Éléments de définition : Worksheets pour les articles d'achat
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des tâches de mise à jour en masse des articles d'achat. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Avec Worksheets, vous pouvez définir des workflows pour demander, créer et mettre à jour en masse des articles d'achat afin qu'ils correspondent aux règles de votre organisation.
Avantages pour l'entreprise
En simplifiant la saisie des données relatives aux articles d'achat, vous maintenez l'intégrité des données et permettez aux utilisateurs de saisir des données parlantes. Votre entreprise peut ainsi charger facilement des volumes d'informations conséquents sur les articles dans Workday.
Cas d'utilisation
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour :
- Mettre à jour les informations pour un maximum de 1 000 articles nouveaux et existants à la fois.
- Simplifier la mise à jour des informations sur les articles en personnalisant les champs et les invites dans les modèles de feuille de calcul.
- Permettre aux services de votre entreprise de demander de nouveaux articles d'achat.
- Recueillir les informations nécessaires pour traiter de nouveaux articles à la demande des employés.
- Configurer et mettre à jour en masse les règles de sourcing des demandes d'achat d'articles pour vos fournisseurs privilégiés.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Voulez-vous que les utilisateurs remplissent un questionnaire personnalisé lorsqu'ils demandent de nouveaux articles ? | Envisagez d'activer et d'utiliser des questionnaires.
Réfléchissez aux types de questionnaire dont vous avez besoin pour la mise à jour en masse ainsi que pour les demandes de nouveaux articles d'achat. Vous pouvez créer des questionnaires dans la tâche Créer un questionnaire . Ajoutez ensuite le questionnaire à des types de demande d'article d'achat. Assurez-vous que les chargés de la révision des demandes d'articles d'achat disposent des droits d'accès au domaine Questionnaire Results pour afficher les réponses au questionnaire. |
Souhaitez-vous définir des tâches de demande pour mettre à jour les articles d'achat, ajouter de nouveaux articles, ou les deux ? | Les types de demande d'article d'achat vous permettent de définir différents modèles de classeur pour des types spécifiques de demande d'article.
Les types de demande d'article d'achat disponibles sont les suivants :
|
Avez-vous mis en place un processus de révision des informations sur les nouveaux articles ? | Vous pouvez suivre et analyser les motifs pour lesquels les chargés de la révision refusent les demandes d'articles d'achat lorsque vous définissez des motifs de refus dans la tâche Mettre à jour les motifs d'achat . Voir Définir les motifs d'achat.
Les chargés de la révision des demandes d'articles peuvent également renvoyer les classeurs contenant des erreurs aux demandeurs pour qu'ils les corrigent sans perdre les informations existantes déjà configurées. |
Souhaitez-vous définir des mises à jour en masse pour les éléments facturables au patient ? | Vous pouvez utiliser le type de modèle de feuille de calcul Informations sur la facturation du patient pour configurer en masse les informations sur la facturation du patient, telles que :
Vous pouvez également configurer Workday pour qu'il ajoute les invites suivantes dans les modèles d'informations sur les articles d'achat :
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Avez-vous besoin d'annuler plusieurs demandes d'article d'achat à la fois ? | Vous pouvez utiliser la tâche Annuler en masse des demandes d'article d'achat pour rechercher et annuler en masse toutes les demandes d'article d'achat ayant le statut Brouillon ou En cours . Exemple : un salarié quitte votre organisation et vous devez nettoyer les demandes d'article non soldées restantes. |
Utilisez-vous des catalogues d'articles externes pour la gestion de vos articles ? | Vous pouvez configurer des modèles de demande d'article d'achat pour rechercher et accéder aux catalogues d'articles externes que vous avez intégrés à Workday. Vous pouvez créer des modèles qui recherchent des articles individuels ou des articles en bloc à l'aide de listes d'identifiants d'articles spécifiques.
|
Recommandations
- Avant de créer des modèles de feuille de calcul, réfléchissez bien aux types de demande d'article d'achat et aux processus de gestion que vous souhaitez définir.
- N'utilisez pas le même champ deux fois dans le même modèle de classeur.
- Dans les processus de gestion, vous pouvez séparer les étapes d'actionÀ fairepour rappeler aux employés de mettre à jour les sites de gestion des stocks, les emplacements de stock de consommables ou les modèles de demande d'achat pour les articles.
Actions requises
Pour chaque étape d'enrichissement dans le processus de gestion, vous devez définir un modèle d'enrichissement correspondant dans le type de demande d'article d'achat.
Vous devez activer les champs suivants dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - Finances
pour accéder aux feuilles de calcul d'informations sur la facturation du patient, ainsi qu'aux informations sur la facturation du patient dans les articles d'achat :
- Activer les options de santé/prévoyance
- Activer les informations sur la facturation du patient
Limites
Une fois que vous avez utilisé un modèle de feuille de calcul pour un article d'achat, vous ne pouvez plus supprimer le Type de modèle du modèle.
La fonctionnalité de feuille de calcul pour les articles d'achat ne prend pas en charge les éléments suivants :
- Articles sur catalogue
- Worktags associés
Définition de l'environnement client
Lorsque vous configurez les champs
Générateur d'identifiants pour les articles d'achat
et Générateur d'identifiants pour les événements d'article d'achat
dans la tâche Modifier - Définition de l'environnement client - Finances
, Workday ajoute automatiquement des numéros d'identifiant aux articles d'achat créés ou modifiés à l'aide des processus de gestion suivants :
- Demande de mise à jour en masse d'articles d'achat
- Demande de nouveaux articles d'achat
- Événement d'article d'achat
Sécurité
Configurez les domaines suivants et les règles de sécurité associées :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Access Purchase Item Request Type (Segmented)
| Permet aux utilisateurs d'accéder aux types de demande d'article d'achat en fonction de leur rôle.
Tout d'abord, vous devez associer des groupes de sécurité aux segments que vous créez dans la tâche Créer un segment de sécurité de type de demande d'article d'achat . |
Drive
| Donne accès à Worksheets si l'option est activée. |
Maintain: Patient Charge
| Permet de configurer les désignations de facturation du patient sur les articles d'achat. |
Process: Purchase Item Request
| Donne aux chargés de la révision et approbateurs les accès appropriés pour modifier toutes les demandes d'articles d'achat. |
Set Up: Purchase Item Request
| Donne aux administrateurs les accès appropriés pour configurer les modèles de feuille de calcul pour les articles d'achat. |
Self-Service: Purchase Item Request
| Permet aux utilisateurs d'accéder à leurs propres demandes d'articles d'achat. |
Worksheets
| Permet aux utilisateurs qui enrichissent les informations sur les articles d'accéder aux feuilles de calcul. Avec Worksheets, ils peuvent créer, modifier et afficher des demandes d'articles d'achat. |
Vous pouvez également configurer les sous-domaines suivants dans le domaine
Process: Purchase Item Request
:
- Process: Purchase Item Request - Cancel
- Process: Purchase Item Request - Create/Edit
- Process: Purchase Item Request - Reporting
- Process: Purchase Item Request - View
Processus de gestion
Configurez les processus de gestion suivants (sécurisés via le domaine fonctionnel Procurement) afin de transférer les demandes d'articles d'achat pour approbation :
- Demande de mise à jour en masse d'articles d'achat, qui utilise la tâcheMettre à jour en masse des articles d'achatcomme action de lancement.
- Demande de nouveaux articles d'achat, qui utilise la tâcheDemander de nouveaux articles d'achatcomme action de lancement.
Vous pouvez ajouter les étapes d'action suivantes pour les chargés de la révision, qui s'affichent dans Mes tâches :
- Enrich Purchase Items
- Évaluer si les articles demandés nécessitent une révision supplémentaire
- Évaluer les changements d'article d'achat à réviser
- Review Purchase Items
Reporting
Éléments à prendre en compte | Rapports |
|---|---|
Suivez toutes les modifications apportées aux attributs des articles d'achat. | Journal des modifications d'articles
|
Affichez les types de demande d'article et les tâches associées disponibles pour les employés. | Afficher les types de demande d'article d'achat
|
Affichez les mises à jour en masse d'articles d'achat qui sont terminées ou en cours. | Afficher la demande de mise à jour en masse d'articles d'achat
|
Affichez les demandes de nouveaux articles d'achat qui sont terminées ou en cours. | Afficher la demande de nouveaux articles
|
En recherchant les demandes d'article, les employés et les administrateurs d'articles peuvent afficher, modifier et annuler des demandes d'articles d'achat. | Afficher les types de demande d'article d'achat
|
Utilisez ce rapport pour afficher les erreurs ou exceptions relatives aux articles de vos demandes d'articles d'achat. | Afficher les exceptions de l'article
|
Les utilisateurs peuvent rechercher les demandes qu'ils ont créées ou qui leur ont été déléguées. | Mes demandes d'article d'achat
|
Recherchez n'importe quelle demande d'article d'achat dans l'environnement client Workday. | Rechercher des demandes d'article d'achat
|
Demande d'article d'achat
ainsi que les objets de gestion suivants :
- Règles de sourcing des demandes d'achat d'articles
- Modification de l'article d'achat
- Demande d'article d'achat
- Type de demande d'article d'achat
- Modèle de demande d'article d'achat
- Détail de l'article fournisseur
- Modifications des règles de sourcing fournisseur
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Tâches | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Configurer des champs facultatifs
| Vous pouvez utiliser cette tâche pour masquer ou rendre obligatoires des champs dans les tâches connectées aux processus de gestion suivants :
|
Mettre à jour les motifs d'achat
| Vous pouvez utiliser cette tâche pour définir les motifs de refus des demandes d'articles d'achat. Ensuite, vous pouvez générer un rapport sur les motifs pour lesquels les chargés de la révision refusent les demandes d'articles dans Mes tâches :
|
Autres impacts
Lorsque des articles figurent dans une demande d'articles d'achat avec le statut
Brouillon
ou En cours
, vous ne pouvez pas :
- Mettre à jour l'article à l'aide de tâches et services web.
- Sélectionner l'article dans la tâcheMettre à jour en masse des articles d'achat.