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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2026-02-20
Éléments de définition : communications ad hoc avec les employés

Éléments de définition : communications ad hoc avec les employés

Cette thème peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de Ad Hoc Worker Communications. Elle explique :
  • Pourquoi effectuer cette configuration.
  • Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
  • Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
  • Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Ad Hoc Worker Communications, vous pouvez communiquer des messages urgents aux employés par e-mail, notifications push mobile, et SMS.

Avantages pour l'entreprise

  • Donne accès aux populations employé ne sont pas facilement joignables uniquement par e-mail, ce qui améliore la réactivité.
  • Permet de communiquer avec des employés en utilisant plusieurs canaux simultanément, ce qui améliore l'efficacité de vos communications.
  • Réduit le recours à des fournisseurs tiers pour la messagerie, ce qui est plus pratique.
  • Permet d'appliquer une marque dans les e-mails à partir de modèles de notification et d'e-mail, en associant vos messages aux couleurs, des graphiques et aux liens personnalisés qui processus de votre unité légale légale.
  • Permet d'utiliser des modèles de message contenant du texte précomposé, ce qui vous fait gagner du temps et vous aide à mettre à jour la cohérence dans vos communications écrites.

Cas d'utilisation

  • Créez et envoyez des messages aux employés par e-mail, notification push mobile, ou SMS, ou une combinaison de ces canaux.
  • Envoyer des messages urgents aux employés qui n'ont peut-être pas accès fréquemment aux e-mails.
  • Communiquer les communiqués et les rappels critiques à l'échelle de l'unité légale à 20 000 employés maximum.
  • Sélectionnez un public basé sur les données des employé . Exemples : profil d'emploi, site, organisation hiérarchique.
  • Sélectionner des groupes spécifiques d'employés pour les messages ciblés provenant des administrateurs RH.

Questions à se poser

Question
Élément à prendre en compte
Quels canaux souhaitez-vous utiliser pour communiquer avec les employés ?
Tous les clients Workday HCM peuvent envoyer des communications aux employé par e-mail et sur mobile. Pour envoyer des messages par SMS, vous devez également être client de Workday Messaging.
Comment intégrer la marque de votre organisation dans la tâche
Send Worker Communications
 ?
Vous pouvez appliquer la marque de votre environnement client existante en :
  • Configurer une règle de marque .
  • Utilisez la tâche
    Configurer la marque de l'environnement client
     pour associer une bannière à la règle.
Quels modèles souhaitez-vous utiliser pour ajouter une marque d'e-mail aux messages des employé ?
Lorsque vous accédez à l' invite
Marque dans l'e-mail
 de la tâche
Envoyer des communications à l'employé
 , vous pouvez sélectionner des modèles pour ajouter une marque visuelle existante à votre message. Vous pouvez sélectionner les éléments suivants :
  • Des modèles d'e-mail.
  • Les modèles de notification.
Pour créer et utiliser des modèles de notification , vous devez configurer Notification Designer.
Comment souhaitez-vous ajouter du texte à vos messages employé ?
Vous pouvez :
  • Rédigez un message ad hoc, en ajoutant directement du texte dans les champs correspondant aux modes de contact sélectionnés dans la tâche
    Envoyer des messages à des employés
     .
  • Sélectionnez un modèle de message, qui va charger le texte précomposé du modèle dans le brouillon de message pour chaque mode de contact.
Comment envoyer des SMS au téléphone portable personnel d'un employé ?
Par défaut, Workday envoie les messages des employé aux numéros de téléphone portable professionnels, mais vous pouvez envoyer des messages au téléphone portable personnel d'un employé si :
  • Définit son numéro de téléphone personnel ou professionnel comme type de périphérique
    Mobile
     et ajoute son numéro de téléphone portable personnel.
  • Active la recevoir de notifications par SMS pour ce numéro.
Si un employé répertorie à la fois un numéro de téléphone portable personnel et un numéro de téléphone professionnel, il ne peut en sélectionner qu'un pour les notifications par SMS .
Comment utiliser l'IA pour créer mes communications ad hoc avec les employés ?
L'éditeur de texte Ad Hoc Worker Communications AI Text Editor offre deux options de fonctionnalité d'IA :
  1. Raccourcir : cette fonction peut être appliquée aux notifications push et aux SMS.
  2. 2. Rallonger : cette option peut être appliquée pour étendre le contenu des e-mails.
Les deux options sont marquées d'une icône en forme d'étoile blanche pour indiquer qu'elles utilisent l'IA.
Assurez-vous que les bonnes pratiques de révision, modification et approbation du contenu des messages sont définies avant que les messages ne soient envoyés aux populations employé . Cette approche permet de maintenir un « humain dans la boucle » de tout contenu généré par l'IA, tout en permettant aux créateurs de communication d' affiner les messages pour différents scénarios.

Recommandations

  • Configurez et testez Ad Hoc Worker Communications dans un environnement client hors production avant d'utiliser la fonctionnalité dans votre environnement client de production.
  • La tâche
    Send Worker Communications
     vous permet d'envoyer des messages à 5 000 employés maximum. Pour atteindre un maximum de 20 000 destinataires, sélectionnez une recherche enregistrée existante créée dans le rapport
    Rechercher des employés
     .
    Veillez à utiliser le rapport standard
    Rechercher des employés
     prédéfini par Workday ; sinon, l' option
    Envoyer un message
     ne sera pas disponible.
  • Lorsque vous créez la règle de routage de notification pour les canaux que vous avez sélectionnés, sélectionnez une fréquence par défaut
    Immédiate
     . Si vous ne le faites pas, cela pourrait affecter la fréquence des notifications pour ce canal dans tous vos processus de gestion personnalisés.
  • Affectez des groupes de sécurité par rôle aux règles de sécurité pour aptitude aux utilisateurs, tels que les responsables ou les partenaires RH, d'envoyer des messages.

Actions requises

Limites

  • La fonctionnalité de SMS dans Ad Hoc Worker Communications est uniquement disponible pour les numéros de téléphone portable de certains pays. Voir Éléments de définition : Workday Messaging .
  • Vous ne pouvez utiliser la tâche
    Send Worker Communications
     que pour envoyer des messages à des adresses e-mail professionnelles.

Définition de l'environnement client

Accédez à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - notifications
 pour :
  • Créez une règle de routage pour
    la messagerie des employés ad hoc
     en remplaçant les paramètres du type de notification parent HCM.
  • Sélectionnez un ou plusieurs des canaux de notification suivants :
    • E-mail.
    • notification push mobile.
    • SMS.

Sécurité

Domaines
Éléments à prendre en compte
Ad Hoc Worker Messages
 dans le domaine fonctionnel Staffing
Permet aux utilisateurs des groupes de sécurité non limités d'accéder à la tâche
Send Worker Communications
 . Vous devez sécuriser l'accès à ce domaine pour accéder à la tâche
Send Worker Communications
 depuis le rapport
Rechercher des employés
 .
Dans le domaine fonctionnel System :
  • Drive
  • Notification Designer
Permet d'utiliser Workday Drive et Notification Designer pour créer et sélectionner des modèles de notification dans Ad Hoc Worker Communications.
Manage SMS
 dans le domaine fonctionnel System.
Permet aux utilisateurs des groupes de sécurité non limités d'accéder aux rapports suivants :
  • Toutes les notifications par SMS sortantes
  • Détail des lignes de l'événement de notification par SMS
Set Up: Message Templates
 dans le domaine fonctionnel System
Permet d'utiliser des modèles de message dans la tâche
Send Worker Communications
 .

Processus de gestion

Aucun impact.

Reporting

Rapport
Élément à prendre en compte
Toutes les notifications par SMS sortantes
Affichez toutes les notifications par SMS sortantes dans une fourchette de dates spécifiée. Le détail inclut les éléments suivants :
  • Expéditeur.
  • Bénéficiaire.
  • Nº de téléphone.
  • Texte du message.
  • Type de processus de gestion.
Notifications de processus de gestion et d'intégration indexées
Afficher le détail de toutes les notifications terminées pour la fourchette de dates spécifiée , notamment :
  • E-mail du destinataire.
  • Modèle de notification.
  • Modèle de message.
  • E-mail, notification push et messages SMS .
  • Canaux.
  • Objet de la notification.
Détail des lignes de l'événement de notification par SMS
Affiche toutes les notifications par SMS pour la période indiquée. Le détail de chaque notification inclut les éléments suivants :
  • Temps
  • Objet
  • Message
  • Destinataire

Intégrations

Aucun impact.

Relations et interactions

Fonctionnalités
Éléments à prendre en compte
Drive
Drive vous permet de créer, partage/partager et gérer des modèles de notification , que vous pouvez sélectionner lorsque vous envoyez des messages à des employés.
Notification Designer
Vous pouvez utiliser Notification Designer pour gérer la présentation, la conception et le contenu des modèles de notification .
Workday Messaging
Permet d'envoyer un message aux employés par SMS.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.