Éléments de définition : emplacements et hiérarchies d'emplacements

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des sites et des hiérarchies de sites. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les sites et les hiérarchies de sites sont des attributs géographiques des objets Workday.

Avantages pour l'entreprise

Les emplacements vous permettent de définir, de suivre et de générer des rapports sur les attributs géographiques des objets Workday. Exemples :

Fuseaux horaires et paramètres régionaux afin que les employés héritent automatiquement de ces attributs.

Adresse et coordonne les employés et les immobilisations.

Régions géographiques pour les offres d'emploi et les entretiens.

Localisations, fonctionnalités et capacités des cours.

Espaces de travail et construction d'immobilisations.

Les sites s'agrègent dans les hiérarchies de sites, qui sont des types d'organisation. Vous devez définir des sites, mais la définition de hiérarchies de sites est facultative.

Les sites élargissent votre capacité à gérer et générer des rapports sur les charges indirectes, les équipements et les employés qui les utilisent. Vous pouvez définir des utilisations de site et identifier des immobilisations de site. Exemples :

Indiquez les heures de travail standard des salariés.

Indiquez les coordonnées et les informations sur l'expédition.

Gérer les organisations et les postes affectés aux sites.

Suivre et affecter des ressources et des espaces.

Les hiérarchies de sites facilitent la génération de rapports sur les sites et les objets qui leur sont affectés. Exemples :

Affecter la sécurité par site.

Générer des rapports sur des groupes de sites par hiérarchie plutôt que de sélectionner manuellement des sites individuels.

Créer des règles de condition basées sur la hiérarchie de sites pour améliorer l'efficacité et réduire la maintenance.

Cas d'utilisation

Les cas d'utilisation des sites varient en fonction des produits que vous configurez dans votre environnement client et des fonctionnalités que vous utilisez.

Produit ou fonctionnalité	Cas d'utilisation
Processus de gestion	Vous devez fournir des documents d'accueil et d'intégration différents pour les salariés de différents États. Les sites vous permettent d'utiliser une règle de condition qui garantit que vous incluez tous les sites obligatoires dans ce processus de gestion. Vous pouvez créer une hiérarchie de sites à utiliser dans une règle de condition pour chaque état afin d'éviter d'avoir à effectuer de futures mises à jour lorsque vous créez de nouveaux sites.
Finances	Vous pouvez : Définir des hiérarchies de sites en fonction des régions de réglementation. Définissez des sites pour le reporting financier géographique si les sites physiques sont conformes aux exigences du reporting financier. Configurer des emplacements de stockage pour l'expédition de biens et de services liés aux achats.
HCM	Pour définir le support RH local d'une unité légale internationale, vous pouvez : Définissez un site pour chaque immeuble où travaillent les employés. Définissez une hiérarchie de sites globale pour regrouper les sites. Exemple : par ville, état, pays et contient.
Paie	Vous pouvez limiter les horaires et les salaires en fonction des réglementations locales.
Workday Recruiting	Vous pouvez autoriser : Aux recruteurs d'accéder aux rapports et aux tâches relatifs aux candidats et aux emplois disponibles en fonction de la ville, de la région et du pays. Aux candidats de rechercher des emplois en fonction de sites.
Reporting	Pour générer un rapport sur tous les sites d'une région, vous pouvez configurer la région en tant que hiérarchie de sites au lieu de sélectionner des sites individuels.
Sécurité	Vos partenaires RH sont affectés par organisation supérieure, mais il existe des employés de pays différents au sein de la même organisation. Vous pouvez créer des rôles de partenaire RH locaux distincts et les affecter à chaque hiérarchie de sites en fonction du pays. Vous pouvez ensuite affecter la sécurité en fonction de l'intersection des groupes afin que les partenaires RH ne voient que les employés qu'ils gèrent.
Étudiant	Vous pouvez : Suivre les utilisations et les plannings et générer des rapports. Permettre aux formateurs de sélectionner des salles de formation en fonction d'attributs tels que le site physique, la capacité, la conformité ADA et l'équipement.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Exigences de sécurité au niveau du site ?	Workday recommande de définir des hiérarchies de sites. Le premier périmètre doit être un mappage de un à un à chaque site physique. Le deuxième périmètre peut regrouper chaque site en groupes logiques pouvant s'agréger dans le périmètre global.
Avez-vous besoin d'effectuer un suivi détaillé de vos sites ?	Créer une hiérarchie au sein du site. Exemple : Immeuble, étage, numéro d'espace.
Votre unité légale a-t-elle des exigences de conformité en matière d'audit (exemple : EEO) ?	Le cas échéant, vous devez utiliser les établissements ainsi que les sites.
Avez-vous des employés à distance, des employés qui déclarent plusieurs sites ou qui déclarent des clients ?	Lorsque des employés sont affectés à des sites distants, tenez compte des conséquences de leur affectation sur des sites physiques. En revanche, vous pouvez les regrouper en sites désignés par état, province ou autre. Pour la paie, vous pouvez regrouper les employés par juridiction fiscale.
Comment prévoyez-vous de nommer vos sites ?	Sélectionnez avec soin vos conventions de dénomination et tenez compte des publics externes. Les noms de site doivent être significatifs pour les utilisateurs finaux internes et externes. Pour les grandes organisations ou plusieurs sites, tenez compte de l'ordre de tri des listes déroulantes. Créez des noms de site faciles à comprendre, car des utilisateurs externes les utilisent pour les bons de commande, les demandes de poste et les livraisons.
Souhaitez-vous des hiérarchies de sites ?	Les hiérarchies de sites sont facultatives. Vous pouvez inclure un site dans plusieurs hiérarchies tant que les sites ne s'agrègent pas au même parent.

Recommandations

Lorsque vous définissez des sites, tenez compte de leur utilisation du site et de son lien avec les adresses physiques.

Fondez vos hiérarchies de sites sur des sites géographiques, et non sur des territoires de vente ou des régions de responsabilité.

Workday vous recommande de configurer le domaine Location: View
de façon à hériter des autorisations parents.

Actions requises

Activez le domaine fonctionnel Organizations and Roles. Vous devez configurer des sites car ils contrôlent d'autres fonctions dans Workday.

Limites

Vous ne pouvez pas :

Affecter des rôles aux sites. Affectez plutôt des rôles à des hiérarchies de sites.

Définir des affectations d'organisations sur les sites. À la place, définissez les affectations d'organisations sur des hiérarchies de sites.

Utilisez des processus de gestion pour créer des sites.

Définition de l'environnement client

Les sous-types d'organisation s'appliquent à tout l'environnement client et déterminent les sous-types que vous pouvez utiliser pour les hiérarchies de sites.

Sécurité

Domaines suivants dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Location: View	Ce domaine permet d'afficher un sous-ensemble du détail du site. Workday vous recommande de configurer ce domaine pour hériter des autorisations parents. Les sous-types d'organisation s'appliquent à tout l'environnement client et déterminent les sous-types que vous pouvez utiliser pour les hiérarchies de sites.
Manage: Location	Pour créer ou mettre à jour des sites, vous devez disposer d'un accès en modification. Exemple : groupes de sécurité des administrateurs d'organisations et des chargés d'implémentation. Accordez un accès Afficher à tous les groupes de sécurité qui ont besoin de consulter le détail des sites. Exemple : intervenants extérieurs, tous les salariés et groupes de sécurité d'audit.
Gérer la hiérarchie de sites	Pour créer ou mettre à jour des hiérarchies de sites, vous devez disposer d'un accès en modification. Exemple : groupes de sécurité des administrateurs d'organisations et des chargés d'implémentation. Accordez l'accès Afficher aux groupes de sécurité Auditeur.
Domaine Set Up: Organization	Permet de mettre à jour la liste des types et des sous-types d'organisation.

Processus de gestion

Vous ne pouvez pas créer des emplacements ou des hiérarchies d'emplacements à l'aide des processus de gestion. Toutefois, les hiérarchies de sites étant un type d'organisation, vous pouvez utiliser les types de processus de gestion de réorganisation pour les tâches liées au site suivantes :

Scinder une organisation

Créer une organisation subordonnée

Modifier la visibilité

Affecter une organisation supérieure

Les sites et les hiérarchies de sites sont utilisés dans Workday de différentes manières.

Reporting

Lorsque vous définissez des emplacements et des hiérarchies d'emplacements, réfléchissez à la manière dont ils seront utilisés dans les rapports. Les sites et les hiérarchies de sites sont affichés dans plusieurs rapports prédéfinis par Workday. Exemples :

Find Jobs for External Career Sites

Rechercher des emplois pour les sites carrières internes

Audit - incohérences de lieu de travail pour l'unité légale

Rapport sur plusieurs lieux de travail par unité légale

Intégrations

Si vous avez des intégrations entrantes qui créent ou mettent à jour des sites, assurez-vous que l'intégration utilise les mêmes conventions de dénomination et qu'elle insère de nouveaux sites dans la hiérarchie de sites appropriée.

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Les sites contrôlent de nombreuses autres fonctions dans Workday. Exemples :

Horaire de travail standard des salariés.

Informations sur le contact et l'expédition.

Juridictions fiscales pour la paie.

Create Business Process Condition Rules

Steps: Set Up Establishments

Steps: Set Up Instructional Locations