Éléments de définition : opérations en masse dans les processus de gestion

Administrator Guide

Cette thème peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la fonctionnalité Gestion des opérations en masse. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

La tâche

Gestion des opérations en masse

(MOM) permet aux membres de groupes de sécurité par segment d'effectuer facilement des transactions de gros volumes sur les processus de gestion, notamment :

Avance

Annuler

Transmission à un niveau supérieur

Réaffecter

Vous pouvez exécuter l'opération maintenant ou à une heure planifiée, par exemple une fois à une date ultérieure, une fois par jour, hebdomadaire ou mensuelle. La tâche vous permet de gérer un volume important de transactions en sélectionnant une opération à exécuter sur un rapport d'entrée.

Avantages pour l'entreprise

L'utilisation de la tâche MMO réduit les tâches manuelles liées à la gestion de vos processus de gestion. La tâche autorise les types d'opération suivants :

Faire avancer les processus de gestion

Annuler les processus de gestion

Annulation de tâche à faire

Passer les processus de gestion au niveau supérieur

Réaffecter les processus de gestion

Retirer des processus de gestion

Cas d'utilisation

Vous pouvez utiliser la gestion des opérations en masse pour :

Annuler automatiquement les événements en cours. Avant que les événements ne soient annulés, vous souhaitez recevoir une notification avec la liste des événements à annuler et la option de poursuivre ou d'interrompre le processus.

Réaffecter automatiquement une étape du processus de gestion en en attente d'une action, telle que l'approbation d'une demande d'absence rémunérée. Le type d'opération en masse Réaffecter est conçu pour faciliter la réaffectation manuelle des étapes d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs à un autre.

Avancez manuellement les étapes accueil et intégration ou d'embauche en bloc.

Réduisez le délai d'approbation des demandes de poste en transmettant l'étape d'approbation de la demande de poste au responsable de niveau supérieur .

Ignorez les étapes À faire
en attente d'une action ou enregistrées pour plus tard en bloc, par exemple après l'étape de finalisation
d'un événement accueil et intégration .

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Comment réaffecter les étapes de processus de gestion en bloc plutôt que de les réaffecter manuellement d'une personne à une autre ?	Vous pouvez utiliser le type d'opération en masse Réaffecter une étape de processus de gestion lorsque vous configurez un groupe de sécurité par segment dans le domaine Mass Operations Management . Si vous n'activez pas la sécurité, vos utilisateurs n'auront pas accès à ce type d'opération en masse. Utilisez le champ de rapport Étape réaffectable dans un rapport personnalisé comme filtre et saisissez le rapport dans la tâche MOMS . Vous pouvez utiliser le champ de rapport pour générer des rapports sur les étapes de processus de gestion qui peuvent être réaffectées et qui sont en attente d'une action de la part d'une personne, ou dont l'étape n'est pas affectée. Notez qu'ils peuvent avoir l'un des statuts suivants : En attente d'une action Lancer automatiquement Renvoyer manuellement Enregistré pour plus tard Renvoyé Pour filtre davantage, vous pouvez également utiliser le champ de rapport Personnes devant effectuer une action dans votre rapport personnalisé. Vous pouvez réaffecter des étapes de processus de gestion à une personne ayant un rôle personne non employée . Exemple : un étudiant. Notez que vous ne pourrez pas réaffecter les étapes du processus de gestion à : Utilisateur système n'ayant pas le rôle. Exemple : un chargé d'implémentation ou un représentant du centre de service . Personne n'ayant pas de compte Workday actif. Exemple : un candidat.
Comment faire avancer en masse les processus de gestion ?	Avant d'utiliser la tâche MdM pour faire avancer en masse des processus de gestion, tenez compte des processus de gestion que vous souhaitez faire avancer. Vous ne pouvez pas renvoyer des processus de gestion en masse avec la gestion des opérations en masse. Toutefois, vous pouvez renvoyer des processus de gestion en masse à l'aide du générateur d'interfaces Entreprise (générateur d'interfaces Entreprise (EIB)) de processus de gestion de destination si vous disposez de autorisation: Pour exécuter des générateurs d'interfaces Entreprise (EIB). Dans la règle de sécurité du processus de gestion pour effectuer cette action sur l' événement pour le type de processus de gestion. Vous devez également tenir compte des étapes parallèles lorsque vous utilisez la tâche MMO pour faire avancer les processus de gestion. Lorsque vous faites avancer une étape, cela déclenche l'avancement de toutes les étapes parallèles dans le processus de gestion. Exemple : un événement de fin d'emploi comporte deux étapes parallèles : Étape b : enquête sur les départs des salariés Étape b : enquête de départ RH Si vous avancez l'étape enquête de départ du salarié à l'aide de la gestion des opérations en masse, l'étape parallèle de enquête de départ RH passe également l'étape suivante. L'avancement automatique n'est pas déclenché si une étape parallèle est marquée comme Ne pas faire avancer dans la définition du processus de gestion.
Comment annuler en masse des processus de gestion ?	La tâche Annuler en masse des processus de gestion est limitée de sorte que vous puissiez annuler certains processus de gestion par type ou par source externe et plage de temps. Lorsque vous utilisez la tâche MOMS , elle vous permet de planifier régulièrement des annulations, d'être informés des annulations à venir et d'inclure une étape de révision obligatoire pour éviter les annulations accidentelles en autorisant certains utilisateurs à annuler le processus. Pour éviter tout problème de performance, n'utilisez la tâche Annuler en masse des processus de gestion que si vous annulez moins de 25 événements. Pour les volumes plus importants, utilisez plutôt la tâche MdM. Workday vous recommande également d'annuler les événements par lots plus petits en utilisant le type de processus de gestion et les filtres de fourchette de dates .
Comment gérez-vous l'annulation ou le traitement des transactions actuellement disponibles dans Workday?	Pensez à automatiser une partie de ces opérations à l'aide de la tâche MOMS . Vous devez pouvoir identifier les processus de gestion que vous souhaitez annuler, faire avancer ou réaffecter avec un rapport personnalisé.
Comment retirer en masse des processus de gestion ?	Le type d'opération en masse Retirer des processus de gestion vous aptitude de planifier les événements de retrait en masse que vous avez retirés précédemment à l'aide de solutions existantes comme la tâche Retirer en masse des processus de gestion . Vous pouvez planifier régulièrement des événements de retrait en masse, être informé des retraits à venir et inclure une étape de révision obligatoire pour éviter les erreurs en autorisant uniquement les utilisateurs spécifiques à retirer.

Recommandations

Révisez vos processus de gestion pour vous assurer qu'ils peuvent être avancés, annulés et réaffectés.

Lorsque vous exécutez la tâche MdM et que le rapport renvoie un nombre d'instances supérieur à la limite prédéfinie pour ce type d'opération en masse, Workday renvoie un erreur et n'effectue l'opération sur aucune des instances du rapport d'entrée. Workday vous recommande de vérifier la limite instance du type d'opération en masse que vous utilisez en vérifiant sa description. Ensuite, pause votre rapport en plus petits rapports et configurez plusieurs traitements MdM afin que chaque rapport renvoie moins que la limite instance pour le type d'opération en masse.

Lorsque vous configurez l'opération en masse

Réaffecter une étape de processus de gestion

pour réaffecter en masse des étapes non affectées dans votre environnement client:

Utilisez le champ de rapport

Étape réaffectable

dans un rapport personnalisé. Pour filtre davantage, vous pouvez également utiliser le champ de rapport

Personnes devant effectuer une action

dans le rapport personnalisé.

Sélectionnez l' invite

Tous les titulaires du rôle actuels ou aucun titulaire

Actions requises

Pour lancer une opération en masse, vous devez confirmer qu'un groupe de sécurité par segment peut accéder au segment du type d'opération en masse. Accordez au groupe de sécurité par segment l'accès

Afficher

modifier

à la règle de sécurité du domaine Mass Operation Management
. Vous pouvez accéder au rapport

Afficher les types d'opération en masse

pour afficher tous les types d'opération en masse disponibles.

Créez un rapport personnalisé qui renvoie les instances de processus de gestion sur lesquelles effectuer l'opération en masse. Vous pouvez utiliser le champ de rapport

Supports Operation Type

pour déterminer si une source de données de rapport contribue à un type d'opération en masse pour la tâche.

Dans le rapport personnalisé, vous devez ajouter un filtre avec une condition

Vrai

pour le type d'opération en masse :

Type d'opération en masse	Filtre de rapport d'entrée obligatoire	Informations supplémentaires
Faire avancer un processus de gestion	Peut être avancé manuellement	Assurez-vous qu'il existe des valeurs invite dans le rapport. Cela peut aider à améliorer la performance du rapport.
Annuler un processus de gestion	Peut être annulé
Annulation de tâche à faire	Tâche À faire pouvant être annulée	Workday ignore les étapes non soumises ayant le statut : En attente d'une action Enregistré pour plus tard
Passer une étape de processus de gestion au niveau supérieur	Étape pouvant être transmise à un niveau supérieur	L' étape du processus de gestion doit être en attente d'une action dans l'une des étapes suivantes : Action Approbation Chaîne d'approbations Approbations groupées Chaîne d'approbations groupées
Réaffecter une étape de processus de gestion	Étape réaffectable	Workday réaffecte toutes les étapes de processus de gestion renvoyées par le rapport. Il peut s'agir d'étapes non affectées et d'étapes ayant les statuts suivants : En attente d'une action Lancer automatiquement Renvoyer manuellement Enregistré pour plus tard Renvoyé

Limites

Workday applique une limite de 50 000 instances pour la plupart des types d'opération en masse, sachant qu'il existe quelques exceptions. Par exemple, Annuler un processus de gestion
est limité à 200 000 instances. Certains types d'opération en masse peuvent autoriser une limite instance supérieure. Workday définit ces limites pour empêcher les traitements en arrière-plan MdM volumineux d'altérer les performances de environnement client . Lorsque vous exécutez la tâche MdM et que le rapport renvoie un nombre d'instances supérieur à la limite prédéfinie pour ce type d'opération en masse, Workday renvoie un erreur et n'effectue l'opération sur aucune des instances du rapport d'entrée.

Lorsque vous utilisez le type d'opération en masse Avancer un processus de gestion mais que vous décidez de renvoyer tous les processus de gestion, vous devez renvoyer chacun d'eux manuellement ou exécuter le générateur d'interfaces Entreprise
(générateur d'interfaces Entreprise (EIB) de processus de gestion de gestion si vous disposez des autorisations de sécurité requises. Une fois que vous avez renvoyé des processus de gestion en masse, vous ne pouvez plus annuler votre action. Vous pouvez renvoyer manuellement un processus de gestion uniquement si cette option est activée dans la règle de sécurité du processus de gestion.

Le type d'opération en masse Réaffecter une étape de processus de gestion ne réaffecte pas les étapes de lancement
lorsque vous sélectionnez l' option

Tous les nouveaux titulaires de rôle

dans la section

Les administrateurs des processus de gestion doivent créer ou modifier un groupe de sécurité par segment et subvention à ce groupe de sécurité l'accès aux domaines du processus de gestion ou aux règles de sécurité associées. La fonction MOMS sera uniquement disponible pour les instances que la personne qui a configurée pour l'opération MOMS est autorisée à consulter les instances.

Sécurité

Familiarisez-vous avec les groupes de sécurité par segment et la sécurité segmentée. Les administrateurs des processus de gestion doivent créer ou modifier un groupe de sécurité par segment et subvention à ce groupe de sécurité l'accès aux éléments suivants :

Domaine Mass Operation Management
dans le domaine fonctionnel System.

Domaines de processus de gestion appropriés ou règles de sécurité processus de gestion . La fonction MOMS sera uniquement disponible pour les instances que la personne qui a configurée pour l'opération MOMS est autorisée à consulter les instances.

Lorsque vous utilisez le type d'opération en masse

Réaffecter une étape de processus de gestion

, Workday réaffecte les étapes uniquement aux groupes de sécurité figurant dans la règle de sécurité du processus de gestion pour l'étape.

Processus de gestion

Pour utiliser les types d'opération en masse Annuler un processus de gestion
et Faire avancer un processus de gestion
dans les processus de gestion, vous devez spécifier les groupes de sécurité dans la règle de sécurité du processus de gestion.

Vous pouvez utiliser le rapport

Options de configuration des processus de gestion

pour afficher les processus de gestion qui peuvent être avancés et annulés.

Reporting

Rapports	Éléments à prendre en compte
Options de configuration des processus de gestion	Vous pouvez utiliser ce rapport pour identifier les processus de gestion que vous pouvez faire avancer et annuler.
Révisions des opérations en masse	Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher le statut et le détail des opérations pour une horizon temporel; période donnée. Vous pouvez supprimer les notifications lorsque vous utilisez la tâche MOMS .
Traitements futurs planifiés	Vous pouvez utiliser ce rapport pour modifier les traitements planifiés, y compris les processus d'opérations en masse planifiés. Dans ce rapport, vous pouvez uniquement modifier/changer les dates de début et de fin du traitement et les configuration de base.
Afficher les types d'opération en masse	Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher les types d'opération en masse disponibles. Accédez à ce rapport pour afficher le segment de sécurité des opérations en masse pour chaque type, ainsi que les groupes de sécurité auxquels il a accès.

Workday vous recommande d'utiliser les sources des données de rapport suivantes :

Étapes d'événement de processus de gestion

: pour les types d'opération en masse Transférer une étape de processus de gestion
et Réaffecter une étape de processus de gestion
.

Transactions de processus de gestion

: pour les types d'opération en masse Avancer un processus de gestion
et Annuler un processus de gestion
. Pour optimiser les performance de rapport, nous vous recommandons d'utiliser les invites obligatoire :

Processus de gestion

Statut de la transaction

et fourchette de dates (

Famille de dates de lancement

Fourchette de dates de fin

Business Process Transactions (Indexed)

: pour les types d'opération en masse Avancer un processus de gestion
et Annuler un processus de gestion
. Vous pouvez utiliser cette source de données de rapport lors de la configuration de l'opération en masse uniquement si vous appartenez à la règle de sécurité du domaine domaine Process Administration
. Si tel est le cas, Workday vous recommande d'utiliser cette source de données source de données que celle du rapport

Transactions de processus de gestion

pour améliorer les performances de ce rapport.

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Définir les opérations en masse

Mettre à jour les processus d'opération en masse planifiés

Gérer les traitements futurs planifiés

Niveau suivant : gestion des processus de gestion avec la gestion des opérations en masse