Concept : gestion des modèles Docs

Ce table récapitule les principales actions que vous effectuez lorsque vous gérez des modèles Docs à partir de Workday Drive.

Action	Remarques
Créer un modèle Docs	Dans Drive, sélectionnez Ajouter un nouveau modèle de document et nommez le modèle. Sélectionnez la source et la catégorie du modèle, ajoutez du contenu et cliquez sur Publier pour activer le contenu. Workday Docs ne permet pas de convertir automatiquement un modèle Docs traditionnel (à l'aide de blocs de texte et de présentations BIRT ) en modèle Docs ; vous devez les build manuellement. Pour DocuSign, vous devez utiliser un nom comportant moins de 100 caractères. Pour Adobe Sign, les noms ne peuvent pas contenir de caractères spéciaux tels que l'esperluette (&).
Copier un modèle	Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur Faire une copie .
Migrer un modèle Docs d'un environnement client à un autre	ConsulterDéplacer des modèles de documents d'un environnement client à un autre .
Partager un modèle Docs avec des utilisateurs non spécifiés à l'aide d'une URL	Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur Partager . Activez l' option de partage de lien . La aptitude de partage de lien est un paramètre système. Si vous ne voyez pas l' option, contactez votre administrateur. Sélectionnez le niveau autorisation . Toutes les personnes qui accèdent au modèle Docs à l'aide du associer bénéficieront de ce niveau d'accès. Click Copy Link . Distribuez cette URL aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partage/partager le modèle Docs. Pour plus d'informations sur le partage, consultez le Guide de l'utilisateur Drive .
Partager un modèle Docs avec des utilisateurs spécifiques	Le partage avec des utilisateurs vous permet de définir un niveau autorisation spécifique pour la personne. Ces paramètres restent actifs même si vous désactivez le partage de lien. Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur Partager . Dans Partager avec des personnes , saisissez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partage/partager et sélectionnez un niveau autorisation dans le menu déroulant. (Facultatif) Saisissez un message pour les utilisateurs avec lesquels vous partagez des données. Le message s'affiche dans la notification Workday que les utilisateurs recevoir après que vous avez cliqué sur Partager . Lorsque vous partage/partager un modèle Docs avec un utilisateur, ce dernier reçoit une notification Workday et, si l'option est activée pour l' environnement client, un e-mail. L'utilisateur reçoit la notification s'il a accès au domaine Drive ou non, mais il doit avoir accès aux domaines Drive et Docs dans le domaine fonctionnel System pour ouvrir le modèle. Pour plus d'informations sur le partage, consultez le Guide de l'utilisateur Drive .
Partager un modèle Docs avec des groupes de sécurité	Le partage avec un groupe d'utilisateurs vous permet de définir un niveau autorisation spécifique pour le groupe et ces paramètres restent actifs même si vous désactivez le partage de lien. La aptitude de partage dans un groupe est un paramètre système pour chaque type élément Drive . Si vous ne voyez pas l' option, vérifiez auprès de votre administrateur qu'elle est activée. Sélectionnez un modèle Docs dans Drive et cliquez sur Partager . Dans Partager avec des groupes , saisissez les groupes avec lesquels vous souhaitez partage/partager et sélectionnez un niveau autorisation dans le menu déroulant.
Conserver une version précédente du modèle Docs	Vous pouvez copier le modèle Docs ou le téléchargement au format de fichier RWXF si vous souhaitez conserver la version actuelle des données ou du contenu avant de le mettre à jour.
Retirer un modèle Docs	Dans Drive, sélectionnez le modèle Docs et cliquez sur Retirer . Drive déplace le fichier dans la corbeille. Remarque : les processus de gestion continuent d'utiliser les modèles Docs supprimés. De plus, les modèles Docs supprimés peuvent toujours être sélectionnés dans la liste Configurer la génération de documents. Avant de supprimer un modèle Docs, assurez-vous de le supprimer de tous les processus de gestion pour lesquels il est configuré. Nous vous recommandons de renommer le modèle après l'avoir supprimé, en ajoutant un indicateur au nom pour vous rappeler de ne plus l'utiliser.
Récupérer un modèle Docs depuis la corbeille	Dans Drive, sélectionnez Corbeille . Sélectionnez le modèle Docs, puis cliquez sur Restaurer . Workday déplace le fichier restauré dans la vue Tous les fichiers . Si vous choisissez de supprimer un modèle Docs qui a été partagé avec vous mais que vous n'êtes pas le propriétaire, vous supprimez votre accès au modèle. Le modèle Docs disparaît de la liste des fichiers Drive et n'apparaît pas dans la corbeille.
supprimer définitivement un modèle Docs	Accédez à la tâche Supprimer définitivement un fichier de Drive . Avant de pouvoir supprimer définitivement un modèle Docs, vous devez le retirer de tous les processus de gestion auxquels il est joint. Il est impossible de supprimer définitivement un modèle Docs qui est, ou a déjà été, configuré pour un processus de gestion.
Gérer les modèles dans différentes langues	Des modèles dans différentes langues doivent être créés et gérés séparément. Workday Docs ne prend pas en charge le concept d' instance de traduction comme avec les modèles Docs traditionnels et les blocs de texte.