Éléments de définition : acquisition de droits à absence

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de l'acquisition de droits à absence. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Acquisition de droits à absence vous permet de configurer des absences que vos employés peuvent acquérir à l'aide de la tâche

Acquérir des droits à absence

. Vous pouvez configurer :

Période durant laquelle les employés peuvent acquérir des droits à absence.

Le nombre maximum de droits à absence que les employés peuvent acquérir.

Période durant laquelle le nombre maximum d'absences s'applique.

Incréments de droits à absence autorisés pour l'acquisition par les employés.

Date et heure de la mise à jour du solde des absences de l'employé.

Heure de début et de fin des ajustements de la paie.

Taux de rémunération à utiliser pour les ajustements de la paie.

Avantages pour l'entreprise

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez configurer les droits à absence pouvant être acquis afin que les employés puissent acquérir des droits à absence, ce qui leur permet de prendre plus de congés que ceux actuellement cumulés et de payer les absences acquises sur une ou plusieurs périodes de paie. Workday régularise automatiquement le solde des absences des employés lorsque des droits à absence sont acquis.

Cas d'utilisation

Les administrateurs peuvent définir les critères pour l'acquisition de droits à absence par les employés dans les calendriers de cumuls et d'acquisition, y compris le taux de rémunération auquel l'absence est acquise et la mise à jour du solde des absences de l'employé. Ils peuvent utiliser des calculs lors de la création de gains et de déductions.

Les employés peuvent acquérir des droits à absence lorsqu'ils en ont besoin. Ils peuvent également afficher le détail des droits à absence qu'ils ont acquis, notamment le taux de rémunération auquel ils ont acquis les droits à absence et le solde des absences.

Workday Payroll peut automatiser l'acquisition des droits à absence que les employés achètent.

Les responsables et les administrateurs peuvent utiliser le rapport standard ou créer des rapports personnalisés pour identifier les éléments suivants :

Droits à absence acquis par les employés.

Cumuls qui ont été configurés pour l'achat.

Calculs associés d'élément de paie pour les droits à absence acquis.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Comment voulez-vous que vos salariés voient la tâche d'acquisition de droits à absence ? Par exemple, doivent-ils voir "absences de longue durée" ou un autre terme ?	Vous pouvez utiliser des libellés personnalisés pour remplacer le terme "acquisition de droits à absence". Les salariés voient le libellé personnalisé et peuvent le rechercher lorsqu'ils achètent des droits à absence.
Quand autorisez-vous les salariés à acquérir des droits à absence ? Uniquement pendant une période spécifique, comme l'adhésion ouverte ou à tout moment au cours d'une année ?	Vous pouvez définir des calendriers pour autoriser les employés à acquérir des droits à absences. Des absences différentes peuvent être associées à des calendriers différents. Vous pouvez configurer le calendrier à l'aide de la tâche Créer un calendrier pour l'acquisition de droits à absence , ainsi qu'au niveau du cumul configuré pour l'acquisition, dans le champ Disponible pour l'acquisition pendant .
Quel taux de rémunération voulez-vous appliquer lorsque les salariés achètent des droits à absence ?	Lorsque vous définissez le cumul, vous pouvez sélectionner le taux de rémunération auquel vous souhaitez acquérir les droits à absence : Au début de la première régularisation de la paie . Workday utilise le taux de rémunération de l'employé au début de la première période d'ajustement de la paie pour toutes les périodes de paie. Cette information est fixe. Taux de change en vigueur pendant chaque période de paie . Workday utilise le taux de rémunération de l'employé pour chaque période de paie. Cela peut varier si le taux de rémunération de l'employé change au cours d'une période de paie. Au moment de l'acquisition de droits à absence : . Workday utilise le taux de rémunération de l'employé au moment où il a acquis des droits à absence pour toutes les périodes de paie. Cette information est fixe.

Recommandations

Lorsque vous testez la paie, tenez compte des besoins de votre entreprise ainsi que des scénarios possibles. Par exemple :

Un employé qui a acquis des droits à absence dont l'emploi prend fin avant le remboursement de la totalité du montant. Workday calcule le montant dû par l'employé et réduit sa paie du montant total.

Un employé est absent et n'a pas de salaire brut. Révisez votre configuration pour les employés absents dans l'onglet

Inactif (remplacement à la demande, en cycle standard)

de la catégorie d'exécution, ainsi que la façon dont vous effectuez le suivi des arriérés et configurez la récupération.

Assurez-vous de tester la façon dont Workday gère les scénarios avec votre configuration afin de savoir comment conseiller vos employés.

Actions requises

Aucun impact.

Limites

Les responsables et les administrateurs ne peuvent pas acquérir des droits à absence pour le compte des employés.

Vous ne pouvez pas ajouter de cumuls configurés pour l'acquisition de droits à absence avec des régimes d'absences fondés sur le poste.

Vous ne pouvez pas utiliser les saisies d'élément de paie manuelles dans Workday Payroll. Sur la déduction ou le gain, désélectionnez-vous la

case Montant de la saisie d'élément de paie autorisé.

case à cocher de la section

Détail du calcul

et désélectionnez la

case Saisie autorisée ?

Case à cocher dans la grille

Calculs associés

Lorsque vous utilisez un système de paie tiers, l'interface PECI (Payroll Effective Change Interface) et le fichier de sortie unique de l'interface de la paie (PICOF) ne sont pas pris en charge actuellement. Vous pouvez ajouter les nouveaux champs de rapport du nouvel objet de gestion Événement d'acquisition de droits à absence dans les intégrations personnalisées ou les saisies manuelles dans votre système de paie.

L'acquisition de droits à absence ne doit pas être considérée comme une éligibilité au FLSA.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Configurez le domaine de sécurité Purchase Time Off
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Acquisition de droits à absence	Permet : Employés à acquérir des droits à absence. Documents modifiables, afin qu'ils soient générés de manière dynamique lorsqu'un employé achète des droits à absence.

Reporting

Rapports/Champs de rapport/Tâches	Éléments à prendre en compte
Droits à absence acquis par les employés	Permet d'identifier les employés qui ont acquis des droits à absence dans une fourchette de dates spécifique et d'afficher le détail des droits à absence qu'ils ont acquis.
Mettre à jour les régularisations/remplacements de cumuls et d'absences	Permet d'afficher le détail des droits à absence acquis par un employé.
Tous les cumuls	Les colonnes supplémentaires suivantes du rapport Tous les cumuls vous permettent de consulter facilement les cumuls configurés pour l'acquisition : Autoriser l'acquisition de droits à absence Nom d'affichage de l'acquisition de droits à absence Période fixe Spontané Planification d'acquisition Période de mise à jour du solde Limite maximale pour l'acquisition Période durant laquelle le solde est mis à jour Période de solde Incréments autorisés pour l'acquisition Taux de rémunération pour les régularisations
Champs de rapport	Vous pouvez utiliser les champs de rapport suivants de l'objet de gestion Événement d'acquisition de droits à absence (sécurisé via le domaine Public Reporting Items ) dans vos rapports personnalisés pour afficher le détail des droits à absence acquis : Cumul Date de début des ajustements de la paie Date de fin des ajustements de la paie Date de mise à jour du solde des absences Date d'acquisition des droits à absence Date d'effet du taux de rémunération des ajustements de la paie Taux de rémunération pour les régularisations Durée de l'absence acquise Unité de temps Vous pouvez utiliser les champs de rapport suivants de l'objet de gestion Cumul (sécurisé via le domaine Public Reporting Items ) dans vos rapports personnalisés pour afficher les options de configuration : Autoriser l'acquisition de droits à absence Incréments autorisés pour l'acquisition Spontané Période de solde Période de mise à jour du solde Planification d'acquisition Nom d'affichage de l'acquisition de droits à absence Période fixe Limite maximale pour l'acquisition Taux de rémunération pour les régularisations Période durant laquelle le solde est mis à jour Vous pouvez utiliser le champ de rapport Cumul sur l'événement d'acquisition de droits à absence dans l'objet de gestion Élément d'absence (sécurisé via le domaine Set Up: Calculations - Generic ) pour identifier le cumul associé à l'acquisition de droits à absence. Cette option peut être utilisée dans le contexte de Workday Payroll. .
Source de données de rapport (RDS) et filtre de RDS	Acquisition de droits à absence événements pour les employés (sécurisé via les domaines Worker Data: Time Off et Worker Data: Time Off (Time Off Manager View) ). Permet de créer des rapports personnalisés pour afficher les instances des employés ayant acquis des droits à absence. Filtre RDS Acquisition d'événements par organisation et fourchette de dates dans la source de données du rapport Acquisition d'événements d'absences pour les employés . Permet d'afficher les instances des employés de plusieurs organisations ayant acquis des droits à absence dans une fourchette de dates spécifique.
Calculs	Vous pouvez utiliser les calculs suivants lorsque vous créez des gains et des déductions : Nombre de droits à absence acquis à payer dans la période de paie en cours Dernière période de paie pour laquelle payer les droits à absence acquis Nombre de droits à absence acquis à payer Quantité de droits à absence acquis à payer à chaque période de paie Droits à absence acquis dans un événement d'acquisition de droits à absence Total des périodes de paie pour lesquelles payer les droits à absence acquis
Groupes d'éléments de paie	Vous pouvez créer des rapports personnalisés afin d'identifier les calculs associés d'élément de paie pour les droits à absence acquis : Acquisition de droits à absence en jours Acquisition de droits à absence en heures Taux de rémunération des droits à absence acquis en jours Taux de rémunération des droits à absence acquis en heures

Intégrations

Intégrations ou services web	Éléments à prendre en compte
Extraire les calendriers d'acquisition de droits à absence	Récupère les informations sur le calendrier d'acquisition.
Insérer un calendrier d'acquisition de droits à absence	Téléchargements : Nouveau calendrier d'achat ou calendrier d'achat créé dans un système tiers ou dans un autre environnement client Workday. Des champs supplémentaires à un calendrier d'acquisition existant.
Extraire des cumuls , Insérer des cumuls et Mettre fin au régime d'absences	Ces services web disposent de champs supplémentaires pour les options d'acquisition de droits à absence.

Relations et interactions

Lorsque vous utilisez Workday Payroll, la fonction Acquisition de droits à absence interagit avec la fonctionnalité suivante dans Workday :

Fonctionnalité	Éléments à prendre en compte
Calculs de la paie	Vous pouvez créer un gain "mémo" pour aider à appliquer le taux de rémunération à une déduction ou un gain négatif pour réduire les salaires bruts sans créer de déduction. L'éligibilité de l'employé n'est pas requise à la fois pour le gain et la déduction. Workday utilise le Groupe d'éléments de paie pour les calculs associés d'élément de paie afin d'identifier les employés qui ont acquis des droits à absence pour le calendrier de périodes utilisé dans le calcul des gains et des déductions. Nous ne recommandons pas de définir l'élément de paie pour le calcul au prorata du gain et de la déduction. En effet, cela peut entraîner des problèmes de calcul. Voir Étapes : définir Workday Payroll pour l'acquisition de droits à absence.

Fonctionnalité

Éléments à prendre en compte

Calculs de la paie

Vous pouvez créer un gain "mémo" pour aider à appliquer le taux de rémunération à une déduction ou un gain négatif pour réduire les salaires bruts sans créer de déduction.

L'éligibilité de l'employé n'est pas requise à la fois pour le gain et la déduction. Workday utilise le Groupe d'éléments de paie pour les calculs associés d'élément de paie afin d'identifier les employés qui ont acquis des droits à absence pour le calendrier de périodes utilisé dans le calcul des gains et des déductions.

Nous ne recommandons pas de définir l'élément de paie pour le calcul au prorata du gain et de la déduction. En effet, cela peut entraîner des problèmes de calcul.

Voir Étapes : définir Workday Payroll pour l'acquisition de droits à absence.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Éléments de définition : gains et déductions

Ajouter des gains ou des déductions aux groupes d'éléments de paie

Note de la version 2024R2 : Acquisition de droits à absence