Éléments de définition : processus de gestion
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des processus de gestion. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
En tant que base de nombreuses applications, les processus de gestion Workday routent les tâches aux utilisateurs autorisés en fonction de leur appartenance à des groupes de sécurité et de la hiérarchie d'organisations. Vous pouvez également configurer une logique conditionnelle pour dimensionner les processus de gestion de manière globale en utilisant un contenu localisé.
Avantages pour l'entreprise
Processus de gestion Workday :
- Facilitez la connexion des personnes, des applications et des services en vous permettant de définir des flux de processus configurables.
- Permettre aux administrateurs de configurer tous les aspects des processus de gestion sans l'aide du personnel informatique ou d'autres ressources de conseil.
- Gagner du temps et accélérer l'adoption en vous permettant de copier et de modifier plus de 550 processus de gestion préconfigurés.
- Assurez-vous que chaque décisionnaire ait accès aux données les plus récentes en l'intégrant facilement à des applications tierces dans le cadre de votre workflow.
- Fournir une piste d'audit une fois le processus de gestion terminé.
- Accélérer la communication avec les participants au processus de gestion grâce aux notifications de processus de gestion.
- Utiliser les règles de sécurité des processus de gestion pour déterminer les personnes autorisées à participer et les actions qu'elles peuvent effectuer.
Cas d'utilisation
Les processus de gestion peuvent couvrir un large éventail de scénarios pour vous aider à :
- Standardiser et suivre tout type de demande ou d'approbation.
- Créez des processus de gestion d'embauche distincts pour différents postes au sein d'une organisation.
- Suivre les demandes d'achat, de la planification à la finalisation, et fournir un enregistrement de l'auteur de chaque transaction du processus.
- Suivre l'évolution des problèmes et des comportements dans votre organisation en distribuant des questionnaires et en collectant les résultats.
- Automatiser le processus de contrat en distribuant des documents pour révision et signature électronique.
- Automatiser les évaluations des candidatures d'étudiants.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels types de procédure voulez-vous automatiser avec un processus de gestion Workday ? | Vous pouvez créer votre propre processus de gestion ou copier un processus de gestion par défaut prédéfini par Workday pour une fonction particulière et le personnaliser. Exemple : les définitions des processus de gestion par défaut Embaucher, Modifier le nom légal et Changer d'emploi. |
Quels types de signature électronique voulez-vous utiliser ? | Workday propose sa propre option de signature électronique ainsi que Adobe Sign et DocuSign. |
Quels types de demande, d'approbation et de reporting sur la demande trouveraient-ils utiles ? | Vous pouvez consolider les processus de demande (par exemple, achat, absences des salariés, maintenance des bâtiments) dans votre organisation, en éliminant les demandes soumises par téléphone, e-mail, messagerie ou par le biais d'un message à Détail. Workday propose des rapports prédéfinis et des rapports personnalisés lorsque vous utilisez le processus de gestion Demande . |
Quels types de notification de processus de gestion trouveriez-vous utiles ? | Vous pouvez créer des notifications déclenchées par le statut du processus de gestion dans son ensemble (exemple : terminé, refusé), ou lorsque le processus de gestion entre ou quitte une étape.
Vous pouvez également différer l'envoi d'une notification personnalisée en configurant un délai de notification dans vos processus de gestion. |
Quels types de rapport voudriez-vous avoir ? | Vous pouvez générer des rapports sur les processus de gestion terminés, fournir une piste d'audit des modifications et générer des rapports sur les processus de gestion en attente d'une action. |
Recommandations
Copiez une définition de processus de gestion par défaut dans n'importe quelle organisation hiérarchique et adaptez-la si nécessaire. Vous pouvez créer différentes versions du même processus de gestion pour différentes organisations. La logique de processus de gestion est héritée et une organisation subordonnée utilise donc la définition de processus de gestion de l'organisation supérieure, sauf si vous spécifiez une définition personnalisée pour l'organisation subordonnée.
Pour garantir la performance optimale du processus de gestion, Workday vous recommande de limiter le nombre d'étapes dans une définition de processus de gestion.
Nous prenons en charge un maximum de 72 étapes consécutives non manuelles dans un processus de gestion. Une étape non manuelle est une étape traitée automatiquement par le système, sans interaction de l'utilisateur. Exemple : étapes non obligatoires, étape
d'intégration
ou de rapport
. Si l'un de vos processus de gestion comporte 72 étapes consécutives non manuelles, Workday vous recommande d'évaluer la définition du processus de gestion afin de réduire le nombre de ces étapes consécutives ou de configurer une définition du processus de gestion fondée sur des règles avec des étapes conditionnelles. Vous pouvez utiliser des processus de gestion fondés sur des règles qui sélectionnent une structure de routage en fonction de l'objectif du processus de gestion, du rôle de l'initiateur ou d'une autre condition.
Définir la structure de votre organisation pour optimiser le routage des processus de gestion, la sécurité, l'analyse et la génération de rapports. Workday achemine les étapes du processus de gestion en fonction des éléments suivants :
- Organisations : groupes d'employés, centres de coûts et autres ressources.
- Rôles : responsabilités affectées à un employé.
- Hiérarchies : attributs de structure qui établissent des relations parent-enfant ou des relations de reporting entre des organisations.
- Sites : attributs géographiques.
Utilisez le rapport
Tenant Analyzer
pour vérifier que la configuration de votre environnement client est conforme aux recommandations de Workday.Utilisez le rapport
Audit des exceptions des processus de gestion
pour rechercher toutes les définitions de processus de gestion contenant des erreurs critiques.Actions requises
Configurez et mettez à jour les fonctionnalités de définition de processus de gestion que vous souhaitez utiliser :
- Approbations et actions.
- Les liens associés.
- Processus de gestion fondés sur des règles.
- Règles de condition pour les exigences d'étape ou de validation.
- Tâches À faire et listes de vérification.
Limites
Vous ne pouvez pas associer tous les types d'étape ou toutes les actions à un processus de gestion. Accédez au rapport
Options de configuration des processus de gestion
pour déterminer les types d'étape et les actions que vous pouvez associer à un processus de gestion.Définition de l'environnement client
Utilisez la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
pour gérer les paramètres des éléments suivants :
- Pièces jointes
- Commentaires
- Délégation
- Signatures électroniques
- Dates de fin
Utilisez la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - notifications
pour gérer les paramètres des notifications.Utilisez la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - système
pour gérer les fuseaux horaires des processus de gestion.Sécurité
Workday ne sécurise pas les processus de gestion via des domaines, mais chaque définition de processus de gestion possède sa propre règle de sécurité qui détermine les personnes autorisées à :
- Démarrez le processus de gestion.
- Effectuer des étapes d'action dans le processus de gestion.
- Effectuer des actions sur l'ensemble du processus de gestion.
- Approuver, corriger, annuler et retirer des étapes.
- Réaffecter des tâches.
Chaque étape dans une définition de processus de gestion est associée à un groupe de sécurité qui détermine qui est responsable de cette étape.
Pour afficher la règle de sécurité d'un processus de gestion, sélectionnez dans le menu des actions associées d'une définition de processus de gestion.
Processus de gestion
Workday propose une large gamme de processus de gestion préconfigurés. Accédez au rapport
Définitions de processus de gestion
pour afficher les processus de gestion dans votre environnement client.Reporting
Rapports
| Éléments à prendre en compte
|
Options de configuration des processus de gestion
| Déterminer les étapes et les actions que vous pouvez associer à un processus de gestion. |
Rechercher des événements
| Rechercher et filtrer les événements de processus de gestion par :
|
Durées des cycles des processus de gestion
| Permet de surveiller le temps moyen de traitement (en jours) pour les types de processus de gestion et les étapes. |
Dans le menu des actions associées de n'importe quel événement de processus de gestion, sélectionnez
| Accédez au détail du processus de gestion :
|
Transactions de processus de gestion en attente d'une action
| Affiche tous les processus de gestion pour :
|
Notifications de processus de gestion en attente
| Affiche les notifications de processus de gestion en attente.
Vous pouvez explorer les processus de gestion spécifiques d'un domaine fonctionnel, y compris le domaine fonctionnel du recrutement. Si vous utilisez actuellement le rapport pour identifier les notifications de recrutement en attente, vous pouvez sélectionner tous les processus de gestion de recrutement dans l'option d'invite Recrutement . |
Intégrations
Vous pouvez définir une étape
d'intégration
dans un processus de gestion qui lance un événement de processus d'intégration
. L'événement lance un système d'intégration associé à un ou plusieurs processus de gestion. Vous pouvez choisir dans une liste d'intégrations. Les services web Workday (WWS) et les API REST sont disponibles pour faciliter les intégrations.
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.