Concept : domaines de sécurité et actions sur les modèles Docs

Le table suivant récapitule les principales actions que vous effectuez dans le workflow, ainsi que l'accès au domaine ou au processus de gestion requis. Il inclut des actions qui font partie du workflow traditionnel de génération et de révision de documents, ainsi que des actions que vous effectuez désormais à l'aide de Workday Docs. Les actions Workday Docs sont affichées en gras.

Action	Domaine Docs	Domaine Drive	Autorisations de processus de gestion	Remarques
Définir les offres			X	Workday Docs contribue à plusieurs types de document et processus de gestion. La définition d'une lettre offre est un exemple.
Définir les catégories de document			X
Créer des modèles Docs à partir de Drive	X	X		Les créateurs de modèle doivent sélectionner une catégorie lorsqu'ils créent un nouveau modèle et doivent avoir accès à cette catégorie. Le domaine Document Library contrôle l'accès aux catégories.
Créer du texte, des présentations, des en-têtes et des pieds de page dans le modèle Docs	X	X		Docs remplace le besoin de présentations personnalisées BIRT dans la tâcheAssocier des présentations personnalisées aux documents générés . Les créateurs et les personnes autorisées à modifier le modèle doivent avoir accès aux champs de données et aux règles de condition pour pouvoir les utiliser dans le modèle. Le domaine Document Library contrôle l'accès aux champs de données et aux règles de condition . Remarque : les instances traduites ou les traductions au moment de l'exécution ne sont pas prises en charge.
Partager des modèles Docs avec des utilisateurs ou des groupes de sécurité		X		Pour partage/partager automatiquement des modèles Docs avec d'autres utilisateurs, créez le modèle dans un dossier Workday Drive partagé auquel les autres utilisateurs ont accès. Les destinataires doivent avoir accès au domaine Docs .
Aperçu PDF dans Workday Docs	X	X		Lorsque vous modifiez le modèle Docs, cliquez sur Aperçu pour voir à quoi ressemblerait votre document.
Configurer une étape de génération de document Ajouter une étape d'action de génération de document à un processus de gestion			X	Dans l' invite Document par défaut , sélectionnez Documents Drive et accédez au modèle Docs. Tout utilisateur autorisation à configurer une étape dans un processus de gestion peut afficher tous les modèles Docs sur cet environnement client. L'accès au domaine Drive ne détermine pas les modèles Docs pouvant être sélectionnés. Bien que tous les modèles soient sélectionnables, les informations contenues dans les modèles ne sont pas visibles ; seuls les utilisateurs disposant d'un accès au domaine Drive et d'un modèle individuel peuvent afficher le contenu du modèle. Les modèles Docs sont affichés et peuvent être sélectionnés même s'ils se trouvent dans la corbeille de Drive. La délégation de tâches n'est pas prise en charge lorsque vous utilisez des modèles Docs dans un processus de gestion. Conseil pour le recrutement : par défaut, le libellé Mes tâches de révision de document n'affiche pas le numéro de la demande d'achat ni le nom du candidat . Vous pouvez faire afficher ces informations à l'aide de l' étape Mettre à jour le remplacement du libellé d'étape du processus de gestion dans l'Étape de génération de document du document. Par exemple, si vous mettez à jour le libellé pour générer une offre , l'élément Mes tâches inclura la demande de poste et le nom du candidat .
Définir les étapes Réviser les documents			X
Modifier/mettre à jour le modèle Docs	X	X		Workday Docs ne prend pas en charge les dates d'effet. Dès que vous créez et publiez un modèle Docs et que vous l'associez à un processus de gestion, le modèle est utilisé lors de l'exécution du processus de gestion . Chaque fois que vous souhaitez mettre à jour un modèle Docs, nous vous recommandons vivement de copier le modèle, d'apporter vos modifications dans la copie, puis de remplacer le modèle original dans le processus de gestion par la copie.
Réviser le document généré dans Docs (toujours lancé depuis Mes tâches)			X	Les personnes chargées de la révision cliquent sur le bouton Révision pour ouvrir le document généré depuis Mes tâches. La configuration du processus de gestion définit les personnes autorisées à effectuer des évaluations. Les utilisateurs qui génèrent des documents, tels que les recruteurs, n'ont pas besoin d'un accès à Drive . Remarque : à l'étape de révision de votre processus de gestion, dans le champ Configurer une étape de révision de document, assurez-vous que le champ Document est sélectionné dans la catégorie Étape de génération de document, et non dans Modèle de document . Si vous sélectionnez Modèle de document ici, les modifications manuelles apportées au document généré ne sont pas enregistrées.
Réviser le PDF final généré			X	Le chargé de révision, tel qu'un recruteur, peut téléchargement un PDF en ouvrant le document généré depuis Mes tâches, en cliquant sur Réviser, puis en téléchargeant le PDF depuis le menu Fichier. Le PDF généré utilise la police roboto; la sélection de police n'est pas modifiable.
Transférer la participation des modèles Docs	X	X		Dans Workday Docs, les modèles comptent des utilisateurs comme propriétaires. Vous pouvez transfert / mutation la participation à tout moment si nécessaire. Voir Transférer la propriété d'éléments Drive à un autre utilisateur .
Purger les documents générés par l'étape Générer des documents				Vous pouvez utiliser une tâche de purge des données . Gardez à l'esprit que la tâche Purger une personne supprime définitivement toutes les données d'identification personnelle associées à un employé, y compris les liens vers les documents de l'employé. Vous devez disposer d'un accès au domaine Purge Person Data et au sous-domaine Purge Supplier .