Éléments de définition : expérience d'accueil et d'intégration
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de l'expérience d'accueil et d'intégration. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday Onboarding Experience vous permet d'offrir une expérience personnalisée et engageante aux nouveaux employés embauchés aux phases définies de leur transition du candidat à l'employé. L'expérience d'accueil et d'intégration garantit que les membres de la nouvelle équipe se trouvent informés, connectés et prêts à réussir dans leurs rôles. Vous pouvez utiliser l'expérience d'accueil et d'intégration pour :
- Nouvelles embauches
- Candidats en cours d'embauche
- Nouveaux intervenants extérieurs
Avantages pour l'entreprise
- Assure la réussite de l'entreprise en veillant à ce que les nouveaux employés embauchés se trouvent informés, préparés et soutenus dès le départ.
- Développe une culture d'entreprise positive et augmente la confiance dès le premier jour.
- Réduit le nombre de non présentations au premier jour, améliore la fidélisation du personnel et diminue les coûts de rotation.
- Améliorer la productivité en aidant les nouveaux employés embauchés à s'adapter rapidement à leurs tâches.
- Renforce l'engagement des salariés en favorisant un lien avec la culture d'entreprise de l'unité légale.
- Améliore l'efficacité des responsables et des RH en centralisant les tâches administratives liées à la création et à la mise à jour du processus d'accueil et d'intégration.
- Contribue aux quatre principes de base de l'accueil et de l'intégration : relations, conformité, explicitation et culture.
Cas d'utilisation
- Créer un lien entre le candidat et l'employé jusqu'à ce qu'il bénéficie d'un accès Workday. Par exemple, fournissez des vidéos sur l'historique, la mission et les valeurs de votre organisation.
- Envoyer un message de bienvenue pour garder les nouvelles embauches contentes de leur nouveau rôle et réduire le risque de non présentation.
- Autoriser les nouvelles embauches à accéder aux formulaires et documents à réviser et à renseigner.
- Rassembler les documents essentiels. Exemple : lettres d'offre ou documents d'identification signés.
- Définissez la paie, les avantages sociaux et d'autres exigences de conformité à l'aide des tâches de processus de gestion.
- Fournir un accompagnement régulier et des ressources pour faciliter l'intégration des nouvelles embauches. Exemple : les mettre en relation avec un collègue.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment souhaitez-vous définir le service Plan d'accueil et d'intégration ? | Pour déterminer à quel moment les plans d'accueil et d'intégration deviennent disponibles pour les nouvelles embauches, vous pouvez définir l'Affectation du plan d'accueil et d'intégration comme étape des processus de gestion suivants :
|
Avez-vous besoin de plans d'accueil et d'intégration uniques pour différents groupes d'accueil et d'intégration ? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour les publics du plan d'accueil et d'intégration pour affecter des plans aux publics. Vous pouvez créer des publics à l'aide de règles de condition pour envoyer du contenu personnalisé à des groupes de nouveaux démarreurs en fonction de critères définis. |
Souhaitez-vous affecter manuellement des plans de référencement ? | Vous pouvez également utiliser la tâche Affecter un plan d'accueil et d'intégration pour affecter manuellement un plan d'accueil et d'intégration en dehors d'un processus de gestion. L'affectation du plan d'accueil et d'intégration respecte la configuration du public du plan, ce qui signifie que vous ne pouvez pas sélectionner manuellement un plan spécifique pour une personne. Vous pouvez néanmoins sélectionner une personne et, si cette personne est associée à plusieurs événements éligibles, Workday vous invitera à sélectionner le bon événement. |
Voulez-vous désactiver un plan d'accueil et d'intégration ? | Vous ne pouvez pas désactiver les plans d'accueil et d'intégration, mais vous pouvez désactiver des affectations de plan spécifiques.
Vous pouvez utiliser la tâche Désactiver une affectation de plan d'accueil et d'intégration pour désactiver une affectation de plan. Vous pouvez également désactiver une affectation de plan depuis le menu des actions associées pour une affectation de plan spécifique. Vous pouvez utiliser cette tâche pour rectifier une affectation de plan incorrecte. Un utilisateur ne peut avoir qu'une seule affectation de plan active. Vous devez désactiver une affectation de plan avant d'en réaffecter une autre. |
Quel type de contenu d'accueil et d'intégration souhaitez-vous créer pour votre public d'accueil et d'intégration ? | Vous pouvez utiliser la tâche Créer un contenu d'accueil et d'intégration pour créer :
Vous pouvez saisir manuellement les informations dans chaque section de la vignette ou utiliser un champ externe. Pour les champs externes, vous pouvez créer un Champ de calcul pour accéder à des informations spécifiques à partir de l'un des objets de gestion suivants :
Vous pouvez créer une Communiqué à inclure dans un Plan d'accueil et d'intégration. Vous pouvez intégrer des liens, des rapports personnalisés, des messages, des images et des vidéos dans Communiqués qui figureront dans le plan d'accueil et d'intégration, ce qui permet aux nouveaux employés embauchés de s'engager avec différents types de contenu.
Des étapes supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires pour activer cette fonctionnalité en fonction du contrat d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, reportez-vous à ce communiqué sur Community . |
Comment voulez-vous informer les nouveaux employés embauchés sur le nouveau contenu d'accueil et d'intégration ? | Vous pouvez créer une vignette Accueil et intégration à afficher sur la page d'accueil Workday pour aider les nouveaux salariés à suivre leur progression en matière d'accueil et d'intégration et à accéder rapidement à leurs plans. |
Souhaitez-vous afficher le contenu de la formation obligatoire pour les nouvelles embauches ? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour les configurations de section de formation d'accueil et d'intégration pour afficher la section Formation obligatoire dans les plans d'accueil et d'intégration. Cette section vous permet d'afficher du contenu de formation préconfiguré à l'aide de 20 vignettes maximum, ce qui permet aux nouveaux employés embauchés d'accéder facilement à la formation essentielle et de les suivre. Pour afficher du contenu dans la section Formation obligatoire , vous devez :
Nécessite le SKU Learning. |
Souhaitez-vous aider les nouveaux employés embauchés à établir des relations en suggérant des collègues lors de leur accueil et intégration ? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour les configurations de section de référencement pour afficher la section Créer une relation avec un collègue dans les plans de référencement. Cette section utilise le Machine Learning pour suggérer des collègues avec lesquels la nouvelle embauche peut se mettre en relation, en les aidant à établir des relations, à naviguer dans leur nouvel environnement et à se sentir rapidement membre de l'équipe.Nécessite le SKU Talent Optimization. |
Souhaitez-vous aider les nouveaux employés embauchés à rester en attente et engagés en affichant des parcours lors de leur accueil et intégration ? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour les configurations de section de référencement pour afficher la section Parcours pour vous dans les plans de référencement. Les parcours permettent d'organiser les tâches et les ressources clés dans un espace unique et facile à naviguer, ce qui permet aux nouveaux employés embauchés d'accéder rapidement à ce dont ils ont besoin, de rester dans le processus et de rester engagés durant leurs premières semaines et au-delà. Cette expérience personnalisée les aide à établir leur confiance dès le premier jour et à gérer plus efficacement leur accueil et intégration.
Exige le SKU Parcours. |
Souhaitez-vous utiliser la marque de votre organisation ? | Vous pouvez utiliser la tâche Créer une marque externe pour l'accueil et l'intégration afin de garantir la cohérence de la marque pour le pré-embauche externe en téléchargeant les éléments suivants concernant votre organisation :
Consultez la documentation du site carrière de recrutement pour obtenir des recommandations sur la taille optimale des images suivantes : Éléments de définition : marques pour les sites carrières externes L'expérience Internal Onboarding tire sa marque de la marque définie dans l'environnement client. Voir recommandations pour la taille de l'image : Référence : tailles d'image recommandées pour la marque de l'environnement client |
Purge des données | Vous utilisez le champ de rapport Has Active Onboarding Plan Assignment dans les objets de gestion Candidature et Candidat pour purger le candidat ou la candidature du candidat, ou les deux. |
Souhaitez-vous générer et distribuer de manière dynamique des documents aux nouvelles embauches ? | Vous pouvez configurer l'étape d'action Générer un document dans le processus de gestion Accueil et intégration pour utiliser des documents créés dynamiquement avec Workday Docs. Vous pouvez ensuite utiliser l'étape Réviser le document pour distribuer ces documents aux nouvelles embauches lors de leur accueil et intégration. Exemple : lettres d'offre. |
Recommandations
Si vous utilisez à la fois la préembauche externe et l'expérience interne, Workday vous recommande de configurer des règles de condition de public à la fois pour la candidature et l'employé afin de garantir que les nouvelles embauches conservent l'accès au contenu lorsqu'elles deviennent des employés. Dès qu'un employé existe, Workday ignore les règles de candidature et utilise uniquement les règles de condition du public de l'employé. (Clients Workday Recruiting uniquement)
Actions requises
La préembauche externe s'appuie sur l'utilisation d'un site carrière externe. (Clients Recruiting uniquement) L'accueil et l'intégration peuvent être utilisés dans les processus de gestion suivants :
- Accord d'embauche(clients Workday Recruiting uniquement)
- Offre(clients Workday Recruiting uniquement)
Limites
- Les nouvelles embauches peuvent uniquement avancer dans leur plan d'accueil et d'intégration et ne peuvent pas revenir aux phases précédentes.
- Non pris en charge pour les processus de gestion suivants :
- Changer d'emploi
- Ajouter un emploi supplémentaire
- Démarrer le détachement à l'international
- Non pris en charge sur les applications mobiles natives.
Définition de l'environnement client
Deux tâches
Accueil et intégration
sont utilisées pour accéder aux éléments existants du Tableau de bord Accueil
et de l'intégration et des plans d'accueil et d'intégration
(à partir des éléments de la recherche globale ou de la page d'accueil). L'un est conditionnel et impacté par la case à cocher Désactiver le tableau de bord Accueil et intégration
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM
, tandis que l'autre pointe toujours vers le tableau de bord Accueil et intégration
existant.Pour la tâche conditionnelle, lorsque vous laissez la case
Désactiver le tableau de bord Accueil et intégration
désélectionnée, Workday redirige les utilisateurs ayant une affectation de plan d'accueil et d'intégration
vers la nouvelle page d'accueil du plan d'accueil et d'intégration
. Les utilisateurs sans affectation continueront d'afficher le tableau de bord Accueil et intégration
existant.Lorsque vous cochez la case
Désactiver le tableau de bord Accueil et intégration
, Workday redirige tous les utilisateurs vers la nouvelle page d'accueil du plan d'accueil et d'intégration
. Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Domaine Set Up: Accueil et intégration
| Permet aux administrateurs d'accéder aux tâches du planificateur de l'accueil et de l'intégration. |
Self-Service: Accueil et intégration
|
|
Afficher : aperçu des plans de référencement
| Permet aux utilisateurs d'afficher un aperçu de la configuration du détail du plan d'accueil et d'intégration pour une personne ou une affectation de plan. |
Gérer les règles de condition du public de l'accueil et de l'intégration
| Permet aux utilisateurs de gérer les règles de condition des publics pour les plans d'accueil et d'intégration. |
Worker Data: Onboarding
| Permet d'accéder aux rapports associés aux plans d'accueil et d'intégration. |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer l'étape de service
Affectation du plan d'accueil et d'intégration
dans les processus de gestion suivants pour définir le point de départ à partir duquel un plan d'accueil et d'intégration peut être proposé aux nouveaux employés embauchés :- Embaucher un intervenant extérieur
- Accord d'embauche(Recruiting uniquement)
- Embaucher
- Offre(Workday Recruiting uniquement)
Lorsqu'une nouvelle embauche atteint une phase dans un processus de gestion avec une
affectation de plan d'accueil et d'intégration
configurée , l'étape suivante, elle peut immédiatement :
- Affectés à leur affectation de plan d'accueil et d'intégration.
- Positionnement dans la phase d'éligibilité la plus récente que vous avez configurée.
- Recevez toutes les notifications éligibles configurées pour cette phase.
Une nouvelle embauche n'a accès qu'à un seul plan d'accueil et d'intégration actif à la fois. Workday accorde l'accès à ce plan dès que la nouvelle embauche atteint la première phase configurée.
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affectations de plans de référencement
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour obtenir un aperçu du détail de l'affectation du plan d'accueil et d'intégration pour les employés ou les candidats en cours d'embauche affectés au plan. |
Accueil et intégration - synthèse du processus de gestion
| Les responsables peuvent utiliser ce rapport pour consulter un récapitulatif du statut d'accueil et d'intégration d'un employé récemment embauché, dans une organisation hiérarchique. Exemple : les coordonnées de l'employé, la date d'embauche, le poste, le responsable de l'embauche et le statut du processus de gestion Accueil et intégration. |
Avis de référencement
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour résoudre les problèmes potentiels pendant le processus d'accueil et d'intégration, par exemple lorsqu'il manque une affectation de plan d'accueil et d'intégration pour un nouveau salarié ou un candidat en cours d'embauche. |
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.