Éléments de définition : plans d'accueil et d'intégration
Cette thème peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des plans d'accueil et d'intégration. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday Onboarding Plans vous permet d' offre une expérience personnalisée conviviale aux nouvelles recrues à des étapes définies de leur transition de candidats à des salariés. Les plans d'accueil et d'intégration garantissent que les nouveaux membres de équipe se sentent informés, connectés et prêts à réussir dans leur rôle. Vous pouvez utiliser les plans d'accueil et intégration pour les éléments suivants :
- Nouvelles embauches
- Candidats en cours d'embauche
- Nouveaux intervenants extérieurs
Avantages pour l'entreprise
- Promouvoir la réussite de l'entreprise en veillant à ce que les nouvelles embauches se sentent informées, prêtes et soutenus dès le départ.
- Construit une culture positive sur le lieu de travail et renforce la confiance dès le premier jour.
- Réduire les non présentations au premier jour, retenue de garantie le personnel et abaisser les coûts de rotation.
- Améliorer la productivité en aidant les nouvelles embauches à s'adapter rapidement à leurs tâches.
- Renforce l'engagement des salarié en favorisant un sentiment de relation avec la culture unité légale de l'unité légale.
- Améliore l'efficacité des managers et des RH en centralisant les tâches administratives liées à la création et à la gestion de accueil et intégration.
- Prend en charge les 4 piliers de accueil et intégration: les relations, la conformité, la clarté et la culture.
Cas d'utilisation
- Comblez le fossé entre le candidat et employé jusqu'à ce qu'il recevoir un accès Workday . Exemple : fournissez des vidéos sur l'historique, la mission et les valeurs de votre organisation.
- Envoyez un message de bienvenue pour garder les nouvelles embauches enthousiasmées par leur nouveau rôle et réduire le risque de non présentation.
- Accordez aux nouvelles embauches l'accès aux formulaires et aux documents à réviser et à compléter.
- Collecter des documents essentiels. Exemple : lettres offre signées ou documents d'identification.
- Définir la paie, les avantages sociaux et d'autres exigences de conformité à l'aide des tâches de processus de gestion
- Fournir un support et des ressources continus pour aider les nouvelles embauches à s'intégrer Exemple : connectez-vous à un collègue.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment voulez-vous définir le plan d'accueil et d'intégration ? | Pour configurer à quel moment les plans d'accueil et d'intégration deviennent disponibles pour les nouvelles embauches, vous pouvez définir l'affectation du plan d'accueil et d'intégration comme une étape dans les processus de gestion suivants :
|
Avez-vous besoin de plans accueil et intégration uniques pour différents groupes accueil et intégration ? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour les publics des plans d'accueil et intégration pour affecter des plans aux publics. Vous pouvez créer des publics à l'aide de règles de condition pour envoyer du contenu individuel à des groupes de nouvelles recrues en fonction de critères définis. |
Souhaitez-vous affecter manuellement des plans accueil et intégration' intégration ? | Vous pouvez également utiliser la tâche Affecter un plan d'accueil et d'intégration pour affecter manuellement un plan accueil et intégration en dehors du processus de gestion. L'affectation du plan accueil et intégration respecte la configuration du public du plan , ce qui signifie que vous ne pouvez pas sélectionner manuellement un plan spécifique pour une personne. Toutefois, vous pouvez sélectionner une personne et, si cette personne a plusieurs événements éligibles, Workday vous invite à sélectionner l' événement approprié . |
Voulez-vous désactiver un plan accueil et intégration ? | Vous pouvez désactiver des plans d'accueil et intégration afin qu'ils ne puissent plus être mappés à un public. Vous pouvez toujours modifier, copier ou afficher un aperçu des plans désactivés. Vous pouvez désactiver les plans d'accueil et d'intégration dans le menu des actions associées du plan en sélectionnant Plan d'accueil et d'intégration > Désactiver .Vous pouvez également désactiver les plans d'accueil et d'intégration dans la section Plans du rapport Planificateur de l'accueil et de l'intégration et en sélectionnant Désactiver dans l' inviteModifier . Vous ne pouvez pas désactiver un plan s'il est affecté à un public . Vous pouvez supprimer le public affecté à l'aide de la tâcheMettre à jour les publics des plans d'accueil et intégration . Vous pouvez également désactiver des affectations de plan spécifiques à l'aide de la tâche Désactiver une affectation de plan d'accueil et d'intégration . Vous pouvez également désactiver une affectation de plan à partir du menu des actions associées d'une affectation de plan spécifique. Vous pouvez utiliser cette tâche pour corriger une affectation de plan incorrecte. Un utilisateur ne peut avoir qu'une seule affectation de plan active. Vous devez désactiver une affectation de plan avant d'en réaffecter une autre. |
Quel type de contenu accueil et intégration souhaitez-vous créer pour votre public de l'accueil et l'intégration? | Vous pouvez utiliser la tâche Créer un contenu d'accueil et d'intégration pour créer :
Vous pouvez saisir manuellement les informations dans chaque section de la vignette ou utiliser un champ externe. Pour les champs externes, vous pouvez créer un champ calculé pour obtenir des informations spécifiques de n'importe quel des objets de gestion suivants :
Vous pouvez créer un communiqué à inclure dans un plan d'accueil et d'intégration. Vous pouvez intégrer des liens, des rapports personnalisés, des messages, des images et des vidéos dans les communiqués qui figurent dans le plan accueil et intégration , ce qui permet aux nouvelles recrues d'interagir avec plusieurs types de contenu.
Des étapes supplémentaires peuvent être nécessaires pour activer cette fonctionnalité en fonction du contrat service' abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, reportez-vous à ce communiqué sur Community . |
Comment souhaitez-vous informer les nouvelles embauches sur les nouveaux contenus accueil et intégration ? | Vous pouvez créer une vignette d'accueil et d'intégration à afficher sur la page d'accueil Workday pour aider les nouveaux employés à suivre l'avancement de leur accueil et intégration et à accéder rapidement à leurs plans. |
Souhaitez-vous afficher le contenu de formation obligatoire pour les nouvelles embauches ? | Vous pouvez utiliser la tâche Maintain Onboarding Section Configurations pour afficher la section Formation obligatoire pour vous dans les plans accueil et intégration . Dans cette section, vous pouvez afficher du contenu de formation préconfiguré en utilisant jusqu'à 20 vignettes, ce qui permet aux nouvelles embauches d'accéder et d'achever facilement la formation essentielle. Pour afficher le contenu dans la section Formation obligatoire pour vous , vous devez :
SKU Workday Learning requis. |
Souhaitez-vous aider les nouvelles embauches à build des relations en suggérant des collègues lors de accueil et intégration? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour les configurations de section d'accueil et d'intégration pour afficher la section Étendre votre réseau dans les plans accueil et intégration . Cette section s'appuie sur le Machine Learning pour suggérer des collègues aux nouvelle embauche , ce qui les aide à build des relations, à s'adapter à leur nouvel environnement et à se sentir rapidement faire partie de l' équipe .Le SKU Talent Optimization est requis. |
Souhaitez-vous aider les nouvelles embauches à rester sur le suivi et à s'engager en affichant les parcours au cours de leur accueil et intégration? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour les configurations de section d'accueil et d'intégration pour afficher la section Parcours pour vous dans les plans accueil et intégration . Les parcours organisent des tâches et des ressources clés dans un espace unique convivial, ce qui permet aux nouvelles embauches d'accéder rapidement à ce dont elles ont besoin, de garder le cap et de rester motivés durant leurs premières semaines et au-delà. Cette expérience personnalisée les aide à build la confiance dès le premier jour et à gérer plus efficacement leur accueil et intégration .
Requiert le SKU Parcours. |
Souhaitez-vous utiliser la marque de votre organisation ? | Vous pouvez utiliser la tâche Créer une marque externe pour l'accueil et l'intégration afin de mettre à jour la cohérence de la marque pour la pré-intégration externe en téléchargeant les éléments suivants concernant votre organisation :
Reportez-vous à la documentation du site carrière de recrutement pour obtenir des recommandations sur le meilleur dimensionnement des images suivantes : Éléments de définition : marques pour les sites carrières externes L'expérience d'intégration interne reprend la marque de marque client . Voir recommandations pour la taille de l'image : Référence : tailles des images recommandées pour la marque de l'environnement client |
Purge des données | Vous utilisez le champ de rapport Has Active Onboarding Plan Assignment dans les objets de gestion Candidature et Candidat pour purger le candidat , la candidat ou les deux. |
Souhaitez-vous générer et distribuer de manière dynamique des documents aux nouvelles embauches ? | Vous pouvez configurer l'étape d'action Générer un document dans le processus de gestion Accueil et intégration pour utiliser les documents créés de manière dynamique avec Workday Docs. Vous pouvez ensuite utiliser l'étape Réviser les documents pour distribuer ces documents aux nouvelles embauches lors de accueil et intégration. Exemple : lettres d'offre. |
Recommandations
Si vous utilisez à la fois la pré-intégration externe et l'expérience interne, Workday vous recommande de configurer des règles de condition de public à la fois pour la candidature et l' employé afin de garantir que les nouvelles embauches conservent leur accès au contenu lorsqu'elles deviennent des employés. Une fois qu'un employé existe, Workday ignore les règles de candidature et utilise uniquement les règles de condition de public de employé . (Clients Recruiting uniquement)
Actions requises
La pré-intégration externe repose sur l'utilisation d'un site carrière externe. (Clients Recruiting uniquement) Le processus d'intégration peut être utilisé dans les processus de gestion suivants :
- Accord d'embauche(clients Recruiting uniquement)
- Offre(clients Workday Recruiting uniquement)
Limites
- Les nouvelles embauches peuvent uniquement passer à l'étape/la phase suivante dans leur plan accueil et intégration et ne peuvent pas revenir aux phases précédentes.
- Non pris en charge pour les processus de gestion suivants :
- Changer d'emploi
- Ajouter un emploi supplémentaire
- Démarrer le détachement à l'international
- Actuellement, nous ne prenons pas en charge l'authentification unique (SSO) pour les pré-intégrations externes.
Définition de l'environnement client
Deux tâches
Accueil et intégration
sont utilisées pour accéder au tableau de bord Accueil
et intégration et aux plans d'accueil et d'intégration
existants (à partir de la recherche globale ou des éléments de menu de la page d'accueil). L'un est conditionnel et impacté par la case à cocher Désactiver le tableau de bord Accueil et intégration
dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - HCM
, tandis que l'autre pointe toujours vers le tableau de bord Accueil et intégration
existant.Pour la tâche conditionnelle , lorsque vous ne cochez pas la case à cocher
Désactiver le tableau de bord Accueil et
intégration, Workday redirige les utilisateurs ayant une affectation de plan d'accueil et d'intégration
active, ou les utilisateurs ayant déjà eu un plan d'accueil et d'intégration actif, y compris les réembauches, vers la nouvelle page d'accueil du plan d'accueil et d'intégration
. Les utilisateurs sans affectation continueront de voir le tableau de bord Accueil et intégration
existant .Lorsque vous cochez la case à cocher
Désactiver le tableau de bord Accueil et intégration
, Workday redirige tous les utilisateurs vers la nouvelle page d'accueil du plan d'accueil et d'intégration
. - Pour les utilisateurs n'ayant aucun plan actif ou n'ayant jamais eu de plan, lorsque la case à cocherDésactiver le tableau de bord Accueil et intégrationn'est pas cochée :
- Les tâches statiques et dynamiques sont directement envoyées au tableau de bord Accueil et intégration existant.
- Lorsque la case à cocherDésactiver le tableau de bord Accueil et intégrationest cochée :
- La tâche statique est redirigée vers le tableau de bord Accueil et intégration existant.
- La tâche dynamique dirige vers la nouvelle expérience Accueil et intégration.
- Pour les utilisateurs ayant un plan actif ou ayant déjà eu un plan incluant des réembauches, lorsque la case à cocherDésactiver le tableau de bord Accueil et intégrationn'est pas cochée :
- La tâche statique est redirigée vers le tableau de bord Accueil et intégration existant.
- La tâche dynamique redirige vers la nouvelle expérience Plans d'accueil et d'intégration.
- Lorsque la caseDésactiver le tableau de bord Accueil et intégrationest cochée :
- La tâche statique est redirigée vers le tableau de bord Accueil et intégration existant.
- La tâche dynamique dirige vers la nouvelle expérience Accueil et intégration.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Onboarding
| Permet aux administrateurs d'accéder aux tâches du planificateur de l'accueil et de l'intégration. |
Self-Service: Onboarding
|
|
View: Onboarding Plans Preview
| Ce domaine permet aux utilisateurs d'afficher un aperçu de la configuration du détail du plan d'accueil et d'intégration d'une personne ou d'une affectation de plan. |
Manage: Onboarding Audience Condition Rules
| Ce domaine permet aux utilisateurs de gérer les règles de condition pour les publics pour les plans d'accueil et d'intégration. |
Worker Data: Onboarding
| Permet d'accéder aux rapports associés aux plans accueil et intégration . |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer l'étape de service
Affectation d'un plan d'accueil et d'intégration
aux processus de gestion suivants afin d'établir le point de départ à partir duquel un plan d'accueil et d'intégration peut être disponible pour les nouvelles embauches :- Accord d'embauche(Recrutement uniquement)
- Embaucher
- Offre(Recrutement uniquement)
Lorsqu'une nouvelle embauche atteint une phase dans un processus de gestion avec une
affectation de plan d'accueil et d'intégration
configurée, l'étape est immédiatement :
- Qui leur ont été affectées en vue de leur affectation de plan d'accueil et d'intégration.
- Passé à la dernière phase éligible que vous avez configurée.
- Recevez toutes les notifications éligibles configurées pour cette phase.
Une nouvelle embauche n'aura accès qu'à un seul plan accueil et intégration actif à la fois. Workday subvention l'accès à ce plan dès que la nouvelle embauche aura atteint la première phase configurée ().
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affectations de plans d'accueil et d'intégration
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour obtenir une vue d'ensemble du détail des affectations de plan accueil et intégration et d'intégration pour les employés ou les candidats en cours d'embauche affectés au plan. |
Synthèse du statut du processus de gestion d'accueil et d'intégration
| Les responsables peuvent utiliser ce rapport pour afficher un récapitulatif du statut accueil et intégration d'un employé récemment embauché, pour une organisation hiérarchique. Exemple : les coordonnées de l'employé , la date d'embauche, le poste, le responsable de l'embauche et le statut du processus de gestion Accueil et intégration . |
Conseils d'intégration
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour résoudre les problèmes potentiel au cours du processus accueil et intégration , comme lorsqu'un nouvel employé ou candidat en cours d'embauche n'a pas d'affectation de plan accueil et intégration . |
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Fonctionnalité | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Manager Insights Hub | Avec le hub Management, les responsables ont une visibilité directe sur l'avancement de accueil et intégration de leurs nouvelles embauches via les éléments suivants :
Sélectionnez Afficher tout pour ouvrir la fenêtre modale Tâches d'intégration de mon équipe , dans laquelle les responsables peuvent basculer entre les tâches en retard et à échéance proche , trier les colonnes et afficher toutes les tâches accueil et intégration en attente pour leur équipe.
Remarque : les tâches obligatoires sont prioritaires sur les tâches facultatives , même si la tâche facultative est en retard de. |