Éléments de définition : gérer automatiquement les processus de gestion pour les employés
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de l'étape de service
Gérer automatiquement les processus de gestion
. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Lorsque vous activez l'étape de service
Gérer automatiquement les processus de gestion
, vous pouvez automatiser les événements en cours et les éléments de Mes tâches lorsque le statut d'emploi d'un employé change. Lorsque vous configurez des règles, Workday intervient automatiquement sur :
- Processus de gestion concernant l'employé, et auxquels il reste encore des étapes. Vous pouvez annuler le processus de gestion ou le faire avancer jusqu'à la fin. Exemple : évaluation de la performance.
- Étapes de processus de gestion en attente d'une action de l'employé. Vous pouvez réaffecter les étapes à quelqu'un d'autre ou retirer la personne en tant que titulaire du rôle, s'il existe d'autres titulaires. Exemple : approbation des notes de frais pour un subordonné direct.
Lorsque vous configurez cette étape de service dans une définition de processus de gestion, Workday intervient automatiquement sur les processus de gestion en fonction des règles que vous définissez pour l'étape.
Avantages pour l'entreprise
Lorsque vous utilisez l'étape de service
Gérer automatiquement les processus de gestion
, Workday :
- Améliorer l'efficacité.
- Réduction de l'effort manuel et de la maintenance des systèmes externes.
- Réduit les coûts organisationnels.
En utilisant l'étape de service
Gérer automatiquement les processus de gestion
, vous n'avez pas à utiliser la tâche manuelle et chronophage Gérer les processus de gestion d'un employé
. Lorsque vous utilisez la tâche Gérer les processus de gestion pour un employé
, il peut arriver que vous ne sachiez pas comment gérer les événements de processus de gestion concernant un employé ou que faire des éléments de Mes tâches en attente d'un employé. De même, cela peut ne pas être possible lorsque vous avez un grand nombre d'événements à mettre à jour.Cas d'utilisation
- Annuler les demandes d'absence en attente d'un employé qui va prolonger son absence de longue durée.
- Réaffecter les éléments de Mes tâches pour un responsable qui change d'emploi dans une autre organisation.
- Mettez à jour les événements associés à l'employé ou les éléments de Mes tâches pour prendre en compte les changements de statut du salarié et poursuivre le workflow.
- Intervenir automatiquement sur les processus de gestion et les éléments de Mes tâches pour les employés qui quittent leurs emplois actuels.
- Annulez ou réaffectez les éléments Mes tâches d'un salarié dont l'emploi a pris fin dont le statut estEnregistrer pour plus tard.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Devez-vous mettre à jour les événements de processus de gestion associés aux employés lorsque les employés quittent votre organisation ? | Vous pouvez configurer l'étape de service Gérer automatiquement les processus de gestion pour annuler ou avancer l'étape à sa finalisation. Workday intervient automatiquement sur les processus de gestion en fonction des règles que vous définissez pour l'étape. |
Avez-vous besoin de gérer les étapes de processus de gestion non finalisées qui nécessitent une action de l'employé lorsque son statut d'emploi est modifié ? | Vous pouvez configurer l'étape de service Gérer automatiquement les processus de gestion pour la réaffecter à quelqu'un d'autre ou supprimer l'employé en tant que titulaire. Workday intervient automatiquement sur les processus de gestion en fonction des règles que vous définissez pour l'étape. |
Avez-vous des salariés dont l'emploi a pris fin et qui ont des éléments Enregistrer pour plus tard dans Mes tâches ? | Vous pouvez configurer l'étape de service Gérer automatiquement les processus de gestion pour réaffecter ou annuler les tâches. Lorsque vous mettez fin à l'emploi d'un salarié, ce dernier peut toujours accéder aux éléments de Mes tâches dont le statut est Enregistrer pour plus tard . Lorsque vous configurez l'étape de service, Workday intervient automatiquement sur les tâches Enregistrer pour plus tard . |
Recommandations
Ajoutez l'étape
Gérer les processus de gestion de l'employé
en tant qu'action
après l'étape de service Gérer automatiquement les processus de gestion
pour vous assurer que tous les processus de gestion sont traités.Limitez le nombre de processus de gestion que vous lancez avec l'étape de service
Gérer automatiquement les processus de gestion
pour garantir des performances optimales. Lorsque vous déterminez le nombre de processus de gestion à lancer avec l'étape de service, Workday divise le traitement en lots plus petits. Cette option est utile lorsque :
- Vous avez plus de 200 000 événements à avancer ou à annuler.
- Vous voulez réaffecter ou supprimer le titulaire pour plus de 200 000 étapes de processus de gestion ou éléments de Mes tâches.
Le seuil suggéré est de traiter 200 000 événements ou éléments de Mes tâches en un seul lot. Votre environnement client ne sera pas supprimé et les processus ne seront pas bloqués si des processus de gestion avec la configuration
Gérer automatiquement les processus de gestion
ne sont pas lancés dans des lots plus petits. Toutefois, le traitement peut prendre un certain temps.Actions requises
Sélectionnez un utilisateur dans l'
invite Utilisateur pour actions automatisées de processus de gestion
de la tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
. Il s'agit de l'utilisateur que l'étape de service utilise pour effectuer des actions automatisées. Lorsque vous configurez l' invite Utilisateur pour les actions automatisées de processus de gestion
, vous ne pouvez pas retirer l'utilisateur ultérieurement. Vous pouvez toutefois sélectionner un autre utilisateur. Sélectionnez un utilisateur de votre organisation dont le changement est peu probable.Limites
Vous pouvez indiquer jusqu'à 50 règles d'automatisation dans chaque grille de la tâche
Configurer un service d'événement
.L'étape de service
Gérer automatiquement les processus de gestion
exécute une tâche planifiée en arrière-plan toutes les 15 minutes. Il peut s'écouler de 5 à 30 minutes avant que l'étape de service Gérer automatiquement les processus de gestion
ne termine son traitement et ne passe à l'étape suivante. Lorsque le volume de données à traiter est important, le délai peut être supérieur à 1 heure.La configuration de l'étape de service
Gérer automatiquement les processus de gestion
n'a pas de date d'effet. Lorsque vous modifiez la configuration, les modifications se mettent à jour la prochaine fois que le traitement s'exécute.Pour les étapes de processus de gestion affectées à la personne, vous ne pouvez pas utiliser l'action
Réaffecter aux groupes de sécurité
dans :
- Étape de participation partagée.
- Étape d'intégration d'Adobe. Pour réaffecter une étape d'intégration d'Adobe, utilisez la tâcheGérer les processus de gestion d'un employéou l'actionRéaffecterà partir de l'icône engrenage dans Mes tâches.
Lorsqu'une étape est en attente d'un délégataire et que vous configurez l'étape de service
Gérer automatiquement les processus de gestion
avec l'action :
- Réaffecter aux groupes de sécurité, vous ne pouvez pas réaffecter l'étape.
- L'actionRetirer une personne du rôle de titulaire, vous ne pouvez pas retirer le délégataire de l'étape même si l'étape attend plusieurs personnes.
Vous ne pouvez pas configurer l'étape de service
Gérer automatiquement les processus de gestion
en parallèle avec une autre étape.Dans certains processus de gestion, tels que Fin d'emploi et Changement d'emploi, les actions d'étape de service
Réaffecter
et Retirer une personne en tant que titulaire
- gestion automatique des processus de gestion ne fonctionneront pas si l'étape répond aux conditions suivantes :
- La configuration de l'étape fait référence à un groupe de sécurité (en utilisantOriginally Routed Todans la sectionÉtapes de processus de gestion affectées à la personne).
- Elle est placée après l'étapede finalisation.
- Il est exécuté après la date d'effet de l'événement, comme la date de fin d'emploi ou la date de changement d'emploi.
Gérer les processus de gestion de l'employé
comme étape d'action
après l'étape Gérer automatiquement les processus de gestion
pour vous assurer qu'elle traite toutes les opérations. Si vous devez placer l'étape "Gérer automatiquement les processus de gestion"
après l'étape de finalisation
du processus de gestion, elle doit être exécutée avant la date d'effet de l'événement, comme la date de fin d'emploi ou la date de modification liée à l'emploi.Définition de l'environnement client
Configurez l'
invite Utilisateur pour effectuer des actions automatisées de processus de gestion
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
.Sécurité
Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
- Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
Processus de gestion
Vous pouvez ajouter
Gérer automatiquement les processus de gestion
comme étape de service plusieurs fois dans les processus de gestion suivants :
- Changer d'emploi
- Mettre fin au contrat d'un intervenant extérieur
- Demander une absence de longue durée
- Fin d'emploi
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services web suivants pour migrer les configurations des étapes de service
Gérer automatiquement les processus
de gestion d'un environnement client à un autre :
- Récupérer une configuration de service de gestion automatique des processus de gestion
- Insérer la configuration du service Gérer automatiquement les processus de gestion
Relations et interactions
L'étape de service
Gérer automatiquement les processus de gestion
interagit avec l'affectation de personnel.Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.