Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-12-12
Éléments de définition : reporting 1099

Éléments de définition : reporting 1099

Cette thème peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du reporting 1099. Elle explique :
  • Pourquoi effectuer cette configuration.
  • Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
  • Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
  • Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

La fonctionnalité de reporting 1099 génère des formulaires 1099 IRS à partir de vos paiements aux fournisseurs, aux intervenants extérieurs, aux investisseurs, aux bénéficiaires ad hoc et aux bénéficiaires divers.

Avantages pour l'entreprise

  • Vous aide à mettre à jour la conformité à l'IRS lors du dépôt des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC.
  • Réduire la charge administrative liée à l'export des données de paiement vers des applications tierces.
  • Développe intégrité des données en calculant automatiquement les montants de retenues locales et fédérales à partir de vos données Workday .

Cas d'utilisation

Lorsque votre organisation prépare le traitement du formulaire 1099 :
  • Vous exécutez le
    rapport d'audit 1099
     pour vous assurer que vous avez correctement configuré vos bénéficiaires 1099. Vous rechercher 1 099 bénéficiaires n'ayant pas d'adresse principale ou de numéro d'identifiant fiscal. Vous mettez à jour ces bénéficiaires et réexécutez le
    rapport d'audit 1099
     .
  • Vous affichez un aperçu du détail du paiement 1099. Vous identifiez qu'un paiement à déclarer qui s'est produit dans un système ancien est manquant. Vous créez un ajustement 1099 afin que le formulaire 1099-NEC émis au bénéficiaire, salarié reflète tout ce que votre organisation lui a payé cette année. Vous affichez à nouveau le détail du paiement 1099 et continuez d'apporter des corrections à votre configuration, aux bénéficiaires et aux paiements si nécessaire.
  • Vous générez un fichier de test à partir de Workday et vous le télécharger dans le système de test IRS FIRE pendant la période de test.
  • Vous générez un fichier à partir de Workday et vous le télécharger dans le portail IRS IIRS Taxpayer Portal.
Lorsque votre organisation démarre le traitement du rapport 1099 :
  • Vous générez des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC que vous imprimez et envoyez par courrier à tous vos bénéficiaires 1099. Vous sélectionnez Copier B et imprimez sur papier vide avec les identifiants fiscaux tronqués.
  • Vous générez des formulaires électroniques 1099-MISC et 1099-NEC dans Workday et vous les télécharger dans le système IRS FIRE ou le portail des fournisseurs de l'IRS.
Après avoir envoyé les formulaires 1099 aux bénéficiaires et les avoir déposés auprès de l'IRS :
  • Un fournisseur vous contacte car il n'a jamais reçu son formulaire 1099. Vous réimprimez le formulaire 1099 pour ce bénéficiaire, salarié.
  • Un fournisseur appelle votre organisation pour vous informer que leur formulaire 1099 les déclare comme erronés en vertu de la loi FATCA. Vous créez un modifier/changer fournisseur dans Workday, vous imprimez un formulaire corrigé pour le bénéficiaire, salarié et vous générez un fichier corrigé que vous soumettez à l'IRS.
  • Vous réalisez que vous avez manqué un bénéficiaire, salarié. Vous créez une exécution 1099 supplémentaire, imprimez un formulaire 1099 que vous envoyez au bénéficiaire, salarié et générez un fichier 1099 électronique pour le bénéficiaire, salarié manqué uniquement, que vous télécharger dans le système IRS FIRE ou le portail des fournisseurs de services fiscaux IRS.

Questions à se poser

Questions
Éléments à prendre en compte
Sur quelles cases 1099-MISC et 1099-NEC voulez-vous générer des rapports ?
Avec la tâche
Update 1099 Configuration
 , vous pouvez :
  • Mapper les catégories de dépense ou les hiérarchies de catégorie de dépense aux blocs des formulaires 1099.
  • Indiquez des montants seuil dans une ou plusieurs catégories.
Workday exclut les formulaires contenant un trop-perçu de associée à des fichiers en quelques externes du fichier électronique FIRE, car ces montants ne peuvent plus être soumis au système FIRE. Vous devez produire ces formulaires 1099 séparément. ConsulterGénérer des fichiers électroniques 1099 .
Comment soumettre vos retours d'informations 1099 à l'IRS ?
Avec Workday, vous pouvez :
  • Générer des formulaires 1099 électroniques que vous pouvez téléchargement et envoyer manuellement par télédéclaration avec le système IRS FIRE ou le portail IRS FIRS.
  • Imprimer les formulaires 1099 pour vos bénéficiaires.
Vous pouvez créer un fichier pour plusieurs unités légales avec un seul code de contrôle de l'émetteur.
Déclarez-vous le formulaire 1099 aux états qui participent au programme CF/SF (Combined Federal and State Filing) ?
Workday peut générer des retours 1099 électroniques qui satisfont aux critères du programme CF/SF.
Lorsque vous consolidez les paiements fournisseur pour le compte de plusieurs unités légales avec le même fournisseur, quelle unité légale émet le formulaire 1099 ?
Workday renseigne le payeur sur les formulaires 1099 avec l' unité légale qui paie la facture ou crée le lot de règlements.

Recommandations

  • Lorsque vous migrez vers Workday en milieu d'année et chargez les soldes 1099 initiaux avec les ajustements 1099 :
    • Créer un ajustement dans Workday pour chaque paiement ancien .
    • Saisissez les informations de paiement ancien dans le champ "mémo" afin de pouvoir vous y rapporter plus tard.
  • Utilisez les ajustements 1099 uniquement lorsque vous ne pouvez pas corriger la transaction initiale dans Workday.

Actions requises

Pour effectuer une déclaration électronique auprès de l'IRS :
Définissez les codes de Prélèvement à la source et de transaction qui contiennent les taux de taxe pour les administrations fiscales suivantes :
  • IRS.
  • États dans lesquels vous déclarez le revenu 1099.
ConsulterÉtapes : définir les taxes sur les transactions etÉtapes : définir les taxes retenues à la source .
Pour que Workday puisse inclure un paiement dans un formulaire 1099 pour un exercice de reporting et une administration fiscale fédérale ou nationale, vous devez :
  • Incluez le paiement dans l'une des transactions suivantes :
    • Les ajustements 1099.
    • Paiements ad hoc.
    • Paiements divers.
    • Factures fournisseurs.
  • Définissez le destinataire de votre paiement en tant que bénéficiaire, salarié 1099.
  • Sélectionnez les catégories et les montants de dépense que vous avez mappés aux catégories 1099 IRS.
  • Utilisez un code de taxe que vous avez mappé à :
    • Un taux de taxe fédéral.
    • Un taux de taxe de l'état, lorsque vous déclarez à l'état.
    Workday utilise le code de taxe sur votre paiement pour déterminer l' administration fiscale à laquelle vous déclarez le paiement. Exemple : vous déclarez des paiements sans Prélèvement à la source à la Californie. Vous utilisez un code de taxe qui contient le taux de taxe fédéral et un taux de taxe d'état de Californie de 0 %.
  • Payez ou réglez la transaction au cours de l'exercice de reporting.
    Workday utilise la date de paiement pour le reporting 1099, plutôt que la date de la transaction. Exemple : un travailleur indépendant soumet une facture fournisseur le 25 décembre et votre unité légale la paie le 2 janvier. Le paiement s'applique au reporting 1099 du nouvel exercice.
  • Assurez-vous que le paiement a le statut
    Accepté
     lorsque vous utilisez la fonctionnalité d'accusé de réception de paiement.

Limites

Workday prend uniquement en contribue à les formulaires suivants :
  • 1099-MISC.
  • 1099-NEC.
  • 1096.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaines
Éléments à prendre en compte
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA
 et
Set Up: Payee Tax Administration Information
 dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Les utilisateurs ayant accès aux deux domaines peuvent sélectionner des présentations de formulaire 1099 et 1096.
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA
 dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Les utilisateurs peuvent :
  • Utilisez l'
    espace de travail 1099
     .
  • Exécutez le
    rapport 1099
     .
  • Exécutez le
    rapport d'audit 1099
     .
  • Créer des exécutions 1099.
  • Créer des exécutions 1099 corrigées.
  • Imprimer les formulaires 1099 et 1096.
Reports: Supplier Accounts
 dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Les utilisateurs peuvent exécuter le
rapport Numéro d'identifiant fiscal des fournisseurs en double
 .
Set Up: Payee Tax Administration Information
 dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Les utilisateurs peuvent mapper :
  • Catégories 1099 à catégories de dépenses et hiérarchies.
  • Une administration fiscale à la retenue fédérale ou d'état (1099).
Set Up: Tax
 dans le domaine fonctionnel Common Financial Management
Les utilisateurs peuvent définir le détail des taxes de unité légale pour la génération de rapports 1099.

Processus de gestion

Processus de gestion
Éléments à prendre en compte
Ajustement 1099
Les utilisateurs peuvent ajuster les catégories de dépense et les soldes d'ouverture 1099.
Événement de transmission électronique du rapport 1099
Les utilisateurs peuvent générer des formulaires 1099 électroniques.

Reporting

Rapports
Éléments à prendre en compte
Rapport d'audit 1099
Afficher les bénéficiaires 1099 avec une activité de facture ou de paiement pour lesquels des informations fiscales supplémentaires doivent s'afficher dans les formulaires 1099, notamment :
  • Un identifiant fiscal américain.
  • Adresse de déclaration fiscale ou principale.
Détails des paiements 1099 -
Révisez toutes les transactions de paiement pour des bénéficiaires 1099, y compris les paiements :
  • Inférieur aux seuils de 1 099.
  • Dans les catégories et hiérarchies de catégorie de dépense de dépense que vous n'avez mappées à aucun bloc IRS.
  • Des types de paiement que vous excluez du reporting 1099.
Vous pouvez accéder au rapport à partir de la tâche
Créer le détail du paiement 1099
 et du rapport
Rechercher des informations sur le paiement 1099
 . ConsulterÉtapes : afficher l'aperçu du détail des paiements 1099 .
Nous vous recommandons de ne pas accéder aux tâches
Exécuter
 ou
Planifier
 depuis le menu des actions associées du rapport
1099 Payment Details
 , car cela pourrait renvoyer des informations incomplètes.
Vous ne pouvez pas copier le rapport
1099 Payment Details
 .
Rapport sur les numéros d'identifiant fiscal de fournisseur en double
Identifier les fournisseurs susceptibles d'avoir des numéros d'identifiant de contribuable en double .
Rechercher 1099
Affiche le détail du formulaire 1099 pour l' unité légale légale et exercice fiscal sélectionnés .
Rechercher des ajustements 1099
Afficher les ajustements du formulaire 1099 pour une ou plusieurs unités légales, exercices fiscaux ou bénéficiaires.
Rechercher des exécutions 1099
Afficher les exécutions 1099 que vous avez déjà générées pour les unités légales et les années calendrier sélectionnées.
Afficher la configuration 1099
Affichez le mappage des catégories de dépense ou des hiérarchies de catégorie de dépense et des seuils aux blocs 1099-MISC ou 1099-NEC pour l'exercice sélectionné.

Intégrations

Services web
Éléments à prendre en compte
Get 1099 MISCs
Récupérer les données d'une exécution 1099-MISC ou 1099-NEC, éventuellement filtrées par unité légale.
Get Company 1099 MISC Data
Récupérer toutes les données d'une exécution complète 1099-MISC ou 1099-NEC, y compris les informations de synthèse par payeur.
Put 1042-S Income Code
Ajoutez ou mettez à jour les codes de revenu 1042-S ainsi que les catégories de dépense ou les hiérarchies de retenues.
Soumettre un ajustement 1099
Lorsque vous migrez vers Workday en milieu d'année, vous pouvez utiliser un générateur d'interfaces Entreprise (EIB) et créer des ajustements pour charger vos soldes 1099 initiaux.

Relations et interactions

Fonctionnalités
Éléments à prendre en compte
Trésorerie
Workday utilise les données de vos paiements ad hoc pour les fournisseurs, les intervenants extérieurs, les bénéficiaires ad hoc et les investisseurs pour calculer vos montants 1099.
Règlements
  • Workday inclut uniquement les montants des documents payés ou réglés dans vos montants 1099.
  • Lorsque vous utilisez la fonction d'accusé de réception de paiement, l'accusé de réception du paiement doit avoir le statut
    Accepté
     par l' établissement financier.
  • Workday utilise les données provenant de paiements divers concernant des bénéficiaires divers pour calculer vos montants 1099.
Comptes fournisseurs
Workday utilise les données des factures fournisseur et des ajustements de facture fournisseur avec les fournisseurs et les intervenants extérieurs pour calculer vos montants 1099.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.