Éléments de définition : demandes de paiement divers
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des demandes de paiement divers. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Ce que c'est
Les demandes de paiement divers sont des transactions opérationnelles qui vous permettent de demander des paiements à partir de moins d'informations que pour les autres catégories de paiement, telles que les paiements ad hoc.
Avantages pour l'entreprise
Les demandes de paiement divers vous permettent de :
- Créer des bénéficiaires divers à utilisation unique qui sont automatiquement désactivés après le règlement, ce qui simplifie la gestion des fournisseurs et des bénéficiaires.
- Demander des paiements sans informations telles que le détail du compte bancaire de l'unité légale et la date de paiement, afin d'améliorer l'efficacité.
- Reverser des paiements divers avec le statutAnnuléouRetournésans avoir à créer un nouveau lot de règlements, afin d'économiser du temps et des efforts.
- Définir des utilisateurs du libre-service qui peuvent créer et gérer les bénéficiaires et les demandes de paiement définis par leurs soins, afin de décentraliser ces tâches.
Cas d'utilisation
Vous pouvez définir des utilisateurs du libre-service qui peuvent créer et gérer des demandes de paiement divers :
- Avec des connaissances minimales en matière de paiements.
- Sans autorisation pour émettre des paiements.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quelles options de comptabilisation pouvez-vous utiliser pour les demandes de paiement divers ? | Vous pouvez choisir entre une comptabilité d'exercice et une comptabilité de trésorerie.
La comptabilité d'exercice inclut la comptabilisation des dettes et la comptabilisation des paiements. Elle vous permet également de configurer le contrôle budgétaire pour les demandes de paiement divers. La comptabilité de trésorerie inclut uniquement la comptabilisation des paiements. Vous pouvez uniquement modifier l'option de comptabilisation sélectionnée si le statut de toutes les demandes de paiement divers est Annulé ou Refusé . |
Comment les demandes de paiement divers sont-elles réglées ? | Les demandes de paiement divers étant des pièces non soldées et non payées, Workday crée et règle le paiement. La date de paiement est la date du règlement. |
Comment Workday traite-t-il les demandes de paiement divers pour un même bénéficiaire ? | Workday prend uniquement en charge les paiements divers individuels versés au même bénéficiaire lors du règlement. Exemple : lorsque vous créez deux demandes de paiement divers avec le type de paiement par chèque pour le même bénéficiaire, Workday génère deux paiements par chèque distincts plutôt que de les consolider en un seul paiement. |
Voulez-vous indiquer le compte bancaire à partir duquel payer les demandes de paiement divers directement à partir de la demande ? | Vous pouvez configurer des codes de routage bancaire et les mapper aux comptes bancaires dans les règles de routage bancaire. |
Recommandations
Utilisez des validations personnalisées pour garantir l'exactitude et la cohérence des données lorsque vous configurez des champs divers pour des demandes de paiement divers.
Conditions
Vous devez définir des règles de routage bancaire pour que Workday affecte automatiquement le compte bancaire d'une unité légale lorsque vous soumettez une demande.
Restrictions
Vous pouvez définir le reporting 1099 MISC, mais vous ne pouvez pas saisir d'informations fiscales sur les transactions pour vos demandes de paiement divers.
Définition de l'environnement client
Configurez les définitions d'identifiant et les générateurs de séquence pour les bénéficiaires divers et les demandes de paiement divers.
Sélectionnez soit la comptabilité d'exercice, soit la comptabilité de trésorerie pour les demandes de paiement divers.
Sécurité
Définissez tous les domaines pour le domaine fonctionnel Miscellaneous Payments. Vous pouvez utiliser le rapport
Règles de sécurité des domaines par domaine fonctionnel
pour afficher ces domaines de sécurité.Vous pouvez également configurer les domaines décrits dans le tableau suivant.
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
| Permet de créer des définitions par défaut pour les processus de gestion suivants :
|
Set Up: Enable Worktags dans les domaines fonctionnels suivants :
| Permet de configurer des worktags Demande de paiement divers . |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement de demande de paiement divers
| Configurez ce processus pour réviser et approuver des demandes de paiement divers. Lorsque vous sélectionnez la comptabilité d'exercice, vous pouvez configurer l'action autorisée Contrôler le budget dans le processus de gestion. |
Événement de lot de règlements express
| Configurez ce processus pour transférer les demandes de paiement divers via un lot de règlements express. |
Reporting
Lorsque vous définissez la comptabilité d'exercice, vous pouvez utiliser les rapports suivants pour afficher les résultats comptables des demandes de paiement divers :
- Rapprochement du livre fournisseurs et des comptes fournisseurs - éléments opérationnels/solde comptable
- Exceptions de rapprochement du livre fournisseurs et des comptes fournisseurs par unité légale
Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Recevoir des demandes de paiement divers
Soumettre une demande de paiement divers | Récupérer ou télécharger en masse des demandes de paiement divers. |
Bénéficiaires divers
Insérer un bénéficiaire divers | Récupérer ou télécharger en masse des bénéficiaires divers. |
Demander des catégories de bénéficiaire divers
Extraire une catégorie de demande de paiement divers Insérer une catégorie de bénéficiaire divers Insérer une catégorie de demande de paiement divers | Récupérer ou télécharger en masse des catégories pour les bénéficiaires ou les demandes de paiement. |
Annuler un paiement divers
| Annuler en masse des paiements divers de systèmes Workday ou d'autres systèmes. |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Reporting MISC 1099 | Vous pouvez émettre des rapports MISC 1099 pour des bénéficiaires divers et les déposer auprès de l'IRS. |
Traitement des coûts d'une attribution | Vous pouvez afficher la comptabilisation des écritures suivantes dans une demande de paiement divers :
|
Rapprochement bancaire | Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour rapprocher les relevés bancaires et les paiements divers :
|
Déshérence | Vous pouvez mettre en déshérence les paiements manuels ou par chèque qui n'ont pas été encaissés ou réclamés, à l'exception des paiements de pièces intercompagnies ou des règlements clients entrants. |
Lots de règlements express | Vous pouvez transférer des demandes de paiement divers individuelles via un lot de règlements express afin que Workday crée automatiquement un lot de règlements pour celles-ci. |
Paiements pour le compte d'autres unités légales | Vous pouvez régler des demandes de paiement divers pour le compte d'une autre unité légale. |
Accusé de réception de paiement | Vous pouvez charger les fichiers des accusés de réception de paiements reçus des bénéficiaires des paiements électroniques dans Workday. Workday rapproche les accusés de réception avec les paiements correspondants et définit le statut de paiement qui s'applique. |
Retours de paiement | Vous pouvez enregistrer des paiements divers que la banque a rejetés ou retournés. Vous pouvez enregistrer manuellement des paiements individuels ou créer des relevés de retours de paiement pour enregistrer plusieurs paiements électroniques. |
Enregistrer des paiements mis en opposition | Vous pouvez enregistrer des paiements mis en opposition et les pièces justificatives des demandes de mise en opposition avant d'émettre les paiements de remplacement.
Exemple : vous voulez enregistrer un chèque avec un montant incorrect que vous avez demandé à votre banque de ne pas encaisser. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.