Éléments de définition : comptabilisation de la paie

Présentation

La comptabilisation de la paie Workday Payroll vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

Générer automatiquement des écritures comptables en fonction des résultats de paie.

Affecter les gains des salariés et les charges payées par l'employeur à des organisations pour déterminer les coûts de la main-d'œuvre.

Vous pouvez utiliser la comptabilisation de la paie, soit :

Directement avec Workday Financial Management.

Via une intégration avec un système financier tiers.

Avantages pour l'entreprise

La comptabilisation de la paie offre un processus simplifié qui génère automatiquement des écritures comptables après chaque calcul de la paie, ce qui permet de garantir que vos données comptables et vos états financiers sont à jour. Le traitement automatisé des régularisations de fin de période et des conversions de devises réduit également la saisie manuelle nécessaire pour gérer la comptabilité.

La comptabilisation de la paie fournit également les éléments suivants :

Dimensions d'équilibrage personnalisées, offrant une certaine flexibilité dans la façon d'analyser et d'équilibrer les écritures de paie.

Rapports qui facilitent la vérification des résultats comptables et identifient rapidement les erreurs d'écriture.

Options de sécurité, telles que le regroupement des écritures et la sécurité segmentée, qui vous permettent de garantir la confidentialité des données de paie.

Cas d'utilisation

Générer des écritures comptables en fonction des résultats de paie.

Configurer d'autres règles de répartition des coûts pour les plafonds de salaire. Exemple : vous pouvez répartir la paie d'un professeur entre différents centres de coûts et fonds.

Appliquer des ajustements comptables à vos lignes d'écriture de paie. Exemple : vous pouvez répartir le salaire de base d'un employé sur un autre centre de coûts après avoir imputé vos lignes d'écriture.

Utiliser la comptabilisation intercompagnies pour gérer les coûts au sein de plusieurs unités légales d'une organisation.

Regrouper les lignes d'écriture pour limiter l'accès à certaines informations relatives aux salariés issues des journaux de paie.

Suivre les dates de début et de fin des subventions.

Valider les dépenses liées à la paie dans le cadre d'un accord de financement et confirmer que vous facturez correctement.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quels types de compte utilisez-vous dans les bilans et les comptes de résultat ?	Vous pouvez configurer différents types de compte pour les bilans et les comptes de résultat. Bien que Workday Payroll utilise uniquement les types de compte d'immobilisations, de passif et de charges, Workday vous recommande de définir tous les types de compte disponibles, car vous ne pouvez plus modifier la configuration de votre livre une fois la comptabilisation générée.
Quels sont les comptes de votre unité légale ?	Lorsque vous créez des plans de comptes, vous pouvez en créer un pour les comptes de paie de votre unité légale. Vous pouvez créer un plan de comptes (plan comptable) parent qui inclut un ou plusieurs plans enfants. Workday vous recommande de créer un compte parent que vous affectez à l'unité légale avec un plan enfant. Cette opération vous permet d'effectuer les actions suivantes : Remplacer le compte enfant si vous devez revoir le plan comptable. Associer plusieurs plans de comptes enfants. Une fois que vous avez affecté un plan de comptes à une unité légale, vous ne pouvez plus le modifier. Lorsque vous définissez des comptes, vous pouvez les limiter à une unité légale ou à une hiérarchie d'unités légales précise.
Comment voulez-vous imputer les écritures de transactions de paie dans les comptes de l'unité légale ?	Dans chaque plan de comptes, vous pouvez créer des règles qui déterminent où imputer les éléments suivants : Engagements liés à la paie. Déductions de la paie. Gains liés à la paie. Charges liées à la paie. Régularisations futures de la paie. Paie - net à payer. Vous pouvez également définir des comptes par défaut pour ces types d'imputation afin d'identifier les transactions qui ne satisfont pas à une règle d'imputation. Workday impute tout ce qui ne satisfait pas à une règle d'imputation dans un compte par défaut du livre. Workday génère automatiquement des écritures comptables pour les types d'imputation suivants et vous recommande de leur spécifier un compte par défaut : Comptes fournisseurs intercompagnies. Comptes clients intercompagnies. Résultat de l'exercice en cours. Après avoir configuré les règles d'imputation, vous pouvez les modifier, mais vous ne pouvez pas appliquer les modifications de manière rétroactive aux périodes de paie terminées. Pour modifier l'imputation comptable dans les périodes précédentes, créez des écritures manuelles.
Quels livres utilisez-vous ?	Vous pouvez créer différents types de livre, tels que les montants réels, les engagements et les obligations. Vous ne pouvez avoir qu'un seul type de livre de montants réels par unité légale. Vous ne pouvez pas modifier la configuration du livre après la génération de la comptabilisation.
Quels sont vos échéanciers comptables ?	Que vous utilisiez ou non Workday Financial Management, vous devez créer les éléments suivants : Calendriers comptables et intervalles d'imputation. Exercices et périodes du livre. Vous ne pouvez pas modifier un calendrier comptable une fois que vous l'avez affecté à une unité légale. Vous devez ouvrir une période du livre pour générer les résultats comptables de la paie. Vous pouvez ouvrir des périodes du livre avant la génération des résultats. Vous pouvez configurer des régularisations futures à gérer lorsqu'une période de paie se prolonge au-delà de la clôture d'une période comptable. Workday utilise les régularisations futures pour estimer les cumuls et les avantages en nature en fonction des paramètres de calcul au prorata des résultats de paie.
Avez-vous besoin de gérer la comptabilité de plusieurs unités légales associées ?	Vous pouvez ventiler la répartition des coûts d'un employé entre plusieurs organisations en activant la comptabilisation intercompagnies. Lorsque vous configurez la comptabilisation intercompagnies, vous pouvez : Répartir les coûts d'une partie du salaire d'un employé entre plusieurs unités légales. Budgétiser les charges associées à la paie dans une organisation. Vous ne pouvez pas désactiver la comptabilisation intercompagnies une fois le traitement de la paie finalisé et les écritures créées.
Quels détails voulez-vous inclure dans les lignes d'écriture ?	Par défaut, Workday affiche le détail de chaque ligne d'écriture, en fonction des configurations de vos worktags. Vous pouvez activer le regroupement des écritures pour une paie en cours de traitement afin de garantir que les données de paie confidentielles ne sont pas incluses dans les écritures financières. Réduire le nombre de lignes d'écriture de paie en les synthétisant peut également améliorer la performance des rapports. Une fois cette option activée, le regroupement d'écritures ne sera plus effectif avant le prochain cycle de paie. Workday exécute automatiquement le regroupement des écritures une fois que vous avez finalisé la paie et les règlements. Workday vous recommande de regrouper au moins les lignes d'écriture par centre de coûts pour améliorer les performances. Si vous activez le regroupement des écritures après avoir généré des écritures de paie : Vous ne pourrez pas supprimer les données des salariés de façon rétroactive dans les écritures générées. Seul un chargé d'implémentation peut le désactiver.
Quelle date comptable voulez-vous inclure dans les lignes d'écriture pour les paiements hors cycle ?	Par défaut, Workday utilise la date de fin de la période comme date comptable dans les lignes d'écriture. Pour les paiements hors cycle, vous pouvez définir la date de paiement comme date comptable sur les lignes d'écriture dans tout l'environnement client. Les écritures de paiement de la paie utilisent par défaut la date de paiement. La date comptable détermine la période du livre dans laquelle imputer les lignes d'écriture. Si cette date tombe dans une période ouverte, Workday impute les lignes d'écriture à cette période. Si cette période est clôturée, Workday impute les lignes d'écriture à la période ouverte suivante.
Comment effectuez-vous le suivi et l'équilibrage des transactions opérationnelles ?	Vous pouvez définir des mots-clés, appelés worktags, que vous pouvez affecter aux transactions pour effectuer le suivi des informations à des fins professionnelles. Vous pouvez ensuite utiliser des worktags comme dimension afin d'équilibrer vos transactions opérationnelles. Une fois que vous avez activé la mise en équilibre par worktag, vous ne pouvez plus la désactiver ni la modifier. Lorsque vous définissez un worktag de mise en équilibre, Workday équilibre automatiquement les lignes d'écriture associées au worktag.
Comment voulez-vous répartir les coûts de la paie lors de la détermination des coûts de la main-d'œuvre ?	Vous pouvez créer des règles de répartition des coûts pour déterminer la façon dont Workday affecte les coûts de la paie entre les organisations et les sites. Lorsque vous configurez le coût de différentes transactions, vous pouvez définir des règles de condition en fonction de différents critères, tels que les types d'organisation ou les worktags. Workday fournit des répartitions des coûts par défaut en fonction de l'organisation hiérarchique de l'employé. Vous pouvez remplacer les instructions sur la répartition des coûts par défaut en affectant des répartitions de coûts à certain(e)s : Employés. Postes limités. Gains des salariés. Charges payées par l'employeur. Déductions payées par l'employeur. Avantages en nature - part récupérable (CAN, FRA, UK, USA). Lorsque vous déterminez les règles de répartition des coûts, vous pouvez configurer le processus de gestion Affecter la répartition des coûts pour : Définir le routage de l'approbation à des fins de validation par d'autres groupes, tels que les administrateurs RH. Affecter d'autres règles de répartition des coûts pour les plafonds de salaire. Limiter la répartition des coûts à un poste ou à un événement d'affectation de personnel spécifique.
À qui voulez-vous confier la gestion des répartitions des coûts ?	Lorsque plusieurs administrateurs gèrent la répartition des coûts, vous pouvez ajouter des validations personnalisées pour éviter que les utilisateurs ne saisissent et ne soumettent des répartitions de coûts avec une combinaison de worktag non valide. Exemple : vous pouvez définir une condition critique lorsqu'un administrateur tente d'affecter les coûts d'un employé à une région qui ne correspond pas au centre de coûts.

Recommandations

Pour garantir un reporting efficace et améliorer la performance, utilisez le regroupement des écritures pour regrouper au moins par centre de coûts les écritures de paie. Les écritures récapitulatives améliorent la sécurité, car elles ne contiennent pas de données au niveau du salarié.

Identifiez les écritures erronées et corrigez-les à l'aide de la tâche

Corriger les écritures opérationnelles erronées

.

Vérifiez les soldes des comptes par défaut et effectuez les corrections du livre après le calcul de la paie. Si vous ne définissez pas de comptes par défaut pour des types de transaction de paie spécifiques, vous pouvez toujours finaliser la paie, mais vous devrez corriger les écritures opérationnelles avant le calcul suivant.

Consultez les règles d'imputation comptable pour rechercher d'éventuelles consolidations de règles et vous assurer que vous avez défini la priorité des règles les plus courantes.

Ajoutez un compte par défaut pour éviter que les écritures n'aient le statut Erreur.

Activez l'option

Toujours contrepasser les écritures opérationnelles et de type intérêts minoritaires

dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

.

Si vous utilisez

l'option Calcul intelligent

dans la tâche

Exécuter le calcul de la paie

, il peut être utile d'exécuter la tâche

Exécuter la comptabilisation de la paie

pour vous assurer que votre comptabilité est à jour avant d'exécuter la tâche

Exécuter la finalisation de la paie

.

Si vous exécutez des tâches volumineuses avant la fenêtre de maintenance hebdomadaire, vérifiez que vous avez suffisamment de temps pour les finaliser. Si elles ne sont pas terminées, vous risquez de générer des problèmes irréparables.

Actions requises

Configurez et définissez les worktags que vous souhaitez définir dans vos répartitions des coûts ou pour la mise en équilibre par worktag.

Faites de l'unité légale un élément de données obligatoire lors du lancement de transactions intercompagnies avec d'autres unités légales. Cela permet de garantir que les unités légales appartiennent au même plan de comptes.

Limites

Vous ne pouvez pas désactiver la comptabilisation intercompagnies une fois le traitement de la paie finalisé et les écritures générées.

Après avoir activé la mise en équilibre par worktag avec un worktag principal, vous ne pouvez plus la désactiver ou la modifier. En revanche vous pouvez modifier ou désactiver la mise en équilibre par worktag utilisant un worktag supplémentaire.

Vous ne pourrez peut-être pas ajuster un résultat de paie finalisé avant d'activer la mise en équilibre par worktag principal si le résultat initial ne contenait pas la dimension de mise en équilibre par worktag.

Workday ne convertit pas la devise pour les arriérés, les engagements, les montants réels des avantages en nature, les obligations et les soldes de paie.

Workday prend uniquement en charge la devise USD lors de la création des plafonds de salaire.

Les services web de la paie n'appliquent pas la fonctionnalité des worktags associés.

Définition de l'environnement client

Dans la tâche

Mettre à jour les options de comptabilisation de la paie

, vous pouvez :

Facturer les charges liées à la paie entre plusieurs unités légales.

Configurer les dates de début et de fin de la répartition des coûts des subventions dans une période de paie de traitement.

Créer des régularisations futures et des contrepassations pour les charges liées aux avantages en nature.

Afficher le détail des écritures d'engagements pour réviser et mettre à jour les données.

Activer la répartition des coûts pour les déductions payées par les salariés.

Activer le calcul au prorata des coûts de main-d'œuvre en cas de changement de répartitions en cours de période.

Activer le dépassement du plafond de salaire pour la comptabilisation de la paie.

Exclure les lignes de résultat négatif pour éviter les chiffres élevés dans l'écriture des montants réels de la paie.

Définir la date de paiement comme date comptable sur les lignes d'écriture pour les paiements hors cycle.

Définir la date de budget d'une transaction comme date de paiement de la période de paie après le traitement des paiements de la paie en cycle standard.

Utiliser les attributs de poste principaux lors de l'évaluation des règles d'imputation comptable.

Sécurité

Vous pouvez configurer la sécurité segmentée en fonction des éléments de paie pour limiter les éléments auxquels un initiateur peut accéder lors de la création d'ajustements comptables de paie.

Pour afficher la liste complète des domaines de sécurité pour la paie, accédez au rapport

Règles de sécurité des domaines par domaine fonctionnel

, puis sélectionnez un domaine fonctionnel Payroll.

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: Period End dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Les utilisateurs peuvent ouvrir la période du livre pour générer les résultats de la comptabilisation de la paie.
Process: Run Batch Payroll Accounting dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Les utilisateurs peuvent générer de nouvelles écritures comptables sans recalculer la paie.
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Les utilisateurs peuvent exécuter la paie et les calculs comptables de la paie.
Les domaines ci-dessous dans le domaine fonctionnel Core Payroll : Reports: Pay Calculation Results (Results - Security based on Pay Component Security) Reports: Pay Calculation Results for Organization (Accounting Results) Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Accounting Results) Reports: Pay Calculation Results for Worker (Results)	Les utilisateurs peuvent créer et modifier des ajustements comptables de paie.
Set Up: Ledger and Book dans le domaine fonctionnel Common Financial Management	Les utilisateurs peuvent définir les éléments suivants : Livres. Types de compte. Exercices et périodes du livre.
Set Up: Payroll - Company Specific (Accounting) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Les utilisateurs peuvent : Créer des règles d'imputation comptable. Créer des plans de comptes. Créer des calendriers comptables. Définir les plans de comptes, les règles d'imputation comptable et les calendriers comptables à utiliser. Activer le regroupement des écritures.
Set Up: Payroll - Pay Group Specific dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Les utilisateurs peuvent définir des règles pour les régularisations futures sur les calendriers de périodes.
Set Up: Tenant Setup - Payroll dans le domaine fonctionnel System.	Les utilisateurs peuvent définir des options dans tout l'environnement client pour la comptabilisation de la paie.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Affecter la répartition des coûts	Vous pouvez configurer ce processus de gestion pour répartir les coûts d'un employé. Vous pouvez également l'ajouter comme sous-processus dans d'autres processus de gestion pour vous assurer d'affecter les coûts. Exemple : vous avez besoin d'une répartition des coûts pour le processus de gestion Ajouter un emploi supplémentaire .
Create Payroll Accounting Adjustments	Vous pouvez utiliser ce processus de gestion pour configurer les éléments suivants : Corrections des centres de coûts. Pourcentages de répartition. Modifications du net à payer nul dans la comptabilisation de la paie pour les répartitions des coûts dans une ou plusieurs périodes de paie.

Génération de rapports

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Toutes les répartitions des coûts des gains et des déductions des salariés	Afficher toutes les répartitions de coûts que vous configurez pour les gains et les déductions payées par le salarié.
Répartition des coûts de toutes les charges payées par l'employeur	Afficher toutes les répartitions de coûts définies pour les charges payées par l'employeur.
All Fringe Benefit Recovery Costing Allocations	Afficher toutes les répartitions de coûts définies pour la récupération des avantages en nature.
Résultats du calcul de la paie pour un groupe d'employés Résultats du calcul de la paie pour un employé	Vérifier les résultats du calcul de la paie de l'exercice précédent.
Comptabilisation de la paie par unité légale/période	Vérifier les écritures créées ou imputées à un compte pour une unité légale, incluant les montants au débit, les montants au crédit et les montants nets.
Comptabilisation de la paie par période/lot de paie	Vérifier les lignes des écritures comptables pour les périodes et les lots de paie spécifiés.
Transactions de comptabilisation de la paie empêchant la clôture de période	Identifier les transactions de comptabilisation de la paie en cours pour la période du livre sélectionnée.
Afficher un ensemble de règles d'imputation comptable	Afficher et mettre à jour tous les ensembles de règles d'imputation comptable.

Intégrations

Services web	Éléments à prendre en compte
Affecter la répartition des coûts	Permet d'affecter un grand nombre de répartitions de coûts.
Extraire les options de comptabilisation de la paie	Permet de récupérer les configurations de comptabilisation de la paie.
Get Worker Costing Allocations	Permet de récupérer les informations de répartition des coûts au sujet d'un employé ou d'une restriction de poste.
Put Account Posting Rule Set	Permet de mettre à jour ou de créer des ensembles de règles d'imputation comptable.
Put Account Set	Permet de créer des comptes et de les organiser en plans de comptes. Vous pouvez également désigner un plan de comptes comme plan comptable.
Put Company Accounting Details	Permet d'ajouter ou de mettre à jour les données comptables d'une unité légale existante.
Put Cost Center	Permet d'ajouter ou de mettre à jour des informations sur un centre de coûts.
Insérer les options de comptabilisation de la paie	Permet d'ajouter ou de mettre à jour des configurations de comptabilisation de la paie.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Gestion financière	Que vous utilisiez ou non la gestion financière, vous devez configurer et mettre à jour régulièrement les configurations de comptabilité en lien avec les transactions de paie. Le module de comptabilisation de la paie partage les configurations suivantes avec Workday Financial Management : Règles d'imputation comptable. Plans de comptes. Devise de l'unité légale. Calendriers comptables. Regroupement des écritures. Mise en équilibre par worktag. Lorsque vous utilisez Workday Financial Management en plus de Workday Payroll, vous pouvez également effectuer le suivi des dates de début et de fin via Workday Grants Management.
Gestion du capital humain (HCM)	Les types de modification suivants apportés à la situation d'un employé peuvent affecter la répartition des coûts : Affectations d'organisations par défaut. Embauche. Changement de poste. Fin d'emploi. Événements liés aux employés. Workday peut calculer de nouvelles répartitions des coûts en fonction de ces modifications.
Gestion des subventions	Vous avez besoin d'une licence distincte Workday Grants Management pour pouvoir créer et utiliser des attributions dans Workday. Si vous utilisez conjointement Workday Grants Management avec Workday Payroll Accounting, vous pouvez : Créer des plafonds de salaire. Affectez le plafond de salaire à une ligne d'attribution avec une subvention avant de configurer la répartition des coûts de la paie. Utiliser la fonctionnalité des dates de début et de fin de la subvention.
Travail-études	Travail-études vous permet de gérer les fonds et l'emploi pour les étudiants ayant des besoins financiers. Vous pouvez affecter et gérer automatiquement le financement de l'alternance standard de l'affectation des attributions jusqu'au traitement de la paie. Des règles prédéfinies de répartition des coûts d'alternance permettent de comptabiliser automatiquement la paie pour le financement du travail en alternance. Vous pouvez identifier les lots de paie qui incluent les employés en alternance afin que Workday puisse traiter efficacement la paie correspondante.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Autres impacts

Lorsque vous créez des écritures comptables, Workday convertit la devise des transactions dans la devise de l'unité légale après validation du net à payer.

Lorsque vous définissez les lots de paie et la comptabilité de l'unité légale avec des devises différentes, Workday calcule la paie dans la devise des lots de paie et transmet les résultats à la comptabilité dans les deux devises. Les réévaluations de devises peuvent entraîner des gains ou des pertes de change non réalisé(e)s lorsque vous générez des états financiers pour les comptes où figurent des transactions en devises étrangères.