Concept : paie rétroactive et éligibilité aux éléments de paie
Les facteurs suivants peuvent affecter l'éligibilité d'un employé à un élément de paie au cours du traitement de la paie rétroactive.
Date d'effet
Le paramètre
Recalculer pendant la paie rétroactive
sur les déductions et le paramètre Ne pas recalculer pendant la paie rétroactive
sur les gains sont à date d'effet. Pour changer ce paramètre sur un élément de paie, ajoutez une nouvelle date d'effet. Dans le cas contraire, toutes les modifications de paramètre s'appliquent à toutes les périodes, indépendamment de la date de l'option "Aucun traitement de paie rétroactive avant le" définie pour l'employé. Lorsque vous ajoutez une nouvelle date d'effet, vous pouvez : - Réinitialiser le paramètreRecalculer pendant la paie rétroactivepour le gain ou la déduction de la période souhaitée.
- Avancer la date de l'option "Aucun traitement de paie rétroactive avant le" pour limiter l'antériorité des événements que Workday va traiter pour un employé.
Lorsque Workday traite un élément de paie sur une période précédente, il évalue la définition de l'élément de paie en fonction de la date d'effet correspondante.
Vous pouvez modifier la date de l'option "Aucun traitement de paie rétroactive avant le" pour vous assurer qu'aucune modification rétroactive ne sera traitée avant que vous ne décidiez de traiter l'élément de paie.
Éligibilité à un élément de paie
Lorsqu'un calcul de la paie rétroactive traite un élément de paie sur une période précédente, il évalue :
- Les critères d'éligibilité de l'employé à compter de la date d'effet de l'élément de paie.
- Les données de l'employé en fonction de la date d'effet de l'événement rétroactif.
- Le statut actif ou inactif de l'élément de paie pour la période.
Indépendamment du paramètre
Calcul rétroactif
, Workday traite des différences de paie rétroactive lorsque vous mettez à jour les éléments suivants :- Critères d'éligibilité de l'employé.
- Statut actif ou inactif de l'élément de paie.
Workday recommande, lors de la configuration des éléments de paie à recalculer pour la paie rétroactive, de référencer uniquement les autres éléments de paie également recalculés dans la paie rétroactive. Cette configuration garantit que la paie rétroactive utilise les montants corrects pour calculer les périodes précédentes. Exemple : vous ne cochez pas la case
Ne pas recalculer pendant la paie rétroactive
pour un gain. Pour référencer un autre gain, sélectionnez-en un pour lequel la case est désélectionnée. Pour référencer une déduction, choisissez-en une avec l'option Recalculer pendant la paie rétroactive
sélectionnée.Vous pouvez configurer le champ
Désactiver le traitement automatique des différences de paie rétroactive pour les employés non actifs
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - paie
pour continuer à utiliser votre configuration des éléments de paie dans l'onglet Inactif pour les catégories d'exécution lors du traitement des saisies de la paie rétroactive dans le calcul de la paie.- Exemple : incidences des modifications sur les critères d'éligibilité de l'employé
- Pour prétendre à une indemnité pour utilisation du véhicule personnel en janvier, les salariés doivent travailler dans la ville 1, la ville 2 ou la ville 3.Au début du mois de février, vous modifiez les règles d'éligibilité des employés. Ces derniers doivent désormais travailler dans la ville 1 ou la ville 3 pour bénéficier de l'indemnité pour utilisation du véhicule personnel. Pour effectuer le changement, vous créez une nouvelle définition gérée par date d'effet.En février, Nancy, qui travaille dans la ville 2, reçoit une indemnité de 100 rétroactive au mois de janvier. Vous exécutez un calcul de la paie rétroactive en mars. Il ne génère aucune différence pour l'indemnité de janvier car votre définition a une date d'effet en février.La modification de la définition d'un élément de paie sans date d'effet peut affecter la paie d'un salarié lors du traitement de la paie rétroactive. Ces impacts sont particulièrement probables si vous modifiez les critères d'éligibilité.JanvierFévrierMarsRègleDoit travailler dans la ville 1, la ville 2 ou la ville 3.Modification gérée par date d'effet : doit travailler dans la ville 1 ou la ville 3.Doit travailler dans la ville 1 ou la ville 3.ÉvénementNancy, dans la ville 2, obtient l'indemnité pour utilisation du véhicule personnel à partir de janvier.Exécution de la paie rétroactive.Différence de paie rétroactiveZéro.
- Exemple : incidences des modifications sur les données des employés
- Seuls les salariés à plein temps peuvent prétendre à un gain de prime. Monica était salariée à temps plein en janvier et est passée à temps partiel avec une date d'effet en février.En mars, vous saisissez une prime de 1 000 pour Monica pour le mois de janvier. Monica satisfait aux critères d'éligibilité car elle était salariée à temps plein au moment où l'événement de la paie rétroactive s'est produit. Le calcul de la paie rétroactive crée une différence de la paie rétroactive de 1 000 pour le gain afin de payer Monica pendant la période en cours.JanvierFévrierMarsRèglePrime pour les salariés à temps plein.Prime pour les salariés à temps plein.Prime pour les salariés à temps plein.ÉvénementMonica passe à un travail à temps partiel.
- Saisie d'une prime pour Monica.
- Exécution de la paie rétroactive.
Différence de paie rétroactive1 000 - Exemple : incidences des modifications sur le statut actif ou inactif d'un élément de paie
- Global Modern Services (GMS) a un nouveau régime de santé-prévoyance qui prendra effet en mars. En mars, vous désactivez la déduction pour le précédent régime de santé-prévoyance. Vous désactivez également la caseRecalculer pendant la paie rétroactivedans la définition de la déduction.La déduction pour le précédent régime de santé-prévoyance était de 50 par mois. Alex reçoit une prime de 1 000 en janvier. Il existe désormais une modification rétroactive prise en charge pour Alex. Aussi, vous exécutez le calcul de la paie rétroactive pendant la période en cours (mars). Le calcul de la paie rétroactive génère les différences de paie rétroactive suivantes :
- 50 × 2 en remboursement des déductions de janvier et février, car il prend en compte tous les éléments de paie pour l'éligibilité.
- 1 000 pour la prime.
JanvierFévrierMarsRègleDéduction pour le régime de santé-prévoyance : 50.Déduction pour le régime de santé-prévoyance : 50.Déduction pour le régime de santé-prévoyance : 50.ÉvénementAlex reçoit une prime.- Désactivation du précédent régime de santé-prévoyance.
- Saisie d'une prime pour Alex.
- Exécution de la paie rétroactive.
Différence de paie rétroactive50 + 50 + 1 000 = 1 100
Régimes d'avantages sociaux et Garantie/coût à la date de paiement
Le calcul de la paie rétroactive traite les périodes de paie dont la date de fin est identique ou postérieure à la date d'un événement de paie rétroactive. Lorsque vous mappez les régimes d'avantages sociaux à des éléments de paie, vous pouvez cocher la case
Garantie/coût à la date de paiement
pour définir comment Workday applique la date de début de la déduction. Lorsque vous sélectionnez Garantie/coût à la date de paiement
:- Dans les calculs de la paie, Workday compare la date de début de la déduction avec la date de paiement plutôt que la date de fin de la période de paie.
- Dans les calculs de la paie rétroactive, Workday utilise la date de fin de la période de paie pour déterminer la période rétroactive à traiter. Workday n'inclut pas les événements qui tombent en dehors de la période considérée.
Exemple : vous exécutez la paie toutes les deux semaines et vous avez finalisé la période de paie du 1er au 15 janvier. La date de paiement pour cette période est le 18 janvier. La date de début de la garantie est définie au 1er janvier pour les avantages sociaux dans votre unité légale. Vous sélectionnez
Garantie/coût à la date de paiement
sur la déduction mappée au régime d'avantages sociaux. Vous indiquez une modification d'avantages sociaux avec une date d'effet au 16 janvier. Lorsque vous exécutez la paie rétroactive, Workday :- Considère la période du 15 janvier au 31 janvier en se basant sur l'événement de paie rétroactive.
- Ne tient pas compte des événements qui se situent en dehors de la période rétroactive, indépendamment du mappage des déductions et de la date de paiement.
Ajouter et supprimer des éléments de paie d'une catégorie d'exécution
Les calculs de la paie rétroactive recalculent tous les éléments de paie configurés pour la paie rétroactive, la catégorie d'exécution et le lot de paie traités dans la période précédente. Ces éléments de paie comprennent les gains et les déductions que vous avez ajoutés ou supprimés après le calcul initial.
- Éléments de paie ajoutés : la paie rétroactive traite les éléments de paie ajoutés lorsque l'employé satisfait aux critères d'éligibilité de la période précédente.
- Éléments de paie supprimés : la paie rétroactive peut générer des différences négatives, afin de refléter la valeur initiale corrigée des gains pour la période précédente. Vous pouvez également désactiver les gains et les déductions à compter d'une certaine date et les conserver dans la définition de la catégorie d'exécution.