Étapes : définir des échanges de postes

Cette rubrique concerne l'expérience améliorée de changement d'emploi. La nouvelle expérience de changement d’emploi est actuellement disponible pour tous les clients.

Dans Workday, un échange de postes permet de sélectionner deux ou plusieurs employés et d'échanger leurs postes via le lancement d'une seule transaction de processus de gestion Échanger des postes.

Lorsqu'ils finalisent un échange de postes, les utilisateurs peuvent :

Échanger plusieurs employés en même temps, comme dans le cas de réorganisations en masse ou de rotation des employés. Exemple : transfert des responsables d'un magasin à un autre.

Échanger uniquement les postes de responsable.

Sélectionnez les postes à échanger si un employé occupe plusieurs postes.

Sélectionnez plusieurs fois un employé dans un échange pour inclure plusieurs de ses postes dans l'échange.

Échangez uniquement des employés de même type. Par exemple, un intervenant extérieur ne peut pas changer pour un poste de salarié.

Vous ne pouvez pas échanger un poste qui utilise des lots de paie Workday internes avec un poste qui utilise des lots de paie externes.

Définir les motifs de modifications liées à l'emploi.

Créez des motifs dans la tâche

Mettre à jour les motifs et les catégories d'événement

Sélectionnez Changement d'emploi
dans le champ

Événement

Créez des motifs avec l'option Échange de postes
sélectionnée dans la colonne

Type de changement d'emploi

Pour utiliser la tâche

Échange de postes

, vous devez configurer au moins un motif avec le

Type de changement d'emploi

Échange de postes
.

Configurez des processus de gestion fondés sur des règles.

Configurez les processus de gestion suivants et les règles de sécurité associées dans le domaine fonctionnel Staffing :

Changer d'emploi

Modifier les affectations d'organisations d'un employé

Échange de postes

Lorsque la tâche

Modifier les affectations d'organisations

figure sur le modèle consolidé Changer d'emploi
, cette tâche doit correspondre à l'étape de finalisation (Terminé
) dans la définition du processus de gestion Changer d'emploi
.

Lorsque les événements suivants figurent sur le modèle consolidé Changer d'emploi
, ils doivent être postérieurs à l'étape de finalisation (Terminé
) dans la définition du processus de gestion Changer d'emploi
:

Affecter une convention collective à un salarié

Proposer une rémunération

Lorsque vous incluez l'étape Réviser - responsable destinataire
dans la définition du processus de gestion Changer d'emploi
, cette étape doit respecter les conditions suivantes :

Être antérieure à l'étape de finalisation (Terminé
).

Avoir la condition

prédéfinie par Workday suivante : "L'utilisateur qui a lancé le processus n'est pas le même que celui qui traite" ou "Le processus a été lancé par la tâche Demander une mutation/un transfert ou la tâche Échanger des postes"
.

La définition du processus de gestion Modifier les affectations d'organisations d'un employé
doit avoir l'étape Lancement
comme étape de finalisation (Terminé
).

Ne placez pas de validations de sortie dans les processus de gestion Changer d'emploi
ou Modifier les affectations d'organisations
. En effet, elles peuvent empêcher la finalisation en simultanée des échanges de postes.

Créez des processus de gestion personnalisés.

Configurez la définition du processus de gestion Échange de postes
de manière à inclure uniquement une étape de lancement et des étapes de révision. Incluez l'étape facultative Réviser un échange de postes
à transmettre à un approbateur avant la finalisation de l'échange. Si vous indiquez un groupe de sécurité par rôle pour l'étape Réviser un échange de postes
, cochez la case

Tous

, afin de garantir que tous les échanges répertoriés dans une liste sont approuvés simultanément.

Vous pouvez autoriser les responsables à demander des échanges de postes pour leurs employés dans l'action de lancement

Demander un échange de postes

. Configurez la définition du processus de gestion Échange de postes
de manière à inclure l'étape Réviser un échange de postes : responsable actuel
et sélectionnez l'option Valeurs actuelles
dans la colonne

Modificateur de routage

. Ce paramétrage garantit que les responsables des deux salariés peuvent approuver l'échange de postes avant qu'il ne se produise.

Pour garantir que les demandes d'échange de postes ignorent l'étape Réviser un échange de postes
, créez une règle de condition d'entrée en utilisant le champ de rapport

Initiated From Request Swap

Nous vous recommandons de ne créer qu'une seule définition de processus de gestion Échange de postes
par environnement client afin de garantir la finalisation des échanges de poste dans toutes les organisations.

(Facultatif) Incorporez un worklet à l'action de lancement du processus de gestion Échange de postes
pour inclure les données de poste issues de rapports personnalisés dans les événements d'échange de postes.

Configurez l'invite du worklet de manière à inclure le champ

Poste

dans l'objet de gestion Swap Positions Task
. Cette configuration permet au worklet d'afficher les postes inclus lors du lancement de l'échange, ainsi que les informations relatives à ces postes. Le worklet s'affiche sur la deuxième page de la tâche

Échange de postes

Voir Ajouter des worklets aux processus de gestion.

Modifier les règles de sécurité des domaines.

Le domaine Staffing Actions: Swap Positions - View Events
contrôle l'accès au rapport

Afficher les événements d'échange de postes

Le domaine Swap Positions - List
contrôle l'accès aux tâches et rapports suivants :

Tâche

Créer une liste d'échanges de postes

Tâche

Modifier une liste d'échanges de postes

Rapport

Rechercher des employés pour échanges de postes

Rapport

Afficher une liste d'échanges de postes

Le processus de gestion Échanger des postes
lance le processus de gestion Changer d'emploi, pour effectuer les modifications liées à l'emploi pour les employés échangés. Lorsque vous échangez des employés entre des organisations, le processus de gestion Changer d'emploi
lance également le processus de gestion Modifier les affectations d'organisations d'un employé
.

Accédez à la tâche

Créer une liste d'échanges de postes

pour sélectionner les employés et les ajouter aux listes pour les échanges de postes à venir. Utilisez ces listes pour préparer des échanges de postes en masse à l'avance. Quiconque ayant accès à une liste peut échanger les employés qui y figurent, y compris ceux que la personne n'est pas autorisée à consulter dans d'autres circonstances.

Accédez à la tâche

Échanger des postes

pour effectuer des échanges de postes. Chaque fois que vous lancez un échange de postes, vous pouvez sélectionner une liste créée précédemment ou sélectionner des employés individuellement dans la tâche.

Workday renseigne automatiquement le processus de gestion Changer d'emploi
en fonction des informations extraites de chaque poste. Workday fournit également des validations pour s'assurer que tous les postes peuvent être échangés en même temps. Si l'un des postes ne peut pas être échangé, la transaction ne peut pas être finalisée.

Les échanges de postes apparaissent dans les historiques d'employés comme modifications liées à l'emploi et modifications d'affectations d'organisations. Vous pouvez afficher les modifications via le rapport

Afficher les événements d'échange de postes