Éléments de définition : opérations en masse sur les processus de gestion

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la fonctionnalité Gestion des opérations en masse. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

La tâche

Gestion des opérations en masse

(MOM) permet aux membres de groupes de sécurité par segment d'effectuer facilement des transactions en masse sur les processus de gestion, notamment :

Avance

Annuler

Passer au niveau supérieur

Réaffecter

Vous pouvez exécuter l'opération immédiatement ou à une heure prévue, par exemple une fois à une date ultérieure, tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois. La tâche vous permet de gérer des transactions en masse en sélectionnant une opération à exécuter sur un rapport d'entrée.

Avantages pour l'entreprise

L'utilisation de la tâche MOM réduit les efforts manuels liés à la gestion de vos processus de gestion. La tâche autorise les types d'opération suivants :

Faire avancer les processus de gestion

Annuler des processus de gestion

Annulation de tâche à faire

Passer les processus de gestion au niveau supérieur

Réaffecter les processus de gestion

Retirer des processus de gestion

Cas d'utilisation

Vous pouvez utiliser la Gestion des opérations en masse pour :

Annuler automatiquement les événements en cours. Avant que les événements ne soient annulés, vous souhaitez être informé de la liste des événements annulés ainsi que de la possibilité de poursuivre ou d'annuler le processus.

Réaffecter automatiquement une étape de processus de gestion en attente d'une action, telle que l'approbation d'une demande d'absence rémunérée. Le type d'opération en masse Réaffecter est conçu pour faciliter la réaffectation manuelle des étapes d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs à un autre.

Avancer manuellement les étapes d'accueil et d'embauche ou d'embauche en bloc.

Réduisez le délai d'approbation des demandes de poste en transmettant l'étape d'approbation à un responsable de niveau supérieur.

Ignorer les étapes À faire
en attente d'une action ou enregistrées pour plus tard en bloc, par exemple après l'étape de finalisation
d'un événement d'accueil et d'intégration.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Comment réaffecter les étapes d'un processus de gestion en bloc plutôt que de les réaffecter manuellement d'une personne à une autre ?	Vous pouvez utiliser le type d'opération en masse Réaffecter une étape de processus de gestion lorsque vous configurez un groupe de sécurité par segment dans le domaine Mass Operations Management . Si vous n'activez pas la sécurité, vos utilisateurs n'auront pas accès à ce type d'opération en masse. Utilisez le champ de rapport Reassignable Step dans un rapport personnalisé en tant que filtre et saisissez le rapport dans la tâche MOM. Vous pouvez utiliser les champs de rapport pour générer un rapport sur les étapes de processus de gestion qui peuvent être réaffectées et qui sont soit en attente d'une action de la part d'une personne, soit lorsque l'étape est annulée. Notez qu'ils peuvent avoir l'un des statuts suivants : En attente d'une action Lancer automatiquement Renvoyer manuellement Enregistré pour plus tard Renvoyé Pour filtrer davantage, vous pouvez également utiliser le champ de rapport Personnes en attente dans votre rapport personnalisé. Vous pouvez réaffecter des étapes de processus de gestion à une personne ayant un rôle de personne non employée. Exemple : un étudiant. Notez que vous ne pourrez pas réaffecter les étapes du processus de gestion à un(e) : Utilisateur système sans rôle. Exemple : chargé d'implémentation ou représentant du centre de service. Personne sans compte Workday actif. Exemple : un candidat.
Comment faire avancer en masse les processus de gestion ?	Avant d'utiliser la tâche MOM pour faire avancer en masse des processus de gestion, tenez compte des processus de gestion que vous souhaitez faire avancer. Vous ne pouvez pas renvoyer des processus de gestion en masse avec MOM. Toutefois, vous pouvez renvoyer des processus de gestion en masse à l'aide du générateur d'interfaces Entreprise (EIB) de Renvoyer des processus de gestion si vous avez les autorisations suivantes : Pour exécuter des générateurs d'interfaces Entreprise (EIB). Dans la règle de sécurité du processus de gestion pour effectuer cette action dans l'événement pour le type de processus de gestion. Vous devez également envisager des étapes parallèles lorsque vous utilisez la tâche MOM pour faire avancer les processus de gestion. Lorsque vous avancez une étape, cela déclenche l'avancement de toutes les étapes parallèles du processus de gestion. Exemple : un événement de fin d'emploi comporte deux étapes parallèles : Étape b : enquête de départ des salariés Étape b : enquête de sortie RH Si vous avancez l'étape d'enquête de sortie des salariés à l'aide de MOM, l'étape parallèle d'enquête de sortie RH avance également. L'avancement automatique ne se déclenche pas si une étape parallèle est marquée comme Ne pas avancer dans la définition du processus de gestion.
Comment annuler en masse des processus de gestion ?	La tâche Annuler des processus de gestion en masse est limitée de sorte à ce que vous puissiez annuler certains processus de gestion par type ou par source externe et par intervalle de temps. Lorsque vous utilisez la tâche MOM, elle vous permet de planifier des annulations régulières, d'être informé de l'annulation à venir et d'inclure une étape de révision obligatoire pour éviter les annulations accidentelles en permettant à certains utilisateurs d'annuler le processus. Pour éviter tout problème de performance, n'utilisez la tâche Annuler en masse des processus de gestion que si vous annulez moins de 25 événements. Pour des volumes plus importants, utilisez plutôt la tâche MOM. Workday vous recommande également d'annuler les événements par tranche plus précise en utilisant le type de processus de gestion et les filtres de fourchette de dates.
Comment gérez-vous l'annulation ou le traitement des transactions actuellement dans Workday ?	Pensez à automatiser une partie de ces opérations avec la tâche MOM. Vous devez pouvoir identifier les processus de gestion que vous souhaitez annuler, faire avancer ou réaffecter avec un rapport personnalisé.
Comment retirer en masse des processus de gestion ?	Le type d'opération en masse Retirer des processus de gestion vous permet de planifier des événements de retrait en masse que vous avez précédemment retirés manuellement à l'aide de solutions existantes, telles que la tâche Retirer en masse des processus de gestion . Vous pouvez planifier des événements de retrait en masse pour qu'ils se produisent régulièrement, être informé des retraits à venir et inclure une étape de révision obligatoire pour éviter les erreurs en n'autorisant que les utilisateurs spécifiés à retirer des événements.

Recommandations

Révisez vos processus de gestion pour vous assurer qu'ils peuvent être avancés, annulés et réaffectés.

Lorsque vous exécutez la tâche MOM, et si le rapport renvoie plus d'instances que la limite prédéfinie pour ce type d'opération en masse, Workday renvoie une erreur et n'effectue l'opération sur aucune des instances du rapport d'entrée. Workday vous recommande de vérifier la limite d'instance du type d'opération en masse que vous utilisez en vérifiant sa description. Ensuite, divisez votre rapport en rapports plus petits et configurez plusieurs traitements MOM pour que chaque rapport renvoie moins que la limite d'instance pour le type d'opération en masse.

Lorsque vous configurez l'opération en masse

Réaffecter une étape de processus de gestion

pour réaffecter en masse des étapes qui ne sont pas affectées dans votre environnement client :

Utilisez le champ de rapport

Étape réaffectable

dans un rapport personnalisé. Pour filtrer davantage, vous pouvez également utiliser le champ de rapport

Personnes en attente

dans le rapport personnalisé.

Sélectionnez l'invite

Tous les titulaires du rôle actuels ou Aucun titulaire

Actions requises

Pour lancer une opération en masse, vous devez confirmer qu'un groupe de sécurité par segment a accès au segment du type d'opération en masse. Accordez au groupe de sécurité par segment l'accès

Afficher

modifier

à la règle de sécurité du domaine Mass Operation Management
. Vous pouvez accéder au rapport

Afficher les types d'opération en masse

pour voir tous les types d'opération en masse disponibles.

Créez un rapport personnalisé qui renvoie les instances du processus de gestion sur lesquelles effectuer l'opération en masse. Vous pouvez utiliser le champ de rapport

Supports Operation Type

pour déterminer si une source de données de rapport prend en charge un type d'opération en masse pour la tâche.

Dans le rapport personnalisé, vous devez ajouter un filtre avec une condition

Vrai

pour le type d'opération en masse :

Type d'opération en masse	Filtre de rapport d'entrée obligatoire	Informations supplémentaires
Faire avancer un processus de gestion	Peut être avancé manuellement
Annuler un processus de gestion	Peut être annulé
Annulation de tâche à faire	Tâches À faire pouvant être annulées	Workday ignore les étapes non soumises ayant les statuts suivants : En attente d'une action Enregistré pour plus tard
Passer une étape de processus de gestion au niveau supérieur	L'étape peut être passée à un niveau supérieur	L'étape du processus de gestion doit être en attente d'une action dans l'une des étapes suivantes : Action Approbation Chaîne d'approbations Approbations groupées Chaîne d'approbations groupées
Réaffecter une étape de processus de gestion	Étape réaffectable	Workday réaffecte toutes les étapes du processus de gestion renvoyées par le rapport. Cela peut inclure des étapes non affectées et des étapes dont le statut est : En attente d'une action Lancer automatiquement Renvoyer manuellement Enregistré pour plus tard Renvoyé

Limites

Workday applique une limite de 50 000 instances à la plupart des types d'opération en masse, à quelques exceptions près. Par exemple, Annuler un processus de gestion
est limité à 200 000 instances. Certains types d'opération en masse peuvent autoriser une limite d'instance plus élevée. Workday définit ces limites pour éviter que les traitements en arrière-plan volumineux ne dégradent les performances de l'environnement client. Lorsque vous exécutez la tâche MOM, et si le rapport renvoie plus d'instances que la limite prédéfinie pour ce type d'opération en masse, Workday renvoie une erreur et n'effectue l'opération sur aucune des instances du rapport d'entrée.

Lorsque vous utilisez le type d'opération en masse Avancer un processus de gestion mais que vous décidez de renvoyer tous les processus de gestion, vous devez les renvoyer manuellement ou exécuter le générateur d'interfaces Entreprise (EIB) Renvoyer le processus de gestion
si vous disposez des autorisations de sécurité. Une fois les processus de gestion renvoyés en masse, vous ne pourrez plus annuler votre action. Vous pouvez renvoyer manuellement un processus de gestion uniquement si cette option est activée dans la règle de sécurité du processus de gestion.

Le type d'opération en masse Réaffecter une étape de processus de gestion ne réaffecte pas les étapes de lancement
si vous sélectionnez l'option

Tous les nouveaux titulaires de rôle

dans la section

Les administrateurs des processus de gestion doivent créer ou modifier un groupe de sécurité par segment et lui accorder un accès aux domaines de processus de gestion ou aux règles de sécurité de processus de gestion appropriés. MOM pourra uniquement agir sur les instances que la personne qui a configuré l'opération MOM est autorisée à consulter.

Sécurité

Familiarisez-vous avec les groupes de sécurité par segment et la sécurité segmentée. Les administrateurs des processus de gestion doivent créer ou modifier un groupe de sécurité par segment et accorder à ce dernier l'accès aux éléments suivants :

Domaine Mass Operation Management
dans le domaine fonctionnel System.

Domaines de processus de gestion appropriés ou règles de sécurité de processus de gestion. MOM pourra uniquement agir sur les instances que la personne qui a configuré l'opération MOM est autorisée à consulter.

Lorsque vous utilisez le type d'opération en masse

Réaffecter une étape de processus de gestion

, Workday réaffecte les étapes uniquement aux groupes de sécurité figurant dans la règle de sécurité du processus de gestion pour l'étape.

Processus de gestion

Pour utiliser les types d'opérations en masse Annuler un processus de gestion
et Avancer un processus de gestion
dans les processus de gestion, vous devez spécifier les groupes de sécurité dans la règle de sécurité du processus de gestion.

Vous pouvez utiliser le rapport

Options de configuration des processus de gestion

pour voir les processus de gestion qui peuvent être avancés et annulés.

Reporting

Rapports	Éléments à prendre en compte
Options de configuration des processus de gestion	Vous pouvez utiliser ce rapport pour déterminer les processus de gestion que vous pouvez faire avancer et annuler.
Révisions des opérations en masse	Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher le statut et le détail des opérations pour une période spécifique. Vous pouvez supprimer les notifications lorsque vous utilisez la tâche MOM.
Traitements futurs planifiés	Vous pouvez utiliser ce rapport pour modifier les traitements planifiés, y compris les traitements d'opération en masse planifiés. Dans ce rapport, vous pouvez uniquement modifier les dates de début et de fin du traitement et les paramètres de configuration de base.
Afficher les types d'opération en masse	Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher les types d'opération en masse disponibles. Accédez à ce rapport pour afficher le segment de sécurité des opérations en masse de chaque type et les groupes de sécurité auxquels il a accès.

Workday vous recommande d'utiliser les sources de données de rapport suivantes :

Étapes d'événement de processus de gestion

: pour les types d'opération en masse Passer une étape de processus de gestion au niveau supérieur
et Réaffecter une étape de processus de gestion
.

Transactions de processus de gestion

: pour les types d'opération en masse Avancer un processus de gestion
et Annuler un processus de gestion
.

Business Process Transactions (Indexed)

: pour les types d'opération en masse Avancer un processus de gestion
et Annuler un processus de gestion
. Vous pouvez utiliser cette source de données de rapport lors de la configuration de l'opération en masse uniquement si vous figurez dans la règle de sécurité du domaine Business Process Administration
. Si tel est le cas, Workday vous recommande d'utiliser cette source de données de rapport plutôt que la source de données du rapport

Transactions de processus de gestion

afin d'améliorer la performance du rapport.

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Définir les opérations en masse

Mettre à jour les processus d'opération en masse planifiés

Gérer les traitements futurs planifiés

Le niveau suivant : gérer les processus de gestion avec la gestion des opérations en masse