Étapes : fermer des lignes de bon de commande à la facturation ou à la réception
Configurez le processus de gestion
Événement d'émission des bons de commande
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Procurement.Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Procurement :
- Fermer à la facturation :Process: Purchase Order – Close.
- Fermer à la réception :Process: Purchase Order - Close for Receiving.
Vous pouvez fermer des lignes de bon de commande à la facturation pour éviter les provisions FNP qui sont à créer lorsque vous recevez des articles ou des services et que vous pensez ne pas recevoir de facture.
Vous pouvez fermer les lignes du bon de commande pour la réception des articles manuellement ou en exécutant une tâche du planificateur. La fermeture des lignes permet d'éviter que les bons de commande ne restent ouverts avec le statut de reliquat, ce qui accélère le processus de réapprovisionnement lors du prochain comptage de stock de consommables. Vous pouvez uniquement fermer des lignes de bon de commande individuelles de bons de commande associés au statut
Émis
.- Dans le menu des actions associées du bon de commande, sélectionnez, au choix :
- Close LineCette action vous empêche de créer les éléments suivants :
- Avis préalables d'expédition
- Réceptions
- Factures fournisseurs
- Fermer des lignes à la réceptionCette action :
- Permet de recevoir une facture.
- Vous empêche de créer des réceptions pour les lignes de bon de commande.
- Sélectionnez les lignes à fermer.
- (Facultatif) Accédez à la tâchePlanifier la fermeture de lignes de bon de commande à la réception.SélectionnezInclure uniquement les lignes de bon de commande avec des quantités expédiées égales à zéropour sélectionner et fermer les lignes de bon de commande présentant une quantité expédiée nulle.Workday affiche cette case à cocher uniquement pour les bons de commande auxquels sont associés des types de demande d'achatJuste à temps.
- Accédez à la tâcheMettre à jour les motifs d'achat.Ajoutez et mettez à jour les motifs de fermeture des bons de commande et des lignes de bon de commande. Les utilisateurs peuvent accéder aux motifs de fermeture à partir d'une invite de la tâcheFermer des lignes.
La fermeture d'une ligne de bon de commande empêche toute modification ultérieure liée à l'achat sur la ligne.
- Workday affiche les lignes fermées avec le statutFermé à la réception.
- Lorsque vous activez la comptabilité des engagements, Workday crée des lignes d'écriture de liquidation ligne par ligne.
- Lorsque vous fermez une ligne à la facturation ou à la réception, vous ne pouvez pas :
- Traiter les demandes de changement par rapport à cette ligne.
- Annuler les réceptions associées à cette ligne.
- Fermer les lignes payées sur une carte d'achat.
- Créer des accusés de réception de bon de commande ou des avis préalables d'expédition pour cette ligne.
Lorsque vous fermez des lignes à la réception avant de fermer des bons de commande, les lignes reprennent le statut
Fermé à la réception
.Les lignes reprennent leur statut précédent lorsque vous utilisez la tâche
Rouvrir en masse des documents d'achat
pour rouvrir des bons de commande contenant des lignes fermées.Accédez à la tâche
Rouvrir des lignes
dans le menu des actions associées d'une ligne de bon de commande fermée pour rouvrir les lignes fermées à la facturation. Les lignes rouvertes reprennent leur statut précédent et Workday annule les opérations de liquidation liées à leur fermeture.Rouvrez des lignes à la réception pour l'exercice en cours. Lorsque vous rouvrez une ligne, Workday annule automatiquement l'écriture de liquidation. Vous pouvez passer une nouvelle commande lors du prochain comptage de stock de consommables à des fins de réapprovisionnement.