Éléments de définition : demande de paie
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des demandes de paie. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
La demande de paie permet aux employés d'utiliser le libre-service du salarié (ESS) pour demander le paiement anticipé d'une partie des salaires cumulés de la période de paie. Pour les employés occupant plusieurs emplois, Workday calcule les salaires gagnés sur les différents emplois supplémentaires appartenant au même lot de paie et aux mêmes unités légales que leur emploi principal.
Lorsqu'un employé soumet une demande, Workday lance le processus de gestion
Demande de paie
qui inclut le traitement de la paie de bout en bout. Workday prend en charge les éléments standard ou de même jour :
- Paiements par transfert électronique de fonds (TEF) pour Workday Payroll for Canada. Lors de l'exécution de la paie en cycle standard pour la période qui inclut les demandes de paie, Workday diminue les salaires nets du total des paiements à la demande.
- Paiements ACH (Automated Clearing House) pour la paie aux États-Unis Lors de l'exécution de la paie en cycle standard pour la période avec demande de paie, Workday déduit les salaires brut et net du total des paiements à la demande.
Avantages pour l'entreprise
- Réduire le traitement manuel en calculant automatiquement une avance nette et en mettant à jour la comptabilité et le livre pour Workday Payroll for Canada.
- Réduire le traitement manuel en calculant automatiquement les cotisations patronales et salariales légales et obligatoires et en mettant à jour la comptabilité et le livre pour la paie aux États-Unis
- Encouragez la santé financière des employés en leur offrant la possibilité de dépenser leur salaire lorsqu'ils en ont besoin.
- Contribuer à attirer des talents et à réduire la rotation.
Cas d'utilisation
- Rémunérer les employés en fonction de leurs caractéristiques en fonction de leurs caractéristiques (salarié, rémunéré à l'heure, non exonéré ou employés ponctuelles).
- Aider en cas d'urgence mais de pénibilité.
- Aider les employés à éviter d'emprunter à des taux d'intérêt élevés ou de payer des frais de découvert.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels employés souhaitez-vous autoriser à accéder à la fonctionnalité ? | Vous pouvez créer des groupes de sécurité fondés sur des règles et les appliquer dans la règle de processus de gestion pour les actions de lancement. Par exemple, vous pouvez configurer des règles pour appliquer la paie à la demande avec des groupes pilotes ou limiter l'accès aux employés non exonérés. |
Comment gérez-vous les saisies de temps ? | Pour calculer le montant de la demande de paie que les employés peuvent demander, Workday utilise les éléments suivants :
|
Recommandations
Pour garantir l'exactitude du reporting annuel, désactivez les demandes de paie pour les périodes de paie qui chevauchent les années civiles.
Actions requises
Pour Workday Payroll for Canada, pour utiliser les paiements par transfert électronique de fonds (TEF) à la même date, vérifiez que la banque de votre organisation ou le prestataire de services de paiement externalisés les prend en charge.
Dans Workday Payroll for the US, pour utiliser les paiements ACH à un jour, vérifiez que la banque de votre organisation ou le prestataire de services de paiement externalisé les prend en charge.
Limites
Pour Workday Payroll for Canada, Workday ne garantit pas et n'atteste pas la conformité avec les réglementations fédérales, provinciales ou locales via l'utilisation de ses logiciels.
Pour Workday Payroll for the US, Workday ne garantit pas et n'atteste pas la conformité réglementaire au niveau fédéral, national ou local via l'utilisation de ses logiciels.
Nous proposons des outils pour aider votre établissement à répondre à ses besoins en matière de paie. Il vous incombe toujours de déterminer si les fonctionnalités de Workday sont adaptées aux besoins de votre entreprise et de vous assurer que vous êtes en conformité avec vos obligations légales.
Workday ne prend pas en charge les demandes de paie pour les personnes suivantes :
- Employés contractuels.
- Avis à tiers détenteur.
- Détachements à l'international.
- Juridictions du travail multiples.
- Gains supplémentaires comme gains éligibles.
- Conventions fiscales.
- Paie complémentaire.
Lorsque vous autorisez un employé à accéder à une saisie-arrêt pour payer à la demande, il se peut que le calcul de la saisie-arrêt pour cet employé ne soit pas correct.
Pour Workday Payroll for Canada, les bulletins de paie n'affichent pas le nombre d'heures travaillées pour une paie à la demande, car l'employé prend un paiement anticipé des salaires d'avance nets gagnés.
Dans Workday Payroll for the US, les bulletins de paie n'affichent pas le nombre d'heures travaillées pour une paie à la demande, car l'employé prend un paiement anticipé d'une part forfaitaire des salaires cumulés.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaine | Description |
|---|---|
Domaine Report Execution dans le domaine fonctionnel Tenant Non-Configurable. | Permet aux utilisateurs de réviser les montants payés et récupérés pour les demandes de paie. |
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll (USA). | Permet aux utilisateurs de réviser les retenues sur salaire par employé. |
Reports: Pay On Demand dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs d'accéder aux champs et sources de données associées aux demandes de paie. |
Self-Service: My Pay Dashboard dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs d'accéder au tableau de bord Paie via le libre-service salarié. Chaque tâche en libre-service nécessite un accès de sécurité approprié. Exemple : pour afficher et imprimer des bulletins de paie, configurez le domaine Self-Service: Payroll (My Payslips) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. |
Self-Service: Pay On Demand dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux employés de faire des demandes de paie en utilisant les tâches du libre-service salarié. |
Set Up: Pay On Demand dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs de configurer des tâches pour les demandes de paie. |
Set Up: Tenant Setup: Worklets dans le domaine fonctionnel System. | Permet aux utilisateurs de configurer les tableaux de bord. Pour Workday Payroll for Canada, vous pouvez accéder à la fonction Demande de paie depuis le tableau de bord Paie , mais vous ne pouvez pas la configurer depuis le Hub Paie et avantages sociaux . |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Demande de paie
pour permettre aux administrateurs de la paie ou aux employés d'annuler les demandes en ajoutant les éléments suivants :
- Annule ou retire la fonctionnalité du processus de gestion.
- Groupe de sécuritéSalarié (pour lui-même)aux actions de la règle de sécurité du processus de gestion.
Lorsque vous retirez une demande, Workday :
- Annule le calcul de la paie et supprime le résultat de paie, ce qui vous permet de demander à nouveau ce qui est calculé dans le résultat.
- Remplace le statut des autres résultats de paie non finalisés parNouveau calcul nécessaire.
- Ignore la demande du nombre maximum de demandes que les employés peuvent soumettre.
Vous pouvez ajouter une étape de révision conditionnelle au processus de gestion
Demande de paie
pour surveiller les demandes non prises en charge, telles que les employés avec avis à tiers détenteur.Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tableau de bord Paie | Lorsque vous la configurez, les employés peuvent faire une demande de paie dans le tableau de bord Paie du libre-service salarié. |
Rapport Montants de demande de paie payés et récupérés
| Compare le montant total payé au montant total récupéré sur la paie des employés. Explorer chaque élément de paie pour afficher des informations sur le résultat de paie, l'unité légale et les worktags associés. |
Rapport Nombre de demandes de paie effectuées
| Réviser les demandes de paie par employé, statut des transactions et montants. |
Rapport Afficher une règle de demande de paie
| Révisez toutes les règles que vous configurez pour les demandes de paie. |
Rapport Résultats de retenues sur salaire par employé (USA) | Révisez les retenues sur salaire par employé pour vous aider à déterminer les employés auxquels vous souhaitez empêcher l'accès aux tâches de demande de paie. |
Rapport Retenues sur salaire d'un employé (CAN) | Révisez les retenues sur salaire par employé pour vous aider à déterminer les employés auxquels vous souhaitez empêcher l'accès aux tâches de demande de paie. |
Vous pouvez utiliser les sources de données suivantes dans les rapports personnalisés :
- Demandes de paie
- Ligne du résultat de paie
Intégrations
Vous pouvez utiliser les données de temps externes que vous chargez via la saisie d'élément de paie. Workday vous recommande de réviser la fréquence d'intégration et de supprimer les saisies d'élément de paie existantes via le code de lot pour éviter de compter deux heures ou montants.
Relations et interactions
Interactions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilisation | Pour Workday Payroll for the US, lorsque vous configurez la demande de paie comme suit :
Pour Workday Payroll for Canada, lorsque vous configurez une demande de paie comme avance, le net devient une créance. Vous pouvez imputer le net aux affectations de coûts standard de l'employé. Le net en cycle standard associé contrepasse la créance. |
Arriérés | Workday réduit le montant disponible que les employés peuvent demander dans la période actuelle une fois les arriérés récupérés. Pour garantir l'exactitude du montant disponible, Workday vous recommande de configurer des déductions qui passent aux arriérés en tant que déductions éligibles aux demandes de paie. |
Calendriers de périodes | Vous pouvez configurer des calendriers de périodes existants pour la demande de paie afin de définir les éléments suivants :
Vous pouvez configurer la comptabilisation de votre gain de demande de paie et de votre déduction de contrepartie de demande de paie soit comme charges directes, soit comme avance sur salaire. |
Calcul au prorata | Workday calcule au prorata les salaires cumulés en fonction du calcul au prorata défini au niveau du gain ou de la déduction. |
Time Tracking | Vous pouvez associer des marqueurs de calcul des temps aux gains, ce qui vous permet d'utiliser les tranches horaires approuvées comme saisies d'élément de paie lorsque vous payez vos employés. |
Parcours Workday | Vous pouvez inclure des informations sur les demandes de paie dans un parcours Workday afin de fournir des conseils aux employés en matière de bien-être financier. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.