Éléments de définition : reporting d'emploi (ROE)

Workday vous permet de générer et de soumettre des relevés d'emploi (ROE) à Service Canada à l'aide d'une série de tâches et d'une intégration.

Workday génère des relevés d'emplois (ROE) pour les salariés qui constatent une interruption de leurs gains telle que :

Fin d'emploi.
L'absence de longue durée.
Modifier l'affectation d'organisation.
Modification de la fréquence ou du calendrier de paie du fait d'un transfert de lot de paie.

Vous pouvez également créer un relevé d'emplois à la demande lorsque Service Canada en fait la demande et qu'un événement déclencheur du ROE ne s'est pas produit.

Workday facilite la gestion de vos obligations en matière de reporting ROE tout en se conforme aux exigences de Service Canada. Workday conserve vos données ROE synchronisées avec Service Canada lorsque vous utilisez Workday comme système d'enregistrement pour la génération de rapports ROE. Workday vous permet également d'effectuer les actions suivantes :

Émettre les relevés d'emplois initial et modifié.
Configurez des critères fondés sur les événements ROE, l'éligibilité des employés et les résultats de paie pour que Workday crée automatiquement des ROE.
Configurez les codes de motifs et les commentaires par défaut. Lorsque cette option est configurée, Workday renseigne automatiquement les commentaires et les codes de motif dans le relevé d'emplois (ROE) lorsque vous créez des données ROE.
Intégration avec Service Canada.
Charger les relevés d'emplois et les numéros de série
émis
dans Workday depuis Service Canada, à l'aide d'une intégration. Vous souhaitez donc synchroniser Workday avec Service Canada.

Émettez un relevé d'emplois (ROE) lorsqu'un salarié est confronté à une interruption de ses gains.

Configurez les critères de création du ROE pour que Workday renseigne automatiquement les données du ROE lorsque vous finalisez les processus de gestion suivants dans Workday :

Affecter un lot de paie
avec une modification de la fréquence de paie ou du calendrier
Modifier les affectations d'organisations
Demander une absence de longue durée
Fin d'emploi

Créez des relevés d'emplois pour les événements rétroactifs sans avoir à réexécuter la fourchette de dates d'effet spécifique.

Créer des relevés d'emplois pour les employés occupant plusieurs emplois.

Planifiez à quel moment Workday doit créer des relevés d'emplois en fonction d'événements terminés et en vigueur depuis la dernière date à laquelle Workday a créé des relevés d'emplois.

Vous pouvez modifier un relevé d'emplois précédemment émis lorsque vous avez besoin de corriger des données du relevé d'emplois.

Ignorer un événement de déclenchement du ROE lorsqu'il n'y a pas d'interruption des gains, comme un employé en congé payé.

Utilisez ou modifiez les critères de création ROE prédéfinis par Workday suivants :

N'importe quel événement d'absence de longue durée spécifique.
N'importe quel événement de fin d'emploi spécifique.
Événements de transfert d'unité légale.
Événements ROE terminés.
Événements en vigueur après la date de début de la première période de traitement du lot de paie précédent.
Dernier jour payé avant les événements de premier jour d'absence de longue durée.
Événements d'absence de longue durée qui ne font pas partie d'absences en cascade.
Événements d'absence de longue durée ayant des incidences sur la paie.
Types d'événement d'absence de longue durée.
Aucun droit à une absence de longue durée pour les événements liés au premier jour d'absence de longue durée.
Modification de la fréquence de paie lors des événements d'affectation de lot de paie.
Types d'événement de fin d'emploi.
Fins d'emploi après événements d'absence ROE ignorés.

Questions	Éléments à prendre en compte
Est-ce que je va émettre des relevés d'emplois avant d'utiliser Workday pour démarrer une nouvelle période d'emploi à compter de la date d'implémentation de Workday ? Est-ce que je chargerai les données historiques de ma précédente application de paie de sorte que, lorsque je crée des relevés d'emplois dans Workday, Workday déclare la période d'emploi existante qui a commencé dans mon application de paie précédente ?	Prenez cette décision avant d'exécuter le calcul de la paie dans Workday pour la première fois. Voir Préparer et charger les données historiques ROE.
À quelle période de paie dois-je affecter mes gains et déductions ?	Consultez les recommandations de Service Canada. Vous pouvez spécifier la répartition de la période de paie pour les gains et les heures assurables pour chaque gain et déduction : Modifier le gain ou la déduction et mettre à jour la section ROE .
Mes gains sont-ils configurés pour déclarer les paiements de séparation dans le relevé d'emplois ?	Vous pouvez configurer des paiements distincts pour chaque gain en lui affectant un type de déclaration ROE.
Où voulez-vous voir les résultats du ROE ?	Workday affiche automatiquement les résultats du ROE dans les rapports Résultats du ROE par employé(s) et Afficher les événements ROE . Pour afficher les résultats ROE dans le profil de l'employé, ajoutez Résultats ROE au groupe Pay for Worker Profile . Seuls les administrateurs de la paie seront visibles, et non les employés.

Utilisez Workday Payroll comme système d'enregistrement pour la déclaration ROE, notamment :

Corrections, telles que les remplacements, que vous traitez dans le ROE.
Les modifications, lorsque vous avez besoin de modifier ce que vous avez déclaré sur un ROE précédemment émis.

Ne corrigez pas ou ne modifiez pas les relevés d'emplois directement dans Service Canada. Utilisez Workday Payroll pour traiter n'importe quelle donnée ROE, y compris les corrections ou modifications de données afin de maintenir les données synchronisées entre Workday et Service Canada. La modification, la correction ou la modification de données ROE en dehors de Workday entraîne le désynchronisation des données ROE de Workday avec Service Canada. Il n'y a aucun moyen de resynchroniser les données.

Lorsque Service Canada accepte et émet les relevés d'emplois (ROE) dans la version web du ROE, Workday :

Ne mettra pas automatiquement à jour les relevés d'emplois Workday dont le statut est
Émis
.
Ne sera pas synchronisé avec Service Canada tant que vous n'aurez pas exécuté l'intégration
Canada ROE Inbound
.

Pour mettre à jour le statut des relevés d'emplois (ROE), vous devez :

Téléchargez manuellement le fichier d'importation Service Canada depuis le site web ROE.
Exécutez l'intégration
Canada ROE entrante
dans Workday, ce qui aura pour effet de mettre à jour le statut des ROE et le faire passer à
Émis
.

Workday ne prend pas en charge les fréquences de paie pour 13 périodes de paie par an. Pour soumettre ces types de relevé d'emplois à Service Canada, créez-les manuellement et émettez-les.

Workday ne prend pas en charge le relevé d'emploi (Canada) pour les employés en détachement à l'international au Canada.

Configurez la section

ROE (CAN)

de la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - paie

. Sélectionnez :

La case à cocher
Sélectionner soumettre par défaut dans la tâche Approuver le ROE
.

La case
Conserver les valeurs de remplacement des périodes ROE et des indemnités de départ au moment de recréer le ROE (option par défaut)
.

Les processus de gestion suivants sont un événement déclencheur du ROE :

Affectez un lot de paie
avec une fréquence de paie ou un changement de calendrier.
Modifier les affectations d'organisations
.
Saisir les absences de longue durée
et
Demander une absence de longue durée
.
Termination
.

Lorsque le processus de gestion est terminé, utilisez la tâche

Créer des données ROE pour les événements

pour créer les données ROE.

Rapport	Éléments à prendre en compte
Résultats de l'historique de la période ROE	Révisez les périodes historiques ROE de votre précédente application de paie que vous avez téléchargée à l'aide du service web Import ROE Prior Period History Results .
Configuration du motif ROE	Révisez le mappage des codes de motif pour plus de précision.
Résultats ROE des employés	Réviser les données ROE des employés.
Afficher l'historique d'exécution des données ROE	Consultez ce rapport pour : Voir Méthode de création ROE. Accéder directement aux relevés d'emplois
Afficher les événements ROE	Affiche tous les événements de déclenchement de ROE qui sont en cours , terminés ou marqués comme ignorés . Affiche les événements ROE pour lesquels Workday n'a pas encore créé de relevés d'emplois, mais qui sont des événements déclencheurs du ROE. Vous pouvez configurer les événements ROE à l'aide de la tâche Mettre à jour la configuration du ROE .
Afficher les relevés d'emplois à modifier	Affiche les employés dont l'emploi a pris fin et ceux en congé non rémunéré ayant un ROE émis qui reçoivent leurs gains après que l'emploi de Service Canada a émis son ROE, mais avant leur retour au travail.

Vous pouvez créer des rapports personnalisés à partir des données de rapport sécurisées via les objets de gestion ROE suivants :

ROEs pour les critères de sélection
Configurations de motifs ROE
ROEs des employés
Chargement de l'historique précédent ROE

Intégrations	Éléments à prendre en compte
Canada - sortie ROE	Workday inclut uniquement les relevés d'emplois ayant le statut Approuvé dans le fichier d'intégration sortante. Génère un fichier d'intégration sortant ROE. Permet d'exporter le fichier vers un serveur à partir duquel vous pouvez le télécharger manuellement vers Service Canada. Si Service Canada échoue ou refuse les ROE, ou si vous constatez une erreur, n'apportez aucune modification au ROE dans Service Canada. Vous devez utiliser Workday pour apporter des modifications. Dans Workday, annulez l'approbation du ROE, corrigez les données, recréez et approuvez de nouveau le ROE, puis renvoyez-le à Service Canada.
Canada ROE entrant	Récupère et importe un fichier ROE que vous avez précédemment téléchargé depuis Service Canada. Une fois que Service Canada accepte un ROE, il lui attribue le statut Émis . Importer uniquement les relevés d'emplois émis de Service Canada.

Services web

Éléments à prendre en compte

Import_ROE_Prior_Period_History_Results

Permet de charger votre historique d'heures assurables et de gains dans Workday. Utilisez ce service web avant l'implémentation de Workday si vous avez décidé de poursuivre la période d'emploi existante sans interruption des gains. Avant d'utiliser ce service web, assurez-vous que vos calendriers de périodes incluent bien les périodes historiques que vous voulez charger. Nous vous recommandons de charger les données au moins un an avant la date d'implémentation de Workday et de n'inclure qu'une ligne par période de reporting, par employé. Exemple : si vos périodes de paie sont bimensuelles, chargez 24 périodes de paie. Si les données ne sont pas valides, accédez à la tâche Annuler l'historique des résultats d'une période précédente ROE pour supprimer les périodes historiques. Recréez le ROE pour supprimer les résultats de l'historique de la période précédente annulés du ROE.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.