Concept : gestion des modèles Docs

Action	Remarques
Créer un modèle Docs	Dans Drive, sélectionnez Ajouter un nouveau modèle de document . Remarques : Si vous souhaitez partager automatiquement un ou plusieurs modèles Docs avec un ensemble d'utilisateurs, vous pouvez partager un dossier dans Drive avec des utilisateurs individuels ou avec un groupe de sécurité et placer le nouveau modèle dans ce dossier. Les modèles Docs que vous créez dans Drive appartiennent aux utilisateurs qui les ont créés. Les propriétaires peuvent effectuer des actions sur les modèles que les autres utilisateurs ne peuvent pas effectuer ; pour plus d'informations, voir Référence : actions possibles sur les modèles Docs en fonction des autorisations. Workday Docs ne prend pas en charge la conversion automatique d'un modèle Docs standard (à l'aide de blocs de texte et de présentations BIRT) en modèle Docs ; vous devez les créer manuellement. Pour DocuSign, vous devez utiliser un nom contenant moins de 100 caractères. Pour Adobe Sign, les noms ne peuvent pas contenir de caractères spéciaux tels que l'esperluette (&). Le cas échéant, Workday Docs définit automatiquement la Décalage de l'expiration du document obtenu sur 10 ans ; cette valeur n'est pas modifiable pour le moment. Si la langue d'un utilisateur est définie sur une langue que Docs ne prend pas en charge, comme le slovenachajustement (Slovensk Selfadora), vous ne pouvez pas créer ou afficher des modèles de document. Vous pouvez inclure du texte facultatif que les chargés de la révision peuvent ajouter ou supprimer lors de la génération d'un document. Nous vous recommandons de mettre en surbrillance ce texte ou de le formater dans une autre couleur pour attirer l'attention de l'utilisateur lors de la génération du document. L'utilisateur peut apporter les modifications nécessaires à l'étape Générer un document avant d'envoyer le processus de gestion.
Copier un modèle	Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur Faire une copie .
Migrer un modèle Docs d'un environnement client à un autre	Voir Déplacer des modèles Docs entre différents environnements clients.
Partager un modèle Docs avec des utilisateurs non spécifiés en utilisant une URL	Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur Partager . Activer l'option de partage de lien . La possibilité d'utiliser le partage de lien est un paramètre système. Si vous ne voyez pas cette option, contactez votre administrateur. Sélectionnez le niveau d'autorisation. Toute personne accédant au modèle Docs à l'aide du lien aura ce niveau d'accès. Cliquez sur Copier le lien. . Donnez cette URL aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le modèle Docs. Pour plus d'informations sur le partage, consultez le Guide de l'utilisateur de Drive.
Partager un modèle Docs avec des utilisateurs spécifiques	Le partage avec des utilisateurs individuels vous permet de définir un niveau d'autorisation spécifique pour la personne ; ces paramètres restent actifs à parts égales si vous désactivez le partage de lien. Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur Partager . De Partager avec des personnes , saisir Les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager et sélectionnez un niveau d'autorisation dans le menu déroulant. (Facultatif) Saisissez un message pour les utilisateurs avec lesquels vous partagez. Le message s'affiche dans la notification Workday que les utilisateurs reçoivent après que vous avez cliqué sur Partager . (Facultatif) Si vous êtes le propriétaire du modèle Docs.,cliquer sur Avancé pour indiquer si vous souhaitez ou non laisser les éditeurs partager le fichier, etpour permettre aux personnes autorisées à commenter et à afficher de copier, télécharger ou imprimer le fichier. Lorsque vous partagez un modèle Docs avec un utilisateur individuel, ce dernier reçoit une notification Workday et, si activé dans l'environnement client, un e-mail. L'utilisateur reçoit la notification s'il a accès ou non au domaine Drive, mais il doit avoir accès àDrive et Documents dans le domaine fonctionnel [insert] pour ouvrir le modèle. Pour plus d'informations sur le partage, consultez le Guide de l'utilisateur de Drive.
Partager un modèle Docs avec des groupes de sécurité	Le partage avec un groupe d'utilisateurs vous permet de définir un niveau d'autorisation spécifique pour le groupe ; ces paramètres restent actifs à parts égales si vous désactivez le partage de lien. La fonctionnalité de partage dans un groupe est un paramètre système attribué à chaque type d'élément Drive. Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur pour qu'il soit activé. Sélectionnez un modèle dans Drive et cliquez sur Partager . De Partager avec des groupes , saisir Les groupes avec lesquels vous souhaitez partager et sélectionnez un niveau d'autorisation dans le menu déroulant. (Facultatif) Si vous êtes le propriétaire du modèle Docs., cliquer sur Avancé pour indiquer si vous souhaitez ou non laisser les éditeurs partager le fichier, etpour permettre aux personnes autorisées à commenter et à afficher de copier, télécharger ou imprimer le fichier.
Conserver une version précédente du modèle Docs	Vous pouvez cCopiez le modèle Docs ou téléchargez-le au format de fichier WDXF si vous souhaitez conserver la version actuelle des données ou du contenu avant de le mettre à jour.
Supprimer un modèle Docs	Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur Supprimer . Drive déplace le fichier dans la corbeille. Important : les processus de gestion continuent d'utiliser des modèles Docs retirés. En outre, les modèles Docs retirés peuvent toujours être sélectionnés dans la liste Configurer une génération de document. Avant de supprimer un modèle Docs, assurez-vous de l'avoir supprimé de tous les processus de gestion pour lesquels il est configuré. Nous vous recommandons de renommer le modèle après l'avoir supprimé, en ajoutant à son nom un indicateur vous rappelant de ne pas l'utiliser.
Récupérer un modèle Docs depuis la corbeille	Dans Drive, sélectionnez Corbeille . Sélectionnez le modèle Docs, puis cliquez sur Restaurer . Workday place le fichier restauré dans la vue Tous les fichiers . Si vous choisissez de supprimer un modèle Docs qui a été partagé avec vous alors que vous n'en êtes pas le propriétaire, vous supprimerez votre accès au modèle. Le modèle Docs disparaît de la liste de fichiers Drive et n'apparaît pas dans la corbeille.
Supprimer définitivement un modèle Docs	Accédez : Supprimer définitivement un fichier de Drive tâche. Avant de pouvoir supprimer définitivement un modèle Docs, vous devez le retirer de tous les processus de gestion auxquels il est associé. Il n'est pas possible de supprimer définitivement un modèle Docs qui est, ou a déjà été, configuré pour un processus de gestion.
Gérer les modèles dans différentes langues	Modèles dans différentes langues sont date de création, géré, et configuré dans le processus de gestion indépendamment. Workday Docs ne prend pas en charge le concept d'instance de traduction comme avec les modèles et blocs de texte Docs classiques.

Créer un modèle Docs

Dans Drive, sélectionnez

Ajouter un nouveau

modèle de document

.

Remarques :

Si vous souhaitez partager automatiquement un ou plusieurs modèles Docs avec un ensemble d'utilisateurs, vous pouvez partager un dossier dans Drive avec des utilisateurs individuels ou avec un groupe de sécurité et placer le nouveau modèle dans ce dossier.

Les modèles Docs que vous créez dans Drive appartiennent aux utilisateurs qui les ont créés. Les propriétaires peuvent effectuer des actions sur les modèles que les autres utilisateurs ne peuvent pas effectuer ; pour plus d'informations, voir Référence : actions possibles sur les modèles Docs en fonction des autorisations.

Workday Docs ne prend pas en charge la conversion automatique d'un modèle Docs standard (à l'aide de blocs de texte et de présentations BIRT) en modèle Docs ; vous devez les créer manuellement.

Pour DocuSign, vous devez utiliser un nom contenant moins de 100 caractères. Pour Adobe Sign, les noms ne peuvent pas contenir de caractères spéciaux tels que l'esperluette (&).

Le cas échéant, Workday Docs définit automatiquement la Décalage de l'expiration du document obtenu sur 10 ans ; cette valeur n'est pas modifiable pour le moment.

Si la langue d'un utilisateur est définie sur une langue que Docs ne prend pas en charge, comme le slovenachajustement (Slovensk Selfadora), vous ne pouvez pas créer ou afficher des modèles de document.

Vous pouvez inclure du texte facultatif que les chargés de la révision peuvent ajouter ou supprimer lors de la génération d'un document. Nous vous recommandons de mettre en surbrillance ce texte ou de le formater dans une autre couleur pour attirer l'attention de l'utilisateur lors de la génération du document. L'utilisateur peut apporter les modifications nécessaires à l'étape Générer un document avant d'envoyer le processus de gestion.

Copier un modèle

Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur

Faire une copie

.

Migrer un modèle Docs d'un environnement client à un autre

Voir Déplacer des modèles Docs entre différents environnements clients.

Partager un modèle Docs avec des utilisateurs non spécifiés en utilisant une URL

Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur

.

Activer l'option

de partage de lien

. La possibilité d'utiliser le partage de lien est un paramètre système. Si vous ne voyez pas cette option, contactez votre administrateur.

Sélectionnez le niveau d'autorisation. Toute personne accédant au modèle Docs à l'aide du lien aura ce niveau d'accès.

Cliquez sur

Copier le lien.

. Donnez cette URL aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le modèle Docs.

Pour plus d'informations sur le partage, consultez le Guide de l'utilisateur de Drive.

Partager un modèle Docs avec des utilisateurs spécifiques

Le partage avec des utilisateurs individuels vous permet de définir un niveau d'autorisation spécifique pour la personne ; ces paramètres restent actifs à parts égales si vous désactivez le partage de lien.

Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur

.

De

Partager avec des personnes

, saisir Les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager et sélectionnez un niveau d'autorisation dans le menu déroulant.

(Facultatif) Saisissez un message pour les utilisateurs avec lesquels vous partagez. Le message s'affiche dans la notification Workday que les utilisateurs reçoivent après que vous avez cliqué sur

.

(Facultatif) Si vous êtes le propriétaire du modèle Docs.,cliquer sur

Avancé

pour indiquer si vous souhaitez ou non laisser les éditeurs partager le fichier, etpour permettre aux personnes autorisées à commenter et à afficher de copier, télécharger ou imprimer le fichier.

Lorsque vous partagez un modèle Docs avec un utilisateur individuel, ce dernier reçoit une notification Workday et, si activé dans l'environnement client, un e-mail. L'utilisateur reçoit la notification s'il a accès ou non au domaine Drive, mais il doit avoir accès àDrive
et
Documents
dans le domaine fonctionnel [insert] pour ouvrir le modèle. Pour plus d'informations sur le partage, consultez le Guide de l'utilisateur de Drive.

Partager un modèle Docs avec des groupes de sécurité

Le partage avec un groupe d'utilisateurs vous permet de définir un niveau d'autorisation spécifique pour le groupe ; ces paramètres restent actifs à parts égales si vous désactivez le partage de lien. La fonctionnalité de partage dans un groupe est un paramètre système attribué à chaque type d'élément Drive. Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur pour qu'il soit activé.

Sélectionnez un modèle dans Drive et cliquez sur

.

De

Partager avec des groupes

, saisir Les groupes avec lesquels vous souhaitez partager et sélectionnez un niveau d'autorisation dans le menu déroulant.

(Facultatif) Si vous êtes le propriétaire du modèle Docs., cliquer sur

Avancé

pour indiquer si vous souhaitez ou non laisser les éditeurs partager le fichier, etpour permettre aux personnes autorisées à commenter et à afficher de copier, télécharger ou imprimer le fichier.

Conserver une version précédente du modèle Docs

Vous pouvez cCopiez le modèle Docs ou téléchargez-le au format de fichier WDXF si vous souhaitez conserver la version actuelle des données ou du contenu avant de le mettre à jour.

Supprimer un modèle Docs

Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur

Supprimer

. Drive déplace le fichier dans la corbeille.

Important
: les processus de gestion continuent d'utiliser des modèles Docs retirés. En outre, les modèles Docs retirés peuvent toujours être sélectionnés dans la liste Configurer une génération de document. Avant de supprimer un modèle Docs, assurez-vous de l'avoir supprimé de tous les processus de gestion pour lesquels il est configuré. Nous vous recommandons de renommer le modèle après l'avoir supprimé, en ajoutant à son nom un indicateur vous rappelant de ne pas l'utiliser.

Récupérer un modèle Docs depuis la corbeille

Dans Drive, sélectionnez

Corbeille

. Sélectionnez le modèle Docs, puis cliquez sur

Restaurer

. Workday place le fichier restauré dans la vue

Tous les fichiers

.

Si vous choisissez de supprimer un modèle Docs qui a été partagé avec vous alors que vous n'en êtes pas le propriétaire, vous supprimerez votre accès au modèle. Le modèle Docs disparaît de la liste de fichiers Drive et n'apparaît pas dans la corbeille.

Supprimer définitivement un modèle Docs

Accédez : Supprimer définitivement un fichier de Drive tâche.

Avant de pouvoir supprimer définitivement un modèle Docs, vous devez le retirer de tous les processus de gestion auxquels il est associé. Il n'est pas possible de supprimer définitivement un modèle Docs qui est, ou a déjà été, configuré pour un processus de gestion.

Gérer les modèles dans différentes langues

Modèles dans différentes langues sont date de création, géré, et configuré dans le processus de gestion indépendamment. Workday Docs ne prend pas en charge le concept d'instance de traduction comme avec les modèles et blocs de texte Docs classiques.