Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-11-01
Éléments de définition : communications des employés ad hoc

Éléments de définition : communications des employés ad hoc

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des communications ad hoc des employés. Elle explique :
  • Pourquoi effectuer cette configuration.
  • Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
  • Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
  • Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les communications sur les employés ad hoc vous permettent de communiquer des messages pour lesquels la notion de temps est importante aux employés par e-mail, notifications push mobiles et SMS.

Avantages pour l'entreprise

  • Donne accès à des populations d'employés facilement accessibles uniquement par e-mail, ce qui améliore la réactivité.
  • Permet de communiquer simultanément avec les employés sur plusieurs canaux, ce qui améliore l'efficacité de vos communications.
  • Réduit le recours à des fournisseurs tiers pour la messagerie, ce qui est plus pratique.
  • Permet d'appliquer la marque aux e-mails à partir des modèles d'e-mail et de notification, en associant vos messages aux couleurs, graphiques et liens personnalisés qui transmettent la culture d'entreprise de votre unité légale.
  • Permet d'utiliser des modèles de message contenant du texte précomposé, ce qui vous fait gagner du temps et vous aide à garantir la cohérence de vos communications écrites.

Cas d'utilisation

  • Créer et envoyer des messages aux employés par e-mail, notification push mobile, SMS ou une combinaison de ces canaux.
  • Émettre des communications sensibles sur le temps pour les employés qui n'ont pas souvent accès à leur e-mail.
  • Communiquer les communiqués et les rappels critiques à l'échelle de l'unité légale à un maximum de 20 000 employés.
  • Sélectionnez un public en fonction des données des employés. Exemples : profil d'emploi, site, organisation hiérarchique.
  • Sélectionner des groupes spécifiques d'employés pour les messages ciblés des administrateurs RH.

Questions à se poser

Question
Élément à prendre en compte
Quels canaux souhaitez-vous utiliser pour communiquer avec les employés ?
Tous les clients Workday HCM peuvent envoyer des communications aux employés par e-mail et sur mobile. Pour envoyer des messages par SMS, vous devez également être client du SKU Workday Messaging.
Comment intégrer la marque de votre organisation dans la tâche
Envoyer des communications aux employés
  ?
Vous pouvez appliquer la marque de votre environnement client existant en :
  • Configuration d'une règle de marque.
  • En utilisant la tâche
    Configurer la marque de l'environnement client
     pour associer une bannière à la règle.
Quels modèles voulez-vous utiliser pour ajouter une marque d'e-mail dans les messages des employés ?
Lorsque vous accédez à l'invite
Marque d'e-mail
 dans la tâche
Envoyer des communications aux employés
 , vous pouvez sélectionner des modèles pour ajouter une marque visuelle existante à votre message. Vous pouvez sélectionner les éléments suivants :
  • Modèles d'e-mail.
  • Modèles de notification.
Pour créer et utiliser des modèles de notification, vous devez configurer Notification Designer.
Comment voulez-vous ajouter du texte aux messages de l'employé ?
Vous pouvez :
  • Rédigez un message ponctuel, en ajoutant du texte directement dans les champs des modes de contact sélectionnés dans la tâche
    Envoyer des communications de l'employé
     .
  • Sélectionnez un modèle de message pour charger le texte précomposé du modèle dans le brouillon de message pour chaque mode de contact.
Comment envoyer des SMS au téléphone portable personnel d'un employé ?
Par défaut, Workday envoie les messages aux employés sur les numéros de téléphone portable professionnels, mais vous pouvez envoyer des messages sur le numéro de téléphone portable personnel d'un employé si l'employé :
  • Définit son numéro de téléphone personnel ou professionnel comme type d'appareil
    Mobile
     et ajoute son numéro de téléphone portable personnel.
  • Active les notifications par SMS pour ce numéro.
Si un employé indique à la fois un numéro de téléphone portable professionnel et personnel, il ne peut en sélectionner qu'un pour les notifications par SMS.
Comment utiliser l'IA pour élaborer mes communications ad hoc avec l'employé ?
L'éditeur de texte d'IA pour les communications d'employés ad hoc offre deux options d'IA :
  1. Raccourcir - cela peut s'appliquer aux notifications push et aux SMS.
  2. 2. Rallonger : permet de développer le contenu des e-mails.
Les deux options sont marquées d'une icône violette pour indiquer qu'elles utilisent l'IA.
Assurez-vous que les bonnes pratiques de révision, de modification et d'approbation du contenu des messages sont définies avant que les communications ne soient envoyées aux populations d'employés. Cette approche s'aligne sur le fait de maintenir un " valeur dans le lien " en lien avec tout contenu généré par l'IA, tout en permettant aux créateurs de communications d'affiner les messages pour différents scénarios.

Recommandations

  • Configurez et testez les communications des employés ad hoc dans un environnement client de test avant d'utiliser la fonctionnalité dans votre environnement client de production.
  • La tâche
    Envoyer des communications aux employés
     permet d'envoyer des messages à un maximum de 5 000 employés. Pour atteindre un maximum de 20 000 destinataires, sélectionnez une recherche enregistrée existante créée dans le rapport
    Rechercher des employés
     .
    Veillez à utiliser le rapport standard
    Rechercher des employés
     prédéfini par Workday ; Dans le cas contraire, l'option
    Envoyer un message
     ne sera pas disponible.
  • Lorsque vous créez la règle de routage de notification pour les canaux sélectionnés, sélectionnez une fréquence par défaut de
    type Immédiat
    . Dans le cas contraire, cela pourrait affecter la fréquence des notifications envoyées pour ce canal dans tous vos processus de gestion personnalisés.
  • Affectez des groupes de sécurité par rôle aux règles de sécurité pour permettre à des utilisateurs (par exemple, des responsables ou des partenaires RH) d'envoyer des communications.

Actions requises

Limites

  • La fonctionnalité SMS dans les communications ad hoc des employés n'est disponible que pour les numéros de téléphone portable aux États-Unis, au Royaume-Uni et au Canada.
  • Vous pouvez uniquement utiliser la tâche
    Envoyer des communications avec les employés
     pour envoyer des messages à des adresses e-mail professionnelles.

Définition de l'environnement client

Accédez à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - notifications
 pour :
  • Créez une règle de routage pour
    la messagerie ad hoc des employés
     en remplaçant les paramètres du type de notification parent HCM.
  • Sélectionnez un ou plusieurs des canaux de notification suivants :
    • E-mail.
    • Notification push mobile.
    • SMS.

Sécurité

Domaines
Éléments à prendre en compte
Ad Hoc Worker Messages
 dans le domaine fonctionnel Staffing
Permet aux utilisateurs des groupes de sécurité non limités d'accéder à la tâche
Envoyer des communications relatives aux employés
 . Vous devez sécuriser l'accès à ce domaine pour accéder à la tâche
Envoyer des communications relatives aux employés
 à partir du rapport
Rechercher des employés
 .
Dans le domaine fonctionnel System :
  • Drive
  • Notification Designer
Permet d'utiliser Workday Drive et Notification Designer pour créer et sélectionner des modèles de notification dans les communications ad hoc des employés.
Manage SMS
 dans le domaine fonctionnel System
Permet aux utilisateurs des groupes de sécurité non limités d'accéder aux rapports suivants :
  • Toutes les notifications par SMS sortantes
  • Détail des lignes de l'événement de notification par SMS
Set Up: Message Templates
 dans le domaine fonctionnel System
Permet d'utiliser des modèles de message dans la tâche
Envoyer des communications relatives aux employés
 .

Processus de gestion

Aucun impact.

Reporting

Rapport
Élément à prendre en compte
Toutes les notifications par SMS sortantes
Affiche toutes les notifications par SMS sortantes dans une fourchette de dates spécifique. Le détail inclut les éléments suivants :
  • Expéditeur.
  • Bénéficiaire.
  • Nº de téléphone.
  • Texte du message.
  • Type de processus de gestion.
Notifications de processus de gestion et d'intégration indexées
Affiche le détail de toutes les notifications terminées pour la fourchette de dates indiquée, notamment :
  • E-mail du destinataire.
  • Modèle de notification.
  • Modèle de message.
  • E-mails, notifications push et messages SMS.
  • Canaux.
  • Objet de la notification.
Détail des lignes de l'événement de notification par SMS
Affiche toutes les notifications par SMS associées à la période indiquée. Le détail de chaque notification inclut les éléments suivants :
  • Temps
  • Objet
  • Message
  • Destinataire

Intégrations

Aucun impact.

Relations et interactions

Fonctionnalités
Éléments à prendre en compte
Drive
Drive vous permet de créer, de partager et de gérer des modèles de notification, que vous pouvez sélectionner lorsque vous envoyez des messages aux employés.
Notification Designer
Vous pouvez utiliser Notification Designer pour gérer la présentation, la conception et le contenu des modèles de notification.
Messagerie Workday
Permet d'envoyer un message aux employés par SMS.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.