Concept : domaines de sécurité et actions de modèle Docs

Ce tableau récapitule les principales actions que vous effectuez dans le workflow et le domaine ou d'un processus de gestion accès requis à. Il comprend des actions qui font partie du workflow classique de génération et de révision de documents, ainsi que des actions que vous effectuez désormais avec Workday Docs.

Action	Domaine Docs	Domaine Drive	Bd'entreprise Ptraitement Autorisations	Remarques
Définir les offres			X
Définir des catégories de document			X
Créer des modèles Docs à partir de Drive	X	X		Tcréateurs de l'invite doit sélectionnez une catégorie lors de la création d'un nouveau modèle et doit avoir accès à cette catégorie. Le domaine Document Library contrôle l'accès aux catégories.
Créer du texte, des présentations, des en-têtes et des bas de page dans le modèle Docs	X	X		Docs remplace le besoin pour les présentations personnalisées BIRT le le Associer des présentations personnalisées aux documents générés tâche. Les créateurs de modèles et les éditeurs doivent avoir accès aux champs de données et aux règles de condition pour les utiliser dans le modèle. Le domaine Document Library contrôle l'accès aux champs de données et aux règles de condition. Remarque : instances traduites outraductions lors de l'exécution ne sont pas pris en charge.
Partager des modèles Docs avec des utilisateurs ou des groupes de sécurité		X		Pour partager automatiquement des modèles Docs avec d'autres utilisateurs, créez le modèle dans un dossier Workday Drive partagé auquel les autres utilisateurs ont accès. É.destinataires ont besoin d'accéder au domaine Docs .
Aperçu du PDF dans Workday Docs	X	X		Lorsque vous modifiez le modèle Docs, cliquez sur Aperçu. pour voir à quoi ressemblerait votre document.
Configurer une étape de génération de document Ajouter une étape d'action de génération de document à un processus de gestion			X	Dans l'invite Document par défaut , sélectionnez Documents Drive et accédez au modèle Docs. Tout utilisateur autorisé à configurer une étape d'un processus de gestion peut afficher tous les modèles Docs de cet environnement client. L'accès au domaine Drive ne détermine pas les modèles Docs pouvant être sélectionnés. Bien que tous les modèles puissent être sélectionnés, les informations qu'ils contiennent ne sont pas visibles ; Seuls les utilisateurs disposant d'un accès au domaine Drive et d'un accès individuel au modèle peuvent afficher le contenu du modèle. Les modèles Docs sont affichés et peuvent être sélectionnés même si le modèle se trouve dans la Corbeille de Drive. La délégation de tâches n'est pas prise en charge lorsque vous utilisez des modèles Docs dans un processus de gestion. Conseil pour Workday Recruiting : par défaut, le libellé Mes tâches associé à la révision de document n'affiche pas le numéro de demande de poste ni le nom du candidat. Vous pouvez faire en sorte que ces informations s'affichent en utilisant l' étape de processus de gestion Mettre à jour le remplacement du libellé d' étape dans l'étape Générer un document du document. Par exemple, si vous modifiez le libellé en saisissant Générer une offre , l'élément Mes tâches inclura la demande de poste et le nom du candidat.
Définir les étapes de révision de documents			X
Modifier/Mettre à jour le modèle Docs	X	X		Workday Docs ne prend pas en charge les dates d'effet. Dès que vous créez et publiez un modèle Docs et que vous l'associez à un processus de gestion, le modèle est utilisé lors de l'exécution du processus de gestion. Chaque fois que vous souhaitez mettre à jour un modèle Docs, nous vous recommandons fortement de copier le modèle, d'apporter vos modifications dans la copie, puis de remplacer le modèle d'origine dans le processus de gestion par la copie.
Réviser le document généré dans Docs (toujours lancé depuis Mes tâches)			X	Les chargés de la révision cliquent sur le bouton Réviser pour ouvrir le document généré dans Mes tâches. La configuration du processus de gestion détermine les personnes autorisées à évaluer. Les utilisateurs qui génèrent des documents, tels que les recruteurs, n'ont pas besoin d'un accès à Drive. Remarque : à l'étape Révision de votre processus de gestion, dans la tâche Configurer une étape de révision de document, assurez-vous que le champ Document est sélectionné dans la catégorie Étape de génération de document, et non dans le modèle de document . Si vous sélectionnez Modèle de document ici, les modifications manuelles apportées au document généré ne seront pas enregistrées.
Réviser le PDF final généré			X	Le chargé de révision, tel qu'un recruteur, peut télécharger un fichier PDF en ouvrant le document généré depuis Mes tâches, en cliquant sur Réviser, puis en téléchargeant le PDF à partir du menu Fichier. Le fichier PDF généré utilise la police Roboto. la sélection de polices n'est pas modifiable.
Transférer la propriété de modèles Docs	X	X		Dans Workday Docs, les modèles ont des utilisateurs individuels comme propriétaires. Vous pouvez transférer la propriété à tout moment si nécessaire. Voir Transférer la propriété d'éléments Drive à un autre utilisateur .
Purger les documents générés par l'étape Générer des documents				Vous pouvez utiliser une tâche de purge des données. Gardez à l'esprit que la tâche Purger une personne supprime définitivement toutes les données d'informations d'identification personnelle (PII) associées à un employé, y compris les liens vers les documents de l'employé. Vous devez avoir accès aux domaines Purge Person Data et Purge Supplier .