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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-09-19
Vérifier les transactions par carte d'achat

Vérifier les transactions par carte d'achat

  • Configurez le processus de gestion
    Événement de vérification des transactions par carte d'achat
     et la règle de sécurité associée.
  • Incluez l'étape d'action
    Lancer un événement intercompagnies de vérification des transactions par carte d'achat
     dans le processus de gestion
    Événement de vérification des transactions par carte d'achat
    .
  • Pour exécuter le contrôle budgétaire tout au long du processus de gestion
    Événement de vérification des transactions par carte d'achat
    , configurez l'étape d'action de
    contrôle budgétaire
    .
  • Pour autoriser la vérification des transactions par carte d'achat pour d'autres employés :
    • Affectez-les aux
      Types d'organisation
       et aux types de
      Groupes de sécurité
       appropriés.
    • Définissez les droits d'accès au domaine
      Process: Procurement Card Transaction Verification
      .
  • Affectez des groupes de sécurité pour déléguer l'étape de lancement du processus de gestion
    Événement de vérification des transactions par carte d'achat
    .
  • Pour activer la vérification des cartes d'achat pour les unités légales affiliées intercompagnies :
    • Configurez le processus de gestion
      Événement de vérification des transactions par carte d'achat intercompagnies
       et la règle de sécurité associée.
    • Incluez l'étape d'action
      Lancer un événement intercompagnies de vérification des transactions par carte d'achat
       dans le processus de gestion
      Événement de vérification des transactions par carte d'achat
      .
    • Accédez à la tâche
      Modifier le profil intercompagnies d'une unité légale
       et sélectionnez d'autres unités légales pour la disponibilité des transactions par carte d'achat intercompagnies dans les vérifications.
Vous pouvez vérifier les transactions par carte d'achat chargées dans Workday pour vous-même ou pour le compte d'un autre employé.
  1. Accédez à la tâche
    Vérifier les transactions par carte d'achat
     ou
    Vérifier les transactions par carte d'achat d'un employé
    .
  2. Sélectionnez les transactions que vous voulez vérifier.
  3. Pour l'onglet
    Détail de la transaction
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Ajouter
    Sélectionnez cette option pour inclure des transactions supplémentaires dans la vérification.
    Transaction par carte de crédit
    Sélectionnez une transaction disponible dans l'invite.
    Fournisseur
    Sélectionnez un fournisseur dans l'invite pour filtrer les résultats avec
    Bon de commande
     et
    Contrat fournisseur
    . Si la transaction par carte de crédit inclut un fournisseur, Workday l'indique.
    Bon de commande
    Pour inclure des lignes de bon de commande dans la vérification, sélectionnez un bon de commande dont le statut actuel est
    Affecté/émis
    .
    Contrat fournisseur
    Pour inclure des lignes de contrat dans la vérification, sélectionnez un contrat fournisseur approuvé.
    Le type de contrat fournisseur ne peut pas inclure d'attributs
    Manuel
     ou
    Planifié
     pour les bons de commande.
    Taxe sur CA collectée
    Ce champ indique que la taxe sur les ventes est collectée sur la transaction par carte d'achat pour prendre en charge le reporting et le routage du processus de gestion.
    Option de taxe par défaut
    Vous pouvez autoliquider les taxes sur les transactions par carte d'entreprise lorsque vous sélectionnez l'option
    Calculer la taxe autoliquidée
    .
    Code de taxe par défaut
    Sélectionnez cette option pour renseigner la ligne du détail de la transaction.
    Montant de la taxe
    Somme de la taxe calculée à partir de la ligne du détail de la transaction.
  4. Révisez le détail de la transaction de ligne et modifiez-le si nécessaire.
    Option Description
    Unité légale
    Workday renseigne l'unité légale à partir de l'en-tête de vérification.
    Pour les transactions intercompagnies, vous pouvez sélectionner une unité légale dans votre profil intercompagnies.
    Article/Description de l'article
    Si vous sélectionnez un bon de commande ou un contrat fournisseur pour la transaction, Workday renseigne et verrouille l'invite
    Article
    .
    Vous pouvez également sélectionner un article dans l'invite ou créer un article d'achat.
    Catégorie de dépense
    Si vous sélectionnez une valeur dans l'invite
    Article
    , Workday renseigne la catégorie de dépense.
    Workday verrouille le champ si la transaction est liée à un bon de commande ou à un contrat fournisseur.
  5. (Facultatif) Pour ajouter des pièces jointes de transaction à la section
    Pièces jointes
    , téléchargez ou glissez-déposez les fichiers qui prennent en charge la transaction, tels que les justificatifs.
    Workday prend en charge les types de fichier répertoriés dans la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - système
     pour les documents commerciaux joints.
  6. (Facultatif) Dans le menu des actions associées, sélectionnez l'option
    Contrôle budgétaire
     pour afficher ou modifier la date du budget sur une ligne de transaction ou une ventilation. Vous pouvez déterminer quelles transactions sont soumises au contrôle budgétaire au cours d'une période de contrôle budgétaire spécifique.
    Vous pouvez sélectionner :
    • La case
      Sélectionner tout
       pour déclencher la
      Date de budget
       et mettre à jour toutes les lignes d'une transaction.
    • Des transactions spécifiques et mettre à jour la colonne
      Date de budget
      .
    Workday synchronise la date de budget sur les lignes de transaction de dépense et les lignes de dépense de type coûts remboursables pour prendre en charge le contrôle budgétaire et la gestion des dépenses des subventions.
  • Une fois les vérifications des cartes d'achat approuvées, vous ne pouvez plus facturer ni réceptionner quoi que ce soir pour le contrat fournisseur ou les lignes de bon de commande associé(es).
  • Pour les transactions par carte d'achat liées à un bon de commande ou à un contrat fournisseur, Workday crée une écriture de liquidation pour l'obligation associée correspondant au montant de la transaction.
  • Workday traite les lignes ventilées au niveau de la ventilation, et non au niveau de la ligne, pour offrir plus de visibilité sur le détail des achats.
  • Une différence résiduelle peut s'afficher entre les débits et les crédits en raison des conversions de devises dans les cas suivants :
    • La devise de transaction par carte de crédit est différente de la devise de facturation et votre devise de facturation est la même que celle du livre.
    • La devise de transaction par carte de crédit est la même que la devise du livre, mais elle est différente de celle de la facturation.
Réglez les transactions par carte d'achat approuvées. Le processus de règlement crée et règle les transactions. Lorsque le processus est terminé, Workday met à jour les écritures comptables pour chaque paiement.