Éléments de définition : délégation
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des processus de gestion de délégation. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
La délégation permet aux utilisateurs de donner à une autre personne la possibilité de lancer des processus de gestion pour leur compte ou d'effectuer des actions sur leurs éléments de Mes tâches. Les utilisateurs peuvent définir une date de début et de fin de manière à couvrir une période spécifique ou déléguer sur une base ad hoc.
La délégation ne peut pas être réaffectée à une tâche. La réaffectation transfère définitivement la responsabilité d'une tâche d'une personne à une autre. La délégation ne supprime pas la responsabilité (la propriété) de la tâche au propriétaire initial de la tâche, mais permet à un utilisateur d'exécuter des tâches pour le compte du propriétaire initial de la tâche.
Avantages pour l'entreprise
La délégation permet aux utilisateurs de partager la responsabilité de leurs processus de gestion entre pairs, subordonnés et supérieurs, en fonction de la configuration de l'environnement client. La délégation garantit que les tâches ne sont pas bloquées lorsqu'un utilisateur n'est pas disponible.
Cas d'utilisation
- Déléguez des tâches de processus de gestion. (Effectuer mes tâches en mon nom) : un responsable absent pour une longue durée peut déléguer des éléments Mes tâches, comme l'approbation des demandes d'absences rémunérées, à son responsable, qui peut ensuite approuver toutes les demandes d'absences rémunérées entrantes.
- Déléguer le lancement d'un processus de gestion. (Démarrer en mon nom) : un utilisateur en déplacement professionnel peut définir une période de délégation pour qu'un délégataire crée des notes de frais pour son compte lorsqu'il est absent du bureau.
- Déléguer une seule tâche : un utilisateur peut déléguer un collègue pour qu'il approuve une note de frais spécifique pour son compte.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
À qui voulez-vous que les utilisateurs puissent déléguer une tâche ? | Vous pouvez configurer l'invite Les utilisateurs peuvent déléguer des tâches pour dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion pour déterminer à qui un utilisateur peut déléguer une tâche. La case à cocher Dates de fin obligatoires s'applique aux délégations de Mes tâches et non à la délégation de tâches uniques. |
Quels éléments de Mes tâches voulez-vous déléguer à quelqu'un d'autre ? | Lorsque vous déléguez tous les processus de gestion dans la tâche Gérer les délégations , le délégataire peut accéder à tous les éléments Mes tâches sur lesquels le délégant peut intervenir dans Mes tâches. Il est conseillé de ne pas autoriser un délégataire à afficher et à accéder à certains éléments de Mes tâches. |
Souhaitez-vous que le délégant conserve la visibilité des tâches qu'il a déléguées ? | Lorsque vous cochez la case Conserver l'accès aux tâches déléguées dans Mes tâches dans la tâche Gérer les délégations , vous verrez les tâches dans Mes tâches pendant la période de délégation. Lorsque vous ajoutez une nouvelle configuration de délégation ou que vous mettez à jour une configuration existante et que vous sélectionnez les options Pour tous les processus de gestion et Pour les processus de gestion , Workday active automatiquement la case à cocher Conserver l'accès aux tâches déléguées dans Mes tâches . |
Voulez-vous activer la délégation uniquement pour des processus de gestion spécifiques ? | Pensez à configurer les règles de sécurité de chaque processus de gestion individuel que vous souhaitez activer pour la délégation en cochant la case Autoriser la délégation des processus de gestion dans la section Restrictions de règle . |
Souhaitez-vous que les délégataires puissent créer des rapports pour le compte de délégataires ? | Tenez compte du fait que lorsque vous déléguez la création d'un élément, votre délégataire a accès à tout l'historique de cet élément. Exemple : lorsque vous déléguez la création des notes de frais, votre délégataire peut copier toutes vos notes de frais existantes. |
Souhaitez-vous créer, récupérer et mettre à jour en masse des configurations de délégation ? | Pensez à utiliser les services web suivants pour rationaliser la configuration de la délégation des processus de gestion en éliminant les saisies manuelles :
Les services web aident votre organisation à gagner du temps, à réduire les erreurs et à améliorer l'efficacité opérationnelle en permettant des mises à jour précises et ciblées des délégations d'employés. |
Recommandations
Workday vous recommande de tester rigoureusement votre workflow de délégation dans un environnement hors production avant de configurer la délégation dans votre environnement de production.
Incluez les éléments suivants :
- Une étapeRévisionouApprobationdans le processus de gestionDemander un changement de délégationlorsque vous voulez qu'une personne révise les délégations avant qu'elles ne prennent effet. Chaque fois qu'un utilisateur configure une délégation pour une période donnée, le processus de gestionDemander un changement de délégationest lancé.
- Une étaped'approbationdans le processus de gestionDéléguer une tâchelorsque vous voulez qu'une personne révise les délégations de tâches uniques avant qu'elles ne prennent effet. Chaque fois qu'une personne délègue une seule tâche de ses Mes tâches, le processus de gestionDéléguer une tâcheest lancé.
Ne configurez pas l'option Exclure des étapes de processus de gestion de la fonctionnalité Mes tâches pour les tâches qui sont déléguées fréquemment.
Évitez d'attribuer un grand nombre de délégations à un seul utilisateur afin d'éviter tout problème de performance.
Actions requises
Dans la règle de sécurité des processus de gestion que vous souhaitez rendre disponibles pour la délégation, vous devez :
- Autorisez les groupes de sécurité à déléguer l'action de lancement à d'autres personnes dans la sectionPersonnes autorisées à démarrer le processus de gestion.
- Cochez la caseAutoriser la délégation des processus de gestion.
L'événement que vous voulez déléguer doit être actuel ou futur.
Limites
Les délégataires peuvent ne pas avoir les mêmes autorisations de sécurité pour les objets sécurisés que le délégant. Exemples : champs et tâches de rapport. Workday vous recommande de tester rigoureusement votre workflow de délégation dans un environnement hors production avant de configurer la délégation dans votre environnement de production.
Tous les processus de gestion n'autorisent pas la délégation. Lorsque vous déléguez une étape À faire et qu'une tâche imbriquée dans une étape
À faire
n'autorise pas la délégation, la tâche n'apparaît pas dans Mes tâches du délégataire en tant que À faire.Les paramètres de délégation de l'environnement client s'appliquent uniquement aux utilisateurs qui demandent la délégation pour leur compte. Lorsque vous autorisez des groupes de sécurité par rôle ou par utilisateur à demander la délégation pour le compte d'autres personnes, ces paramètres ne s'appliquent pas.
Les délégataires peuvent demander une réaffectation pour n'importe quelles tâches déléguées, mais ils ne peuvent pas déléguer des tâches déléguées à un autre employé.
Lorsque des utilisateurs délèguent des éléments Mes tâches uniques, ils ne peuvent pas définir à quel moment la délégation commence et se termine.
Workday empêche un processus de gestion délégué d'accéder à certaines fonctionnalités Workday qui nécessitent une connexion à un autre service, notamment :
- Conversions en arrière-plan
- Demande d'impression du formulaire
- Intégrations (notamment Reports as a Service, REST API et Workday Studio)
- Rapports planifiés
- Accès aux documents dans Mes rapports
- Solutions
Lorsqu'une étape de processus de gestion
Action
, Approbation
ou À faire
est configurée pour être exclue de Mes tâches et que vous déléguez la tâche, la tâche ne s'affichera pas dans Mes tâches du délégataire ou du délégant.Si vous ne pouvez pas accéder à une tâche déléguée qui a été exclue :
- L'administrateur des processus de gestion peut mettre fin à la délégation en accédant à la tâcheGérer les paramètres de délégation.
- Le délégant peut mettre fin à la délégation par la délégation d'une tâche unique.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
pour :
- Dates de fin obligatoires pour la délégation. La case à cocherDates de fin obligatoiresne s'applique pas à la délégation d'une tâche unique.
- Appliquer des restrictions de routage pendant la délégation. Lorsque des restrictions de routage empêchent Workday de router un processus de gestion vers un délégataire, Workday route le processus de gestion vers un délégataire secondaire. Les délégataires secondaires ne peuvent pas lancer un processus de gestion pour le compte d'un délégataire. Lorsque vous cochez la caseAppliquer des restrictions de routage pendant la délégationet qu'un délégataire approuve une étape, Workday considère que le délégataire est un approbateur antérieur. Il n'est plus possible d'intervenir sur une étape lorsqu'une restriction de routage est associée à un approbateur précédent, même s'il s'agit d'une étape parallèle à l'étaped'approbation. Le délégataire ne sera pas autorisé à exécuter l'étape suivante en raison de la restriction de routage associée à l'étape et du fait que le délégataire est désormais un approbateur antérieur.Si vous configurez des paramètres de délégation avec un délégataire secondaire et que vous désélectionnez la caseAppliquer des restrictions de routage pendant la délégation, Workday affiche une page de confirmation. Si vous poursuivez pour désélectionner la case, Workday retirera les délégataires secondaires des paramètres de gestion de délégation. Les délégataires secondaires ne recevront pas les éléments délégués.Si vous cochez la caseAppliquer des restrictions de routage pendant la délégation, le champDélégataire secondairen'est pas obligatoire dans le service webPut Business Process Délégation.
Sécurité
Configurez le domaine
Business Process Délégation
dans le domaine fonctionnel System.Processus de gestion
Vous pouvez déléguer l'action de lancement à certains processus de gestion.
Configurez la règle de sécurité pour le processus de gestion
Demander la modification de la délégation (définition par défaut)
. Si la définition par défaut pour ce processus de gestion n'existe pas dans votre environnement client, vous devez la créer.Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Processus de gestion pour la délégation
| Affiche la liste des processus de gestion pouvant être délégués. |
Tâches de processus de gestion non déléguées
| Affichez les tâches que Workday ne délègue pas en raison de restrictions de routage. |
Délégations en cours
| Permet d'afficher les délégations actives en un coup d'œil pour les organisations que vous spécifiez. Vous pouvez choisir d'inclure les organisations subordonnées et les responsables dans les résultats du rapport. Ce rapport affiche les éléments suivants :
Ce rapport n'inclut pas les délégations qui ont expiré. Vous pouvez utiliser le champ de rapport Affectations de délégation dans des rapports personnalisés pour afficher toutes les délégations actuelles ou futures affectées à un employé.Les utilisateurs disposant des autorisations de sécurité, tels que les chargés d'implémentation, peuvent obtenir le code de référence d'une instance de délégation spécifique. Dans la grille Délégations en cours , sélectionnez dans le menu des actions associées de l'instance de délégation spécifique. |
Gérer les paramètres de délégation
| Affiche les délégations en cours et les délégations passées d'un employé. Vous pouvez également afficher les processus de gestion qui autorisent la délégation.
Les utilisateurs disposant des autorisations de sécurité, tels que les chargés d'implémentation, peuvent obtenir le code de référence d'une instance de délégation spécifique. Dans la grille Délégations en cours , sélectionnez dans le menu des actions associées de l'instance de délégation spécifique. |
Mes délégations
| Afficher les tâches terminées du point de vue du délégant.
Les utilisateurs disposant des autorisations de sécurité, tels que les chargés d'implémentation, peuvent obtenir le code de référence d'une instance de délégation spécifique. Dans la grille Délégations en cours , sélectionnez dans le menu des actions associées de l'instance de délégation spécifique. |
Afficher toutes les tâches déléguées
| Affiche la liste des tâches déléguées que vous, en tant que délégataire, pouvez effectuer en fonction de la date d'affectation initiale pour le délégant. |
Afficher et mettre à jour les notifications
| Affiche la liste des notifications envoyées au délégant pendant la durée d'effet de la délégation. |
Afficher d'autres traitements
| Affiche la liste des processus de gestion délégués et indique qui est intervenu pour votre compte. |
Afficher mes affectations de délégation
| Affichez toutes les étapes de lancement du processus de gestion que d'autres vous ont déléguées. |
Intégrations
Service web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Extraire les délégations de processus de gestion
| Permet de récupérer toutes les délégations configurées. Cela concerne les configurations de délégation actives et futures. Par défaut, nous n'affichons pas les délégations expirées. Toutefois, vous pouvez les inclure en définissant l'indicateur Inclure les délégations expirées dans la section Critères de demande . Vous pouvez également filtrer la configuration des délégations pour des processus de gestion spécifiques en spécifiant les types de processus de gestion dans la section Critères de demande . |
Insérer la délégation de processus de gestion
| Permet de créer ou de mettre à jour une configuration de délégation. |
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.