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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : définir l'automatisation du processus COBRA

Étapes : définir l'automatisation du processus COBRA

Définissez la façon dont Workday désigne l'éligibilité à COBRA.
Workday vous permet de suivre les personnes éligibles au système COBRA et de fournir les informations pour l'intégration à un administrateur COBRA tiers. Workday n'est pas un administrateur COBRA.
Les événements COBRA ont lieu lorsque Workday détermine qu'un salarié ou une personne à charge a perdu son éligibilité aux avantages sociaux. La perte d'éligibilité peut résulter d'un :
  • Événement passif, tel qu'un enfant qui atteint l'âge de 26 ans.
  • Événement d'affectation de personnel, tel qu'une fin d'emploi ou une réduction des heures.
  • Événement de vie, tel qu'un divorce.
Il existe deux façons de créer un enregistrement COBRA de salarié ou de personne à charge :
  • Automatiquement, configurez Workday pour détecter la perte d'éligibilité d'un salarié ou d'une personne à charge et créez les enregistrements COBRA. Un administrateur peut éventuellement réviser et mettre à jour les enregistrements COBRA.
  • Manuellement, en saisissant vous-même les informations COBRA en sélectionnant l'
    option Accorder COBRA
     dans le menu des actions associées du salarié ou de la personne à charge.
  1. Définissez votre intégration avec un administrateur COBRA tiers.
  2. Configurez la règle de sécurité pour le domaine
    Set Up: Benefits
     dans le domaine fonctionnel Benefits.
  3. Définissez les types de garantie d'avantages sociaux éligibles COBRA.
    Définissez les types de garantie d'avantages sociaux éligibles au système COBRA à l'aide de la tâche
    Mettre à jour les types de garantie d'avantages sociaux
     . Ces types incluent :
    • Santé/prévoyance.
    • Assurance.
    • Comptes de frais.
    • Régimes d'avantages sociaux supplémentaires.
    Si vous voulez que Workday effectue automatiquement une vérification de l'éligibilité à COBRA, vous devez finaliser cette étape.
  4. Définissez les motifs d'éligibilité à COBRA.
    Mappez les types d'événement lié aux avantages sociaux spécifiques aux motifs d'éligibilité à COBRA. Si vous voulez que Workday effectue automatiquement une vérification de l'éligibilité à COBRA, vous devez finaliser cette étape.
  5. Pour la tâche
    Mettre à jour les motifs d'éligibilité à COBRA
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type d'événement lié aux avantages sociaux
    Associe le type d'événement lié aux avantages sociaux et le motif d'éligibilité COBRA.
    Mois de garantie COBRA
    Si ce champ est vide, Workday utilise automatiquement 18 mois pour calculer la date de fin de la garantie COBRA.
  6. Ajouter un lien de parenté
    Ex-conjoint
     (e).
    Utilisez la tâche
    Mettre à jour les liens avec les personnes
     .
    Dans le cas d'un divorce, vous devrez peut-être créer un lien pour l'ex-conjoint(e) qui n'est pas éligible aux avantages sociaux. Modifiez le lien du conjoint avec ce lien avant de saisir le divorce à l'aide de la tâche
    Modifier les avantages sociaux
     .
  7. Définissez les motifs de suppression des personnes à charge.
    Cette étape est spécifique de l'octroi automatique de COBRA aux personnes à charge. Ajoutez une
    Catégorie de motif
     pour la suppression des personnes à charge pour l'
    Événement dépendant
     à l'aide de la tâche
    Mettre à jour les motifs et les catégories d'événement
     . Les motifs peuvent être
    les personnes à charge dépassant l'âge limite
    ,
    le décès
    ou
    la division
    .
  8. Si un événement lié aux avantages sociaux peut aboutir à différents mois de la garantie COBRA éligible, créez un événement lié aux avantages sociaux pour chaque résultat. Exemple : un événement lié aux avantages sociaux pour Fin d'emploi - 18 mois COBRA et un autre pour Fin d'emploi - 36 mois COBRA.
    Veillez à créer des motifs d'éligibilité à COBRA pour chaque événement.
  9. Définissez la date de fin de la garantie pour les différents événements d'adhésion aux avantages sociaux. Workday utilise cette date pour déterminer à quel moment le salarié ou la personne à charge devient éligible à la garantie COBRA.
  10. Si vous voulez que Workday effectue automatiquement une vérification d'éligibilité, vous devez finaliser cette étape. Ajoutez le processus de gestion
    Modifier les options d'avantages sociaux
     comme étape d'un processus de gestion éligible.
    Automatisez entièrement l'éligibilité à COBRA en supprimant les étapes
    Réviser l'éligibilité à COBRA
     de tous les processus de gestion, y compris le processus de gestion
    Modifier les avantages sociaux pour un événement de vie
     .
  11. Pour ignorer la révision des enregistrements COBRA, supprimez le processus de gestion
    Réviser l'éligibilité à COBRA
     comme étape du processus de gestion
    Modifier les avantages sociaux pour un événement de vie
     .
Dans les processus de gestion qui incluent le sous-processus
Modifier les options d'avantages sociaux
 , Workday crée un enregistrement COBRA pour chaque régime d'avantages sociaux auquel le nouveau participant est éligible. Ces enregistrements sont disponibles pour toutes les intégrations COBRA tierces établies.
Après que le participant a reçu COBRA, vous pouvez utiliser le :
  • Rapport COBRA
     pour afficher la liste de tous les participants au processus COBRA pour une fourchette de dates spécifique.
  • Corriger l'éligibilité à COBRA
     du salarié ou de la personne à charge pour modifier des enregistrements COBRA existants.
  • Afficher l'action associée Éligibilité à COBRA
     du salarié ou de la personne à charge pour afficher des informations détaillées sur le participant à COBRA.