le rapport
Modèles de demande d'achat
. Ce rapport répertorie tous vos modèles, ainsi que tous les modèles partagés que vous êtes autorisé à consulter.